Herausforderung

Als die Pandemie begann, musste Para Sport Deutschland seine Zertifizierungsprüfungen und Mitgliederunterlagen online verlagern – und sie hatten weniger als zwei Wochen dafür Zeit.

Es reichte nicht aus, einfach PDFs ins Netz zu stellen.

Sie benötigten eine sichere, zugängliche Möglichkeit für Hunderte von Mitgliedern – einschließlich Menschen mit Behinderungen – Formulare ohne individuelle Entwicklung auszufüllen, einzureichen und zu bearbeiten.

PlatoForms Lösung

Max entdeckte PlatoForms, als er nach einer einfachen Möglichkeit suchte, gestaltete PDFs in interaktive Online-Formulare zu verwandeln.

Innerhalb weniger Tage digitalisierte sein Team alle Prüfungs- und Anmeldeformulare – ohne Programmierung.

Ihr Workflow war einfach:

Illustrator → PlatoForms → Feldzuordnung → Google Sheets & Slack für automatische Updates.

„Wir nutzen Integrationen wie Google Sheets oder Slack – das spart uns am meisten Zeit.“

Heute treibt derselbe Workflow ihre jährlichen Mitgliederumfragen, Dozentenzahlungsformulare und Bildungsberichte an.

Erzielte Ergebnisse

Metrik	Ergebnis (Web-Ready Tags)	Transkript-Referenz / Benutzerzitat
Bearbeitungszeit	30–90 % schneller	„Wir sparen Zeit von 30 % bis 90 %, je nach Formular.“
Automatisierung	Daten synchronisieren sich sofort mit Google Sheets	„Wir nutzen Integrationen wie Google Sheets oder Slack… das spart die meiste Zeit.“
Einsendungen	Kein Drucken oder Versenden mehr	„Früher mussten sie es per Post senden. Jetzt klicken sie einfach auf Senden.“
Lokalisierung	Alle Formulare auf Deutsch verfügbar	„Ich importiere die deutsche Übersetzungsdatei jedes Mal… es dauert drei oder vier Minuten pro Dokument.“

Jeden November gehen nun rund 2.000 Einsendungen digital ein – eine Aufgabe, die früher ganze Tage mit manueller Sortierung und Dateneingabe füllte.

„Immer mehr Nutzer möchten es online ausfüllen – es ist einfacher für sie und für uns.“

Funktionen, die den Unterschied machten

• PDF → Online-Formular-Builder

  Individuell gestaltete PDFs in wenigen Minuten in zugängliche Webformulare umwandeln.

  „Unsere Designabteilung erstellt PDFs; ich lade sie hoch und konfiguriere sie.“

• Google & Slack-Integrationen

  Daten sofort an Tabellen und Teamkanäle weiterleiten – kein Kopieren/Einfügen, keine E-Mail-Anhänge.

• Wiederverwendung & Updates

  Schneller neu aufbauen, indem Hintergrund-PDFs ausgetauscht werden, während die gesamte Formularlogik erhalten bleibt.

  „Ich kann alle Eingabefelder aus einem anderen Formular verwenden – einfach den Hintergrund ändern.“

• Lokalisierte Schnittstellen

  Deutsche Benutzeroberflächen und Fehlermeldungen bereitstellen.

• Eingebaute Signaturen

  Interne Genehmigungen ohne zusätzliche Tools ermöglichen.

Die Auswirkungen

Durch die Online-Verlagerung der Formulare gewann Para Sport Deutschland jede Woche Stunden für das Personal, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Unterstützung von Athleten und lokalen Vereinen.

Der Wechsel sparte nicht nur Zeit – er machte den Prozess über Abteilungen hinweg konsistenter, zugänglicher und transparenter.

„In den meisten Organisationen bewegen sich Prozesse von offline zu online – und PlatoForms ist ein wesentlicher Teil dieser Transformation.“

30-90% Zeitersparnis ｜ 0 manuelle Einsendungsbearbeitung ｜ 2.000+ digitale Einsendungen/Jahr

Wie es Ihnen helfen kann

Wie das Team von Max können Sie langsame, manuelle Papierarbeit durch automatisierte digitale Workflows ersetzen – ohne Ihre bestehenden Formulare neu zu erstellen.

PlatoForms hilft Ihnen:

• individuelle PDFs in intelligente, zugängliche Online-Formulare zu konvertieren
• Daten sofort mit Tools wie Google Sheets, Slack oder Ihren internen Systemen zu synchronisieren
• abgeschlossene Dokumente in Sekunden zu erstellen
• Workflows teamübergreifend zu standardisieren – keine Programmierung erforderlich

Egal, ob Sie im Bildungswesen, in der Regierung, im Non-Profit-Bereich oder in einem Team arbeiten, das große Mengen an Einsendungen bearbeitet, PlatoForms hilft Ihnen, schneller zu arbeiten, sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren und ein reibungsloseres Erlebnis für alle zu bieten.

Von jährlichen Umfragen über Dozentenzahlungen bis hin zu barrierefreien Einsendungen – PlatoForms bietet Ihnen einen zuverlässigen Workflow, den Sie einmal erstellen und jahrelang nutzen können.