Wäre es nicht großartig, wenn Ihre Teammitglieder auf Ihre Online-PDF-Formulare zugreifen könnten, um sie zu bearbeiten und zu überprüfen, ohne sich mit Ihrem Konto anmelden zu müssen?
Neben der Umwandlung von PDFs in ausfüllbare Formulare können Sie mit PlatoForms noch mehr mit Ihren PDFs machen. Dank unserer Teamfunktion ist es jetzt möglich, Ihrem Team die Ansicht und Bearbeitung Ihrer Online-PDF-Formulare zu ermöglichen. Egal, ob Sie Projektmanager sind oder als Teammitglied nach effizienteren Möglichkeiten suchen, Formulare online zu teilen, lesen Sie weiter.
Mehr lesen: Wie man PlatoForms für Teams nutzt
Die aktuellen Probleme
Die Treppe rauf und runter zu gehen, um ein Dokument zu senden, das unterschrieben werden muss, das Hin und Her beim Versenden physischer Formulare, die von Mitarbeitern ausgefüllt werden müssen, das „Ich-muss-wieder-von-vorne-anfangen“ wegen eines einzigen Fehlers im Papierformular – wir sind alle von den üblichen Büroszenarien wie diesen müde. Wir konzentrieren uns nicht nur darauf, Papier in unseren täglichen Geschäftstransaktionen zu eliminieren (nun, nicht vollständig), sondern sind auch leidenschaftlich daran interessiert, die Effizienz durch die Verbesserung interner Arbeitsabläufe zu steigern.
Eines der häufigsten Probleme heutzutage ist das Hin und Her von Papierdokumenten. Dies ist in jeder Branche offensichtlich – HR, Bildung, Banken, Outsourcing-Unternehmen und viele mehr. Das Versenden physischer Unterschriften und die Genehmigung von Formularen dauert länger als nötig. Wenn dies nur ausreichend angegangen wird, müssen sich Unternehmen keine Sorgen mehr über das Drucken von Formularen und natürlich das Verschwenden von Zeit machen.
Auf der anderen Seite sind mit der ständigen Weiterentwicklung der Technologie viele Unternehmen digital geworden, wie Pfizer, Lego, Home Depot und IKEA. Automatisierung ist jetzt ein Thema – einschließlich des Ausfüllens und Versendens von Formularen. Unternehmen haben gelernt, dass Formulare keine Arbeit sein sollten, sondern ein Tor zur Effizienz.
Da Unternehmen beginnen, ihre Aufgaben zur Formularausfüllung zu digitalisieren, indem sie Software wählen, die ihren Bedürfnissen entspricht, bieten nicht alle Tools Funktionen speziell für die Teameffizienz. Einige der häufigsten Probleme heute sind:
- Unzugänglichkeit von Online-Formularen
Einige Online-Formulare sind einfach schwer zugänglich – insbesondere, wenn das Formulartool aufgrund von kostenpflichtigen Plänen eingeschränkten Zugriff bietet. Dadurch ist es schwierig für Teams, Formulare einfach unter einem Tool zu teilen – was zu mehr Arbeit führt, wie dem Herunterladen von Formularen, dem manuellen Versenden per E-Mail oder schlimmer noch, der Verwendung einer anderen Software, um die Aufgabe zu erledigen.
- Ihr Konto muss geteilt werden, um Formulare zu bearbeiten
Während das Teilen von Konten in Unternehmen eine ziemlich häufige Situation ist, ist es nicht die idealste und sicherste. Das Weitergeben Ihrer Kontodaten an Ihre Teammitglieder fördert nicht nur mehrere Anmeldungen, die anfällig für Sicherheitsangriffe sind, sondern auch mühsame Arbeit.
