Als formale Vereinbarung für alle Aspekte von Transaktionen bleibt die Vertragsunterzeichnung das Herzstück jedes Geschäfts. Ob Sie ein Geschäftsinhaber sind, der täglich einen Deal abschließt, oder ein Kunde, der einen Kauf tätigt. Die Vertragsunterzeichnung muss erfolgreich durchgeführt werden, um eine reibungslosere Geschäftsabwicklung zu gewährleisten.
Da viele Unternehmen auf ein “Home-Office”-Setup umgestellt haben, bedeutet die Anpassung an eine Remote-Arbeitsumgebung nicht nur, dass man jeden Tag im Pyjama arbeitet, sondern auch, dass die Vertragsunterzeichnung digital erfolgt. Dank der innovativen Online-Tools von heute müssen sich Unternehmen keine Sorgen mehr machen, ob sie eine Vertragsunterzeichnung gut durchführen können oder nicht. Mit effektiver Software und angemessener Schulung können Unternehmen jetzt schnell die digitale Vertragsunterzeichnung implementieren.
Inhaltsverzeichnis:
1. Warum ist die Vertragsunterzeichnung für Unternehmen unerlässlich?
2. Methoden der digitalen Vertragsunterzeichnung
3. Wie führt man eine Vertragsunterzeichnung erfolgreich aus?
Lesen Sie mehr: Was ist die Bedeutung der E-Signatur?
Warum ist die Vertragsunterzeichnung für Unternehmen unerlässlich?
Schriftliche Verträge schützen sowohl den Käufer als auch den Verkäufer bei fast jeder Art von Geschäft. Neben der schnelleren und bequemeren Abwicklung von Transaktionen bietet die digitale Vertragsunterzeichnung einen produktiveren Prozess als die traditionelle Methode. Hier sind die Gründe, warum sie für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist:
Verbindliche Verträge sichern Ihr Geschäft
Ein Vertrag ist eine formale Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Personen, die zusammen Geschäfte machen möchten. Vertragsmanagement ist in fast jeder Branche notwendig, von Bauwesen und Konstruktion bis hin zu Banken und Finanzdienstleistungen, um nur einige zu nennen. Diese Dokumente legen die Details eines Projekts, Geschäfts oder einer Vereinbarung fest. Dann stimmen beide Parteien den Vertragsbedingungen zu und unterschreiben ihn.
Verabschieden Sie sich von Papierkopien
Verträge helfen beiden Parteien, sich aufeinander abzustimmen und zu verstehen, was in einer Beziehung von ihnen erwartet wird. Aber mit Drucken, Faxen, Kopieren und Ablegen sind Papierverträge zeitaufwändig und eine potenzielle Quelle der Frustration. Mit unseren E-Signatur-Funktionen bei PlatoForms können Sie schnell Verträge digital erstellen und teilen. und endlich unordentliche Papierkopien loswerden.
Alle Details spezifizieren
Die Bestandteile von Verträgen variieren je nach Branche. Zum Beispiel werden Verträge im juristischen Bereich normalerweise schriftlich oder gedruckt auf Papier erstellt. Aber im Allgemeinen muss alles, was für das Geschäft wichtig ist, als Vertragsklausel festgelegt werden. Alles, was zur Diskussion steht, kann später verwirren. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, in jeder Klausel präzise Erklärungen zu liefern. Die Vertragsunterzeichnung ermöglicht es Ihnen, diese Details zu spezifizieren (Von der Beschreibung der Vereinbarung, den Muss-Anforderungen, was zu vermeiden ist, den Einschränkungen der Vereinbarung und so weiter). Verträge erklären sowohl Unternehmen als auch Kunden klar die vereinbarte Vereinbarung.
Methoden der digitalen Vertragsunterzeichnung
Die Online-Vertragsunterzeichnung kann auf verschiedene Methoden erfolgen, abhängig vom Ansatz des Unternehmens. Einige dieser Methoden umfassen:
Unterschreiben und scannen
Einige Unternehmen senden Dokumente manuell an Mitarbeiter und Kunden zum Drucken, Scannen und Unterschreiben. Gescannte Dokumente werden dann in PDF umgewandelt, online hochgeladen und an die Unternehmen zurückgesendet.
