要保護線上表單，需保護兩個方面。首先，控制人們使用的鏈接訪問：表單的密碼或邀請密碼、草稿的稍後保存密碼以及共享提交的共享 URL 密碼。然後通過密鑰、雙重身份驗證或單一登入保護讀取提交內容的帳戶。
快速導航
為什麼表單安全很重要
表單收集姓名、地址、身份證號碼、健康信息和簽名。根據 Statista，2022 年美國的網絡犯罪報告損失超過 103 億美元。
線上表單工作流程有四個訪問點需要考慮：
- 表單鏈接： 任何擁有公共鏈接的人都可以打開並填寫表單。這不會顯示其他人的提交內容，但允許任何人提交。
- 保存的草稿： 稍後保存的鏈接打開該人的部分完成答案。
- 共享提交鏈接： 您從 提交 頁面共享的鏈接打開提交內容、其 PDF 或附件。
- 您的帳戶： 任何登入的人都可以閱讀該帳戶被允許查看的提交內容。
密碼和邀請密碼保護前三個。您的團隊登入方式保護最後一個。如果您的表單收集個人或機密信息，用於商業、醫療保健、人力資源或法律工作，請保護所有四個。
保護表單、草稿和共享鏈接的 4 種方法
PlatoForms 提供四種訪問保護類型。每一種都涵蓋表單生命週期的不同部分：
| 保護類型 | 它保護什麼 | 最適合 |
|---|---|---|
| 表單密碼 | 表單本身 | 內部表單和限制受眾 |
| 共享 URL 密碼 | 共享提交鏈接：編輯、PDF 下載、附件 | 向某人發送提交內容或其 PDF |
| 稍後保存密碼 | 某人保存以便稍後完成的草稿 | 多次會話中填寫的長申請 |
| 邀請密碼 | 一位接收者的邀請鏈接 | 發送給特定人的表單 |
🔐 想要視覺比較？ 查看我們的 密碼與密碼常見問題。
逐步設置每種保護
您可以啟用一個或多個這些保護。對於三個密碼，PlatoForms 在您啟用選項時生成代碼，您可以稍後更改。
✅ 方法 1：表單密碼
目的： 使用一個密碼限制對整個表單的訪問。
最適合： 內部團隊表單、員工調查、限制受眾。
設置： 前往 表單設置 並啟用 表單密碼保護。
✅ 方法 2：共享 URL 密碼
目的： 保護您從 提交 頁面共享的提交鏈接。
最適合： 與他人共享提交內容、其 PDF 或附件。
設置： 前往 表單設置 並啟用 共享 URL 密碼保護。
啟用後，編輯提交、下載其 PDF 或打開其附件的共享鏈接都會要求輸入密碼。您可以在 提交 > 操作 > 共享 > 提交共享 下找到這些鏈接。
✅ 方法 3：稍後保存密碼
目的： 保護某人保存以便稍後完成的部分完成表單。
最適合： 多次會話中填寫的長申請表和問卷。
設置： 前往 表單設置，啟用 啟用“稍後保存”，然後啟用 稍後保存 URL 密碼保護。
✅ 方法 4：邀請密碼
目的： 限制表單僅限您邀請的特定人員。
最適合： 機密調查、客戶入職、包含健康或財務詳細信息的表單。
設置：
- 發佈您的表單。
- 打開 邀請 面板。
- 啟用 跟蹤邀請。
- 勾選 邀請密碼保護。
每位接收者都會收到一封包含自動生成密碼的邀請電子郵件。由於邀請被跟蹤，您還可以查看每位接收者是否打開並提交了表單。參見 設置邀請密碼。
視頻指南：設置密碼和密碼
想要看到實際操作嗎？觀看我們的教程，了解如何使用密碼和密碼保護表單：
哪種保護適合您的需求？
| 使用案例 | 推薦方法 | 請記住 |
|---|---|---|
| 內部員工調查 | 表單密碼 | 每個人使用相同的密碼，因此僅與需要的人共享 |
| 向客戶發送提交內容或其 PDF | 共享 URL 密碼 | 適用於表單的所有共享提交鏈接 |
| 長期、多次會話的申請 | 稍後保存密碼 | 首先啟用稍後保存 |
