技術の進歩のおかげで、時間や場所に縛られることなくコラボレーションが可能になりました。電気、インターネット、そして適切なコラボレーションツールのおかげで、チームコラボレーションが手の届くところにあります。
チームコラボレーションは一瞬で完了するものではなく、成功するチームには多くの資質と要因が必要です。チームの生産性を最大化するための一般的な戦略の1つは、ブレインストーミング、データストレージ、ファイル管理に役立つデジタルコラボレーションツールを使用することです—ワークフロー形式やオンライン承認形式を含みます。
この記事では、PDFフォームワークフローを使用することが私たちのチームの成功したコラボレーションにどのように貢献しているか、そしてそれがあなたのチームにもどのように役立つかをお伝えします。
目次：
ワークフローのない組織の欠点
午後9時、突然上司から今日顧客が記入したすべてのフォームを要求される電話を受けました。オフィスに戻り、すべてのフォームを1つのフォルダにまとめ（と思っていた）、すぐに上司にファイルを届けました。緊急のタスクを完了したと思っていたところ、上司からフォルダに1つのフォームが欠けているというメッセージが届きました。たった1つのフォームが。
もしあなたの会社がPDFフォームを記入可能なウェブおよびワークフロー形式に変換できるプラットフォームを活用していれば、すべてのファイルをウェブベースのサーバーに簡単に保存できたでしょう。チームメンバー全員がファイルに簡単にアクセスできるので、1つのフォームを取得するためにあちこち駆け回る必要はありません。
ビジネスが従来の書類のファイリングに依存していると、制御不能な状況が発生し、不正確さが生じます。COVID-19パンデミックのため、多くの企業が従来の社内ファイリングからウェブベースの文書管理システムに移行し、電子フォームを効率的に保存および追跡しています。さらに、オフィスベースの設定からリモートワークプレイスへの移行は、オンラインチームコラボレーションの重要性を大いに強調しました—ビジネスで成功を収めるための鍵の1つです。
ワークフローが答えである理由
文書を記入する必要があるとき、オンラインPDFフォームクリエーターは記入可能なPDFを作成するための推奨ツールです。ビジネス取引中に同僚や顧客の情報を収集する任務を負っている場合、最速の方法は、彼らに記入するだけの準備されたPDFフォームファイルを送信することです。
PDFが記入可能な文書として設定されている場合でも、これを直接顧客や同僚に送信することは推奨されません。Adobe Acrobatは一般的に使用されていますが、すべての人が文書を正しく記入し保存する方法を理解しているわけではありません。強力なワークフローを使用すれば、ビジネスPDFをオンライン形式に変換し、チーム全員と共有することが簡単になります。
チームがPDF記入可能フォームとワークフローを必要とする5つの理由
簡単に構築できる
複雑なツールは時間とビジネスコストを浪費するだけで、生産性を低下させます。適切なソフトウェアを使用してオンラインPDFフォームを作成し、ワークフローを構築することは、長時間のトレーニングを必要としません。さらに、チームのためにワークフローを作成することで、特定のユーザーが行っている特定のタスクを指定できます。
正確な情報を収集する
適切なワークフローがないと、チームが文書を追跡するのが難しくなります。たとえば、私たちのワークフロー機能を使用すると、チームは再印刷や再送信することなく単一のフォームを記入できます。ワークフローは1つのオンラインフォームを生成し、同じフォームをチームのすべてのメンバーに渡すことができます。この方法で、すべてのメンバーが誰が完了したか、次に誰が行うかを通知され、スムーズなプロセスを維持します。合理化されたワークフローにより、チームはエラーを監視し、迅速に修正することができ、正確なデータを収集できます。
コストが安い
チームがオンラインでPDFフォームを完了することで、時間を節約するだけでなく、配送料や物流サービスのコストも節約できます。紙のフォームを印刷するのは高価ですが、オンライン取引ではその心配はありません！
整理されている
単一のワークフローは即座に情報を提供し、メンバーがまだフォームを記入していない場合に簡単にフォローアップできます。さらに、整理されたワークフローはプロセス内で定期的な洞察を提供し、すべてを整然とさせます。
反応率が高い
オンラインでPDFフォームを完了し、適切なワークフローを使用することで、フォームの完了率が向上します。チームメンバーはタスクを完了するために特別なツールを使用する必要がなく、フォームを提出するためのトレーニングを受ける必要もありません—すべてがスムーズに行われます。
PlatoFormsでオンラインPDFフォームとワークフローを完了する
PlatoFormsは、オンラインPDFフォームビルダーであり、複雑さはありません。PDFをアップロードし、ドキュメントの元のデザインを保持しながら、シンプルなドラッグアンドドロップツールを使用してオンラインPDFフォームを作成するだけです。その後、オンラインPDFフォームのリンクを顧客、クライアント、または同僚に送信し、簡単かつ効率的に記入してもらうことができます。顧客はこれを手間なく行い、記入して保存する以外に時間と労力を要することはありません。その後、彼らが入力した詳細と情報を含む完了したフォームをPDFとして受け取ります。
