这是自动化和在线交易的数字时代——但有些公司仍然喜欢坚持旧方式。
尽管31% 的企业已经选择完全自动化某个特定任务，但直到今天，这仍然不是每个人的首选——其中一个原因是缺乏合适的工具，或者对其缺乏了解。
一个公司常见且被忽视的困难情况是手动填写表单的过程。公司习惯于向员工分发纸质表单用于业务目的——填写招聘、入职、部门调查等表单。除了反复发送和接收的耗时过程，公司还浪费了大量的业务成本。
填写纸质表单：坏处
我之前的经历中有一个好（也是坏）的例子，发生在 2020 年初。
我之前的公司给我寄了一份银行表单让我填写工资信息。由于当时正处于封锁状态，他们不得不通过快递手动将表单寄给我。完成银行表单后，我也做了同样的事情——预约快递，将表单寄回公司，然后等待批准。
结果，我在银行表单上的签名与我办公室身份证上的签名不一致。人力资源部随后通知我重新签名并使其与我的身份证相符。复杂的部分有三点：由于我需要在同一份表单上签名，公司需要手动将其寄给我；之后，我必须将其寄回给他们。其次，银行表单需要人力资源经理批准，而当时她在一个偏远的城市。由于她住在离我很远的地方，公司需要预订全国快递将表单送给她。第三，没有她的签名，我不可能按时拿到工资。
整个发送、接收和填写表单的过程花费了将近三个月——这对我和人力资源部来说都是令人沮丧的（我们只能叹息一声，说“这真是一个教训！”）。
PlatoForms 工作流程功能：好处
很多次我都在想，如果我们知道 PlatoForms 工作流程 功能的存在，我们本可以为一份表单节省大量时间、金钱和精力。通过工作流程功能，发送诸如银行表单、团队评估表单等可以通过在线创建工作流程变得更加便捷。
随着远程工作环境的持续增长，向公司中的每个人发送纸质表单以供填写是不可能的。无论你如何利用一堆在线工具与团队协作，这都不够。你需要一个可以简化工作流程的工具——一个可以帮助你在线创建工作流程的工具。一个可以简化事情的工具。一个在线 PDF 软件，不仅可以将复杂的 PDF 转换为在线表单，还可以创建一个加速我们都厌倦的老式流程的工作流程表单设计器。
需要强大工作流程的原因
通过我们的工作流程表单设计器，你可以做的不仅仅是将 PDF 转换为在线表单，你和你的团队都可以从中受益。这个出色的功能可以让你的组织：
永远不再打印纸张
想象一下你的组织可以通过不再打印纸质表单节省多少。根据 Gartner 的数据，公司可以通过减少打印支出节省超过 10% 到 30% 的业务成本。通过强大的 PDF 软件，你的组织可以节省购买墨水、打印机和纸张的费用。
下载我们的白皮书： 公司应转向在线表单的 5 个理由
消除手动发送表单的漫长过程
好消息？你不再需要手动发送纸质表单。除了将 PDF 转换为在线表单外，你只需创建可填写的 PDF 并在线发送给不同的方进行填写。无需昂贵且耗时的快递。
秒内发送给所有人
如果你的表单有多个步骤需要公司中不同的人填写，轻而易举——我们的工作流程功能让你可以发送所有人都能填写的表单。
工作流程简而言之：
在公司中填写表单不必花费很长时间——现在可以在一张表单上同时完成。由于 PDF 表单在线完成，你的同事可以轻松访问云端中的所有表单。
节省时间
在公司中自动化表单填写过程意味着节省更多时间——为更多生产力腾出空间。
保护表单数据
纸质表单至关重要——使用云盘现在终于可以保护你的在线表单。在线存储可以保护你的表单免受灾难、盗窃和丢失的影响。
使用 PlatoForms 在线创建工作流程
通过我们的工作流程表单设计器，你可以创造出许多你和你的团队都能受益的奇迹。通过这个出色的功能，你的组织可以：
创建工作流程
在 登录 到你的 PlatoForms 账户后，你可以点击左侧的“创建工作流程”按钮在线创建工作流程。将已发布的 PDF 添加到工作流程步骤中（如果需要，可以添加多个 PDF）。
现在，我们有一个两步工作流程。你可以为将接受这些表单的人自定义工作流程通知电子邮件——一旦完成此步骤，它将自动发送电子邮件给这些方。一个例子是：如果表单的特定字段已完成并等待他们批准，你可以通知特定的团队成员。
完成后，点击“分享”图标并“发布”。将生成一个 URL——这个 URL 可以分享给你的队友。此外，你还可以将此 URL 嵌入到你的网站中。
当收到表单的人完成并提交后，你将收到一封电子邮件通知——表示第一步已完成。它还将包含一个链接，指向工作流程选项卡（提交）中的第二步。
一旦工作流程完成，你可以下载所有填写过的人的完整 PDF——监控由不同方完成的每个表单。除了创建工作流程，我们的软件还可以让你做更多出色的事情，比如将 PDF 转换为在线表单、在线填写 PDF，以及将你的 PDF 转换为可填写的表单。现在，你的团队将不再被同样冗长的过程困住！
要了解更多关于我们工作流程功能的信息，请参考我们的文档页面。
