Passer au sans papier ne signifie pas seulement arrêter d’imprimer des papiers d’un coup, mais abandonner l’utilisation du papier dans tous les aspects, pour toujours. Bien que cela semble facile pour certains, il est difficile pour d’autres entreprises de se passer du papier. et nous avons listé certaines des raisons courantes :
Table des matières :
1. Il est difficile de rompre avec la tradition
5. Pourquoi votre entreprise devrait passer au sans papier
6. Comment PlatoForms peut aider votre entreprise à passer au sans papier
Il est difficile de rompre avec la tradition
En tant qu’êtres humains, il est normal de détester le changement. surtout envers quelque chose auquel nous sommes tellement habitués. L’une des raisons pour lesquelles il est difficile de se passer du papier, des imprimantes et des photocopieuses est la familiarité qu’elles nous apportent. nous sommes tous habitués à avoir du papier comme partie intégrante de notre vie quotidienne.
En plus de l’inconnu, certains seniors ne sont pas très réceptifs à l’utilisation des technologies numériques. Selon Science Daily, les personnes âgées s’inquiètent de l’impact de l’utilisation de la technologie sur la société et de la peur de faire des erreurs. De plus, le manque de connaissances dans l’utilisation des outils en ligne est également l’une des raisons. À cause de cela, certaines personnes préfèrent encore utiliser le papier plutôt que les documents électroniques.
Manque de compréhension
Il est important que les employés comprennent profondément les objectifs de passer au sans papier. Cela aidera à comprendre son but. pourquoi cela compte non seulement maintenant, mais aussi à long terme. Pour ce faire, assurez-vous de :
Éduquer vos employés : La sensibilisation ne suffit pas. tout le monde doit connaître l’importance de passer au sans papier. Éduquez votre organisation sur la raison pour laquelle vous mettez en œuvre une politique sans papier, ses avantages et ses inconvénients, et comment cela peut améliorer votre organisation par rapport à avant. Assurez-vous de mettre en avant ses avantages pour vos employés, et comment le faire peut être impactant.
Conseil pro : Passez au sans papier en créant des PDF remplissables en ligne avec PlatoForms. Nos fonctionnalités vous permettent de convertir des PDF en formulaires en ligne, rendant votre parcours sans papier beaucoup plus atteignable qu’avant.
Soyez un exemple : Donnez l’exemple à votre équipe en passant vous-même au sans papier. De cette façon, ils comprendront son importance et il leur sera plus facile de le suivre.
Pas de ressources
Tout le monde n’a pas accès aux outils en ligne. c’est pourquoi certains préfèrent encore utiliser des blocs-notes et des impressions lors des réunions. Bien qu’il existe de nombreux outils de collaboration en ligne pour l’équipe, il peut être difficile pour certains de les utiliser, surtout s’ils sont habitués à utiliser du papier. Pour éviter cela, envisagez de :
Explorer les outils numériques : Restez à jour avec les derniers outils en ligne que vous et votre équipe pouvez utiliser pour passer au sans papier. Évaluez les besoins de votre organisation et essayez de répondre à ces besoins en recherchant un outil qui peut faire le travail.
Promouvoir l’utilisation des appareils numériques : Que vous soyez en réunion ou en train de faire une présentation, encouragez tout le monde à utiliser des blocs-notes en ligne pour prendre des notes.
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Sécurité
Les menaces cybernétiques sont l’une des choses les plus difficiles à gérer lors de la transition vers le numérique. Bien que les documents électroniques offrent de la commodité, ils sont sujets au phishing et aux attaques de virus. ce qui pousse les entreprises à reculer dans la mise en ligne de leurs documents. De plus, les violations de données deviennent de plus en plus courantes. surtout dans le secteur de la santé, qui est l’industrie la plus coûteuse pour une violation de données à $3,86 millions.
Bien que cela devienne la principale préoccupation pour la plupart des entreprises, il est également important de penser aux dangers de conserver les informations dans des documents papier. En fait, les papiers sont vulnérables à la perte, au vol et aux catastrophes. l’une des raisons pour lesquelles plus de 70 % des entreprises échoueraient dans les 3 semaines si elles perdaient des dossiers papier, notamment en raison de catastrophes. Mettre les documents en ligne permettra aux entreprises de stocker leurs informations sur des disques cloud. à l’abri des déplacements humains et des catastrophes.
Pour une sécurité accrue de vos e-documents, envisagez de :
Choisir un stockage cloud fort et fiable : Votre stockage cloud doit offrir sécurité et commodité pour vous permettre de stocker vos documents en ligne facilement.
Utiliser des formulaires en ligne protégés par mot de passe : Que vous envoyiez des formulaires en ligne qui doivent être remplis par vos collègues, il est important de chiffrer ces formulaires avec une protection par mot de passe pour plus de sécurité.
Conseil pro : Chez PlatoForms, nous fournissons des formulaires qui peuvent être chiffrés avec un mot de passe. Désormais, vous pouvez envoyer des formulaires en ligne en toute confiance en activant notre fonctionnalité “Les formulaires sont protégés par mot de passe” lorsque vous invitez quelqu’un à remplir votre formulaire. En savoir plus ici.
Profiter des formulaires conformes à la HIPAA : Si vous êtes dans le secteur de la santé, la confidentialité des patients doit être votre priorité absolue. Assurez-vous de tirer parti de l’utilisation de formulaires conformes à la HIPAA pour une collecte de données beaucoup plus sécurisée.