- Ihr Online-Formulartool erlaubt es Ihnen nicht, Team-Berechtigungen zu bearbeiten
Eine Formularsoftware, die es Ihnen nicht erlaubt, festzulegen, wer der Formularbearbeiter oder Betrachter ist – was für ein Chaos. Es ist wichtig, Team-Berechtigungen zu bearbeiten, um Verwirrung, unnötige Fehler und zeitaufwändige Aufgaben zu vermeiden.
Was ist PlatoForms Team?
PlatoForms Team adressiert diese Probleme, indem es Ihnen ermöglicht, besser mit Ihrem Team zu kollaborieren. Entwickelt, um Ihnen das einfache Teilen von Formularen online zu ermöglichen, profitieren Sie nicht nur davon, Ihre PDFs in ausfüllbare Formulare zu verwandeln, sondern maximieren auch die gemeinsame Anstrengung Ihres Teams.
Diese Funktion kümmert sich um Ihre üblichen Büroprobleme: Kein manuelles Teilen von Online-Formularen mehr und keine unnötige Weitergabe von Konten.
Sobald Sie sich für Ihr PlatoForms Konto angemeldet haben, können Sie hier auf die Teamfunktion zugreifen:
Wie man PlatoForms für Teams nutzt
Es gibt viele Möglichkeiten, PlatoForms für die Effizienz Ihres Teams zu nutzen. Zwei Hauptfaktoren sind das Einladen von Teammitgliedern und das Wechseln zwischen Teams. Das Einladen von Teammitgliedern bedeutet, dass Sie sie einladen, Ihre Formulare zu bearbeiten und anzusehen, während das Wechseln zwischen Teams bedeutet, dass Sie von einem Team zu einem anderen wechseln können.
Die gute Nachricht ist – Sie können die Berechtigung Ihres Teams für jedes PDF bearbeiten. Warum ist das ein Vorteil? Zwei Dinge: Es ermöglicht Ihnen, anzupassen, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist, und Sie können den Arbeitsablaufprozess optimieren. In dieser Funktion können Sie festlegen, wer die Formulare bearbeiten, wer sie einreichen oder wer sie nur ansehen wird.
Profi-Tipp: Wussten Sie schon? Sie können Ihre PDFs mit PlatoForms in ausfüllbare Formulare umwandeln. Konvertieren Sie Ihre PDFs in Webformulare oder teilen Sie sie einfach, indem Sie sich hier anmelden.
Vorteile von PlatoForms Team
Die Effizienz Ihrer Teamproduktivität zu steigern, ist nicht der einzige Vorteil der Teamfunktion von PlatoForms. Profitieren Sie von diesen Vorteilen unten:
- Weg mit dem Manuellen
Verzichten Sie auf das manuelle Versenden von Dokumenten, das Ausliefern und das Warten auf Formulargenehmigungen – Sie werden sich später dafür danken.
- Wissen, was in Ihren Formularen passiert
Mit der Möglichkeit, Formularberechtigungen zu bearbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen darüber machen, wer bearbeiten oder ansehen wird – so können Sie sicher sein, dass Ihre Formulare korrekt sind.
- Kosten sparen
Keine Notwendigkeit, PDFs herunterzuladen und zu drucken – keine zusätzlichen Kosten für eine andere Software. Sparen Sie Geschäftskosten durch das Drucken und manuelle Versenden von Formularen erheblich.
- Formulare innerhalb von Sekunden online teilen
Teilen Sie Ihre Formulare einfach und ohne Aufwand online. Das Hinzufügen von Teammitgliedern zu Ihrer Teamseite bedeutet, dass Sie sie per E-Mail einladen, ohne weitere Komplikationen.
Besser zusammenarbeiten mit PlatoForms
Stellen Sie sicher, dass Sie das Beste aus Ihrer Teamproduktivität mit der Teamfunktion von PlatoForms herausholen. Wandeln Sie PDFs in ausfüllbare Formulare um und teilen Sie Ihre Formulare bequem online mit Ihren Teammitgliedern für einen reibungsloseren Arbeitsprozess. Melden Sie sich noch heute hier an, um mehr zu erfahren.
