Passer au sans papier reste un défi pour les entreprises. Les papiers ont été une grande partie de notre vie quotidienne. Cependant, leurs effets néfastes sur l’environnement continuent d’augmenter, sans parler du coût élevé de leur utilisation.
Heureusement, Internet a été suffisamment innovant pour fournir des ressources sur la façon de devenir écologique. Avec l’aide des développeurs et de la modernisation, des applications et des outils de gestion en ligne ont été créés pour faciliter la transition vers le sans papier, et à moindre coût. Nous avons répertorié 5 des meilleures applications que vous et votre entreprise pouvez utiliser pour maximiser les avantages de la numérisation tout en aidant l’environnement.
Les meilleures applications pour passer au sans papier :
1. PlatoForms
La meilleure façon de passer au sans papier est de mettre tous vos documents en ligne. Que vous signiez un formulaire de demande ou que vous envoyiez un bon de commande client. Passer au numérique n’est pas facile. Il est difficile de former les employés à l’utilisation des outils en ligne. Heureusement, PlatoForms est un logiciel PDF intuitif qui peut élever vos documents électroniques à un niveau supérieur. Avec ses outils de glisser-déposer et son interface facile, votre bureau s’habituera rapidement à rendre les PDF remplissables en ligne ou à compléter des formulaires PDF en ligne. PlatoForms propose des fonctionnalités qui peuvent vous aider à convertir des PDF en formulaires en ligne, rendre les PDF remplissables en ligne, ou transformer vos PDF en formulaires remplissables. Ainsi, vous n’aurez plus jamais besoin d’imprimer des papiers et d’utiliser des encres. En utilisant le PDF comme principal résultat, vous économiserez une énorme somme d’argent sur les fournitures d’impression et les unités de stockage physique.
En plus de rendre les PDF remplissables en ligne et de convertir les PDF en formulaires en ligne, PlatoForms offre également diverses fonctionnalités telles que des formulaires d’invitation pré-remplis, des certificats de signature électronique, et l’intégration d’applications pour des processus fluides.
Fonctionnalités que nous aimons : PDF en formulaire web, et PDF en formulaire en ligne
2. Evernote
Prendre des notes n’a jamais été aussi amusant qu’aujourd’hui, grâce à Evernote. Offrant une apparence élégante et minimaliste, les utilisateurs peuvent désormais abandonner l’utilisation habituelle des post-it et des stylos à bille. Evernote propose de nombreux modèles de notes parmi lesquels choisir. Vous pouvez non seulement créer des notes et des listes de tâches, mais aussi esquisser et dessiner grâce à sa fonction de bloc-notes. Contrairement aux post-it, vous n’avez pas à vous soucier de perdre vos notes sur votre bureau. Vous pouvez facilement gérer vos notes et les organiser. Evernote propose également le stockage de documents, d’audios et d’emails pour plus de commodité.
En plus de la fonction de prise de notes, Evernote propose également une section de carnet où vous pouvez suivre vos notes plus longues, ou simplement créer un journal.
Fonctionnalités que nous aimons : Carnet, Tâches
3. Google Docs
Google Docs continue d’être largement utilisé dans toutes les industries. Et cela ne s’arrêtera pas de sitôt. Google Docs offre de nombreux modèles non seulement pour les documents Word ordinaires, mais aussi pour d’autres projets tels que des plans de cours, des CV, des brochures ou des propositions de lettres. En plus de ses nombreux modèles, tout le monde peut utiliser Google Docs librement, même sans formation ni instructions. L’application est connectée à Google Workspace, vous permettant de sauvegarder vos documents dans votre compte Google Drive pour un accès facile.
Bien que Google Docs soit un peu limité pour les entreprises qui préfèrent personnaliser davantage leurs documents à des fins de branding, Google Docs est parfait pour les débutants et les individus qui préfèrent simplement accomplir leurs tâches avec un document simple.