PlatoFormsを作成したとき、私たちの目標はオンラインフォームを通じて各ビジネスプロセスを向上させることでした。オンライン記入可能PDFフィラーツールとして、私たちの機能は、旧式の整理されていないファイリング方法を排除し、チームの正確性と生産性を最大化するように設計されています。
PDFフォームをオンラインで作成および完了するだけでなく、チームのためにワークフローを作成することもできます。ワークフローは、チーム内の異なる人々が記入できる整理された単一のフォームを作成する機能です。
無料リソース: ワークフローについてもっと知る
PlatoFormsの機能
- PDFをウェブフォームに変換する
- オンラインPDFフォームを作成する
- 複数のPDF用のマスターフォームを作成する
- PDF用のワークフロー形式を使用する
これらの機能を使用して、同僚にフォームを送信し、効率的に記入してもらうことができます。記入済みのフォームを受け取ったら、PlatoFormsのオンラインシステムを使用してデータを検索および並べ替えることで、すべてのPDFとフォームを管理することができます。
適切なツールがなければ、メンバーとの接続は難しいかもしれません。したがって、PlatoFormsの「チーム」ページを使用すると、ビジネスはリモートコラボレーションを成功させるためにチームメンバーを設定できます。チームがいつでもどこでも情報に迅速にアクセスできるようにするために、この機能を活用するためのクイックガイドを以下に示します：
これらの機能を使用して、同僚にフォームを送信し、効率的に記入してもらうことができます。記入済みのフォームを受け取ったら、PlatoFormsのオンラインシステムを使用してデータを検索および並べ替えることで、すべてのPDFとフォームを管理することができます。
適切なツールがなければ、メンバーとの接続は難しいかもしれません。したがって、PlatoFormsの「チーム」ページを使用すると、ビジネスはリモートコラボレーションを成功させるためにチームメンバーを設定できます。
チームがいつでもどこでも情報に迅速にアクセスできるようにするために、この機能を活用するためのクイックガイド：
チームメンバーを招待する
右上の「チームメンバーを招待」をクリックします。これにより、チームメンバーのメールアドレスを入力するように求められます。
チーム間を切り替える
メインメニューで自分の名前をクリックし、ポップアップメニューからチームを選択します。
権限の設定
PlatoFormsは、PDFフォームに署名し、PDFを共有し、チームメンバーの権限を管理することを可能にします。チームメンバーの中からフォームエディター、フォーム提出者、またはフォーム提出ビューアーを選択するオプションがあります。
以下の手順に従って権限を設定します：
- ステップ1: 編集したいPDFにカーソルを合わせる
- ステップ2: 右上のギアアイコンをクリックする
- ステップ3: ドロップダウンメニューから「権限」を選択する
PDFドキュメントは通常、オンラインフォームよりも複雑なデザインを持っています。PlatoFormsを使用すると、顧客や同僚が簡単に記入できるオンラインフォームを作成し、完了するとPlatoFormsが元のレイアウトを使用してPDFドキュメントを生成し、直接受信箱に送信します。情報の収集がこれまで以上に簡単になりました（私のように技術に詳しくない人でも！）。
重要なポイント
ワークフローとオンラインPDFフォームを使用することで、チームは以下を行うことができます：
- 数分でフォームを完了する
- 変更を追跡する
- フォームのステータスを監視する
- 正確な情報を収集する
- 時間とお金を節約する
- ワークフローを整理する
- すべてを整然とさせる
- メールでオンラインPDFフォームを簡単に共有する
チームコラボレーションは、新しい常態においてビジネスの最も重要な側面の1つであると言えるでしょう。2021年のCOVID-19パンデミック以来、企業は自宅に留まり、インターネットを最大限に活用してリモートでチームコラボレーションを実施することを余儀なくされました。PlatoFormsを使用すれば、世界中どこにいても—チームコラボレーションは同じ部屋にいることに限られません。
このインターネットの黄金時代において、1つのドキュメントから別のドキュメントに情報を手動でコピー＆ペーストする必要はありません。PlatoFormsのようなPDFフォームクリエーターを通じて、顧客や同僚は準備したPDFフォームに直接、便利かつ手間なく記入することができます。
ワークフロー形式の他にも、マスターフォームやウェブフォームなど、チームが使用できる素晴らしい機能を提供しています。これらの異なる機能を探求するには、こちらから無料でサインアップして始めてください。
