Grâce aux avancées technologiques, nous pouvons désormais collaborer sans être freinés par le temps et la localisation. Grâce à l’électricité, à Internet et aux bons outils de collaboration, la collaboration d’équipe est désormais à portée de main.
Bien que la collaboration d’équipe ne se fasse pas en un claquement de doigts, elle nécessite de nombreuses qualités et facteurs pour qu’une équipe réussisse. L’une des stratégies courantes pour maximiser la productivité de l’équipe est d’utiliser des outils de collaboration numériques utiles pour le brainstorming, le stockage de données et la gestion des fichiers, y compris les formulaires de flux de travail et les formulaires d’approbation en ligne.
Dans cet article, nous vous expliquerons pourquoi l’utilisation des formulaires de flux de travail PDF contribue grandement au succès de notre collaboration d’équipe. et comment cela peut également faire des merveilles pour votre équipe.
Table des matières :
- Les inconvénients d’une organisation sans flux de travail
- Pourquoi le flux de travail est la solution
- 5 raisons pour lesquelles votre équipe a besoin de formulaires PDF remplissables et de flux de travail
- Complétez les formulaires PDF en ligne et les flux de travail avec PlatoForms
- Fonctionnalités de PlatoForms
- Comment utiliser la fonctionnalité de flux de travail ?
- Points clés à retenir
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Les inconvénients d’une organisation sans flux de travail
À 21h00, vous recevez soudainement un appel de votre patron demandant tous les formulaires remplis par vos clients aujourd’hui. Vous vous précipitez au bureau et placez tous les formulaires dans un dossier (ou du moins vous le pensiez) puis vous vous rendez immédiatement pour livrer les fichiers à votre patron. Pensant avoir accompli la tâche urgente, vous recevez soudainement un texto de sa part disant que le dossier manque d’un formulaire. Juste. Un. Formulaire.
Si seulement votre entreprise utilisait une plateforme qui vous permet de convertir des formulaires PDF en formulaires web remplissables et de flux de travail, il serait facile de stocker tous les fichiers sur votre serveur web. Puisque tous les membres de l’équipe peuvent facilement accéder aux fichiers, vous ne seriez pas en train de courir dans tous les sens juste pour obtenir un seul formulaire.
Lorsque les entreprises s’appuient sur le classement traditionnel des documents, des situations incontrôlables se produisent, laissant place à des inexactitudes. En raison de la pandémie de COVID-19, la plupart des entreprises sont passées du classement interne traditionnel à un système de gestion de documents basé sur le web pour stocker et suivre efficacement leurs formulaires électroniques. De plus, la transition d’une configuration basée au bureau à un lieu de travail à distance a grandement souligné l’importance de la collaboration d’équipe en ligne. l’une des clés pour réussir en affaires.
Pourquoi le flux de travail est la solution
Lorsque vous devez remplir un document, un créateur de formulaires PDF en ligne est un outil recommandé pour créer des PDF remplissables. Que vous soyez chargé de recueillir les informations de vos collègues ou de vos clients lors d’une transaction commerciale, la manière la plus rapide de le faire est de leur envoyer un fichier de formulaire PDF prêt à l’emploi qu’ils n’ont qu’à remplir.
Bien qu’un PDF soit configuré comme un document remplissable, il n’est pas recommandé de l’envoyer directement à vos clients ou collègues. Bien qu’Adobe Acrobat soit couramment utilisé, tout le monde ne comprend pas vraiment comment remplir et enregistrer correctement les documents. Avec un flux de travail puissant, il peut être facile pour votre équipe de convertir des PDF commerciaux en formulaires en ligne et de les partager avec tout le monde.
5 raisons pour lesquelles votre équipe a besoin de formulaires PDF remplissables et de flux de travail
Facile à construire
Les outils complexes ne font que gaspiller du temps et des coûts commerciaux, pas de la productivité. Créer des formulaires PDF en ligne et construire des flux de travail avec le bon logiciel ne nécessite pas de formation longue. De plus, créer un flux de travail pour l’équipe peut spécifier des tâches spécifiques pour certains utilisateurs qui les effectuent.
Collecter des informations précises
Sans un flux de travail approprié, il est difficile pour les équipes de suivre les documents. Par exemple, notre fonctionnalité de flux de travail permet aux équipes de remplir un seul formulaire sans le réimprimer ni le renvoyer. Le flux de travail génère un formulaire en ligne unique. et le même formulaire peut être transmis à chaque membre de l’équipe. De cette façon, tous les membres sont informés de qui a terminé et qui sera le prochain. maintenant, tout le monde suit un processus fluide. Avec un flux de travail rationalisé, les équipes peuvent surveiller les erreurs et les corriger rapidement. collectant ainsi des données précises.
C’est moins cher
Permettre à votre équipe de compléter des formulaires PDF en ligne ne vous fera pas seulement gagner du temps. cela permettra également d’économiser sur les frais de livraison et les services logistiques. L’impression de formulaires papier est également coûteuse. heureusement, cela n’arrivera pas avec les transactions en ligne !
C’est organisé
Un seul flux de travail fournit instantanément des informations, vous permettant de faire un suivi facilement si un membre n’a pas encore rempli le formulaire. Plus important encore, un flux de travail organisé fournit des informations régulières sur votre processus, mettant tout en ordre.
Plus de taux de réponse
Compléter des formulaires PDF en ligne et utiliser un flux de travail approprié favorise un taux de complétion de formulaire plus élevé. Les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’utiliser des outils spécialisés pour accomplir une tâche, encore moins d’être formés pour soumettre des formulaires. tout se fait en douceur.
