Pour sécuriser un formulaire en ligne, protégez deux éléments. Tout d’abord, contrôlez l’accès aux liens utilisés par les gens : un code d’accès pour le formulaire ou un mot de passe d’invitation pour le formulaire, un code d’accès pour enregistrer pour plus tard pour les brouillons, et un code d’accès pour l’URL partagée pour les soumissions partagées. Ensuite, protégez le compte qui lit les soumissions avec des clés d’accès, l’authentification à deux facteurs ou la connexion unique.
Navigation rapide
Ce que vous apprendrez
- Pourquoi la sécurité des formulaires est importante
- 4 façons de protéger les formulaires, les brouillons et les liens partagés
- Étape par étape : configurer chaque protection
- Guide vidéo : configurer les mots de passe et les codes d’accès
- Quelle protection convient à vos besoins ?
- Sécuriser le compte qui lit les soumissions
- Liste de contrôle de la sécurité des formulaires
- FAQ
Pourquoi la sécurité des formulaires est importante
Les formulaires collectent des noms, adresses, numéros d’identification, détails de santé et signatures. Selon Statista, les pertes déclarées dues à la cybercriminalité aux États-Unis ont dépassé 10,3 milliards de dollars en 2022.
Un flux de travail de formulaire en ligne a quatre points d’accès à considérer :
- Le lien du formulaire : toute personne ayant un lien public peut ouvrir et remplir le formulaire. Cela ne leur montre pas les soumissions des autres, mais permet à quiconque de soumettre.
- Brouillons enregistrés : un lien pour enregistrer pour plus tard ouvre les réponses partiellement complétées de cette personne.
- Liens de soumission partagés : les liens que vous partagez depuis la page Soumissions ouvrent une soumission, son PDF ou ses pièces jointes.
- Votre compte : toute personne qui se connecte peut lire les soumissions que le compte est autorisé à voir.
Les codes d’accès et les mots de passe d’invitation protègent les trois premiers. La façon dont votre équipe se connecte protège le dernier. Si vos formulaires collectent des informations personnelles ou confidentielles, pour des affaires, des soins de santé, des RH ou des travaux juridiques, protégez les quatre.
4 façons de protéger les formulaires, les brouillons et les liens partagés
PlatoForms propose quatre types de protection d’accès. Chacun couvre une partie différente de la vie du formulaire :
| Type de protection | Ce qu’il protège | Idéal pour |
|---|---|---|
| Code d’accès du formulaire | Le formulaire lui-même | Formulaires internes et publics restreints |
| Code d’accès URL partagée | Liens de soumission partagés : édition, téléchargement PDF, pièces jointes | Envoyer une soumission ou son PDF à quelqu’un |
| Code d’accès pour enregistrer pour plus tard | Un brouillon que quelqu’un a enregistré pour finir plus tard | Longues applications remplies en plusieurs sessions |
| Mot de passe d’invitation | Lien d’invitation d’un destinataire | Formulaires envoyés à des personnes spécifiques |
🔐 Vous voulez une comparaison visuelle ? Consultez notre FAQ sur les codes d’accès vs. mots de passe.
Étape par étape : configurer chaque protection
Vous pouvez activer une ou plusieurs de ces options. Pour les trois codes d’accès, PlatoForms génère le code lorsque vous activez l’option, et vous pouvez le modifier plus tard.
✅ Méthode 1 : Code d’accès du formulaire
Objectif : Restreindre l’accès à l’ensemble du formulaire avec un seul code d’accès.
Idéal pour : Formulaires d’équipe internes, enquêtes auprès des employés, publics restreints.
Configuration : Allez dans Paramètres du formulaire et activez Formulaire protégé par code d’accès.
✅ Méthode 2 : Code d’accès URL partagée
Objectif : Protéger les liens de soumission que vous partagez depuis la page Soumissions.
Idéal pour : Partager une soumission, son PDF ou ses pièces jointes avec quelqu’un d’autre.
Configuration : Allez dans Paramètres du formulaire et activez Les URL partagées sont protégées par code d’accès.
