Comment Accélérer les Approbations avec le Flux de Travail PDF de PlatoForms

Parce que la majorité des entreprises dépendent des approbations pour exécuter des processus spécifiques, créer un flux de travail est indispensable pour garantir un système fluide. Cependant, cela n’arrive pas souvent, surtout dans les petites organisations.

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles le flux de travail ne facilite pas les choses dans les équipes :

• Les tâches sont dispersées.
• Les documents ne sont pas trouvés.
• Il n’y a pas d’automatisation en place.

Sans oublier que le télétravail a été ajouté à la liste, rendant difficile le passage des documents.

Bien que le télétravail ait semblé prometteur pour certaines entreprises, d’autres ont trouvé difficile de gérer et de superviser des projets numériques. En plus de ralentir les approbations, les lieux de travail souffrent également de désorganisation et de gaspillage de coûts commerciaux sur des étapes inutiles. Heureusement, créer un meilleur flux de travail pour des approbations simplifiées devient maintenant facile à atteindre, avec les bonnes étapes et un logiciel de flux de travail PDF comme PlatoForms workflow.

Cet article vous guidera pour démarrer la création de votre flux de travail et comment le flux de travail PlatoForms peut améliorer vos processus d’approbation.

Lire plus : Comment Exécuter avec Succès la Signature de Contrat ?

Pourquoi un flux de travail fluide est-il important pour les approbations ?

L’importance du flux de travail est souvent négligée, causant chaos et désorganisation dans l’entreprise. Plus précisément, il doit être mis en œuvre lors des approbations pour garantir l’efficacité de chaque progression. Pour entrer dans les détails, d’autres raisons pour lesquelles il est essentiel incluent :

Il élimine les détours inutiles pour les signatures

Les documents, en particulier les documents confidentiels, causent souvent des remous lorsqu’ils ne sont pas transmis aux collègues ou aux clients pour approbation. À l’époque où les documents papier étaient encore utilisés, les entreprises gaspillaient de l’argent à imprimer des papiers pour que différentes parties les remplissent et les signent. En raison de la pandémie, lorsque le télétravail a commencé en 2019, il n’était pas facile pour les entreprises de passer entièrement au numérique, surtout que les documents précédents étaient imprimés sur papier. Ainsi, l’envoi manuel des formulaires d’approbation incluait la livraison par logistique, une longue attente et une saisie manuelle.

La mise en œuvre d’un flux de travail efficace élimine cette situation. Avec un logiciel PDF pour les flux de travail tel que PlatoForms, les équipes peuvent simplement envoyer des documents en ligne pour des signatures électroniques. De plus, cela bénéficie également aux clients occupés (en particulier les cadres en déplacement).

Astuce pro : En plus de vous permettre de convertir des PDF en formulaires en ligne et de collecter des signatures électroniques, PlatoForms offre des certificats de signature électronique pour garantir l’intégrité de votre document.

Encourage une entreprise axée sur le respect des délais

Chaque entreprise est rapide, tout doit être fait rapidement et efficacement pour maintenir le rythme. Les entreprises qui maximisent les possibilités de la technologie assurent la productivité des employés et favorisent une culture axée sur le respect des délais. En accordant de l’importance aux échéances, les entreprises fidèles aux livrables peuvent accomplir bien plus que les lieux de travail désorganisés.

Il vous donne des aperçus en temps réel de votre entreprise

Avec un flux de travail robuste, vous pouvez obtenir des aperçus instantanés qui vous aideront à suivre ce qui se passe dans votre entreprise. Même si les erreurs sont inévitables, certains incidents peuvent être anticipés, et des options peuvent être envisagées pour des solutions. De plus, garder un enregistrement des aperçus de votre entreprise vous permet de suivre les données dont vous avez besoin, des responsabilités de chacun aux tâches en cours.

Astuce pro : Convertissez des PDF en formulaires en ligne avec PlatoForms et suivez vos soumissions en temps réel.

Comment construire un flux de travail clair pour les approbations dans l’organisation ?

Construire un flux de travail efficace n’est qu’un début, vous avez besoin d’un plan détaillé pour le créer. Notez que chaque flux de travail est différent pour chaque entreprise, et les étapes ci-dessous peuvent varier. Les conseils généraux pour créer un flux de travail efficace incluent les suivants :

Créer un flux de personnes assignées

Pour éviter la mauvaise communication sur qui est qui, créez un flux de travail dédié pour les personnes assignées à une tâche spécifique. Énumérez qui sera la première personne à recevoir les documents, le processus après cela, et la dernière personne qui maintiendra les fichiers.

Lire plus : Comment Votre Équipe Peut Dépendre du Flux de Travail PlatoForms

Choisir les bons outils

Une fois les personnes responsables assignées, il est essentiel de choisir les bons outils pour faire le travail. Envisagez d’utiliser un logiciel PDF pour un flux de travail afin de faciliter les approbations, tel que PlatoForms. Le flux de travail PlatoForms pour vos documents PDF aide votre organisation à rationaliser votre processus d’approbation avec notre fonctionnalité de flux de travail, une fonctionnalité conçue pour vous permettre de remplir un PDF en plusieurs étapes.