Complétez les formulaires PDF en ligne et les flux de travail avec PlatoForms
PlatoForms est un constructeur de formulaires PDF en ligne conçu sans complications. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger votre PDF et, tout en conservant le design original de votre document, de créer un formulaire PDF en ligne à l’aide de notre outil simple de glisser-déposer. Vous pouvez ensuite soumettre le lien du formulaire PDF en ligne à votre client, votre collègue ou votre client et ils peuvent le remplir facilement et efficacement. Vos clients peuvent le faire sans tracas et sans avoir à faire quoi que ce soit d’autre qui nécessite plus de temps et d’efforts, à part le remplir et l’enregistrer. Ensuite, vous recevrez le formulaire complété avec les détails et les informations qu’ils ont saisis sous forme de PDF.
Lorsque nous avons créé PlatoForms, notre objectif est d’améliorer chaque processus commercial grâce aux formulaires en ligne. En tant qu’outil de remplissage de PDF en ligne, nos fonctionnalités sont conçues pour éliminer la méthode à l’ancienne de classement désorganisé. maximisant ainsi la précision et la productivité de l’équipe.
En plus de vous permettre de créer et de compléter des formulaires PDF en ligne, vous pouvez également créer des flux de travail pour votre équipe. Le flux de travail est une fonctionnalité qui vous permet de créer un formulaire organisé et unique que différentes personnes peuvent remplir dans votre équipe.
Ressource gratuite : En savoir plus sur le flux de travail ici
Fonctionnalités de PlatoForms
- Convertir un PDF en formulaire web
- Créer un formulaire PDF en ligne
- Créer un formulaire maître pour plusieurs PDF
- Utiliser des formulaires de flux de travail pour votre PDF
Avec ces fonctionnalités, vous pouvez désormais envoyer vos formulaires à vos collègues pour qu’ils les remplissent efficacement. Une fois que vous recevez les formulaires remplis, vous aurez la possibilité de gérer tous les PDF et formulaires en recherchant et en triant les données à l’aide du système en ligne de PlatoForms.
Se connecter avec vos membres peut être difficile sans les bons outils. Ainsi, la page “équipes” de PlatoForms permet à votre entreprise de configurer vos membres d’équipe pour une collaboration à distance réussie. Pour que l’équipe puisse accéder rapidement aux informations à tout moment et n’importe où, voici un guide rapide sur la façon d’utiliser cette fonctionnalité :
Avec ces fonctionnalités, vous pouvez désormais envoyer vos formulaires à vos collègues pour qu’ils les remplissent efficacement. Une fois que vous recevez les formulaires remplis, vous aurez la possibilité de gérer tous les PDF et formulaires en recherchant et en triant les données à l’aide du système en ligne de PlatoForms.
Se connecter avec vos membres peut être difficile sans les bons outils. Ainsi, la page “équipes” de PlatoForms permet à votre entreprise de configurer vos membres d’équipe pour une collaboration à distance réussie.
Pour que l’équipe puisse accéder rapidement aux informations à tout moment et n’importe où, voici un guide rapide sur la façon d’utiliser cette fonctionnalité :
Inviter des membres de l’équipe
Cliquez sur Inviter des membres de l’équipe en haut à droite. Cela vous invitera à entrer l’adresse e-mail de vos membres d’équipe.
Changer d’équipe
Cliquez sur votre nom dans le menu principal, et sélectionnez l’équipe dans le menu contextuel.
Définir les autorisations
PlatoForms vous permet de signer des formulaires PDF, de partager des PDF et de gérer les autorisations de vos membres d’équipe pour chaque PDF. Vous aurez la possibilité de sélectionner qui parmi vos membres d’équipe sera l’Éditeur de formulaire, le Soumetteur de formulaire ou le Visualiseur de soumission de formulaire.
Suivez la procédure ci-dessous pour définir les autorisations :
- Étape 1 : Survolez le PDF que vous souhaitez modifier
- Étape 2 : Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite
- Étape 3 : Sélectionnez Autorisation dans le menu déroulant
Les documents PDF ont généralement un design plus complexe que les formulaires en ligne. Avec PlatoForms, vous pouvez avoir le meilleur des deux mondes car vos clients et collègues peuvent remplir un formulaire en ligne facile à remplir, et, une fois terminé, PlatoForms générera un document PDF en utilisant votre mise en page originale et l’enverra directement à votre boîte de réception. Maintenant, collecter des informations est plus facile qu’auparavant (même pour ceux qui ne sont pas férus de technologie comme moi !).
Points clés à retenir
En utilisant le flux de travail et les formulaires PDF en ligne, votre équipe peut :
- Compléter des formulaires en quelques minutes
- Suivre les modifications
- Surveiller l’état des formulaires
- Collecter des informations précises
- Gagner du temps et de l’argent
- Organiser le flux de travail
- Mettre tout en ordre
- Partager facilement des formulaires PDF en ligne par e-mail
La collaboration d’équipe est sans doute l’un des aspects les plus essentiels de l’entreprise dans la nouvelle normalité. Depuis la pandémie de COVID-19 en 2021, les entreprises ont été contraintes de rester à domicile et de maximiser Internet pour se connecter et mettre en œuvre la collaboration d’équipe à distance. Avec PlatoForms, peu importe où vous êtes dans le monde. la collaboration d’équipe n’est plus limitée à être dans la même pièce.
Dans cette ère dorée de l’Internet, vous n’avez pas à copier et coller manuellement des informations d’un document à un autre. Grâce à un créateur de formulaires PDF tel que PlatoForms, vos clients et collègues peuvent remplir directement, commodément et sans tracas les formulaires PDF que vous avez préparés.
En plus des formulaires de flux de travail, nous proposons également des fonctionnalités impressionnantes que votre équipe peut utiliser, y compris des formulaires maîtres, des formulaires web, et plus encore. Pour explorer ces différentes fonctionnalités, inscrivez-vous ici gratuitement pour commencer.
