Avouons-le : l’email est maintenant ennuyeux.
Autrefois, la communication entre employés se limitait aux sujets et signatures d’email à l’ancienne. Avant la naissance de Messenger et Skype, collaborer avec des collègues signifiait une autre journée de longues réunions, de discussions rapides et de piles d’emails. Avançons jusqu’à aujourd’hui, nous avons reçu le cadeau de la technologie innovante. Maintenant, nous n’avons plus besoin de parcourir la pile de messages dans nos mails juste pour suivre la communication d’équipe. Grâce à l’utilisation de différents logiciels de collaboration d’équipe, nous pouvons enfin maximiser la productivité de l’équipe (même sans les habituels “cordialement” et “meilleurs vœux”).
La collaboration d’équipe a apporté des résultats efficaces à tous les aspects des entreprises. En fait, plusieurs expériences ont montré que travailler en équipe augmente la motivation individuelle car c’est plus encourageant et amusant.
Table des matières
En savoir plus : Les merveilles de l’utilisation des formulaires web pour la productivité d’équipe
Qu’est-ce que la collaboration d’équipe ?
Plus que les réunions de groupe habituelles, la collaboration d’équipe est définie comme le travail ensemble avec des collègues pour atteindre un objectif spécifique. Selon une enquête d’Alfresco auprès de 753 professionnels, 94 % d’entre eux ont déclaré que la collaboration d’équipe est importante, et 82 % ont dit que la technologie est essentielle pour bien collaborer.
Avant que la pandémie ne frappe, il était plus facile de rassembler l’équipe lors de réunions personnelles pendant les heures de bureau régulières. Avec tout le monde physiquement présent lors des discussions, le brainstorming était rapide et engageant.
Cependant, les circonstances inattendues ont complètement changé la vie des employeurs et des travailleurs. Depuis que le COVID-19 a frappé, nous avons été forcés de travailler dans les quatre coins de nos maisons, quittant nos postes, bureaux et cafétérias. De manière inattendue, plus de quatre millions d’Américains ont trouvé du plaisir à travailler de chez eux. Qui aurait pensé que travailler à distance pouvait être si productif, après tout ?
Alors que la plupart des entreprises passent à des paramètres de travail à distance permanents, la collaboration d’équipe est maintenant plus difficile que jamais. Puisque les employés travaillent maintenant dans différents lieux et fuseaux horaires, Internet ne suffit plus à stimuler la collaboration d’équipe. Avec l’innovation technologique, les outils de collaboration numérique prennent maintenant le relais de la communication par email traditionnelle.
Notre équipe ici chez PlatoForms sait à quel point il est difficile de collaborer tout en travaillant à distance. C’est pourquoi nous avons répertorié certains des outils que nous utilisons personnellement pour communiquer, brainstormer, partager et gérer facilement des fichiers.
Voici la liste de 10 logiciels de collaboration d’équipe dont vous serez reconnaissants : (Comme nous !)
1. Zoom
Que vous organisiez une réunion d’équipe régulière ou une conférence formelle, Zoom est votre application de vidéoconférence incontournable. Équipé de nombreuses fonctionnalités pour tous types d’industries, Zoom est plus que des appels vidéo et des réunions. Il comprend des salles de discussion et des solutions téléphoniques parfaites pour les textos et le routage des appels. Vous avez peut-être entendu dire que Zoom est couramment utilisé dans les webinaires. Ce n’est pas tout ! L’application fonctionne également avec plus de 1000 applications et intégrations pour une meilleure collaboration d’équipe.
La fonctionnalité que nous aimons : Plateforme de développement Zoom APIs & SDKs
2. Slack
Slack a définitivement remplacé l’email. En plus des thèmes colorés et des emojis amusants, les équipes peuvent désormais répondre rapidement les unes aux autres en quelques secondes. Équipé de canaux, vous pouvez personnaliser chacun d’eux pour un sujet spécifique et des conversations dédiées. Avec son slogan, “Vous pouvez être submergé par les emails. Ou vous pourriez faire du vrai travail dans Slack”, suivre les discussions d’équipe n’est plus aussi ennuyeux qu’avant. De plus, Slack propose Slack Connect où vous pouvez vous connecter aux outils commerciaux les plus courants tels que Zoom, Google Drive, et plus encore.
