要保护在线表单，需要保护两方面。首先，控制人们使用的链接的访问：表单的口令或邀请密码、草稿的保存密码和共享提交的共享 URL 密码。然后，通过密钥、双因素认证或单点登录保护读取提交内容的账户。
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为什么表单安全很重要
表单收集姓名、地址、身份证号码、健康信息和签名。根据 Statista 的数据，2022 年美国因网络犯罪造成的损失超过 103 亿美元。
在线表单工作流有四个需要考虑的访问点：
- 表单链接： 任何拥有公共链接的人都可以打开并填写表单。这不会显示其他人的提交内容，但允许任何人提交。
- 保存的草稿： 保存以供稍后使用的链接打开该人的部分完成的答案。
- 共享提交链接： 您从 提交 页面共享的链接打开提交内容、其 PDF 或其附件。
- 您的账户： 任何登录的人都可以读取该账户被允许查看的提交内容。
口令和邀请密码保护前三个。您团队的登录方式保护最后一个。如果您的表单收集个人或机密信息，用于商业、医疗、HR 或法律工作，请保护所有四个。
保护表单、草稿和共享链接的 4 种方法
PlatoForms 提供四种访问保护类型。每种类型涵盖表单生命周期的不同部分：
| 保护类型 | 保护内容 | 最适合 |
|---|---|---|
| 表单口令 | 表单本身 | 内部表单和受限受众 |
| 共享 URL 口令 | 共享提交链接：编辑、PDF 下载、附件 | 向某人发送提交内容或其 PDF |
| 保存以供稍后使用口令 | 某人保存以便稍后完成的草稿 | 多次会话填写的长申请表 |
| 邀请密码 | 单个接收者的邀请链接 | 发送给特定人的表单 |
🔐 想要视觉对比？ 查看我们的 口令与密码常见问题。
逐步设置每种保护
您可以开启其中一个或多个。对于三个口令，PlatoForms 在您开启选项时生成代码，您可以稍后更改。
✅ 方法 1：表单口令
目的： 使用一个口令限制对整个表单的访问。
最适合： 内部团队表单、员工调查、受限受众。
设置： 进入 表单设置 并开启 表单是口令保护的。
✅ 方法 2：共享 URL 口令
目的： 保护您从 提交 页面共享的提交链接。
最适合： 与他人共享提交内容、其 PDF 或其附件。
设置： 进入 表单设置 并开启 共享 URL 是口令保护的。
开启后，编辑提交、下载其 PDF 或打开其附件的共享链接都需要输入口令。您可以在 提交 > 操作 > 共享 > 提交共享 下找到这些链接。
✅ 方法 3：保存以供稍后使用口令
目的： 保护某人保存以便稍后完成的部分完成表单。
最适合： 多次会话填写的长申请表和问卷。
设置： 进入 表单设置，开启 启用“保存以供稍后使用”，然后开启 保存以供稍后使用 URL 是口令保护的。
✅ 方法 4：邀请密码
目的： 将表单限制为您邀请的特定人员。
最适合： 机密调查、客户入职、包含健康或财务信息的表单。
设置：
- 发布您的表单。
- 打开 邀请 面板。
- 开启 跟踪邀请。
- 勾选 邀请是密码保护的。
每个接收者都会收到一封带有自动生成密码的邀请邮件。由于邀请是跟踪的，您还可以看到每个接收者是否打开并提交了表单。参见 设置邀请密码。
视频指南：设置密码和口令
想要亲眼看看？观看我们的教程，了解如何用密码和口令保护表单：
哪种保护适合您的需求？
| 使用场景 | 推荐方法 | 需要注意的事项 |
|---|---|---|
| 内部员工调查 | 表单口令 | 每个人使用相同的口令，因此只与需要的人分享 |
| 向客户发送提交内容或其 PDF | 共享 URL 口令 | 适用于表单的所有共享提交链接 |
| 长时间、多次会话的申请 | 保存以供稍后使用口令 | 先开启保存以供稍后使用 |
| 针对特定接收者的机密表单 | 邀请密码 | 需要跟踪邀请 |
| 包含受保护健康信息的医疗表单 | 邀请密码 和 HIPAA 合规 | HIPAA 合规适用于银或金计划 |
保护读取提交内容的账户
口令和邀请密码保护表单、草稿和共享链接。任何登录账户的人都可以读取该账户被允许查看的提交内容，因此您团队的登录方式同样重要。
| 方法 | 您的登录方式 | 增加了什么 |
|---|---|---|
| 仅密码 | 邮箱和密码 | 密码可能被猜测、在其他网站重复使用或输入到假登录页面 |
| 密码 + 双因素认证 | 密码，然后是来自认证器应用的 6 位代码 | 被盗密码不足以登录。团队管理员可以要求每个成员使用 |
| 密钥 | 指纹、面部或设备 PIN | 密钥仅在真实的 PlatoForms 网站上有效，因此假登录页面无法捕获 |
| 单点登录 | 您在身份提供商的工作账户 | 您的身份提供商应用贵组织的密码和多因素规则。金计划及以上 |
一些值得了解的细节：
- 密钥和双因素认证可以一起使用。 PlatoForms 密钥登录使用您设备上的密钥以及您的指纹、面部或 PIN，因此 PlatoForms 不会要求输入认证器代码。使用密码登录仍然需要输入。
- 要添加密钥， 打开 账户设置 > 密钥 并点击 添加密钥。您最多可以保留 10 个，PlatoForms 会在添加或删除时发送邮件通知您。
- 在 HIPAA 团队中， 页面在 15 分钟无活动后锁定，账户在 30 分钟无活动或浏览器关闭时注销。使用密钥，您可以在不输入密码的情况下解锁。
- 控制团队内部的访问： 管理权限 以便只有合适的成员可以查看或编辑每个表单。
表单安全检查清单：10 个步骤
谁可以打开您的表单
- 通过表单口令保护内部表单
- 通过邀请发送机密表单，并开启 邀请是密码保护的
- 在共享提交链接之前开启共享 URL 口令
- 在长表单上开启保存以供稍后使用口令
谁可以登录您的账户
- 除非团队要求单点登录，否则每个成员在他们使用的设备上添加密钥
- 团队管理员要求所有成员使用双因素认证
- 拥有身份提供商的团队考虑要求单点登录（此时密钥不可用）
- 仅给予每个成员他们所需的表单权限
数据保留时间
常见问题
如何为在线表单设置密码保护？
在 PlatoForms 中，打开表单设置并开启表单的密码保护功能。系统会为您生成一个密码，您可以稍后更改。只有输入密码的人才能打开表单。要为每个接收者提供自己的密码，请在邀请发送表单时开启邀请的密码保护功能。
我可以为 Google 表单设置密码吗？
不可以。Google 表单没有内置的密码或口令设置。访问是通过共享控制的：任何拥有链接的人、您组织或群组中的人或特定的人可以访问，并且某些设置需要 Google 登录。如果受访者需要代码或个人密码，请使用提供此功能的表单构建器。
如何限制对 Google 表单的访问？
使用表单的共享设置：允许任何拥有链接的人访问，限制到您的域或用户组，或添加特定的人。开启限制为 1 次响应也需要受访者登录 Google 账户。
我如何保护我的 Google 表单？
在表单的共享设置中限制谁可以响应，如果受访者必须使用 Google 账户登录，请开启限制为 1 次响应。仅在需要时添加协作者，因为协作者可能也可以访问表单的链接响应电子表格。
PlatoForms 的一体化表单安全
PlatoForms 是一个表单构建器和信息收集工作空间，具有：