Voici un exemple de scénario qui peut bénéficier de notre fonctionnalité de flux de travail :

• Le client achète une voiture et remplit un formulaire avec des informations.
• Le vendeur reçoit le formulaire rempli et le signe.
• Le vendeur envoie ensuite le formulaire au manager pour approbation finale.
• Une fois l’approbation finale effectuée, l’affaire est conclue.

En utilisant un logiciel de flux de travail PDF, vous n’avez pas besoin d’imprimer manuellement plusieurs formulaires, vous pouvez simplement créer un seul formulaire qui peut contenir différentes étapes pour chaque personne qui remplira le formulaire. Cela économise le coût, le temps et le travail supplémentaire de votre entreprise.

Adopter l’automatisation

L’avantage de créer des flux de travail aujourd’hui est que vous n’avez pas à partir de zéro. Plusieurs outils peuvent automatiser votre processus interne en quelques minutes, selon le type de flux de travail dont vous avez besoin. Cela vous aide à visualiser à quoi ressemblera votre flux de travail et à avoir une idée claire de ce qui mènera au processus suivant de la tâche. Un exemple de cela est le flux de travail d’Asana (voir ci-dessous) :

Asana offre un flux automatisé pour rationaliser votre travail appelé Workgraph. Cet outil de flux de travail vous permet de cartographier qui fait une certaine tâche et ce qui se passe ensuite, en se concentrant davantage sur les activités stratégiques. De cette façon, vos employés sauront à qui s’adresser ensuite, surtout pendant le processus. En plus d’avoir un logiciel de flux de travail PDF, vous pouvez envisager d’autres outils de flux de travail numériques qui peuvent vous aider à fluidifier le flux de votre entreprise, tels que Kissflow, ProcessMaker, et plus encore.

Lire plus : Améliorez l’Efficacité du Flux de Travail de Votre Entreprise avec ces Étapes

Discuter et former vos employés à l’utilisation de votre flux de travail

Maintenant que vous avez créé votre flux de travail officiel, il est temps d’éduquer vos employés à l’utiliser. Il est important de discuter en détail des responsabilités de chacun pour que tout le monde puisse comprendre les tâches des autres. S’habituer à utiliser votre flux de travail interne peut prendre du temps au début, mais cela aidera vos employés à s’y habituer.

Tester l’efficacité de votre flux de travail : Accélère-t-il votre approbation ?

Former vos employés à utiliser votre flux de travail n’est que le début, tester son efficacité est la façon de prouver s’il améliore votre processus ou non. Testez si votre flux de travail fonctionne ou non après des mois d’utilisation en vérifiant ses effets. Certaines questions à considérer incluent :

• Les complexités précédentes de notre processus interne sont-elles maintenant résolues ?
• Quels sont les résultats de ce flux de travail sur le processus de travail de chacun (avantages et inconvénients) ?
• Qu’est-ce qui fonctionne avec l’aide de ce flux de travail ?
• Qu’est-ce qui ne fonctionne pas pour ce flux de travail, et comment peut-il être amélioré ?
• Le processus d’approbation dans votre entreprise est-il maintenant bien meilleur ou non ?

Tester l’efficacité de votre flux de travail vous permet de voir s’il augmente la productivité de votre équipe, cela peut également vous aider à déterminer ce qui doit être amélioré. Si votre flux de travail actuel ne fonctionne pas pour tout le monde, vous pourriez envisager de vous asseoir et de le réinventer.

Points clés à retenir :

• Créer un flux de travail désigné pour votre équipe offre un processus rationalisé et un temps plus productif pour tout le monde.

• Un flux de travail automatise votre processus manuel, y compris l’envoi de formulaires, de documents et la connexion d’applications.

• Utiliser un logiciel de flux de travail PDF comme PlatoForms dans votre équipe vous permet de créer un seul PDF contenant tous les détails nécessaires pour accélérer votre approbation. Vous pouvez permettre à vos clients ou collègues de compléter leurs formulaires PDF en ligne, les envoyer pour approbation, et soumettre leurs formulaires PDF en ligne en quelques minutes pour des transactions plus rapides.

• Créer un flux de travail n’est pas facile, mais vous devez simplement commencer et essayer ce qui fonctionne pour tout le monde. Le mettre en œuvre n’est que le début, maintenir les flux de travail à long terme peut vous aider à atteindre un processus d’approbation amélioré.

Soyez efficace avec PlatoForms comme votre logiciel de flux de travail PDF

Les approbations d’entreprise sont désormais un jeu d’enfant avec notre fonctionnalité de flux de travail. Créez votre document, laissez votre client soumettre son formulaire PDF en ligne, signez-le, et complétez votre formulaire PDF en l’envoyant à l’approbateur en ligne en quelques secondes. Vous n’avez pas à perdre de temps avec le passage manuel des documents et des processus plus longs, rationalisez le flux de votre entreprise. Inscrivez-vous ici pour démarrer votre flux de travail efficace dès aujourd’hui.