La fonctionnalité que nous aimons : Slack Connect
3. PlatoForms
Maintenant, vous n’avez plus besoin d’être un maître d’Adobe pour utiliser un logiciel PDF.
PlatoForms est un logiciel PDF en ligne qui convertit les PDF en formulaires en ligne. Ce logiciel convivial pour les débutants optimise la productivité de l’équipe à son meilleur. Avec sa fonctionnalité Workflow, votre équipe peut désormais profiter de formulaires envoyés à tous et de formulaires en ligne faciles à remplir. En plus de convertir vos PDF en formulaires en ligne, ce logiciel génial peut également rendre les PDF remplissables en ligne, vous permettre de soumettre des formulaires PDF en ligne et vous permettre d’utiliser des fonctionnalités de formulaire web PDF.
Le meilleur ? Vous pouvez désormais organiser et gérer les données de votre équipe avec sa fonctionnalité Master Form. En vous débarrassant de remplir les formulaires à plusieurs reprises et de les envoyer un par un, PlatoForms offre un formulaire à remplir unique que vous pouvez partager librement en ligne avec vos collègues.
Vous n’avez plus besoin de dépenser des tonnes d’argent en machines d’impression, papiers et encres. En plus de convertir vos PDF en formulaires en ligne, PlatoForms propose également une intégration cloud. Une fonctionnalité qui permet à vos documents d’être sécurisés et accessibles à tout moment. Notez que c’est aussi compatible avec les mobiles !
Les fonctionnalités que nous aimons : Formulaire de workflow et formulaire maître
4. IdeaFlip
Qui aurait pensé que les notes autocollantes seraient incluses dans les logiciels de collaboration d’équipe ?
IdeaFlip fournit de la papeterie en ligne et des notes autocollantes pour que les équipes puissent facilement collaborer et brainstormer. Équipé de notes colorées et d’outils, vous pouvez personnaliser et spécifier chaque note pour exprimer des idées. L’outil comprend également des flèches éditables, des modèles et des tableaux. De plus, vous pouvez également inviter vos collègues et choisir un modèle désigné pour des objectifs spécifiques.
La fonctionnalité que nous aimons : Galerie de modèles
5. Quip
La collaboration d’équipe en ligne est désormais facilitée avec Quip. Comme alternative à Google Drive, vous pouvez créer des dossiers, des feuilles et des documents et les partager avec vos coéquipiers en temps réel en les mentionnant. Vous pouvez également utiliser des tableaux kanban pour plus d’efficacité !
La fonctionnalité que nous aimons : Tableau kanban
6. Monday.com
Monday.com est connu pour ses modèles colorés et ses workflows faciles à construire. Votre équipe peut bénéficier de la fonctionnalité de gestion de projet et d’événements personnalisable du logiciel, de l’intégration d’applications et du suivi des stocks. Comme Quip, Monday.com propose également des tableaux kanban et d’autres fonctionnalités comme des tableaux de bord et des automatisations.
La fonctionnalité que nous aimons : Gestion des fichiers
7. Google Drive
En tant que l’un des principaux outils de stockage de données d’aujourd’hui, Google Drive est facile à utiliser pour tous types de publics, que vous soyez technophile ou non. En plus de sa capacité de stockage, votre équipe peut profiter de l’intégration de Google Drive avec différentes applications, plugins et stockage de données sécurisé.
La fonctionnalité que nous aimons : Drive partagé
8. Basecamp
Basecamp croit en “Un endroit, pas partout”. Cet outil de gestion de projet résout les problèmes habituels de désordre auxquels nous faisons face lors des projets d’équipe : idées éparpillées, notes désorganisées et tâches inefficaces. Vous pouvez bénéficier des mises à jour d’activité en temps réel de Basecamp, des tableaux de messages, des chats de groupe et des listes de tâches.
La fonctionnalité que nous aimons : Vérifications automatiques
9. Workamajig
Anciennement connu sous le nom de Creative Manager Pro, Workamajig est un système de gestion de projet basé sur le web conçu pour les créatifs. Vous pouvez être notifié des affectations de projet, des conversations et des réunions ! Ce logiciel comprend une application de calendrier, une feuille de temps et une fonctionnalité de campagne.
