Para asegurar un formulario en línea, proteja dos cosas. Primero, controle el acceso a los enlaces que las personas usan: un código de acceso del formulario o una contraseña de invitación para el formulario, un código de acceso para guardar para más tarde para borradores, y un código de acceso de URL compartida para presentaciones compartidas. Luego proteja la cuenta que lee las presentaciones con claves de acceso, autenticación de dos factores o inicio de sesión único.
Navegación Rápida
Lo que aprenderás
- Por qué importa la seguridad del formulario
- 4 formas de proteger formularios, borradores y enlaces compartidos
- Paso a paso: configurar cada protección
- Guía en video: configurar contraseñas y códigos de acceso
- ¿Qué protección se adapta a tus necesidades?
- Asegure la cuenta que lee las presentaciones
- Lista de verificación de seguridad del formulario
- Preguntas frecuentes
Por qué importa la seguridad del formulario
Los formularios recopilan nombres, direcciones, números de identificación, detalles de salud y firmas. Según Statista, las pérdidas reportadas por delitos cibernéticos en EE.UU. superaron los 10.3 mil millones de dólares en 2022.
Un flujo de trabajo de formulario en línea tiene cuatro puntos de acceso a considerar:
- El enlace del formulario: cualquier persona con un enlace público puede abrir y completar el formulario. Eso no les muestra las presentaciones de otras personas, pero sí permite que cualquiera envíe.
- Borradores guardados: un enlace para guardar para más tarde abre las respuestas parcialmente completadas de esa persona.
- Enlaces de presentación compartidos: los enlaces que comparte desde la página de Presentaciones abren una presentación, su PDF o sus archivos adjuntos.
- Su cuenta: cualquier persona que inicie sesión puede leer las presentaciones que esa cuenta tiene permitido ver.
Los códigos de acceso y las contraseñas de invitación protegen los primeros tres. La forma en que su equipo inicia sesión protege el último. Si sus formularios recopilan información personal o confidencial, para negocios, atención médica, recursos humanos o trabajo legal, proteja los cuatro.
4 formas de proteger formularios, borradores y enlaces compartidos
PlatoForms ofrece cuatro tipos de protección de acceso. Cada uno cubre una parte diferente de la vida del formulario:
| Tipo de protección | Lo que protege | Mejor para |
|---|---|---|
| Código de Acceso del Formulario | El formulario en sí | Formularios internos y audiencias restringidas |
| Código de Acceso de URL Compartida | Enlaces de presentación compartidos: edición, descarga de PDF, archivos adjuntos | Enviar una presentación o su PDF a alguien |
| Código de Acceso para Guardar para Más Tarde | Un borrador que alguien guardó para terminar más tarde | Aplicaciones largas completadas en varias sesiones |
| Contraseña de Invitación | Enlace de invitación de un destinatario | Formularios enviados a personas específicas |
🔐 ¿Quieres una comparación visual? Consulte nuestras Preguntas frecuentes sobre tipos de códigos de acceso y contraseñas.
Paso a paso: configurar cada protección
Puede activar una o varias de estas. Para los tres códigos de acceso, PlatoForms genera el código cuando activa la opción, y puede cambiarlo más tarde.
✅ Método 1: Código de Acceso del Formulario
Propósito: Restringir el acceso a todo el formulario con un solo código de acceso.
Mejor para: Formularios internos del equipo, encuestas a empleados, audiencias restringidas.
Configuración: Vaya a Configuración del Formulario y active Formulario protegido con código de acceso.
✅ Método 2: Código de Acceso de URL Compartida
Propósito: Proteger los enlaces de presentación que comparte desde la página de Presentaciones.
Mejor para: Compartir una presentación, su PDF o sus archivos adjuntos con otra persona.
Configuración: Vaya a Configuración del Formulario y active Las URL compartidas están protegidas con código de acceso.
Una vez activado, los enlaces compartidos para editar una presentación, descargar su PDF o abrir sus archivos adjuntos solicitan el código de acceso. Encuentra estos enlaces en Presentaciones > Acciones > Compartir > Compartir Presentación.
✅ Método 3: Código de Acceso para Guardar para Más Tarde
Propósito: Proteger un formulario parcialmente completado que alguien guardó para terminar más tarde.
Mejor para: Formularios de aplicación largos y cuestionarios completados en varias sesiones.
Configuración: Vaya a Configuración del Formulario, active Habilitar “Guardar para Más Tarde”, luego active La URL para guardar para más tarde está protegida con código de acceso.
✅ Método 4: Contraseña de Invitación
Propósito: Restringir un formulario a las personas específicas que usted invite.
Mejor para: Encuestas confidenciales, incorporación de clientes, formularios con detalles de salud o financieros.
Configuración:
- Publique su formulario.
- Abra el panel de Invitación.
- Active Seguimiento de Invitación.
- Marque Invitación protegida con contraseña.
Cada destinatario recibe un correo electrónico de invitación con una contraseña generada automáticamente. Debido a que la invitación está rastreada, también puede ver si cada destinatario abrió y envió el formulario. Vea Configurar contraseña de invitación.
