Um ein Online-Formular zu sichern, schützen Sie zwei Dinge. Erstens, kontrollieren Sie den Zugriff auf die Links, die Menschen verwenden: ein Formular-Zugangscode oder Einladungspasswort für das Formular, ein ‘Für später speichern’-Zugangscode für Entwürfe und ein geteilter URL-Zugangscode für geteilte Einsendungen. Schützen Sie dann das Konto, das Einsendungen liest, mit Zugangsschlüsseln, Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Single Sign-On.
Schnelle Navigation
Was Sie lernen werden
- Warum Formularsicherheit wichtig ist
- 4 Wege, Formulare, Entwürfe und geteilte Links zu schützen
- Schritt-für-Schritt: Jede Schutzmaßnahme einrichten
- Videoanleitung: Passwörter und Zugangscodes einrichten
- Welche Schutzmaßnahme passt zu Ihren Bedürfnissen?
- Sichern Sie das Konto, das Einsendungen liest
- Checkliste zur Formularsicherheit
- FAQ
Warum Formularsicherheit wichtig ist
Formulare sammeln Namen, Adressen, ID-Nummern, Gesundheitsdaten und Unterschriften. Laut Statista überstiegen die gemeldeten Verluste durch Cyberkriminalität in den USA im Jahr 2022 10,3 Milliarden Dollar.
Ein Online-Formular-Workflow hat vier Zugangspunkte, die berücksichtigt werden müssen:
- Der Formularlink: Jeder mit einem öffentlichen Link kann das Formular öffnen und ausfüllen. Das zeigt ihnen nicht die Einsendungen anderer, aber es erlaubt jedem, eine Einsendung vorzunehmen.
- Gespeicherte Entwürfe: Ein ‘Für später speichern’-Link öffnet die teilweise ausgefüllten Antworten dieser Person.
- Geteilte Einsendungslinks: Die Links, die Sie von der Einsendungen-Seite teilen, öffnen eine Einsendung, ihr PDF oder ihre Anhänge.
- Ihr Konto: Jeder, der sich anmeldet, kann die Einsendungen lesen, die das Konto sehen darf.
Zugangscodes und Einladungspasswörter schützen die ersten drei. Die Art und Weise, wie Ihr Team sich anmeldet, schützt den letzten. Wenn Ihre Formulare persönliche oder vertrauliche Informationen sammeln, für geschäftliche, gesundheitliche, HR- oder rechtliche Arbeiten, schützen Sie alle vier.
4 Wege, Formulare, Entwürfe und geteilte Links zu schützen
PlatoForms bietet vier Arten von Zugangsschutz. Jede deckt einen anderen Teil des Lebenszyklus des Formulars ab:
| Schutzart | Was es schützt | Am besten geeignet für |
|---|---|---|
| Formular-Zugangscode | Das Formular selbst | Interne Formulare und eingeschränkte Zielgruppen |
| Geteilter URL-Zugangscode | Geteilte Einsendungslinks: Bearbeiten, PDF-Download, Anhänge | Eine Einsendung oder ihr PDF an jemanden senden |
| Für später speichern-Zugangscode | Ein Entwurf, den jemand gespeichert hat, um ihn später zu beenden | Lange Anwendungen, die über mehrere Sitzungen ausgefüllt werden |
| Einladungspasswort | Der Einladungslink eines Empfängers | Formulare, die an spezifische Personen gesendet werden |
🔐 Möchten Sie einen visuellen Vergleich? Sehen Sie sich unser FAQ zu Zugangscodes vs. Passwörtern an.
Schritt-für-Schritt: Jede Schutzmaßnahme einrichten
Sie können eine oder mehrere dieser Optionen aktivieren. Für die drei Zugangscodes generiert PlatoForms den Code, wenn Sie die Option aktivieren, und Sie können ihn später ändern.
✅ Methode 1: Formular-Zugangscode
Zweck: Beschränken Sie den Zugriff auf das gesamte Formular mit einem Zugangscode.
Am besten geeignet für: Interne Teamformulare, Mitarbeiterumfragen, eingeschränkte Zielgruppen.
Einrichtung: Gehen Sie zu Formulareinstellungen und aktivieren Sie Formular ist mit Zugangscode geschützt.
✅ Methode 2: Geteilter URL-Zugangscode
Zweck: Schützen Sie die Einsendungslinks, die Sie von der Einsendungen-Seite teilen.
Am besten geeignet für: Eine Einsendung, ihr PDF oder ihre Anhänge mit jemandem teilen.
Einrichtung: Gehen Sie zu Formulareinstellungen und aktivieren Sie Geteilte URLs sind mit Zugangscode geschützt.
