Spesenverwaltung umfasst all die langweiligen Dinge. Manuelles Einreichen von Berichten, Unmengen an Papier und zeitaufwändige Organisation. Da manuelle Einreichungen viele Nachteile mit sich bringen, einschließlich konsistenter Fehler, kann der Verlust von Projektgewinnen ebenfalls ein großes Problem sein. Dank Fyle muss Spesenverwaltung nicht so sein. Entwickelt, um die manuelle Spesenverwaltung zu beseitigen, wurde Fyle gegründet, um Unternehmen zu helfen, indem es abrechenbare Ausgaben verwaltet, Belege verfolgt, Daten automatisch extrahiert und bereit für Audits macht. Um das Ganze abzurunden, müssen Unternehmen keinen Cent für papierbasierte Verwaltung ausgeben. Das macht die Dinge einfacher und kostengünstiger.
In diesem Artikel habe ich mich mit Fyle getroffen, um über die Details der Software zu sprechen. Und warum es als das beste Tool für Spesenverwaltung auf dem Markt gilt.
Der Anfang
Fyle wurde 2016 von Yashwanth Madhusudan und Sivaramakrishnan Narayanan gegründet, um die Frustration zu beenden, die mit manueller Spesenverwaltung einhergeht. Fyle half Unternehmen, ihre Spesenverwaltung von Anfang bis Ende zu automatisieren, um sicherzustellen, dass sie die volle Kontrolle über ihre Geschäftsausgaben hatten. Und jetzt sind wir das erste Unternehmen, das Echtzeit-Transparenz bei Kreditkartenausgaben in den USA bietet. Wir werden mehr darüber sprechen, wie unser Produkt funktioniert.
Fyle ermöglicht es einem Unternehmen, die vollständige Kontrolle über seinen Spesenverwaltungsprozess zu erlangen und dem Nutzer ein überlegenes Erlebnis zu bieten. Es kombiniert Unternehmenssoftware mit benutzerfreundlicher Erfahrung, um Mitarbeitern, Genehmigern und Administratoren Kontrolle, Flexibilität und die Möglichkeit zu geben, ihren Spesenberichtsprozess auf jede gewünschte Weise zu automatisieren.
Unsere Visa-Integration ermöglicht es der KI-Engine von Fyle, Ausgabeninformationen sofort zu kodieren, die Kartentransaktion abzugleichen und die Daten an die ERP- oder Cloud-Buchhaltungssoftware einer Organisation zu übermitteln. Dadurch wird eine Menge Nachverfolgung und manuelle Arbeit für Buchhalter reduziert. Auf diese Weise ermöglichen wir es Unternehmen, die Ineffizienzen manueller Arbeit aus der Spesenverwaltung zu entfernen und Zugang zu verbesserten Ausgabendaten zu erhalten, die es Buchhaltern ermöglichen, Bücher zeitnah abzuschließen.
Die Entwicklung
Wir begannen mit einer Basisversion der Chrome-Erweiterung, der Web-App und der mobilen App.
Benutzer konnten eine Ausgabe erstellen, einen Bericht generieren, ihn einreichen, und das war alles. In dieser Phase gab es keine zahlenden Nutzer, nur Testnutzer. Die Idee war, einen kundenorientierten Ansatz zu verfolgen, nur etwas zu bauen, das sie wollten, nicht etwas zu schaffen, weil wir es wollten. Wir sprachen mit vielen Leuten, und wenn wir bemerkten, dass ein großer Teil von ihnen über dasselbe Problem sprach, bauten wir es und testeten, was wir mit ihnen geschaffen hatten. Wir stellten sicher, dass wir sie immer fragten: „Hey, wird das Ihr Leben einfacher machen? Oder hilft das?“ Diesen Ansatz verfolgen wir bis heute.
Anfangs folgten CS-Teams monatlich bei Kunden nach, um zu erfahren, welche Probleme sie mit der Anwendung online und offline hatten. Wie hilft das? Zum Beispiel, wenn Kunden etwas im Zusammenhang mit Buchhaltung offline machten, was Fyle nicht unterstützte, können CS-Teams nach einer Nachverfolgung versuchen, wie wir dieselbe Lösung auf bessere Weise anbieten können. Wiederum wäre dies der Fall, wenn viele Kunden dasselbe Bedürfnis hätten. Jetzt erfolgt diese Nachverfolgung vierteljährlich.
Also bauten wir zuerst eine Beta-Version einer neuen Funktion, ließen 1-2 Kunden, mit denen wir zuvor gesprochen hatten, sie ausprobieren, erhielten wiederholtes Feedback und verbesserten uns. Es wird einige Reibungen geben, wenn Sie etwas bauen, das niemand mit unserer Visa-Integration versucht hat. Fyle wird zur ersten Plattform für Ausgabenmanagement, die direkte und Echtzeit-Kartentransaktionen für Visa abwickelt. Also haben wir es nicht sofort für alle freigegeben. Stattdessen hatten wir eine Beta-Version, die jetzt 17 Kunden zum Testen gegeben wurde.