Guía en video: Configurar contraseñas y códigos de acceso
¿Quieres verlo en acción? Mire nuestro tutorial sobre cómo asegurar formularios con contraseñas y códigos de acceso:
¿Qué protección se adapta a tus necesidades?
| Caso de uso | Método recomendado | Tenga en cuenta |
|---|---|---|
| Encuestas internas al personal | Código de Acceso del Formulario | Todos usan el mismo código de acceso, así que compártalo solo con las personas que lo necesiten |
| Enviar una presentación o su PDF a un cliente | Código de Acceso de URL Compartida | Se aplica a todos los enlaces de presentación compartidos del formulario |
| Aplicaciones largas, de varias sesiones | Código de Acceso para Guardar para Más Tarde | Active Guardar para Más Tarde primero |
| Formularios confidenciales para destinatarios nombrados | Contraseña de Invitación | Requiere Seguimiento de Invitación |
| Formularios médicos con información de salud protegida | Contraseña de Invitación y cumplimiento de HIPAA | El cumplimiento de HIPAA está disponible en el plan Silver o Gold |
Asegure la cuenta que lee las presentaciones
Los códigos de acceso y las contraseñas de invitación protegen formularios, borradores y enlaces compartidos. Cualquiera que inicie sesión en una cuenta puede leer las presentaciones que esa cuenta tiene permitido ver, por lo que la forma en que su equipo inicia sesión es igualmente importante.
| Método | Cómo inicia sesión | Qué agrega |
|---|---|---|
| Solo contraseña | Correo electrónico y contraseña | Una contraseña puede ser adivinada, reutilizada en otros sitios o ingresada en una página de inicio de sesión falsa |
| Contraseña + autenticación de dos factores | Contraseña, luego un código de 6 dígitos de una aplicación de autenticación | Una contraseña robada no es suficiente para iniciar sesión. El administrador del equipo puede requerirlo para cada miembro |
| Clave de acceso | Huella digital, rostro o PIN del dispositivo | Una clave de acceso solo funciona en el sitio real de PlatoForms, por lo que una página de inicio de sesión falsa no puede capturarla |
| Inicio de sesión único | Su cuenta de trabajo en su proveedor de identidad | Su proveedor de identidad aplica las reglas de contraseña y multifactor de su organización. Plan Gold y superior |
Algunos detalles que vale la pena conocer:
- Las claves de acceso y la autenticación de dos factores funcionan juntas. Un inicio de sesión con clave de acceso de PlatoForms utiliza la clave de acceso en su dispositivo junto con su huella digital, rostro o PIN, por lo que PlatoForms no solicita un código de autenticador. Iniciar sesión con su contraseña aún lo solicita.
- Para agregar una clave de acceso, abra Configuración de Cuenta > Claves de Acceso y haga clic en Agregar una clave de acceso. Puede mantener hasta 10, y PlatoForms le envía un correo electrónico cada vez que se agrega o elimina una.
- En equipos HIPAA, la página se bloquea después de 15 minutos sin actividad, y la cuenta se cierra después de 30 minutos sin actividad o cuando se cierra el navegador. Con una clave de acceso, puede desbloquear sin escribir su contraseña.
- Controle el acceso dentro del equipo: gestione permisos para que solo los miembros adecuados puedan ver o editar cada formulario.
Lista de verificación de seguridad del formulario: 10 pasos
Quién puede abrir sus formularios
- Proteja los formularios internos con un código de acceso del formulario
- Envíe formularios confidenciales por invitación con Invitación protegida con contraseña activada
- Active el código de acceso de URL compartida antes de compartir enlaces de presentación
- Active el código de acceso para guardar para más tarde en formularios largos
Quién puede iniciar sesión en su cuenta
- Cada miembro agrega una clave de acceso en los dispositivos que usa, a menos que el equipo requiera inicio de sesión único
- El administrador del equipo requiere autenticación de dos factores para todos los miembros
- Los equipos con un proveedor de identidad consideran requerir inicio de sesión único (las claves de acceso no están disponibles entonces)
- Dé a cada miembro solo los permisos de formulario que necesiten
Cuánto tiempo se conserva la información
- Establezca una política de retención de datos
- Para información de salud protegida, habilite el cumplimiento de HIPAA para obtener el BAA, bloqueo y cierre de sesión automáticos, y el registro de auditoría del equipo
Preguntas frecuentes
¿Cómo protejo con contraseña un formulario en línea?
En PlatoForms, abra Configuración del Formulario y active Formulario protegido con código de acceso. Se genera un código de acceso para usted, y puede cambiarlo más tarde. Solo las personas que ingresen el código de acceso pueden abrir el formulario. Para darle a cada destinatario su propia contraseña, envíe el formulario por invitación con Invitación protegida con contraseña activada.
¿Puedo poner una contraseña a un Formulario de Google?
No. Google Forms no tiene una configuración integrada de contraseña o código de acceso. El acceso se controla a través del uso compartido: cualquier persona con el enlace, personas de su organización o grupo, o personas específicas, y algunas configuraciones requieren un inicio de sesión en Google. Si los encuestados necesitan un código o una contraseña personal, use un creador de formularios que lo ofrezca.
¿Cómo restrinjo el acceso a un Formulario de Google?
Use la configuración de uso compartido del formulario: dé acceso a cualquier persona con el enlace, restrínjalo a su dominio o a un grupo de usuarios, o agregue personas específicas. Activar Limitar a 1 respuesta también requiere que los encuestados inicien sesión en una cuenta de Google.
¿Cómo puedo asegurar mis Formularios de Google?
Restrinja quién puede responder en la configuración de uso compartido del formulario y active Limitar a 1 respuesta si los encuestados deben iniciar sesión con una cuenta de Google. Agregue colaboradores solo cuando sea necesario, ya que un colaborador también puede tener acceso a la hoja de respuestas vinculada al formulario.
Seguridad de formularios todo en uno con PlatoForms
PlatoForms es un creador de formularios y un espacio de trabajo para la información que recopila, con:
- Protección con código de acceso y contraseña de invitación
- Claves de acceso, autenticación de dos factores e inicio de sesión único
- Cumplimiento de HIPAA para equipos Silver y Gold, con un BAA firmado
- Seguimiento de invitaciones
- Conversión de PDF a formulario rellenable en línea impulsada por IA