Sobald es aktiviert ist, fordern die geteilten Links zum Bearbeiten einer Einsendung, Herunterladen ihres PDFs oder Öffnen ihrer Anhänge alle den Zugangscode an. Sie finden diese Links unter Einsendungen > Aktionen > Teilen > Einsendungsfreigabe.
✅ Methode 3: Für später speichern-Zugangscode
Zweck: Schützen Sie ein teilweise ausgefülltes Formular, das jemand gespeichert hat, um es später zu beenden.
Am besten geeignet für: Lange Antragsformulare und Fragebögen, die über mehrere Sitzungen ausgefüllt werden.
Einrichtung: Gehen Sie zu Formulareinstellungen, aktivieren Sie “Für später speichern” aktivieren, und dann Für später speichern-URL ist mit Zugangscode geschützt.
✅ Methode 4: Einladungspasswort
Zweck: Beschränken Sie ein Formular auf die spezifischen Personen, die Sie einladen.
Am besten geeignet für: Vertrauliche Umfragen, Kunden-Onboarding, Formulare mit Gesundheits- oder Finanzdaten.
Einrichtung:
- Veröffentlichen Sie Ihr Formular.
- Öffnen Sie das Einladungs-Panel.
- Aktivieren Sie Einladung verfolgen.
- Aktivieren Sie Einladung ist passwortgeschützt.
Jeder Empfänger erhält eine Einladungsemail mit einem automatisch generierten Passwort. Da die Einladung verfolgt wird, können Sie auch sehen, ob jeder Empfänger das Formular geöffnet und eingereicht hat. Siehe Einladungspasswort setzen.
Videoanleitung: Passwörter und Zugangscodes einrichten
Möchten Sie es in Aktion sehen? Sehen Sie sich unser Tutorial zur Sicherung von Formularen mit Passwörtern und Zugangscodes an:
Welche Schutzmaßnahme passt zu Ihren Bedürfnissen?
| Anwendungsfall | Empfohlene Methode | Beachten Sie |
|---|---|---|
| Interne Mitarbeiterumfragen | Formular-Zugangscode | Jeder verwendet denselben Zugangscode, also teilen Sie ihn nur mit den Personen, die ihn benötigen |
| Eine Einsendung oder ihr PDF an einen Kunden senden | Geteilter URL-Zugangscode | Gilt für alle geteilten Einsendungslinks des Formulars |
| Lange, mehrstufige Anwendungen | Für später speichern-Zugangscode | Aktivieren Sie zuerst “Für später speichern” |
| Vertrauliche Formulare für benannte Empfänger | Einladungspasswort | Erfordert Einladung verfolgen |
| Medizinische Formulare mit geschützten Gesundheitsinformationen | Einladungspasswort und HIPAA-Konformität | HIPAA-Konformität ist im Silber- oder Gold-Plan verfügbar |
Sichern Sie das Konto, das Einsendungen liest
Zugangscodes und Einladungspasswörter schützen Formulare, Entwürfe und geteilte Links. Jeder, der sich bei einem Konto anmeldet, kann die Einsendungen lesen, die das Konto sehen darf, daher ist die Art und Weise, wie Ihr Team sich anmeldet, genauso wichtig.
| Methode | Wie Sie sich anmelden | Was es hinzufügt |
|---|---|---|
| Nur Passwort | E-Mail und Passwort | Ein Passwort kann erraten, auf anderen Seiten wiederverwendet oder in eine gefälschte Anmeldeseite eingegeben werden |
| Passwort + Zwei-Faktor-Authentifizierung | Passwort, dann ein 6-stelliger Code aus einer Authenticator-App | Ein gestohlenes Passwort reicht nicht aus, um sich anzumelden. Der Team-Admin kann es für jedes Mitglied verlangen |
| Zugangsschlüssel | Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN | Ein Zugangsschlüssel funktioniert nur auf der echten PlatoForms-Seite, sodass eine gefälschte Anmeldeseite ihn nicht erfassen kann |
| Single Sign-On | Ihr Arbeitskonto bei Ihrem Identitätsanbieter | Ihr Identitätsanbieter wendet die Passwort- und Multi-Faktor-Regeln Ihrer Organisation an. Gold-Plan und höher |
Einige Details, die es zu wissen lohnt:
- Zugangsschlüssel und Zwei-Faktor-Authentifizierung arbeiten zusammen. Eine PlatoForms-Zugangsschlüssel-Anmeldung verwendet den Zugangsschlüssel auf Ihrem Gerät zusammen mit Ihrem Fingerabdruck, Gesicht oder PIN, sodass PlatoForms nicht nach einem Authenticator-Code fragt. Bei der Anmeldung mit Ihrem Passwort wird er dennoch angefordert.