In Bezug auf unser Team, jeder, der heute einen bedeutenden Teil der Entwicklung besitzt, begann als Praktikant. Wir holen immer jemanden, der Verantwortung für das übernimmt, was er tut, und sich genauso um das Produkt kümmert wie wir. Wir bauen nicht nur um des Bauens willen, sondern um zu sehen, wie Kunden die Dinge mit dem, was wir gemacht haben, umdrehen können. Schließlich haben wir gesehen, dass genau so ein Startup erfolgreich ist.“
- Abhishek Jain, Director of Engineering
Wie funktioniert Fyle?
Fyle verwendet OCR-Technologie, um Informationen aus Belegen zu extrahieren und Spesenberichte automatisch auszufüllen. Es stellt Genauigkeit und Richtlinienkonformität sicher, da jede eingereichte Ausgabe automatisch mit der Unternehmensrichtlinie abgeglichen wird. Fyle ermöglicht auch automatische CCC-Abgleiche, um die finanzielle Produktivität zu verbessern. Es bietet mehr Transparenz durch die Nutzung von Live-Feeds von Kontoauszügen und das Tracking von persönlichen und Geschäftskartenausgaben.
Jetzt hat Fyle eine Echtzeit-Ausgabenmanagementlösung für Kunden eingeführt, die Unternehmens- und SMB-VISA-Karten in den USA verwenden. Damit ist Fyle die erste Ausgabenmanagement Plattform, die direkte und Echtzeit-Transaktionsfeeds für Benutzer jeder Visa-gestützten Kreditkarte von jeder Bank anbietet.
Das bedeutet, dass Unternehmen Kartenausgaben sehen können, sobald sie passieren, granulare Kontrollmöglichkeiten über Kartenausgaben erhalten und wissen, wann Kreditkarten verloren oder gestohlen werden, da Benutzer ihre Transaktionen in Echtzeit sehen und den Administrator über ungewöhnliche Käufe informieren können.
Warum Fyle die beste Software für Spesenverwaltung auf dem Markt ist
- Für Mitarbeiter: Ermöglicht einfache Einreichung und Verfolgung von Belegen aus alltäglichen Anwendungen wie G-Suite, Slack, Teams, Outlook usw.
- Für Genehmiger: Erzwingt effizient die Einhaltung von Vorschriften durch Automatisierung von Vorab-Einreichungsprüfungen.
- Für Administratoren: Einfaches Abgleichen von Kreditkartenabrechnungen. Fyle gleicht jede Kartenausgabe automatisch ab. Verwalten Sie mehrere Kartenprogramme von Anbietern wie American Express, VISA, Mastercard und Diner’s Club zentral.
- Makellose Integrationen: Mit G-Suite und anderen Buchhaltungsplattformen.
Wie die Zukunft mit Fyle als Spesenverwaltungssoftware aussieht
- Echtzeit-Ausgabenmanagement: Fyles Integration mit Visa ist ein ‚Bring your card‘-Ansatz, der es Benutzern ermöglicht, ihre Geschäftskarten zu verwenden, um ihre Ausgabenmanagementplattform zu unterstützen. Das bedeutet, dass jedes SMB- oder Mid-Market-Unternehmen jetzt auf die Software zugreifen kann, ohne ihre Karten zu ändern. Ein Karteninhaber kann seine bestehende Visa-Karte mit Fyle verbinden und erhält Textbenachrichtigungen, sobald die Karte innerhalb von Minuten verwendet wird.
- Admin-Ausgabenübersicht: Unternehmensweite Ausgaben werden mit Vergleichsdiagrammen über verschiedene Händler, Projekte, Kategorien und Mitarbeiter angezeigt. Finanzteams können diese Informationen nutzen, um Budgets zu optimieren und Geschäftsausgaben zu sparen. Dies wird bis Ende dieses Quartals live sein.
- Microsoft Teams Bot: Genehmiger können jetzt Spesenberichte innerhalb der Teams-App genehmigen und Ausgeber werden innerhalb der App über ihre Ausgaben benachrichtigt. Diese Funktion ist bereits live.
- Slack Bot: Genehmiger können jetzt eine detaillierte Ansicht von Spesenberichten innerhalb von Slack einsehen. Dies ist bereits live.
- Ausgeber können Ausgaben innerhalb des Slack-Bots erstellen und neue Ausgaben in einen Spesenbericht innerhalb von Slack hinzufügen: Dies wird bis Ende dieses Quartals live sein.
- Automatische Berichtseinreichung: Mitarbeiter können Ausgaben hinzufügen und Fyle kümmert sich darum, sie automatisch in regelmäßigen Abständen einzureichen, was den manuellen Aufwand für Benutzer reduziert. Finanzteams können die Zeit für die automatische Einreichung festlegen.
