Ne serait-ce pas formidable si les membres de votre équipe pouvaient accéder à vos formulaires PDF en ligne pour les modifier et les revoir, sans avoir à se connecter avec votre compte ?
En plus de transformer des PDF en formulaires remplissables, vous pouvez également faire plus avec vos PDF grâce à PlatoForms. Grâce à notre fonctionnalité d’équipe, il est désormais possible de permettre à votre équipe de voir vos formulaires PDF en ligne et de les modifier. Que vous soyez chef de projet ou membre d’équipe à la recherche de moyens plus efficaces pour utiliser des formulaires partagés en ligne, lisez la suite.
Table des matières :
2. Qu’est-ce que l’équipe PlatoForms ?
3. Comment utiliser PlatoForms pour les équipes
En savoir plus : Comment utiliser PlatoForms pour les équipes
Les problèmes actuels
Monter et descendre les escaliers pour envoyer un document à signer, les allers-retours de l’envoi de formulaires physiques à remplir par les employés, le besoin de tout recommencer à cause d’une seule erreur sur un formulaire papier. Nous sommes tous fatigués des scénarios de bureau habituels comme ceux-ci. Nous ne nous concentrons pas seulement sur l’élimination du papier dans nos transactions commerciales quotidiennes (eh bien, pas complètement), mais nous sommes également passionnés par l’augmentation de l’efficacité grâce à l’amélioration des flux de travail internes.
L’un des problèmes les plus courants aujourd’hui est les allers-retours des documents papier. Cela est apparent dans tous les secteurs : RH, éducation, banques, entreprises d’externalisation, et bien d’autres. L’envoi de signatures physiques et l’approbation des formulaires prennent plus de temps que nécessaire. Si seulement cela était suffisamment pris en charge, les entreprises n’auraient pas à s’inquiéter d’imprimer des formulaires et bien sûr, de perdre du temps.
D’un autre côté, avec l’évolution constante de la technologie, beaucoup d’entreprises sont passées au numérique, telles que Pfizer, Lego, Home Depot et IKEA. L’automatisation est désormais une réalité, y compris le remplissage et l’envoi de formulaires. Les entreprises ont appris que les formulaires ne devraient pas être une corvée, mais plutôt une porte vers l’efficacité.
Parce que les entreprises commencent à numériser leurs tâches de remplissage de formulaires en choisissant des logiciels adaptés à leurs besoins, tous les outils ne fournissent pas des fonctionnalités spécifiquement pour l’efficacité de l’équipe. Certains des problèmes courants aujourd’hui sont :
- Inaccessibilité des formulaires en ligne
Certains formulaires en ligne sont simplement difficiles d’accès, surtout si l’outil de formulaire offre un accès limité en raison de plans tarifés. À cause de cela, il est difficile pour les équipes de partager facilement des formulaires sous un seul outil, ce qui entraîne plus de travail, comme le téléchargement de formulaires, leur envoi manuel par e-mail, ou pire, l’utilisation d’un autre logiciel pour faire le travail.
- Votre compte doit être partagé pour modifier les formulaires
Bien que le partage de comptes soit une situation assez courante dans les entreprises, ce n’est pas la plus idéale et sécurisée. Donner vos informations de compte à vos collègues n’encourage pas seulement les connexions multiples sujettes aux attaques de sécurité, mais aussi un travail fastidieux.
- Votre outil de formulaire en ligne ne vous permet pas de modifier les autorisations de l’équipe
Un logiciel de formulaire qui ne vous permet pas de spécifier qui est l’éditeur ou le spectateur du formulaire, quel désordre. Il est important de modifier les autorisations de l’équipe pour éviter la confusion, les erreurs inutiles et les tâches chronophages.
Qu’est-ce que l’équipe PlatoForms ?
L’équipe PlatoForms répond à ces problèmes en vous permettant de mieux collaborer avec votre équipe. Conçu pour vous permettre de partager facilement des formulaires en ligne, vous ne bénéficierez pas seulement de la transformation de vos PDF en formulaires remplissables, mais vous maximiserez également l’effort conjoint de votre équipe.
Cette fonctionnalité prend en charge vos dilemmes de bureau courants : Plus de partage manuel de formulaires en ligne et de partage inutile de comptes.
Une fois que vous vous êtes inscrit à votre compte PlatoForms, vous pouvez accéder à la fonctionnalité d’équipe ici :
Comment utiliser PlatoForms pour les équipes
Il existe de nombreuses façons de tirer parti de PlatoForms pour l’efficacité de votre équipe. Deux facteurs principaux sont d’inviter des membres de l’équipe et de passer d’une équipe à l’autre. Inviter des membres de l’équipe signifie que vous les inviterez à modifier et à voir vos formulaires, tandis que passer d’une équipe à l’autre signifie que vous pouvez passer d’une équipe à une autre.
La bonne nouvelle est que vous pouvez modifier les autorisations de votre équipe pour chaque PDF. Pourquoi est-ce un avantage ? Deux choses : Cela vous permet de personnaliser qui est responsable d’une certaine tâche, et vous pouvez rationaliser le processus de flux de travail. Dans cette fonctionnalité, vous pouvez spécifier qui modifiera les formulaires, qui les soumettra, ou qui les visualisera simplement.
Astuce pro : Saviez-vous ? Vous pouvez transformer vos PDF en formulaires remplissables avec PlatoForms. Convertissez vos PDF en formulaires web ou partagez-les facilement en vous inscrivant ici.
Avantages de l’équipe PlatoForms
Étendre l’efficacité de la productivité de votre équipe n’est pas le seul avantage de la fonctionnalité d’équipe de PlatoForms. Profitez de ces avantages ci-dessous :
- Éliminez le manuel
Éliminez l’envoi manuel de documents, la livraison et l’attente des approbations de formulaires. Vous vous remercierez plus tard.
- Sachez ce qui se passe dans vos formulaires
Avec la possibilité de modifier les autorisations de formulaire, vous n’aurez pas à vous soucier de qui va modifier ou voir, vous permettant d’avoir confiance dans l’exactitude de vos formulaires.
- Économisez des coûts
Pas besoin de télécharger des PDF et de les imprimer, pas de coûts supplémentaires pour un autre logiciel non plus. Économisez les coûts d’impression et d’envoi manuel de formulaires de votre entreprise.
- Partagez des formulaires en ligne en quelques secondes
Partagez facilement vos formulaires en ligne sans tracas. Ajouter des membres à votre page d’équipe signifie les inviter par e-mail, sans autres complications.
Mieux collaborer avec PlatoForms
Assurez-vous de tirer le meilleur parti de la productivité de votre équipe avec la fonctionnalité d’équipe de PlatoForms. Transformez les PDF en formulaires remplissables et partagez vos formulaires en ligne de manière pratique avec vos collègues pour un processus de travail plus fluide. Inscrivez-vous ici aujourd’hui pour en savoir plus.