Conseil pro : Chez PlatoForms, nous fournissons des formulaires conformes à la HIPAA pour une collecte sécurisée des données des patients. En savoir plus ici.
Pourquoi votre entreprise devrait passer au sans papier
Accéder facilement aux fichiers
Avec les documents électroniques, les systèmes de flux de travail et le cloud, les organisations peuvent créer et acheminer des documents et des données aux bonnes personnes, immédiatement, sans intervention manuelle.
Automatiser le flux de travail
L’automatisation des processus est la gestion intelligente et l’acheminement de l’information à travers un processus ou un flux de travail d’entreprise. Les logiciels de gestion des processus vous permettent de créer des règles commerciales pour acheminer, stocker et distribuer des documents électroniques, des rapports, etc. Vous pouvez également collaborer numériquement avec des collègues ou des clients en leur envoyant des fichiers pour révision, édition et sauvegarde.
Accélérer les processus
Les documents électroniques peuvent être signés et acheminés en toute sécurité pour les étapes suivantes rapidement, de manière fiable et en toute sécurité. Cela peut aider à accélérer le processus d’achat, d’approbation de prêts, de soumission de rapports de dépenses, et bien plus encore.
Personnaliser vos documents électroniques
Les systèmes de gestion de documents électroniques et les solutions de formulaires électroniques vous permettent de créer des documents et des rapports électroniques ou papier personnalisés pour répondre aux besoins de vos clients ou à vos propres processus commerciaux uniques. Vous pouvez également configurer vos fichiers pour qu’ils soient divisés en différents formats, formatés, distribués ou archivés automatiquement.
Comment votre entreprise peut passer au sans papier
Si vous voulez que votre entreprise soit sans papier, vous devez d’abord décider quels systèmes sans papier sont les meilleurs pour les petites entreprises. Assurez-vous de sélectionner des logiciels ou des applications web qui fonctionnent bien ensemble.
- Voici quelques bons outils pour gérer une petite entreprise sans papier :
- Une application de messagerie bien conçue est une partie importante de toute stratégie de communication d’entreprise.
- La rédaction de lettres d’affaires et d’autres correspondances nécessite un logiciel de traitement de texte.
- Les tableurs sont des outils importants pour gérer les finances et les données de l’entreprise.
- Un scanner de documents vous aidera à convertir les fichiers papier en fichiers numériques.
- Les propriétaires de petites entreprises trouvent souvent les programmes de prise de notes utiles pour capturer et partager leurs idées.
- Si votre entreprise utilise des dessins et des croquis, vous aurez également besoin d’un programme pour cela !
- La façon la plus simple de créer et de partager des documents numériques est de les convertir en PDF. Choisissez un logiciel PDF qui peut convertir vos PDF en formulaires en ligne, transformer vos PDF en formulaires remplissables en ligne, et plus encore.
Si vous voulez gérer une petite entreprise sans papier avec succès, vous avez besoin des bons outils logiciels. PlatoForms vous permet de travailler efficacement avec des fichiers PDF.
Passez au sans papier avec PlatoForms en transformant vos PDF en formulaires remplissables en ligne
Avec PlatoForms, vous n’avez pas à vous soucier d’utiliser un logiciel difficile ou des PDF complexes. Nos fonctionnalités vous permettent de créer des PDF remplissables en ligne, de convertir des PDF en formulaires en ligne, de transformer vos PDF en formulaires web, et plus encore. De plus, notre logiciel est convivial pour les débutants. vous permettant de vous y habituer en un rien de temps. Voici comment PlatoForms peut vous aider dans votre parcours sans papier :
Fonctionnalités faciles
Nos fonctionnalités ne nécessitent pas de compétences informatiques de haut niveau ou de techniques de codage. vous n’avez donc pas à dépenser beaucoup de temps et de budget pour former vos employés à les utiliser. Nous savons que les entreprises doivent se concentrer sur les affaires, c’est pourquoi nous nous concentrons sur la fourniture de fonctionnalités sans complexité.
Sécurité maximale
Que vous ayez besoin de formulaires PDF conformes à la HIPAA ou de disques cloud pour stocker vos documents électroniques, nous vous couvrons. Nous offrons des formulaires PDF conformes à la HIPAA qui peuvent garantir la sécurité lorsque vous collectez des informations de données de vos patients, et une intégration de stockage cloud pour vous aider à stocker vos formulaires numériquement en toute simplicité. De Google Drive à Dropbox, vous pouvez choisir le stockage en ligne que vous préférez pour plus de commodité.
Porter les e-documents au niveau supérieur
Vous permettant de créer des PDF remplissables en ligne et de convertir vos PDF en formulaires en ligne, vous pouvez facilement gérer vos e-documents avec PlatoForms. Nos fonctionnalités telles que le certificat de signature électronique, les formulaires web, et les formulaires maîtres organisent également vos données. un facteur important pour faciliter votre parcours sans papier plus que jamais.
Coût réduit
Nos plans tarifaires vous aideront à économiser sur les coûts élevés des imprimantes, des encres et des papiers. En fonction de vos besoins, nos plans offrent un stockage flexible, des flux de travail, un accès aux membres de l’équipe et de nombreux contacts d’invitation.
Inscrivez-vous, créez des PDF remplissables en ligne, convertissez vos PDF en formulaires en ligne, et complétez vos formulaires PDF d’entreprise en ligne pour faire de votre politique sans papier une réalité !
