Para proteger um formulário online, proteja duas coisas. Primeiro, controle o acesso aos links que as pessoas usam: uma senha de acesso para o formulário, uma senha de convite para o formulário, uma senha de acesso para salvar rascunhos e uma senha de URL compartilhada para submissões compartilhadas. Em seguida, proteja a conta que lê as submissões com chaves de acesso, autenticação de dois fatores ou login único.
Navegação Rápida
O que você aprenderá
- Por que a segurança do formulário é importante
- 4 maneiras de proteger formulários, rascunhos e links compartilhados
- Passo a passo: configure cada proteção
- Guia em vídeo: configure senhas e códigos de acesso
- Qual proteção atende suas necessidades?
- Proteja a conta que lê as submissões
- Lista de verificação de segurança do formulário
- FAQ
Por que a segurança do formulário é importante
Formulários coletam nomes, endereços, números de identificação, detalhes de saúde e assinaturas. De acordo com a Statista, as perdas relatadas devido ao cibercrime nos EUA excederam $10,3 bilhões em 2022.
Um fluxo de trabalho de formulário online tem quatro pontos de acesso a considerar:
- O link do formulário: qualquer pessoa com um link público pode abrir e preencher o formulário. Isso não mostra a eles as submissões de outras pessoas, mas permite que qualquer pessoa envie.
- Rascunhos salvos: um link para salvar para mais tarde abre as respostas parcialmente preenchidas daquela pessoa.
- Links de submissão compartilhados: os links que você compartilha na página Submissions abrem uma submissão, seu PDF ou seus anexos.
- Sua conta: qualquer pessoa que fizer login pode ler as submissões que a conta tem permissão para ver.
Senhas de acesso e senhas de convite protegem os três primeiros. A forma como sua equipe faz login protege o último. Se seus formulários coletam informações pessoais ou confidenciais, para negócios, saúde, RH ou trabalho jurídico, proteja todos os quatro.
4 maneiras de proteger formulários, rascunhos e links compartilhados
PlatoForms oferece quatro tipos de proteção de acesso. Cada um cobre uma parte diferente do ciclo de vida do formulário:
| Tipo de proteção | O que protege | Melhor para |
|---|---|---|
| Senha de Acesso do Formulário | O próprio formulário | Formulários internos e públicos restritos |
| Senha de URL Compartilhada | Links de submissão compartilhados: edição, download de PDF, anexos | Enviar uma submissão ou seu PDF para alguém |
| Senha de Acesso para Salvar para Mais Tarde | Um rascunho que alguém salvou para terminar depois | Aplicações longas preenchidas em várias sessões |
| Senha de Convite | Link de convite de um destinatário | Formulários enviados para pessoas específicas |
🔐 Quer uma comparação visual? Confira nosso FAQ sobre tipos de senhas de acesso.
Passo a passo: configure cada proteção
Você pode ativar uma ou várias dessas opções. Para as três senhas de acesso, o PlatoForms gera o código quando você ativa a opção, e você pode alterá-lo posteriormente.
✅ Método 1: Senha de Acesso do Formulário
Propósito: Restringir o acesso ao formulário inteiro com uma senha de acesso.
Melhor para: Formulários de equipe interna, pesquisas de funcionários, públicos restritos.
Configuração: Vá para Configurações do Formulário e ative Formulário protegido por senha de acesso.
✅ Método 2: Senha de URL Compartilhada
Propósito: Proteger os links de submissão que você compartilha na página Submissions.
Melhor para: Compartilhar uma submissão, seu PDF ou seus anexos com outra pessoa.
Configuração: Vá para Configurações do Formulário e ative URLs compartilhados são protegidos por senha de acesso.
Uma vez ativada, os links compartilhados para editar uma submissão, baixar seu PDF ou abrir seus anexos pedem a senha de acesso. Você encontra esses links em Submissions > Actions > Share > Submission Sharing.
✅ Método 3: Senha de Acesso para Salvar para Mais Tarde
Propósito: Proteger um formulário parcialmente preenchido que alguém salvou para terminar depois.
Melhor para: Formulários de aplicação longos e questionários preenchidos em várias sessões.
Configuração: Vá para Configurações do Formulário, ative Habilitar “Salvar para Mais Tarde”, depois ative URL de salvar para mais tarde é protegido por senha de acesso.
✅ Método 4: Senha de Convite
Propósito: Restringir um formulário às pessoas específicas que você convida.
Melhor para: Pesquisas confidenciais, integração de clientes, formulários com detalhes de saúde ou financeiros.
Configuração:
- Publique seu formulário.
- Abra o painel Convite.
- Ative Rastreamento de Convite.
- Marque Convite é protegido por senha.
Cada destinatário recebe um e-mail de convite com uma senha gerada automaticamente. Como o convite é rastreado, você também pode ver se cada destinatário abriu e enviou o formulário. Veja Configurar senha de convite.
