Todos hemos estado allí. lidiando con tediosos procesos en papel que parecen eternos. Persiguiendo aprobaciones, corrigiendo errores y sintiéndonos abrumados por el interminable vaivén de documentos. ¡Es un problema del que todos podríamos prescindir!
Pero no te preocupes, hay una solución sencilla que puede hacer que esos dolores de cabeza sean cosa del pasado. PlatoForms te permite digitalizar el proceso de aprobación con formularios en línea fáciles. No más esperas, búsquedas de firmas o resolución de errores de formularios manuscritos desordenados. Solo un flujo de trabajo fluido y optimizado para capturar información con precisión desde el principio.
¿La mejor parte? PlatoForms está diseñado para que cualquiera lo use, sin necesidad de habilidades técnicas. A pesar de su simplicidad, es una herramienta poderosa en la que confían organizaciones de todos los tamaños para modernizar sus procesos. Con funciones útiles como la automatización de flujos de trabajo y formularios maestros, las aprobaciones se convierten en un paseo por el parque. ¡Echemos un vistazo a cómo PlatoForms puede revolucionar tus flujos de trabajo de aprobación!
En este blog, exploraremos:
Haz que las aprobaciones sean sencillas con la automatización de flujos de trabajo y formularios maestros
PlatoForms hace que las aprobaciones sean un juego de niños con dos características destacadas. la automatización de flujos de trabajo y los formularios maestros.
🔧 ¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo optimiza esos escenarios complejos donde múltiples personas necesitan completar diferentes secciones de un formulario. Piensa en aprobaciones de ventas, incorporación de clientes, registros escolares y más.
En lugar de pasar copias o duplicar trabajo, el flujo de trabajo divide ordenadamente el formulario en pasos sencillos. Cada persona se enfoca solo en su parte, manteniendo las cosas súper optimizadas. Después de que alguien completa un paso, el sistema notifica automáticamente a la siguiente persona en la línea. Este flujo sin esfuerzo continúa hasta que el formulario completo está terminado. Luego, como por arte de magia, todos los pasos se fusionan sin problemas en un PDF final pulido. No más complicaciones o riesgos de errores.
Veámoslo en acción con un ejemplo de alquiler de coches:
El cliente llena primero sus datos personales. Cuando los envía, el equipo de ventas es notificado para el siguiente paso. Un representante agrega la información del coche de alquiler como marca, modelo y precio.
Con los detalles del coche completados, el flujo de trabajo notifica al gerente que se necesita aprobación. El gerente puede ver todas las entradas anteriores mientras proporciona su firma final, todo en un PDF sin fisuras.
Una vez que el gerente aprueba, el flujo de trabajo combina automáticamente todo en un único paquete de alquiler PDF completo. No hay fusiones desordenadas. solo revisa la versión final antes de enviarla.
Para más detalles, consulta nuestra documentación de usuario. Colabora con Flujos de Trabajo.
🧾 ¿Qué son los formularios maestros?
Luego están los formularios maestros. Es una especie de plantilla que puedes cambiar para adaptarla a tus necesidades. Con los formularios maestros, puedes esencialmente construir una plantilla modular que contenga campos como cargas de archivos, firmas, etc. Luego, simplemente vinculas este formulario maestro a cualquier otro formulario PDF, incorporando los campos deseados del maestro a otros PDFs vinculados con unos pocos clics. Boom. tienes un formulario en línea dinámico listo para capturar entradas, todo sin reconstruir los mismos elementos una y otra vez. Es la mejor manera de optimizar la creación de formularios mientras mantienes un aspecto consistente y profesional en todos tus documentos.
Pero espera, ¡hay más! Con los formularios maestros de PlatoForms, tienes la flexibilidad de personalizar tus campos de aprobación para diferentes tipos de solicitudes o niveles de autorización. Ya sea una orden de compra, una solicitud de vacaciones o una aprobación de presupuesto, puedes adaptar los campos para que coincidan con los requisitos específicos de cada tarea de aprobación.
Para más detalles, consulta nuestra documentación de usuario. Gestiona el Formulario Maestro.
Revoluciona el proceso de aprobación con formularios maestros y automatización de flujos de trabajo
Juntos, la automatización de flujos de trabajo y los formularios maestros son una poderosa combinación para optimizar incluso los ciclos de aprobación más complicados. Así es como se ve en acción para la incorporación de empleados:
El caso de la incorporación de empleados
Cuando se trata de aprobaciones, la incorporación de empleados es un ejemplo clásico del poder de PlatoForms:
-
Tan pronto como se ingresa a un nuevo empleado, un flujo de trabajo de incorporación se inicia automáticamente con pasos para RRHH, TI, instalaciones, seguridad y otros departamentos.