Une fois activé, les liens partagés pour éditer une soumission, télécharger son PDF ou ouvrir ses pièces jointes demandent tous le code d’accès. Vous trouvez ces liens sous Soumissions > Actions > Partager > Partage de soumission.
✅ Méthode 3 : Code d’accès pour enregistrer pour plus tard
Objectif : Protéger un formulaire partiellement complété que quelqu’un a enregistré pour finir plus tard.
Idéal pour : Longs formulaires de candidature et questionnaires remplis en plusieurs sessions.
Configuration : Allez dans Paramètres du formulaire, activez Activer “Enregistrer pour plus tard”, puis activez L’URL pour enregistrer pour plus tard est protégée par code d’accès.
✅ Méthode 4 : Mot de passe d’invitation
Objectif : Restreindre un formulaire aux personnes spécifiques que vous invitez.
Idéal pour : Enquêtes confidentielles, intégration de clients, formulaires avec des détails de santé ou financiers.
Configuration :
- Publiez votre formulaire.
- Ouvrez le panneau Invitation.
- Activez Suivi de l’invitation.
- Cochez L’invitation est protégée par mot de passe.
Chaque destinataire reçoit un email d’invitation avec un mot de passe généré automatiquement. Comme l’invitation est suivie, vous pouvez également voir si chaque destinataire a ouvert et soumis le formulaire. Voir Définir le mot de passe d’invitation.
Guide vidéo : Configurer les mots de passe et les codes d’accès
Vous voulez le voir en action ? Regardez notre tutoriel sur la sécurisation des formulaires avec des mots de passe et des codes d’accès :
Quelle protection convient à vos besoins ?
| Cas d’utilisation | Méthode recommandée | Gardez à l’esprit |
|---|---|---|
| Enquêtes internes du personnel | Code d’accès du formulaire | Tout le monde utilise le même code d’accès, alors partagez-le uniquement avec les personnes qui en ont besoin |
| Envoyer une soumission ou son PDF à un client | Code d’accès URL partagée | S’applique à tous les liens de soumission partagés du formulaire |
| Applications longues, multi-sessions | Code d’accès pour enregistrer pour plus tard | Activez d’abord Enregistrer pour plus tard |
| Formulaires confidentiels pour destinataires nommés | Mot de passe d’invitation | Nécessite le suivi de l’invitation |
| Formulaires médicaux avec informations de santé protégées | Mot de passe d’invitation et conformité HIPAA | La conformité HIPAA est disponible sur le plan Silver ou Gold |
Sécuriser le compte qui lit les soumissions
Les codes d’accès et les mots de passe d’invitation protègent les formulaires, les brouillons et les liens partagés. Toute personne qui se connecte à un compte peut lire les soumissions que le compte est autorisé à voir, donc la façon dont votre équipe se connecte est tout aussi importante.
| Méthode | Comment vous vous connectez | Ce qu’il ajoute |
|---|---|---|
| Mot de passe uniquement | Email et mot de passe | Un mot de passe peut être deviné, réutilisé sur d’autres sites ou saisi sur une fausse page de connexion |
| Mot de passe + authentification à deux facteurs | Mot de passe, puis un code à 6 chiffres d’une application d’authentification | Un mot de passe volé ne suffit pas pour se connecter. L’administrateur de l’équipe peut l’exiger pour chaque membre |
| Clé d’accès | Empreinte digitale, visage ou code PIN de l’appareil | Une clé d’accès ne fonctionne que sur le vrai site PlatoForms, donc une fausse page de connexion ne peut pas la capturer |
| Connexion unique | Votre compte de travail chez votre fournisseur d’identité | Votre fournisseur d’identité applique les règles de mot de passe et de multi-facteurs de votre organisation. Plan Gold et supérieur |
Quelques détails à connaître :
- Les clés d’accès et l’authentification à deux facteurs fonctionnent ensemble. Une connexion avec clé d’accès PlatoForms utilise la clé d’accès sur votre appareil avec votre empreinte digitale, visage ou code PIN, donc PlatoForms ne demande pas de code d’authentification. Se connecter avec votre mot de passe le demande toujours.