| 為特定接收者提供的機密表單 | 邀請密碼 | 需要跟蹤邀請 |
| 含有受保護健康信息的醫療表單 | 邀請密碼 和 HIPAA 合規性 | HIPAA 合規性在銀牌或金牌計劃中可用 |
保護讀取提交內容的帳戶
密碼和邀請密碼保護表單、草稿和共享鏈接。任何登入帳戶的人都可以閱讀該帳戶被允許查看的提交內容，因此您的團隊登入方式同樣重要。
| 方法 | 您如何登入 | 它增加了什麼 |
|---|---|---|
| 僅密碼 | 電子郵件和密碼 | 密碼可能被猜測、在其他網站重複使用或輸入虛假登入頁面 |
| 密碼 + 雙重身份驗證 | 密碼，然後是來自身份驗證器應用的 6 位數代碼 | 被盜密碼不足以登入。團隊管理員可以要求每位成員使用 |
| 密鑰 | 指紋、面部或設備 PIN | 密鑰僅在真實的 PlatoForms 網站上有效，因此虛假登入頁面無法捕獲 |
| 單一登入 | 您在身份提供商的工作帳戶 | 您的身份提供商應用貴組織的密碼和多因素規則。金牌計劃及以上 |
一些值得了解的細節：
- 密鑰和雙重身份驗證一起工作。 PlatoForms 密鑰登入使用您設備上的密鑰以及您的指紋、面部或 PIN，因此 PlatoForms 不會要求身份驗證器代碼。使用密碼登入仍然會要求它。
- 要添加密鑰， 打開 帳戶設置 > 密鑰 並點擊 添加密鑰。您最多可以保留 10 個，PlatoForms 會在添加或刪除時發送電子郵件通知您。
- 在 HIPAA 團隊中， 頁面在 15 分鐘無活動後鎖定，並在 30 分鐘無活動或瀏覽器關閉時登出。使用密鑰，您可以在不輸入密碼的情況下解鎖。
- 控制團隊內部訪問： 管理權限 以便只有合適的成員可以查看或編輯每個表單。
表單安全檢查清單：10 步驟
誰可以打開您的表單
- 使用表單密碼保護內部表單
- 通過邀請發送機密表單並啟用 邀請密碼保護
- 在共享提交鏈接之前啟用共享 URL 密碼
- 在長表單上啟用稍後保存密碼
誰可以登入您的帳戶
- 每位成員在他們使用的設備上添加密鑰，除非團隊要求單一登入
- 團隊管理員要求所有成員使用雙重身份驗證
- 擁有身份提供商的團隊考慮要求單一登入（此時密鑰不可用）
- 僅給每位成員他們需要的表單權限
數據保留時間
- 設置 數據保留政策
- 對於受保護的健康信息，啟用 HIPAA 合規性 以獲得 BAA、自動鎖定和登出以及團隊審計日誌
常見問題
如何為線上表單設置密碼保護？
在 PlatoForms 中，打開表單設置並啟用表單密碼保護。系統會為您生成一個密碼，您可以稍後更改。只有輸入密碼的人才能打開表單。要給每位接收者提供自己的密碼，請通過啟用邀請密碼保護的邀請發送表單。
我可以在 Google 表單上設置密碼嗎？
不可以。Google 表單沒有內建的密碼或密碼設置。訪問是通過共享控制的：任何擁有鏈接的人、您組織或群組中的人，或特定的人，一些設置需要 Google 登入。如果受訪者需要代碼或個人密碼，請使用提供此功能的表單生成器。
如何限制對 Google 表單的訪問？
使用表單的共享設置：允許擁有鏈接的任何人訪問，限制為您的域或用戶群組，或添加特定的人。啟用限制為 1 次回應也需要受訪者登入 Google 帳戶。
如何保護我的 Google 表單？
在表單的共享設置中限制誰可以回應，如果受訪者必須使用 Google 帳戶登入，請啟用限制為 1 次回應。僅在需要時添加協作者，因為協作者可能也可以訪問表單的鏈接回應電子表格。
PlatoForms 的一體化表單安全
PlatoForms 是一個表單生成器和信息收集工作空間，提供：
