オンラインフォームを安全にするには、2つのことを保護します。まず、人々が使用するリンクへのアクセスを制御します：フォームのパスコードまたは招待パスワード、下書きのための保存用パスコード、共有された提出物のための共有URLパスコード。次に、提出内容を読むアカウントをパスキー、二要素認証、またはシングルサインオンで保護します。
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なぜフォームのセキュリティが重要なのか
フォームは名前、住所、ID番号、健康情報、署名を収集します。Statistaによると、2022年に米国でのサイバー犯罪による報告された損失は103億ドルを超えました。
オンラインフォームのワークフローには考慮すべき4つのアクセスポイントがあります：
- フォームリンク: 公開リンクを持っている人は誰でもフォームを開いて記入できます。他の人の提出物を見ることはできませんが、誰でも提出できます。
- 保存された下書き: 後で開くためのリンクは、その人の部分的に完成した回答を開きます。
- 共有された提出リンク: 提出物ページから共有するリンクは提出物、そのPDFまたは添付ファイルを開きます。
- あなたのアカウント: サインインした人は、そのアカウントが許可された提出物を読むことができます。
パスコードと招待パスワードは最初の3つを保護します。チームのサインイン方法が最後の1つを保護します。ビジネス、医療、HR、法務のために個人情報や機密情報を収集するフォームがある場合は、すべてのポイントを保護してください。
フォーム、下書き、共有リンクを保護する4つの方法
PlatoFormsは4種類のアクセス保護を提供します。それぞれがフォームのライフサイクルの異なる部分をカバーします：
| 保護タイプ | 保護するもの | 最適な用途 |
|---|---|---|
| フォームパスコード | フォーム自体 | 内部フォームと制限されたオーディエンス |
| 共有URLパスコード | 共有された提出リンク：編集、PDFダウンロード、添付ファイル | 提出物やそのPDFを誰かに送る場合 |
| 保存用パスコード | 誰かが後で完成するために保存した下書き | 複数のセッションで記入される長い申請書 |
| 招待パスワード | 1人の受信者の招待リンク | 特定の人に送信されるフォーム |
🔐 視覚的な比較が必要ですか？ パスコードとパスワードのFAQをご覧ください。
ステップバイステップ：各保護を設定する
これらのうち1つまたは複数をオンにすることができます。3つのパスコードについては、PlatoFormsがオプションをオンにするときにコードを生成し、後で変更できます。
✅ 方法1：フォームパスコード
目的: 1つのパスコードでフォーム全体へのアクセスを制限します。
最適な用途: 内部チームフォーム、従業員調査、制限されたオーディエンス。
設定: フォーム設定に移動し、フォームはパスコードで保護されていますをオンにします。
✅ 方法2：共有URLパスコード
目的: 提出物ページから共有する提出リンクを保護します。
最適な用途: 提出物、そのPDFまたは添付ファイルを他の人と共有する場合。
設定: フォーム設定に移動し、共有URLはパスコードで保護されていますをオンにします。
オンにすると、提出物の編集、PDFのダウンロード、添付ファイルの開封用の共有リンクはすべてパスコードを要求します。これらのリンクは提出物 > アクション > 共有 > 提出物の共有の下にあります。
✅ 方法3：保存用パスコード
目的: 誰かが後で完成するために保存した部分的に完成したフォームを保護します。
最適な用途: 複数のセッションで記入される長い申請書やアンケート。
設定: フォーム設定に移動し、「後で保存」を有効にするをオンにし、その後保存用URLはパスコードで保護されていますをオンにします。
✅ 方法4：招待パスワード
目的: 特定の人に招待されたフォームを制限します。
最適な用途: 機密調査、クライアントのオンボーディング、健康や財務の詳細を含むフォーム。
設定:
- フォームを公開します。
- 招待パネルを開きます。
- 招待の追跡をオンにします。
- 招待はパスワードで保護されていますをチェックします。
各受信者は自動生成されたパスワード付きの招待メールを受け取ります。招待が追跡されているため、各受信者がフォームを開いて提出したかどうかも確認できます。招待パスワードを設定するを参照してください。
ビデオガイド：パスワードとパスコードの設定
実際に見てみたいですか？パスワードとパスコードでフォームを保護する方法のチュートリアルをご覧ください：
どの保護があなたのニーズに合っているか
| 使用ケース | 推奨方法 | 留意点 |
|---|---|---|
| 内部スタッフ調査 | フォームパスコード | すべての人が同じパスコードを使用するため、必要な人にのみ共有してください |
| 提出物やそのPDFをクライアントに送る | 共有URLパスコード | フォームのすべての共有提出リンクに適用されます |
| 長い、複数セッションの申請書 | 保存用パスコード | まず「後で保存」をオンにします |
| 名前付き受信者のための機密フォーム | 招待パスワード | 招待の追跡が必要です |
| 保護された健康情報を含む医療フォーム | 招待パスワードとHIPAA準拠 | HIPAA準拠はシルバープランまたはゴールドプランで利用可能です |
