自動化とオンライン取引のデジタル時代ですが、一部の企業はまだ古い方法に固執しています。
31%の企業が特定のタスクを完全に自動化することを選択しましたが、今日でもそれが全員の好みというわけではありません。その理由の一つは、適切なツールへのアクセスがないこと、または単にそれに関する知識が不足していることです。
企業にとって（しばしば見過ごされがちな）困難で馴染みのある状況は、フォームの手動プロセスです。企業はビジネス目的で従業員に紙のフォームを配布することに慣れており、採用、オンボーディング、部門調査などのためにフォームを記入します。送受信に時間がかかるだけでなく、企業は大きなビジネスコストも浪費しています。
紙のフォームを記入することの悪さ
私の以前の経験からの良い（そして悪い）例は、2020年初頭に起こりました。
以前の会社が給料のために銀行のフォームを記入するように私に送りました。私たちはロックダウン中であったため、彼らはそのフォームを宅配便で手動で送る必要がありました。銀行のフォームを完成させた後、私は同じことをしました—宅配便を予約し、オフィスにフォームを送り、承認を待ちました。
結果として、銀行のフォームにある私の署名がオフィスの身分証明書の署名と一致していませんでした。そのため、HRは私に再度署名をしてIDと同じにするように指示しました。複雑な部分は3つありました：同じフォームに署名する必要があるため、会社はそれを手動で私に送る必要があり、その後、私はそれを彼らに送り返す必要がありました。次に、銀行のフォームはHRマネージャーの承認が必要で、その時点で彼女は遠く離れた都市にいました。彼女が私の町から何マイルも離れて住んでいたため、会社は全国的な宅配便を予約して彼女にフォームを届ける必要がありました。第三に、彼女の署名がなければ、私は時間通りに給料を受け取ることができませんでした。
フォームの送信、受信、記入の全プロセスにはほぼ3か月かかり、私とHRの両方にとって非常に苛立たしいものでした（私たちはただ大きなため息をつきながら「これは本当に教訓になった！」とつぶやきました）。
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PlatoFormsワークフロー機能：良い点
何度も思ったことがありますが、もしPlatoFormsワークフロー機能が存在することを知っていれば、単一のフォームのために大量の時間、金銭、労力を節約できたはずです。ワークフロー機能を使用すると、銀行のフォームやチーム評価フォームなどの送信が、オンラインでワークフローを作成することで、はるかに簡単になります。
リモートワークの設定が急増し続ける中、会社の全員に紙のフォームを送信して記入してもらうことは不可能です。どれだけ多くのオンラインツールを使用してチームとコラボレーションしても、それだけでは十分ではありません。作業プロセスを簡素化するツールが必要です。複雑なPDFをオンラインフォームに変換するだけでなく、古いプロセスを迅速化するワークフローフォームデザイナーを作成できるオンラインPDFソフトウェアが必要です。
強力なワークフローが必要な理由
私たちのワークフローフォームデザイナーを使用すると、PDFをオンラインフォームに変換する以上のことができ、あなたとあなたのチームに利益をもたらします。この素晴らしい機能により、組織は次のことができます：
紙を印刷しない
紙のフォームを印刷することで、組織がどれだけのコストを節約できるか想像してみてください。Gartnerによると、企業は印刷費用から10〜30％以上のビジネスコストを節約できます。強力なPDFソフトウェアを使用すると、インク、印刷機、紙の購入を節約できます。
ホワイトペーパーをダウンロード: 企業がオンラインフォームに切り替えるべき5つの理由
フォームを手動で送信する長いプロセスを排除
良いニュースですか？もう紙のフォームを手動で送信する必要はありません。PDFをオンラインフォームに変換することに加えて、記入可能なPDFを作成し、異なる関係者にオンラインで送信して記入してもらうことができます。高価で時間のかかる配送は不要です。
数秒で全員に送信
フォームに会社内の異なる人々が記入する必要のある複数のステップがある場合でも、簡単です—ワークフロー機能を使用すると、全員が記入できるフォームを送信できます。
ワークフローの概要：
会社でのフォーム記入は長いプロセスを必要としません—今では単一のフォームで一度にすべてが行われます。PDFフォームがオンラインで完了するため、同僚はすべてのフォームに簡単にアクセスできます。
時間を節約
会社でのフォーム記入プロセスを自動化することで、より多くの時間を節約し、生産性を向上させる余地を作ります。
フォームデータを保護
紙のフォームは重要です—クラウドドライブを使用することで、オンラインフォームをようやく保護できます。オンラインのサイロは、災害、盗難、紛失からフォームを保護します。
PlatoFormsでオンラインでワークフローを作成
ワークフローフォームデザイナーを使用すると、あなたとあなたのチームが利益を得ることができる多くの驚異を作成できます。この素晴らしい機能により、組織は次のことができます：
ワークフローの作成
PlatoFormsアカウントにログインした後、左側の「ワークフローを作成」ボタンをクリックしてオンラインでワークフローを作成できます。公開されたPDFをワークフローステップに追加します（必要に応じて複数のPDFを追加できます）。
これで、2ステップのワークフローが完成しました。これらのフォームを受け取る人々のためにワークフロー通知メールをカスタマイズできます—このステップが完了すると、自動的にその関係者にメールが送信されます。例として、特定のフォームフィールドが完了し、承認を待っている場合、特定のチームメンバーに通知することができます。
完了したら、「共有」アイコンをクリックして「公開」します。URLが生成され、このURLはチームメイトと共有可能です。また、このURLをウェブサイトに埋め込むこともできます。
フォームを受け取った人がそれを完了して提出すると、最初のステップが完了したことを知らせるメール通知を受け取ります。また、ワークフロータブ（提出物）にある2番目のステップのリンクも含まれます。
ワークフローが完了すると、すべての関係者が記入した完了したPDFをダウンロードでき、異なる関係者によって完了された各フォームを監視できます。ワークフローを作成することに加えて、私たちのソフトウェアは、PDFをオンラインフォームに変換したり、PDFをオンラインで記入可能にしたり、PDFを記入可能なフォームに変換したりするなど、多くの素晴らしいことを行うことができます。今では、チームは同じ長いプロセスに縛られることはありません！
私たちのワークフロー機能について詳しく知りたい場合は、ドキュメントページをご参照ください。
