Les emails peuvent être accablants.
Nous nous retrouvons parfois trop investis à parcourir des newsletters et des mises à jour professionnelles. En fait, les employés passent environ 28% de leur temps de travail à lire et répondre aux emails. Si cela devait être converti en travail quotidien, cela signifie passer plus de trois heures à gérer les emails (et à les lire).
Parce que l’email est inévitable au travail, il est important de gérer nos emails pour rester productif et ne pas passer de longues heures à se perdre dans les meilleures salutations et les sincères salutations. Avec une gestion efficace des emails, non seulement vous augmenterez votre productivité, mais vous gagnerez également du temps pour accomplir plus de choses.
Si vous vous demandez comment bien gérer vos emails, lisez la suite et préparez-vous à Marie Kondo votre boîte de réception.
Table des Matières :
- Maintenir une boîte de réception organisée
- Ne laissez pas vos emails s’accumuler
- N’utilisez pas de questions ouvertes
- Utilisez des outils de gestion des emails
- Débarrassez-vous des longs fils de discussion
- Réduisez les abonnements aux emails
- Planifiez votre routine d’email
- Profitez des modèles
- Automatisez vos réponses
- Supprimez définitivement
Lire plus : Quelles sont les façons de battre la distraction ?
Comment gérer vos emails ?
Maintenir une boîte de réception organisée
Ne sous-estimez pas le pouvoir des filtres et des sous-dossiers. Ils ont été inventés pour une raison. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités intégrées de votre email pour une boîte de réception beaucoup plus organisée, telles que l’importance, les groupes ou les mentions. Trier vos emails selon leur importance ou les déplacer dans un dossier dédié vous permettra de vous concentrer sur ce qui doit être répondu en premier, ou de séparer l’inutile du nécessaire.
Ne laissez pas vos emails s’accumuler
Lire une multitude d’emails non lus est toujours une corvée. Empêchez les emails de s’accumuler en les traitant immédiatement. Si un email est inutile, archivez-le immédiatement. Si un email nécessite une réponse maintenant, prenez le temps de cliquer sur répondre. Laisser les emails pour plus tard ne fera pas seulement causer des retards, cela accumulera également vos emails, ce qui peut mener à la désorganisation.
N’utilisez pas de questions ouvertes
Le fait est que personne n’aime le bruit blanc dans les emails. Soyez direct et clair. Poser des questions ouvertes dans les emails peut mener à de lourdes incompréhensions et à des fils de discussion plus longs. Tandis que des emails directs et précis garderont toujours la conversation courte et efficace.
Utilisez des outils de gestion des emails
La bonne nouvelle est que vous n’avez pas à être seul pour gérer vos emails. Il est tout à fait normal de s’appuyer sur la technologie. Avec l’aide d’outils de gestion des emails, vous pouvez gérer vos emails immédiatement et être plus productif.
Il existe de nombreux outils de gestion des emails en ligne. C’est pourquoi il est important de savoir quel aspect de l’email vous souhaitez gérer spécifiquement. Choisir beaucoup d’outils peut faire plus de mal que de bien, donc vous devez prendre le temps de savoir ce qui fonctionne en fonction de votre objectif. Lorsque vous choisissez un outil, posez-vous ces questions :
Est-ce que je veux gérer ma liste de diffusion ?
Êtes-vous un marketeur par email ou un blogueur qui souhaite envoyer des newsletters et du contenu par email ? Si oui, gérer votre liste de diffusion est une priorité absolue. Cela vous aidera à mettre à jour votre liste, à vous débarrasser des emails indésirables et à conserver des abonnés de qualité.
Est-ce que je veux gérer plusieurs comptes email ?
Nous avons des comptes email professionnels et personnels pour une raison. Séparer les emails les uns des autres. Bien que cela fonctionne la plupart du temps, cela peut être déroutant de changer de compte. Pour résoudre ce problème, trouvez un outil de gestion des emails qui peut lier vos comptes email à une seule boîte aux lettres pour un accès facile.
Est-ce que je veux nettoyer ma liste d’abonnements ?
S’abonner à différentes newsletters peut entraîner trop d’emails non pertinents. Si vous souhaitez nettoyer votre liste d’abonnements mais que vous n’avez pas le temps de passer en revue chaque compte pour vous désabonner, trouvez un outil qui peut faire le travail en un clin d’œil.