La fonctionnalité que nous aimons : Suivi du temps
10. MessageDesk
Offrant tous les aspects du paiement par SMS, du marketing, de la planification et des solutions de rendez-vous, MessageDesk croit en l’importance de la messagerie dans diverses entreprises. Que ce soit une start-up ou une grande entreprise, MessageDesk se concentre sur la construction d’un pont entre les clients et les entreprises grâce à une communication fluide.
La fonctionnalité que nous aimons : Intégration avec les applications
11. Canva
Avec Canva, vous n’avez pas besoin d’être un designer de renom pour construire une marque forte pour votre entreprise. Des modèles prêts à l’emploi aux autocollants colorés, Canva rend la conception plus facile pour tout le monde.
La fonctionnalité que nous aimons : Autocollants, modèles et bannières
12. Asana
Les équipes n’ont plus besoin de se courir après pour respecter les délais, grâce à Asana. Fournissant des calendriers, des tâches à faire, en cours et terminées, les équipes peuvent désormais collaborer librement en quelques secondes.
La fonctionnalité que nous aimons : Calendrier
13. Taskade
Si vous n’êtes pas fan des calendriers complexes ou des interfaces trop chargées, Taskade est fait pour vous. Offrant un design simple et des listes, les équipes peuvent facilement assigner des tâches et créer des listes de choses à faire pour chaque projet.
La fonctionnalité que nous aimons : Listes de tâches
14. Quire
Quire est idéal pour les équipes à distance car il fournit les emplacements et les tâches complètes de chaque membre. Avec Quire, vous pouvez créer des rappels, assigner des tâches et suivre les changements.
La fonctionnalité que nous aimons : Emplacements
L’importance de la collaboration d’équipe
En plus de la haute productivité de l’entreprise, la collaboration d’équipe est connue pour avoir un impact important sur l’engagement des employés. Plus d’engagement signifie un pas de plus vers le succès, car la plupart des meilleurs performeurs d’une entreprise apprécient un environnement amusant et engageant.
La collaboration d’équipe n’est pas un succès à sens unique.
Peu importe combien vous utilisez les meilleurs outils de collaboration, sans la bonne approche et gestion, cela peut conduire à un résultat opposé. Pour une meilleure collaboration d’équipe, assurez-vous de :
- Pratiquer une communication ouverte
L’une des façons de construire une équipe collaborative est de créer une communication ouverte et transparente entre les membres. En promouvant un espace de travail qui valorise l’honnêteté, l’écoute active et la réceptivité, vous créez une culture qui peut mener à la confiance et à la responsabilité.
- Définir, suivre et maintenir des objectifs
Bien que la définition d’objectifs soit courante dans l’équipe, il est un peu difficile de les suivre. Assurez-vous de ne pas arrêter de fixer des objectifs et des plans, mais plutôt de suivre les progrès, peu importe leur importance ! Valorisez le processus et chérissez les leçons qu’il enseigne en cours de route, et maintenez une liste d’objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre équipe.
- Rester réaliste
Il est important d’être réaliste dans la définition et la réalisation des objectifs. Soyez ambitieux et positif, mais essayez d’éviter les objectifs impossibles et irréalistes. Gardez une trace du temps et réalisez chaque tâche à un rythme avec lequel votre équipe est à l’aise, mais veillez à ne pas compromettre la qualité du travail !
Conclusion
Vraiment, nul homme n’est une île.
Sans collaboration d’équipe, votre entreprise descendra sûrement la pente. En plus de respecter les délais et de brainstormer, la collaboration d’équipe est l’un des billets d’or pour une entreprise harmonisée et prospère.
Maximisez la collaboration d’équipe avec PlatoForms
Besoin d’un logiciel PDF qui peut améliorer le workflow de votre équipe ? PlatoForms offre des fonctionnalités utiles qui peuvent convertir des PDF en formulaires en ligne, transformer vos PDF complexes en formulaires remplissables, et plus encore. Améliorez et accélérez votre processus commercial avec nos outils faciles à utiliser !
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