¿Cuál es la diferencia entre código de acceso del formulario, código de acceso de URL compartida, código de acceso para guardar para más tarde y contraseña de invitación?

Pregunta

¿Cuál es la diferencia entre código de acceso del formulario, código de acceso de URL compartida, código de acceso para guardar para más tarde y contraseña de invitación?

Respuesta

Estos códigos de acceso o contraseñas tienen diferentes propósitos en PlatoForms y se aplican a diferentes escenarios. Aquí tienes un resumen rápido:

Resumen

1. Código de Acceso del Formulario

Se utiliza para restringir el acceso a todo el formulario.

• Ejemplo de uso: Recopilar datos solo del personal interno.

• ¿Cuándo se utiliza? Cuando deseas que solo los usuarios con un código específico puedan abrir el formulario.

• ¿Dónde se configura? Configuración del formulario > Activar El formulario está protegido por código de acceso.

  

• ¿Quién lo configura? Generado automáticamente por el sistema cuando se habilita. Puedes cambiarlo más tarde.

2. Código de Acceso de URL Compartida

Se utiliza para proteger el formulario cuando se accede a través de un enlace compartido.

• Ejemplo de uso: Compartir el enlace del formulario con un grupo específico que necesita una contraseña para verlo.

• ¿Cuándo se utiliza? Cuando deseas restringir el acceso a través de la URL compartida.

• ¿Dónde se configura? Configuración del formulario > Activar Las URL compartidas están protegidas por código de acceso.

  

• ¿Quién lo configura? Generado automáticamente por el sistema cuando se habilita. Puedes cambiarlo más tarde.

Nota importante:
Una vez habilitado y guardado, todos los enlaces relacionados con el envío compartido, incluidos “editar envío”, “descarga de PDF” o “adjuntos”, necesitarán un código de acceso para abrirse. Estos enlaces están disponibles en la página de Envíos > Acciones > Compartir > panel de Compartición de Envíos.

3. Código de Acceso para Guardar para Más Tarde

Se utiliza para permitir que los remitentes del formulario guarden su progreso de manera segura y lo reanuden más tarde.

• Ejemplo de uso: Los remitentes guardan un borrador y usan una contraseña para continuar llenando el formulario más tarde.

• ¿Cuándo se utiliza? Cuando deseas que los usuarios llenen el formulario en múltiples sesiones de manera segura.

• ¿Dónde se configura? Configuración del formulario > Activar Habilitar “Guardar para más tarde” > Activar La URL para guardar para más tarde está protegida por código de acceso.

  

• ¿Quién lo configura? Generado automáticamente por el sistema cuando se habilita. Puedes cambiarlo más tarde.

4. Contraseña de Invitación

Se utiliza para restringir el acceso al formulario solo para usuarios invitados.

• Ejemplo de uso: Deseas asegurarte de que solo personas específicas puedan abrir el formulario a través de sus correos electrónicos de invitación.

• ¿Cuándo se utiliza? Cuando deseas limitar el acceso solo a usuarios invitados.

• ¿Dónde se configura? Ve al panel de Invitación, habilita Seguimiento de Invitación, luego marca La invitación está protegida por contraseña.

  

• ¿Quién lo configura? Generado automáticamente por el sistema cuando se habilita.

• ¿Cómo funciona? Después de enviar la invitación, cada destinatario recibe un enlace único y una contraseña en su correo electrónico. Necesitarán la contraseña para acceder al formulario.

Código de Acceso vs. Contraseña

En PlatoForms, código de acceso y contraseña son similares pero se utilizan en diferentes contextos:

Resumen:

• Usa código de acceso cuando restrinjas el acceso general a formularios o enlaces.
• Usa contraseña cuando asegures el acceso para usuarios invitados específicos.

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