- Um einen Zugangsschlüssel hinzuzufügen, öffnen Sie Kontoeinstellungen > Zugangsschlüssel und klicken Sie auf Einen Zugangsschlüssel hinzufügen. Sie können bis zu 10 behalten, und PlatoForms sendet Ihnen eine E-Mail, wann immer einer hinzugefügt oder entfernt wird.
- In HIPAA-Teams wird die Seite nach 15 Minuten ohne Aktivität gesperrt, und das Konto wird nach 30 Minuten ohne Aktivität oder beim Schließen des Browsers abgemeldet. Mit einem Zugangsschlüssel können Sie ohne Eingabe Ihres Passworts entsperren.
- Zugriff innerhalb des Teams kontrollieren: Berechtigungen verwalten, damit nur die richtigen Mitglieder jedes Formular anzeigen oder bearbeiten können.
Checkliste zur Formularsicherheit: 10 Schritte
Wer kann Ihre Formulare öffnen
- Interne Formulare mit einem Formular-Zugangscode schützen
- Vertrauliche Formulare per Einladung mit aktiviertem Einladung ist passwortgeschützt senden
- Den geteilten URL-Zugangscode aktivieren, bevor Einsendungslinks geteilt werden
- Den Zugangscode für später speichern bei langen Formularen aktivieren
Wer kann sich bei Ihrem Konto anmelden
- Jedes Mitglied fügt einen Zugangsschlüssel auf den Geräten hinzu, die es verwendet, es sei denn, das Team erfordert Single Sign-On
- Der Team-Admin verlangt Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Mitglieder
- Teams mit einem Identitätsanbieter erwägen, Single Sign-On zu verlangen (Zugangsschlüssel sind dann nicht verfügbar)
- Geben Sie jedem Mitglied nur die Formularberechtigungen, die es benötigt
Wie lange Daten aufbewahrt werden
- Eine Datenaufbewahrungsrichtlinie festlegen
- Für geschützte Gesundheitsinformationen HIPAA-Konformität aktivieren, um die BAA, automatische Sperre und Abmeldung sowie das Team-Audit-Protokoll zu erhalten
Häufig gestellte Fragen
Wie schütze ich ein Online-Formular mit einem Passwort?
Öffnen Sie in PlatoForms die Formulareinstellungen und aktivieren Sie ‘Formular ist mit Zugangscode geschützt’. Ein Zugangscode wird für Sie generiert, den Sie später ändern können. Nur Personen, die den Zugangscode eingeben, können das Formular öffnen. Um jedem Empfänger stattdessen ein eigenes Passwort zu geben, senden Sie das Formular mit aktivierter Option ‘Einladung ist passwortgeschützt’.
Kann ich ein Passwort auf ein Google-Formular setzen?
Nein. Google Forms hat keine integrierte Passwort- oder Zugangscode-Einstellung. Der Zugriff wird über das Teilen kontrolliert: Jeder mit dem Link, Personen in Ihrer Organisation oder Gruppe, oder spezifische Personen, und einige Einstellungen erfordern eine Google-Anmeldung. Wenn Befragte einen Code oder ein persönliches Passwort benötigen, verwenden Sie einen Formularersteller, der dies anbietet.
Wie beschränke ich den Zugriff auf ein Google-Formular?
Verwenden Sie die Freigabeeinstellungen des Formulars: Geben Sie Zugriff für jeden mit dem Link, beschränken Sie ihn auf Ihre Domain oder eine Gruppe von Benutzern, oder fügen Sie spezifische Personen hinzu. Das Aktivieren von ‘Limit auf 1 Antwort’ erfordert auch, dass Befragte sich mit einem Google-Konto anmelden.
Wie kann ich meine Google-Formulare sichern?
Beschränken Sie, wer in den Freigabeeinstellungen des Formulars antworten kann, und aktivieren Sie ‘Limit auf 1 Antwort’, wenn sich Befragte mit einem Google-Konto anmelden müssen. Fügen Sie nur dann Mitarbeiter hinzu, wenn es nötig ist, da ein Mitarbeiter möglicherweise auch Zugriff auf die verknüpfte Antworttabelle des Formulars hat.
All-in-one-Formularsicherheit mit PlatoForms
PlatoForms ist ein Formularersteller und ein Arbeitsbereich für die Informationen, die Sie sammeln, mit:
- Zugangscode- und Einladungspasswortschutz
- Zugangsschlüsseln, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On
- HIPAA-Konformität für Silber- und Gold-Teams, mit einem unterzeichneten BAA
- Einladungsverfolgung
- KI-gestützter PDF-zu-online-ausfüllbares-Formular-Konvertierung
Mehr lesen: Welche HIPAA-konformen PDF-Formular-Tools können Sie für Ihre Organisation ausprobieren?
