C’est l’ère numérique de l’automatisation et des transactions en ligne. Pourtant, certaines entreprises aiment encore s’en tenir à l’ancien.
Bien que 31% des entreprises aient déjà choisi d’automatiser entièrement une tâche spécifique, ce n’est toujours pas au goût de tout le monde aujourd’hui. L’une des raisons est le manque d’accès aux bons outils, ou simplement le manque de connaissances à ce sujet.
Une situation difficile et familière pour les entreprises (souvent négligée) est le processus manuel de remplissage des formulaires. Les entreprises sont tellement habituées à distribuer des formulaires papier aux employés à des fins professionnelles. Remplir des formulaires pour l’embauche, l’intégration, les enquêtes de département, etc. En plus du processus chronophage d’envoi aller-retour, les entreprises gaspillent également d’énormes coûts commerciaux.
Remplir des formulaires papier : Le mauvais
Un bon (et mauvais) exemple de mon expérience passée s’est produit au début de 2020.
Mon ancienne entreprise m’a envoyé un formulaire bancaire à remplir pour mon salaire. Nous étions en confinement, c’est pourquoi ils ont dû m’envoyer le formulaire manuellement par un coursier. Après avoir terminé les formulaires bancaires, j’ai fait la même chose. J’ai réservé un coursier, envoyé le formulaire au bureau, et attendu son approbation.
Il s’est avéré que ma signature sur le formulaire bancaire n’était pas identique à celle de ma carte d’identité professionnelle. Les RH m’ont alors informé de le signer à nouveau et de le rendre similaire à mes pièces d’identité. La partie compliquée était triple : Puisque je devais signer le même formulaire, l’entreprise devait me l’envoyer manuellement. Ensuite, je devais le leur renvoyer. Deuxièmement, le formulaire bancaire devait être approuvé par le responsable des RH, qui à l’époque, se trouvait dans une ville éloignée. Comme elle vivait à des kilomètres de ma ville, l’entreprise devait réserver un coursier national pour lui livrer le formulaire. Troisièmement, il m’était impossible de recevoir mon salaire à temps sans sa signature.
Le processus entier d’envoi, de réception et de remplissage des formulaires a pris presque trois mois. Ce qui était frustrant pour moi et les RH (tout ce que nous pouvions dire était un grand soupir en murmurant, “C’était vraiment une leçon apprise !”).
Fonctionnalité de workflow de PlatoForms : Le bon
Il y a eu de nombreuses fois où je me suis dit, si seulement nous savions que la fonctionnalité de workflow de PlatoForms existait, nous aurions économisé énormément de temps, d’argent et d’efforts pour un seul formulaire. Avec la fonctionnalité de workflow, l’envoi de formulaires tels que les formulaires bancaires, les formulaires d’évaluation d’équipe peut être beaucoup plus accessible en créant un workflow en ligne.
Alors que le télétravail continue de croître, il est impossible d’envoyer des formulaires papier à chaque personne de votre entreprise pour qu’ils les remplissent. Peu importe combien vous utilisez un ensemble d’outils en ligne pour collaborer avec votre équipe, ce n’est tout simplement pas suffisant. Vous avez besoin d’un outil qui peut simplifier votre processus de travail. Un outil qui peut vous aider à créer un workflow en ligne. Un outil qui peut faciliter les choses. Un logiciel PDF en ligne qui vous permet non seulement de convertir vos PDF complexes en formulaires en ligne, mais qui peut également créer un concepteur de formulaires de workflow qui accélère le processus à l’ancienne dont nous sommes tous fatigués.
Raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un workflow solide
Avec notre concepteur de formulaires de workflow, vous pouvez faire plus que convertir des PDF en formulaires en ligne dont vous et votre équipe pouvez bénéficier. Cette fonctionnalité fantastique permet à votre organisation de :
Ne plus jamais imprimer de papiers
Imaginez combien votre organisation peut économiser en n’imprimant plus de formulaires papier. Selon Gartner, les entreprises peuvent économiser plus de 10 à 30 pour cent des coûts commerciaux liés aux dépenses d’impression. Avec un logiciel PDF solide, votre organisation peut économiser sur l’achat d’encres, de machines d’impression et de papiers.
Téléchargez notre livre blanc : 5 raisons pour lesquelles les entreprises devraient passer aux formulaires en ligne
Éliminer le long processus d’envoi manuel des formulaires
La bonne nouvelle ? Vous n’avez plus besoin d’envoyer manuellement des formulaires papier. En plus de convertir vos PDF en formulaires en ligne, vous pouvez simplement créer des PDF remplissables et les envoyer en ligne à différentes parties pour qu’elles les remplissent. Plus besoin de livraisons coûteuses et chronophages.
Envoyer à tous en quelques secondes
Il se trouve que votre formulaire comporte plusieurs étapes qui doivent être remplies par différentes personnes dans l’entreprise. Facile. Notre fonctionnalité de Workflow vous permet d’envoyer des formulaires que tout le monde peut remplir.
Le workflow en bref :
Remplir des formulaires dans l’entreprise ne doit pas prendre un long processus. Cela peut maintenant se faire en une seule fois, juste sur un seul formulaire. Puisque les formulaires PDF sont complétés en ligne, vos collègues peuvent facilement accéder à tous vos formulaires dans un seul espace de stockage en ligne.
Gagner du temps
Automatiser votre processus de remplissage de formulaires dans l’entreprise signifie gagner plus de temps et faire place à plus de productivité.
Sécuriser les données des formulaires
Les formulaires papier sont cruciaux. Utiliser des espaces de stockage en ligne peut désormais sécuriser vos formulaires en ligne. Le silo en ligne protège vos formulaires des catastrophes, du vol et de la perte.
Créez un Workflow en ligne avec PlatoForms
Avec notre concepteur de formulaires de workflow, vous pouvez créer une multitude de merveilles dont vous et votre équipe pouvez bénéficier. Avec cette fonctionnalité géniale, votre organisation peut :
Créer un Workflow
Après vous être connecté à votre compte PlatoForms, vous pouvez cliquer sur le bouton “Créer un Workflow” sur le côté gauche pour créer un workflow en ligne. Ajoutez vos PDF publiés aux étapes du workflow (vous pouvez ajouter plusieurs PDF si vous le souhaitez).
Maintenant, nous avons un workflow en 2 étapes. Vous pouvez personnaliser l’email de notification du workflow pour les personnes qui accepteront ces formulaires. Un email sera automatiquement envoyé à ces parties une fois cette étape accomplie. Un exemple est : Vous pouvez notifier un membre spécifique de l’équipe si un champ particulier du formulaire est complété et attend son approbation.
Une fois terminé, cliquez sur l’icône “Partager” et “Publier”. Une URL sera générée. Cette URL est partageable pour vos coéquipiers. De plus, vous pouvez intégrer cette URL à votre site web.
Lorsqu’une personne qui a reçu le formulaire le complète et le soumet, vous recevrez une notification par email indiquant que la première étape est terminée. Elle inclura également un lien pour la deuxième étape trouvée dans l’onglet workflow (Soumissions).
Une fois le workflow terminé, vous pouvez télécharger les PDF complétés par toutes les personnes qui l’ont rempli. Vous pouvez suivre chaque formulaire complété par différentes parties. En plus de créer des workflows, notre logiciel vous permet également de faire beaucoup d’autres choses géniales, comme convertir des PDF en formulaires en ligne, rendre les PDF remplissables en ligne, et transformer vos PDF en formulaires remplissables. Désormais, votre équipe ne sera plus coincée dans le même processus long !
Pour en savoir plus sur notre fonctionnalité de workflow, consultez notre page de documentation.
