多くの企業が特定のプロセスを実行するために承認に依存しているため、ワークフローを作成することは、効率的なシステムを確保するために必要です。しかし、特に小規模な組織では、これが実現されることはあまりありません。
ワークフローがチーム内でスムーズに機能しない理由は多々あります。
- タスクが散在している。
- ドキュメントが見つからない。
- 自動化が行われていない。
さらに、リモートワークが加わり、ドキュメントを渡すのが難しくなっています。
リモートワークは一部の企業にとって有望に見えましたが、デジタルプロジェクトの処理と管理が難しいと感じる企業もありました。承認が遅くなるだけでなく、職場は無秩序になり、不要なステップにビジネスコストが浪費されます。幸いなことに、適切なステップとPDFワークフローソフトウェアのようなPlatoFormsワークフローを使用することで、簡素化された承認のためのより良いワークフローの作成が容易になりました。
この記事では、ワークフローの作成を開始する方法と、PlatoFormsワークフローが承認プロセスをどのように改善できるかをガイドします。
目次:
- 承認におけるスムーズなワークフローの重要性
- 組織内での明確な承認ワークフローの構築方法
- 割り当てられた人々の流れを作成する
- 適切なツールを設定する
- 自動化を受け入れる
- ワークフローの使用方法について従業員と話し合い、トレーニングする
- ワークフローの効率をテストする: 承認が速くなっているか？
- PlatoFormsのようなPDFワークフローソフトウェアがより良いワークフローを作成する方法
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承認におけるスムーズなワークフローの重要性は？
ワークフローの重要性はしばしば見過ごされ、ビジネスに混乱と無秩序を引き起こします。特に、各進捗の効果を確保するために承認を行う際に実施する必要があります。具体的には、以下の理由からも重要です。
署名のための不要な迂回を排除する
特に機密性の高いドキュメントは、同僚やクライアントに承認のために渡されないと騒動を引き起こすことがあります。紙のドキュメントがまだ主流だった頃、企業は異なる関係者に記入と署名を求めるために紙を印刷するのに多くの費用をかけていました。2019年にリモートワークが始まったパンデミックの際、企業が完全にデジタル化するのは容易ではありませんでした。特に以前のドキュメントが紙で印刷されていたためです。そのため、承認フォームの手動送信には物流を通じた配送、長い待ち時間、手動入力が含まれていました。
効率的なワークフローを実施することで、この状況を排除できます。PlatoFormsのようなワークフロー用PDFソフトウェアを使用すると、チームは簡単にオンラインでドキュメントを送信して電子署名を集めることができます。さらに、忙しいクライアント（特に外出中の役員）にもメリットがあります。
プロのヒント: PDFをオンラインフォームに変換し、電子署名を集めるだけでなく、PlatoFormsはドキュメントの完全性を確保するために発行される電子署名証明書も提供します。
タイムライン重視のビジネスを促進する
すべてのビジネスは迅速であるべきです—すべてが迅速かつ効果的に行われることで、ビジネスが進行します。テクノロジーの可能性を最大限に活用する企業は、従業員の生産性を確保し、タイムライン重視の文化を促進します。納期を重視することで、納品物に忠実な企業は、無秩序な職場よりもはるかに多くの成果を達成できます。
リアルタイムのビジネスインサイトを提供する
強力なワークフローを持つことで、ビジネスで何が起こっているかを追跡するための即時のインサイトを得ることができます。ミスは避けられませんが、一部の失敗は事前に見つけることができ、解決策の選択肢を広げることができます。さらに、会社のインサイトの記録を保持することで、各人の責任から現在のタスクまで、必要なデータを監視できます。
プロのヒント: PlatoFormsでPDFをオンラインフォームに変換し、提出物をリアルタイムで追跡します。
組織内での明確な承認ワークフローをどのように構築しますか？
効果的なワークフローを構築することは始まりに過ぎません—それを作成するための詳細な計画が必要です。各企業のワークフローは異なるため、以下の手順は異なる場合があります。効果的なワークフローを作成するための一般的なヒントには、次のようなものがあります。
割り当てられた人々の流れを作成する
誰が誰であるかの誤解を避けるために、特定のタスクに割り当てられた人々のための専用のワークフローを作成します。ドキュメントを最初に受け取る人、その後のプロセス、ファイルを管理する最後の人をリストアップします。
適切なツールを設定する
担当者が割り当てられたら、仕事をこなすための適切なツールを選ぶことが重要です。承認を容易にするためにPDFソフトウェアを使用することを検討してください—例えばPlatoFormsのように。PlatoFormsワークフローは、PDFドキュメントの承認プロセスを合理化するのに役立ちます。これは、PDFを複数のステップで記入できるように設計された機能です。