Voulez-vous mettre en avant vos rappels de suivi ?
Des milliers d’emails dans la boîte de réception peuvent rendre difficile le suivi des suivis. Ainsi, vous pourriez envisager de rechercher un outil qui peut vous aider à définir des horaires et des rappels pour les emails les plus importants que vous devez suivre.
Astuce pro : En plus de créer des PDFs remplissables en ligne, la fonctionnalité d’invitation de formulaire de PlatoForms vous permet d’envoyer des formulaires PDF web à vos utilisateurs par email. Vous pouvez définir le mot de passe pour la sécurité, définir la disponibilité de vos formulaires et autoriser les soumissions uniques pour plus de précision. En savoir plus ici.
Débarrassez-vous des longs fils de discussion
Les fils de discussion peuvent être utiles. Mais ils allongent généralement la conversation, ce qui peut mener à la confusion et pire, à la mauvaise communication. Évitez de répondre au même fil si vous posez une question sur un sujet différent. Rendez vos lignes d’objet concises et spécifiques, pour éviter les longueurs inutiles.
Réduisez les abonnements aux emails
Pensez-vous qu’il n’est pas pertinent de recevoir cette newsletter mensuelle à laquelle vous vous êtes abonné il y a des années ? Repartir à zéro est également applicable aux emails. Il est temps de cliquer sur le bouton de désabonnement pour un nouveau départ d’email. Sachez quels comptes valent la peine d’être conservés et lesquels ne le sont pas, pour éviter d’encombrer votre boîte de réception.
Astuce pro : PlatoForms convertit vos PDFs en un formulaire en ligne et vous permet de créer des modèles d’email pour gagner du temps. Avec notre modèle d’email, vous n’avez pas à taper encore et encore. Il suffit de l’enregistrer, de le réutiliser et de le renommer. En savoir plus ici.
Planifiez votre routine d’email
L’une des façons les plus efficaces de gérer vos emails est de définir un horaire et une routine précis pour les parcourir. Préférez-vous vérifier vos emails juste après votre arrivée au travail ou au milieu du poste ? Que vous aimiez passer une demi-heure ou plus à gérer vos emails, respectez un horaire cohérent et assurez-vous de vous chronométrer. De cette façon, vous pouvez suivre si vous passez trop de temps à parcourir votre boîte de réception.
Profitez des modèles
Les modèles font des merveilles silencieuses. Leur capacité à faire gagner du temps est sous-estimée.
Vous permettant de taper une seule fois et de simplement copier-coller pour une utilisation future, vous n’avez pas à vous soucier de créer des messages à chaque fois. Vous pouvez créer différents brouillons de modèles que vous utilisez généralement et les envoyer régulièrement (N’oubliez pas de personnaliser). Par exemple, notre fonctionnalité de modèle d’email ici chez PlatoForms vous permet de créer un modèle que vous pouvez enregistrer, renommer et réutiliser pour des usages futurs. De cette façon, vous n’avez pas à revenir en arrière et à taper la même chose à nouveau. Cela augmente votre productivité et vous fait gagner du temps.
Automatisez vos réponses
Avant l’intégration des applications et l’automatisation des flux de travail, les emails utilisaient déjà la puissance de l’automatisation des réponses pour augmenter la productivité. En congé ? Automatisez votre réponse. En congé et de retour dans un jour ou deux ? Prenez votre modèle de réponse d’absence, définissez une minuterie et envoyez-le automatiquement.
Supprimez définitivement
Ne laissez pas vos emails inutiles et vos archives rester dans votre boîte de réception pendant des années. Appuyez sur supprimer et videz la corbeille pour désencombrer. Supprimer vos emails ne nettoie pas seulement le stockage de votre boîte de réception, cela donne toujours une sensation de ‘recommencer’ (et esthétique).
Gérez vos emails et augmentez votre productivité avec PlatoForms
Vous vous demandez comment vous pouvez gérer vos emails avec PlatoForms ? En plus de vous permettre de créer des PDFs remplissables en ligne, vous pouvez également utiliser notre fonctionnalité de modèle d’email qui peut vous faire gagner du temps et des efforts. En savoir plus sur notre fonctionnalité de modèle d’email ici.