Guia em vídeo: Configure senhas e códigos de acesso
Quer ver em ação? Assista ao nosso tutorial sobre como proteger formulários com senhas e códigos de acesso:
Qual proteção atende suas necessidades?
| Caso de uso | Método recomendado | Tenha em mente |
|---|---|---|
| Pesquisas internas de funcionários | Senha de Acesso do Formulário | Todos usam a mesma senha de acesso, então compartilhe-a apenas com as pessoas que precisam dela |
| Enviar uma submissão ou seu PDF para um cliente | Senha de URL Compartilhada | Aplica-se a todos os links de submissão compartilhados do formulário |
| Aplicações longas e em várias sessões | Senha de Acesso para Salvar para Mais Tarde | Ative Salvar para Mais Tarde primeiro |
| Formulários confidenciais para destinatários nomeados | Senha de Convite | Requer Rastreamento de Convite |
| Formulários médicos com informações de saúde protegidas | Senha de Convite e conformidade com HIPAA | A conformidade com HIPAA está disponível no plano Silver ou Gold |
Proteja a conta que lê as submissões
Senhas de acesso e senhas de convite protegem formulários, rascunhos e links compartilhados. Qualquer pessoa que fizer login em uma conta pode ler as submissões que a conta tem permissão para ver, então a forma como sua equipe faz login é igualmente importante.
| Método | Como você faz login | O que adiciona |
|---|---|---|
| Apenas senha | E-mail e senha | Uma senha pode ser adivinhada, reutilizada em outros sites ou digitada em uma página de login falsa |
| Senha + autenticação de dois fatores | Senha, depois um código de 6 dígitos de um aplicativo autenticador | Uma senha roubada não é suficiente para fazer login. O Administrador da Equipe pode exigir isso para cada membro |
| Chave de Acesso | Impressão digital, rosto ou PIN do dispositivo | Uma chave de acesso só funciona no site real do PlatoForms, então uma página de login falsa não pode capturá-la |
| Login único | Sua conta de trabalho no seu provedor de identidade | Seu provedor de identidade aplica as regras de senha e múltiplos fatores da sua organização. Plano Gold e acima |
Alguns detalhes que valem a pena saber:
- Chaves de acesso e autenticação de dois fatores funcionam juntas. Um login com chave de acesso do PlatoForms usa a chave de acesso no seu dispositivo junto com sua impressão digital, rosto ou PIN, então o PlatoForms não pede um código autenticador. Fazer login com sua senha ainda pede isso.
- Para adicionar uma chave de acesso, abra Configurações de Conta > Chaves de Acesso e clique em Adicionar uma chave de acesso. Você pode manter até 10, e o PlatoForms envia um e-mail sempre que uma é adicionada ou removida.
- Em equipes HIPAA, a página bloqueia após 15 minutos sem atividade, e a conta é desconectada após 30 minutos sem atividade ou quando o navegador é fechado. Com uma chave de acesso, você pode desbloquear sem digitar sua senha.
- Controle o acesso dentro da equipe: gerencie permissões para que apenas os membros certos possam visualizar ou editar cada formulário.
Lista de verificação de segurança do formulário: 10 passos
Quem pode abrir seus formulários
- Proteja formulários internos com uma senha de acesso do formulário
- Envie formulários confidenciais por convite com Convite é protegido por senha ativado
- Ative a senha de URL compartilhada antes de compartilhar links de submissão
- Ative a senha de acesso para salvar para mais tarde em formulários longos
Quem pode fazer login na sua conta
- Cada membro adiciona uma chave de acesso nos dispositivos que usa, a menos que a equipe exija login único
- O Administrador da Equipe exige autenticação de dois fatores para todos os membros
- Equipes com um provedor de identidade consideram exigir login único (chaves de acesso não estão disponíveis então)
- Dê a cada membro apenas as permissões de formulário que eles precisam
Por quanto tempo os dados são mantidos
- Defina uma política de retenção de dados
- Para informações de saúde protegidas, habilite a conformidade com HIPAA para obter o BAA, bloqueio e logout automáticos, e o registro de auditoria da equipe
Perguntas frequentes
Como posso proteger um formulário online com senha?
No PlatoForms, abra as Configurações do Formulário e ative a opção Formulário protegido por senha de acesso. Uma senha é gerada para você, e você pode alterá-la posteriormente. Somente pessoas que inserirem a senha poderão abrir o formulário. Para dar a cada destinatário sua própria senha, envie o formulário por convite com a opção Convite protegido por senha ativada.
Posso colocar uma senha em um Google Form?
Não. O Google Forms não possui configuração de senha ou código de acesso embutido. O acesso é controlado por meio de compartilhamento: qualquer pessoa com o link, pessoas da sua organização ou grupo, ou pessoas específicas, e algumas configurações exigem login no Google. Se os respondentes precisarem de um código ou senha pessoal, use um construtor de formulários que ofereça essa opção.
Como posso restringir o acesso a um Google Form?
Use as configurações de compartilhamento do formulário: dê acesso a qualquer pessoa com o link, restrinja ao seu domínio ou a um grupo de usuários, ou adicione pessoas específicas. Ativar a opção Limitar a 1 resposta também exige que os respondentes façam login em uma conta do Google.
Como posso garantir a segurança dos meus Google Forms?
Restrinja quem pode responder nas configurações de compartilhamento do formulário e ative a opção Limitar a 1 resposta se os respondentes precisarem fazer login com uma conta do Google. Adicione colaboradores apenas quando necessário, pois um colaborador também pode ter acesso à planilha de respostas vinculada ao formulário.
Segurança completa de formulários com PlatoForms
PlatoForms é um construtor de formulários e um espaço de trabalho para as informações que você coleta, com:
- Proteção por senha de acesso e senha de convite
- Chaves de acesso, autenticação de dois fatores e login único
- Conformidade com HIPAA para equipes Silver e Gold, com um BAA assinado
- Rastreamento de convite
- Conversão de PDF para formulário online preenchível com IA
