L’utilisation de créateurs de workflow ou de logiciels PDF en ligne, en général, n’était pas si répandue dans les industries des ressources humaines auparavant. Avant, les entreprises RH utilisaient des formulaires papier pour les candidatures, livraient manuellement les documents à leurs équipes et les stockaient dans de grands espaces de stockage. Bien que ce processus ait duré des années, tout a changé avec la pandémie de 2020. Les départements RH ont été contraints de mener des entretiens d’embauche et des sélections de candidats en ligne. Comme les autres départements, la gestion des ressources humaines a dû faire face aux changements alors que le travail à distance continuait d’augmenter. Puisque le télétravail semble perdurer jusqu’à la nouvelle “normale”, les départements RH doivent améliorer leur processus de recrutement, y compris la gestion des formulaires de candidature en ligne.
Utiliser des formulaires en ligne pour les candidatures semble facile à mettre en œuvre, mais comment un créateur de workflow peut-il aider ?
Imaginez ceci : Un candidat envoie sa candidature en ligne à votre entreprise. Ce formulaire de candidature doit être examiné par trois personnes différentes dans le département : vous, un autre associé RH, et le manager. Imaginez faire trois copies de la candidature en ligne, l’envoyer séparément à vos deux collègues, rassembler les copies d’eux, et transférer les données de deux documents sur le formulaire de candidature original.
Cela semble être un travail fastidieux, n’est-ce pas ?
Table des matières :
1. Pourquoi vous devriez vous débarrasser des formulaires manuels
2. Formulaires de workflow + départements des ressources humaines
3. Un créateur de formulaires de workflow pour tout le monde
4. Votre département des ressources humaines a-t-il seulement besoin d’un créateur de formulaires de workflow ?
En savoir plus : Comment utiliser efficacement les formulaires Web pour votre entreprise ?
En dehors de la procédure compliquée, voici pourquoi cette méthode est inefficace :
Cela prend beaucoup de temps pour traiter un seul document
Avoir des centaines de candidats chaque jour peut peser sur la charge de travail du département, entraînant des résultats inefficaces. Organiser chaque document papier peut être désorganisé et chaotique, entraînant des erreurs et des pertes d’informations.
Sujet aux erreurs
Un poète a dit un jour que faire des erreurs est humain, mais ces erreurs peuvent entraîner des inexactitudes dont votre organisation peut souffrir. Faire des copies, les distribuer séparément à différentes parties, rassembler et réécrire les informations sur la copie originale est inévitablement sujet à des fautes d’orthographe et des informations erronées. Ces erreurs peuvent entraîner de graves problèmes à l’avenir, car ces documents doivent être précis.
Processus incompétent
Les formulaires de candidature en ligne et la collecte de données sont cruciaux pour les départements RH. Ils doivent donc être systématisés autant que possible.
Le logiciel idéal pour votre organisation devrait offrir une fonctionnalité qui vous permet de tout faire dans un espace de travail numérique unique. Ici, chez PlatoForms, notre créateur de workflow est conçu pour résoudre tous vos besoins en un seul logiciel.
Le workflow est une fonctionnalité fantastique qui ajoute des étapes à chaque processus de complétion de formulaire, vous permettant de compléter chaque étape de vos formulaires sans tracas.
En savoir plus : Comment votre équipe peut dépendre du workflow de PlatoForms
Formulaires de workflow + Départements des Ressources Humaines = Une combinaison parfaite
Heureusement, les formulaires de workflow peuvent enfin éliminer le long processus interne des départements RH. Avec un créateur de workflow, votre département RH peut profiter de :
Un processus de candidature plus fluide et rapide
Avec un concepteur de formulaires de workflow, vous n’avez pas à envoyer des documents séparés à différentes parties qui doivent remplir le formulaire. Au lieu de cela, tout ce dont vous avez besoin est le formulaire original. Envoyez-le à la personne qui doit effectuer l’étape suivante, envoyez-le à un autre collègue à nouveau, et ainsi de suite. Prenez les étapes ci-dessous comme exemple :
Étape 1 : Le candidat remplit votre formulaire en ligne avec ses informations personnelles, son parcours professionnel, etc.
Étape 2 : Vous remplissez le formulaire soumis avec les détails sur le candidat.
Étape 3 : L’associé RH examine le formulaire et laisse des notes pour l’étape suivante.