-
RRHH inicia el proceso ingresando los detalles básicos del nuevo empleado que se completan desde una plantilla de formulario maestro.
-
El flujo de trabajo luego se dirige sin problemas a cada departamento. notificándoles cuando es su turno de completar su sección específica mientras se refieren a los detalles anteriores.
-
Con cada etapa aprobada, los datos se consolidan en un PDF de paquete de incorporación completo para la revisión final y publicación de RRHH.
Paso 1: crear formulario maestro para nuevos empleados
-
Inicia sesión en tu cuenta de PlatoForms y ve al Panel de Control.
-
Haz clic en + Comenzar a construir y selecciona Crear Formulario Maestro para Múltiples PDFs.
-
En el creador de formularios maestros, agrega campos comunes necesarios en todas las etapas de incorporación, por ejemplo, Nombre, Título del Trabajo y Fecha de Inicio.
-
Personaliza las propiedades de los campos y el orden según sea necesario.
-
Previsualiza y publica el formulario maestro.
Paso 2: vincula formularios en línea al formulario maestro
-
Desde el Panel de Control, encuentra tu formulario maestro y haz clic en Vincular > Vincular Nuevo PDF.
-
Sube el primer formulario departamental (por ejemplo, Nuevo Empleado RRHH)
-
En el creador de formularios que se abre, pasa el cursor sobre los campos deseados del formulario maestro y haz clic en + Agregar al PDF para agregar campos del maestro a este formulario.
-
Agrega cualquier campo adicional específico del departamento.
-
Repite los pasos 1-4 para vincular/crear formularios para TI, Instalaciones, Seguridad, etc.
Paso 3: configura el flujo de trabajo de incorporación
-
Ve a la página de Flujos de Trabajo y haz clic en Crear Flujo de Trabajo.
-
Agrega el formulario de Nuevo Empleado RRHH como el primer paso.
-
Agrega los formularios de TI, Instalaciones, Seguridad como pasos subsecuentes.
-
Para cada paso, haz clic en el ícono de engranaje para configurar ajustes como:
- Combinación de datos a través de pasos en un PDF final
- Mostrar datos de pasos anteriores
- Incluir enlaces a PDFs/Formularios anteriores
- Auto-completar campos basados en etiquetas
-
Haz clic en Compartir cuando todos los ajustes estén finalizados.
-
Publica el Flujo de Trabajo.
Para más detalles, consulta nuestra documentación de usuario. Configura pasos del Flujo de Trabajo
Paso 4: usa el Flujo de Trabajo de incorporación
-
Comparte la URL del flujo de trabajo publicado con RRHH.
-
Cuando se ingresa a un nuevo empleado, RRHH inicia el flujo de trabajo completando el primer paso.
-
El flujo de trabajo se dirige automáticamente y notifica a cada departamento para su paso de aprobación.
-
Una vez que todos los departamentos completan sus secciones, un PDF final consolidado está disponible.
-
RRHH puede revisar y finalizar el PDF completo y aprobado del paquete de incorporación.
Para más detalles, consulta nuestra documentación de usuario. Comparte tu Flujo de Trabajo
En conclusión
Siguiendo este proceso, creas una incorporación digital estandarizada donde:
- Los campos comunes del formulario se mantienen con el formulario maestro.
- Cada departamento completa sin esfuerzo su sección.
- El flujo de trabajo combina automáticamente todos los pasos en un solo paquete.
- El ciclo completo de aprobación ocurre sin problemas a través de la ruta automatizada.
Aprobaciones hechas sorprendentemente simples con los flujos de trabajo automatizados y formularios maestros de PlatoForms.
Este enfoque digital optimizado te ahorra una tonelada de tiempo y molestias en comparación con los métodos manuales torpes llenos de errores y retrasos. Con flujos de trabajo automatizados que dirigen cada paso de manera segura y formularios maestros que aseguran la consistencia, tus aprobaciones se convierten en una máquina bien engrasada. ¡No más dolores de cabeza, solo eficiencia sin esfuerzo!
¿Por qué seguir luchando con procesos de aprobación arcaicos? La plataforma sin código de PlatoForms hace que sea muy fácil construir flujos de trabajo automatizados adaptados a tus necesidades. en minutos, no horas. Regístrate en PlatoForms hoy y despídete de los cuellos de botella largos para siempre. ¡Es hora de experimentar la refrescante libertad de aprobaciones simplificadas y estandarizadas!