Fonctionnalités que nous aimons : De nombreux modèles prêts à être édités
4. IDrive
Devenir écologique est désormais plus facile grâce aux disques cloud. Avec un disque fiable, vous pouvez désormais transférer vos papiers vers un stockage en ligne pour de bon, économisant ainsi sur les coûts des unités de stockage physique et des tiroirs. Bien sûr, les solutions de disque doivent offrir plus qu’un simple silo, mais aussi une sécurité maximale. IDrive est une solution cloud pour sauvegarder des fichiers qui peut vous aider à restaurer vos fichiers importants. Avec ses mises à jour automatiques, vous pouvez suivre vos documents et les sauvegarder automatiquement. IDrive offre une protection complète pour tous types d’appareils, tels que les PC, Mac, appareils iOS, Android, et même un disque dur externe, le tout avec un seul compte.
IDrive coûte 59,62 $ par an pour un usage personnel, mais offre également plus de fonctionnalités pour les équipes et les entreprises.
Fonctionnalités que nous aimons : IDrive Snapshots, Sauvegarde mobile
5. Asana
Il est difficile d’accomplir des tâches sans visualiser le travail. C’est la raison pour laquelle les entreprises trouvent difficile de se débarrasser des papiers, des calendriers et des tableaux blancs. Asana est un outil de gestion de projet complet qui offre plus que des fonctionnalités de gestion des tâches, mais aussi la possibilité de configurer plusieurs vues, superposer des calendriers les uns sur les autres, ou simplement avoir un aperçu de l’avancement du travail de chacun.
En plus de cela, Asana propose également des thèmes colorés et des légendes colorées pour vous aider à spécifier chaque tâche et à déterminer si elle est urgente ou non. Vous pouvez également assigner un membre de l’équipe à une certaine tâche, spécifier sa date limite, et lui demander de répondre si elle est terminée ou non. L’avantage d’Asana est qu’il offre également une intégration avec d’autres applications pour un flux de travail plus facile. Pour les réunions programmées, vous pouvez facilement lier une réunion Zoom dans la tâche elle-même et rappeler aux autres à ce sujet.
Fonctionnalités que nous aimons : Liste des tâches, Calendriers
Est-il possible pour les entreprises de passer complètement au sans papier ?
Il est irréaliste de s’attendre à ce que les bureaux deviennent complètement sans papier de sitôt. Les impressions papier sont encore utilisées pour toutes sortes de choses, même si elles ne sont plus aussi courantes qu’autrefois. De nombreux présentateurs distribuent des documents de référence papier lors des présentations et de nombreux décideurs préfèrent signer des contrats papier plutôt qu’électroniques. Les bureaux sans papier n’ont pas arrêté la poussée mondiale vers le sans papier au travail, mais ils ont certainement ralenti sa progression. De nos jours, il existe plus de moyens de passer au sans papier qu’à n’importe quel moment de l’histoire.
Avec de nouvelles applications, les documents légaux peuvent être signés, datés, notariés et même livrés électroniquement sans jamais être imprimés. Les transactions électroniques peuvent être effectuées, et les fichiers importants peuvent facilement être partagés dans des environnements cloud accessibles. La gestion du temps est complètement sans papier depuis des années maintenant.
La technologie sans papier a été appliquée à ces fonctions commerciales qui sont essentielles. Avec l’aide des dernières applications sans papier et des logiciels de construction d’entreprise, les entreprises de construction et les entrepreneurs peuvent réduire les risques et se rapprocher de devenir entièrement sans papier.
Il n’est jamais trop tard pour passer au sans papier
Vous pensez être en retard pour passer au sans papier ?
Pas du tout ! Que vous soyez un étudiant souhaitant réduire l’utilisation de papier ou une entreprise envisageant de changer en passant au sans papier, l’utilisation de ces applications et outils en ligne peut vous aider à rendre votre parcours sans papier facile et pratique. Il n’est jamais trop tard pour recommencer. En faisant de petits pas et en étant cohérent, vous aidez non seulement la planète, mais vous économisez également sur les coûts de l’entreprise et permettez l’automatisation dans votre entreprise.
Passez au sans papier avec PlatoForms
PlatoForms est un logiciel PDF qui peut vous aider à passer au sans papier en mettant tous les aspects de votre transaction documentaire en ligne. Que vous ayez besoin d’un logiciel qui peut convertir des PDF en formulaires en ligne, rendre les PDF remplissables en ligne, ou simplement convertir vos PDF en formulaires web, notre logiciel peut vous offrir un flux de travail sans tracas et sans papier. Complétez facilement des formulaires PDF en ligne dès aujourd’hui en vous inscrivant !