提出内容を読むアカウントを保護する
パスコードと招待パスワードはフォーム、下書き、共有リンクを保護します。アカウントにサインインした人は、そのアカウントが許可された提出物を読むことができるため、チームのサインイン方法も同様に重要です。
| 方法 | サインイン方法 | 追加されるもの |
|---|---|---|
| パスワードのみ | メールとパスワード | パスワードは推測される可能性があり、他のサイトで再利用されたり、偽のログインページに入力されたりする可能性があります |
| パスワード + 二要素認証 | パスワードの後、認証アプリからの6桁のコード | 盗まれたパスワードだけではサインインできません。チーム管理者はすべてのメンバーに対してこれを要求できます |
| パスキー | 指紋、顔、またはデバイスPIN | パスキーは本物のPlatoFormsサイトでのみ機能するため、偽のログインページで捕捉されることはありません |
| シングルサインオン | アイデンティティプロバイダーでの作業アカウント | アイデンティティプロバイダーが組織のパスワードと多要素ルールを適用します。ゴールドプラン以上 |
知っておくべき詳細：
- パスキーと二要素認証は一緒に機能します。 PlatoFormsのパスキーサインインは、デバイス上のパスキーと指紋、顔、またはPINを使用するため、PlatoFormsは認証コードを要求しません。パスワードでサインインする場合は、認証コードが求められます。
- パスキーを追加するには、 アカウント設定 > パスキーを開き、パスキーを追加をクリックします。最大10個まで保持でき、追加または削除されるたびにPlatoFormsからメールが送信されます。
- HIPAAチームでは、 ページは15分間の非アクティビティ後にロックされ、30分間の非アクティビティまたはブラウザが閉じられたときにアカウントがログアウトされます。パスキーを使用すると、パスワードを入力せずにロックを解除できます。
- チーム内のアクセスを制御する: 権限を管理することで、適切なメンバーだけが各フォームを表示または編集できるようにします。
フォームセキュリティチェックリスト：10ステップ
誰があなたのフォームを開けるか
- 内部フォームをフォームパスコードで保護する
- 機密フォームを招待で送信し、招待はパスワードで保護されていますをオンにする
- 提出リンクを共有する前に共有URLパスコードをオンにする
- 長いフォームで保存用パスコードをオンにする
誰があなたのアカウントにサインインできるか
- 各メンバーが使用するデバイスにパスキーを追加する（チームがシングルサインオンを要求しない限り）
- チーム管理者がすべてのメンバーに二要素認証を要求する
- アイデンティティプロバイダーを持つチームはシングルサインオンを要求することを検討する（その場合、パスキーは利用できません）
- 各メンバーに必要なフォーム権限だけを与える
データがどれだけの期間保持されるか
- データ保持ポリシーを設定する
- 保護された健康情報のために、HIPAA準拠を有効にすることで、BAA、自動ロックとログアウト、チーム監査ログを取得する
よくある質問
オンラインフォームにパスワードを設定するにはどうすればいいですか？
PlatoFormsで、フォーム設定を開き、「フォームはパスコードで保護されています」をオンにします。パスコードが自動生成され、後で変更できます。パスコードを入力した人だけがフォームを開けます。各受信者に独自のパスワードを提供するには、「招待はパスワードで保護されています」をオンにして招待でフォームを送信します。
Googleフォームにパスワードを設定できますか？
いいえ。Googleフォームには組み込みのパスワードやパスコード設定はありません。アクセスは共有によって制御されます：リンクを持っている人、組織やグループ内の人、または特定の人、そしていくつかの設定ではGoogleサインインが必要です。回答者がコードや個人用パスワードを必要とする場合は、それを提供するフォームビルダーを使用してください。
Googleフォームへのアクセスを制限するにはどうすればいいですか？
フォームの共有設定を使用して、リンクを持っている人にアクセスを許可するか、ドメインやユーザーグループに制限するか、特定の人を追加します。「1つの回答に制限」をオンにすると、回答者はGoogleアカウントにサインインする必要があります。
Googleフォームをどのように安全にできますか？
フォームの共有設定で誰が回答できるかを制限し、回答者がGoogleアカウントでサインインする必要がある場合は「1つの回答に制限」をオンにします。必要な場合にのみ共同作業者を追加してください。共同作業者はフォームにリンクされた回答スプレッドシートにもアクセスできる可能性があります。
PlatoFormsでのオールインワンフォームセキュリティ
PlatoFormsは、収集した情報のためのフォームビルダーおよびワークスペースであり、以下を提供します：
- パスコードと招待パスワードの保護
- パスキー、二要素認証、シングルサインオン
- シルバープランおよびゴールドプランのチーム向けのHIPAA準拠（署名済みBAA付き）
- 招待の追跡
- AIを活用したPDFからオンライン入力可能なフォームへの変換