- Pour ajouter une clé d’accès, ouvrez Paramètres du compte > Clés d’accès et cliquez sur Ajouter une clé d’accès. Vous pouvez en conserver jusqu’à 10, et PlatoForms vous envoie un email chaque fois qu’une est ajoutée ou supprimée.
- Sur les équipes HIPAA, la page se verrouille après 15 minutes sans activité, et le compte est déconnecté après 30 minutes sans activité ou lorsque le navigateur se ferme. Avec une clé d’accès, vous pouvez déverrouiller sans taper votre mot de passe.
- Contrôlez l’accès au sein de l’équipe : gérez les permissions pour que seuls les bons membres puissent voir ou éditer chaque formulaire.
Liste de contrôle de la sécurité des formulaires : 10 étapes
Qui peut ouvrir vos formulaires
- Protégez les formulaires internes avec un code d’accès
- Envoyez les formulaires confidentiels par invitation avec L’invitation est protégée par mot de passe activée
- Activez le code d’accès URL partagée avant de partager des liens de soumission
- Activez le code d’accès pour enregistrer pour plus tard sur les longs formulaires
Qui peut se connecter à votre compte
- Chaque membre ajoute une clé d’accès sur les appareils qu’ils utilisent, sauf si l’équipe exige la connexion unique
- L’administrateur de l’équipe exige l’authentification à deux facteurs pour tous les membres
- Les équipes avec un fournisseur d’identité envisagent d’exiger la connexion unique (les clés d’accès ne sont alors pas disponibles)
- Donnez à chaque membre uniquement les permissions de formulaire dont ils ont besoin
Combien de temps les données sont conservées
- Définissez une politique de conservation des données
- Pour les informations de santé protégées, activez la conformité HIPAA pour obtenir le BAA, le verrouillage et la déconnexion automatiques, et le journal d’audit de l’équipe
Questions fréquemment posées
Comment protéger par mot de passe un formulaire en ligne ?
Dans PlatoForms, ouvrez les Paramètres du formulaire et activez Formulaire protégé par code d’accès. Un code d’accès est généré pour vous, et vous pouvez le modifier plus tard. Seules les personnes qui saisissent le code d’accès peuvent ouvrir le formulaire. Pour donner à chaque destinataire son propre mot de passe, envoyez le formulaire par invitation avec Invitation protégée par mot de passe activée.
Puis-je mettre un mot de passe sur un formulaire Google ?
Non. Google Forms n’a pas de paramètre de mot de passe ou de code d’accès intégré. L’accès est contrôlé par le partage : toute personne ayant le lien, les personnes de votre organisation ou d’un groupe, ou des personnes spécifiques, et certains paramètres nécessitent une connexion Google. Si les répondants ont besoin d’un code ou d’un mot de passe personnel, utilisez un créateur de formulaires qui en propose un.
Comment restreindre l’accès à un formulaire Google ?
Utilisez les paramètres de partage du formulaire : donnez accès à toute personne ayant le lien, restreignez-le à votre domaine ou à un groupe d’utilisateurs, ou ajoutez des personnes spécifiques. Activer Limiter à 1 réponse nécessite également que les répondants se connectent à un compte Google.
Comment puis-je sécuriser mes formulaires Google ?
Restreignez qui peut répondre dans les paramètres de partage du formulaire, et activez Limiter à 1 réponse si les répondants doivent se connecter avec un compte Google. Ajoutez des collaborateurs uniquement lorsque c’est nécessaire, car un collaborateur peut également avoir accès à la feuille de réponses liée au formulaire.
Sécurité des formulaires tout-en-un avec PlatoForms
PlatoForms est un créateur de formulaires et un espace de travail pour les informations que vous collectez, avec :
- Protection par code d’accès et mot de passe d’invitation
- Clés d’accès, authentification à deux facteurs et connexion unique
- Conformité HIPAA pour les équipes Silver et Gold, avec un BAA signé
- Suivi des invitations
- Conversion de PDF en formulaire remplissable en ligne alimentée par l’IA
Lire plus : Quels sont les outils de formulaires PDF conformes à HIPAA que vous pouvez essayer pour votre organisation ?