以下は、ワークフロー機能から利益を得ることができるシナリオの例です。
- クライアントが車を購入し、情報を記入したフォームを提出します。
- セールスマンが記入済みのフォームを受け取り、署名します。
- セールスマンはその後、最終承認のためにマネージャーにフォームを送信します。
- 最終承認が完了すると、取引は完了です。
PDFワークフローソフトウェアを使用することで、複数のフォームを手動で印刷する必要がなくなります—記入する各人のために異なるステップを含む単一のフォームを作成するだけです。これにより、ビジネスのコスト、時間、追加の作業が節約されます。
自動化を受け入れる
今日のワークフロー作成の素晴らしい点は、ゼロから始める必要がないことです。必要なワークフローの種類に応じて、数分で内部プロセスを自動化できるツールがいくつかあります。これにより、ワークフローがどのように見えるかを視覚化し、タスクの次のプロセスにつながるものを明確に把握できます。例として、Asanaのワークフローがあります（以下参照）。
Asanaは、作業を合理化するための自動化されたフローを提供しており、Workgraphと呼ばれています。このワークフローツールは、特定のタスクを行う人とその後に何が起こるかをマッピングし、戦略的活動に焦点を当てます。このようにして、特にプロセス中に、次に誰に頼るべきかを従業員が知ることができます。PDFワークフローソフトウェアを持つことに加えて、Kissflow、ProcessMakerなど、会社のフローをスムーズにするのに役立つ他のデジタルワークフローツールを検討することもできます。
詳細を読む: これらのステップで会社のワークフロー効率を向上させる
ワークフローの使用方法について従業員と話し合い、トレーニングする
公式なワークフローを作成したら、それを使用する方法について従業員を教育する時です。各自の責任を詳細に話し合い、全員が互いのタスクを把握できるようにすることが重要です。内部ワークフローの使用に慣れるには時間がかかるかもしれませんが、従業員がそれに慣れるのに役立ちます。
ワークフローの効率をテストする: 承認が速くなっているか？
ワークフローの使用方法について従業員をトレーニングすることは始まりに過ぎません—その効率をテストすることが、プロセスが改善されているかどうかを証明する方法です。数か月後にワークフローが機能しているかどうかをテストし、その影響を確認します。考慮すべき質問には次のようなものがあります。
- 内部プロセスの以前の複雑さは解決されましたか？
- このワークフローの結果は、全員の作業プロセスにどのような影響を与えましたか（利点と欠点の両方）？
- このワークフローの助けを借りて何がうまくいっていますか？
- このワークフローでうまくいかないことは何ですか、どのように改善できますか？
- 会社の承認プロセスは以前よりも良くなっていますか？
ワークフローの効果をテストすることで、チームの生産性に寄与しているかどうかを確認できます。また、改善が必要な点を特定するのにも役立ちます。現在のワークフローが全員にとって機能していない場合は、座って再構築を検討するかもしれません。
重要なポイント:
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チームのための専用のワークフローを作成することで、合理化されたプロセスと全員のより生産的な時間を提供します。
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ワークフローは、フォームの送信、ドキュメント、アプリの接続を含む手動プロセスを自動化します。
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PlatoFormsのようなPDFワークフローソフトウェアをチームで使用することで、承認を迅速化するために必要なすべての詳細を含む単一のPDFを作成できます。クライアントや同僚にオンラインでPDFフォームを完成させ、承認のために送信し、数分でオンラインPDFフォームを提出して迅速な取引を行うことができます。
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ワークフローの作成は簡単ではありませんが、全員にとって何が機能するかを試してみるだけです。実施することは始まりに過ぎません—長期的にワークフローを維持することで、承認プロセスの改善を達成できます。
PlatoFormsをPDFワークフローソフトウェアとして効率的に活用しましょう
会社の承認は、ワークフロー機能で簡単になりました。ドキュメントを作成し、クライアントにオンラインPDFフォームを提出させ、署名し、承認者にオンラインで送信してPDFフォームを完成させることが数秒でできます。手動でのドキュメントの受け渡しや長いプロセスに時間を浪費する必要はありません—会社のフローを合理化します。ここからサインアップして、効率的なワークフローを今日から始めましょう。