Étape 4 : Le manager RH reçoit enfin le formulaire pour examiner toutes les informations et approuve le formulaire en le signant.
Suivez vos formulaires en ligne
Le meilleur avec notre créateur de workflow est que vous pouvez suivre les formulaires en ligne que vous envoyez ! Contrairement aux formulaires papier, il est difficile de savoir qui est la première personne à recevoir les documents, ou qui est la prochaine à remplir les étapes restantes. Avec un formulaire centralisé tel qu’un créateur de workflow, chaque personne peut suivre le destinataire et le récepteur des formulaires.
Soyez notifié en temps réel
Le créateur de workflow de PlatoForms fournit une notification automatique pour la prochaine personne dans tout le processus ! De l’envoi des formulaires aux soumissions des utilisateurs, les notifications sont constantes en temps réel jusqu’à ce que le formulaire soit complété.
Créez autant de workflows que vous le souhaitez
Votre workflow n’est pas limité à un seul flux. Vous pouvez créer différents workflows pour différents formulaires. Grâce à cela, vous pouvez bien organiser les documents, établir des étapes appropriées pour chacun, et suivre votre progression. Vous pouvez également créer un workflow pour différents candidats ou différentes transactions. De cette façon, vous pouvez créer différents workflows pour des objectifs spécifiques.
Partagez des formulaires en quelques minutes
Pas besoin de livrer manuellement vos documents avec notre concepteur de formulaires de workflow ! Pour partager votre workflow, cliquez sur le bouton “Partager” et copiez l’URL intégrée ou publique de votre workflow. De plus, vous pouvez choisir une URL publique que vous pouvez partager par email, ou un code intégré pour le publier sur votre site web.
Réduisez les coûts
Utiliser un créateur de formulaires de workflow signifie également économiser de l’argent sur l’impression de nombreux formulaires. Imaginez combien vous pouvez économiser en utilisant des formulaires en ligne. Plus besoin d’imprimantes coûteuses, d’encres, de papiers, voire de tiroirs pour le stockage !
Obtenez des informations sur les candidatures en quelques secondes
Puisque les workflows sont stockés en ligne, vous n’avez pas besoin de fouiller dans des boîtes et des armoires juste pour trouver un formulaire de candidature. Votre créateur de workflow vous permet d’organiser chaque donnée, accessible n’importe où, n’importe quand.
Un créateur de formulaires de workflow pour tout le monde
La bonne nouvelle avec notre concepteur de formulaires de workflow est qu’il n’est pas limité aux départements des ressources humaines. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité géniale pour tous les documents qui doivent être remplis par différentes parties ! Voici quelques exemples :
- Formulaires de décharge scolaire
- Formulaires d’inscription
- Bons de commande
- Documents immobiliers
- Formulaires d’approbation
- Formulaires de vente
- Devoirs scolaires
Votre département des ressources humaines a-t-il seulement besoin d’un créateur de formulaires de workflow ?
Bonne nouvelle. Le workflow n’est que la partie émergée de l’iceberg. Les départements RH peuvent également améliorer leur processus interne en ajoutant plus de fonctionnalités telles que Master Forms. En plus du concepteur de formulaires de workflow, les départements RH peuvent également utiliser Master Forms pour centraliser toutes les données de vos candidats. Master Forms crée un silo sécurisé pour les documents de votre organisation, vous aidant à protéger vos formulaires des catastrophes inévitables, des pertes, et plus encore.
En savoir plus : Vous ne savez pas où utiliser les PDF Master Forms ? Voici quelques idées qui pourraient vous aider
Points clés à retenir :
- Un concepteur de formulaires de workflow bénéficie à la gestion des ressources humaines en fournissant des formulaires qui peuvent être complétés par différentes personnes en plusieurs étapes
- Un créateur de workflow peut accélérer le processus de candidature des candidats en permettant l’organisation des formulaires.
- En plus du workflow, le département des ressources humaines peut utiliser d’autres fonctionnalités pour une meilleure organisation des données telles que Master Forms.
Créez un workflow pour votre département RH avec PlatoForms
Besoin d’un créateur de workflow qui peut améliorer votre département RH ? PlatoForms est un logiciel PDF qui fournit un concepteur de formulaires de workflow et Master Forms pour des étapes de candidature fluides, faciles et améliorées. Créez votre workflow aujourd’hui ici.