Unterschreiben mit Hilfe von Drittanbieteranwendungen
Drittanbieteranwendungen können jetzt Online-Dokumente und -Verträge zum Unterschreiben hosten. Einige Tools wie DocuSign werden häufig verwendet, um Verträge zu versenden und elektronische Signaturen zu sammeln. Hier bei PlatoForms bieten wir E-Signatur-Zertifikate und Pads für eine einfache Vertragsunterzeichnung an. Kunden können nicht nur ihre Online-PDF-Formulare in Sekundenschnelle ausfüllen, sondern auch in Echtzeit einfach unterschreiben.
Profi-Tipp: PlatoForms ermöglicht es Ihnen, in Sekundenschnelle online ausfüllbare PDFs und Formulare zu erstellen. Mit unserem E-Signatur-Zertifikat können Sie nahtlos elektronische Signaturen von Ihren Online-Formularen sammeln. Ermöglichen Sie Ihren Kunden, ihre Online-PDF-Formulare effizient mit unseren Funktionen hier auszufüllen. Es dauert nur eine Minute, sich anzumelden!
Ein Foto der Unterschrift machen
Das Ausfüllen von Online-PDF-Formularen und elektronischen Signaturen ist nicht für jedermann. Einige Menschen bevorzugen immer noch andere Methoden der E-Signatur, wie das Fotografieren. Kunden unterschreiben einfach, machen ein Foto davon und fügen es ihren Dokumenten zur Vervollständigung bei.
E-Mail-Kommunikation
Wenn keine der oben genannten Methoden verwendet wird, ziehen es einige vor, traditionell zu bleiben, indem sie E-Mail-Kommunikation senden, die angibt, dass beide Parteien einen Vertrag unterschreiben sollten. E-Mail wird häufig als Haupt- und formale Kommunikation für die Vertragsunterzeichnung verwendet, unabhängig davon, ob Dokumente manuell per Post oder online versendet werden.
Wie führt man eine Vertragsunterzeichnung erfolgreich aus?
Es gibt oft Schwierigkeiten, alle Parteien eines Vertrags zur gleichen Zeit in denselben Raum zu bringen, um den Vertrag zu unterschreiben, insbesondere bei größeren internationalen Geschäften. Außerdem kann das physische Versenden eines Vertrags zwischen den Parteien zu lange dauern.
Um diese Schwierigkeiten zu vermeiden, ist es besser, die Online-Vertragsunterzeichnung zu implementieren. Das heißt, die Unterschriften werden auf die gleiche Weise wie bei einem physischen Vertrag vorbereitet und ausgeführt, und die Unterschriften werden “freigegeben” nach gegenseitiger Vereinbarung, die normalerweise per E-Mail oder über Drittanbieteranwendungen erteilt wird. Um die digitale Vertragsunterzeichnung erfolgreich auszuführen, sind hier einige Tipps zu beachten:
Dokumente im PDF-Format bereitstellen
PDF ist das bevorzugte Dokumentenformat für Verträge und Vereinbarungen, aufgrund seiner Sicherheit und seines professionellen Erscheinungsbildes. Das Versenden von PDF-Dokumenten sichert Ihre Geschäftstransaktion, da dieses Format nicht leicht bearbeitet oder gefälscht werden kann.
Profi-Tipp: Neben der Umwandlung Ihrer PDFs in online ausfüllbare Formulare kann PlatoForms auch online ausfüllbare Formulare erstellen und in PDFs umwandeln. Auf diese Weise müssen Sie keine komplizierte Software verwenden, wenn Sie mit PDFs arbeiten. Sie können sie jetzt einfach in Ihrem Browser öffnen und ausfüllen. Erfahren Sie hier mehr.
Zuverlässige E-Signatur-Software verwenden
Ihre Vertragsvereinbarungen sind hoch vertraulich. Stellen Sie sicher, dass Sie zuverlässige und effiziente Tools verwenden, um die Aufgabe sicher zu erledigen. Wenn Sie nach elektronischen Signatur-Apps suchen, machen Sie Ihre Hausaufgaben und recherchieren Sie über die Bewertungen, Funktionen und Nachteile des Tools. Dies hilft Ihnen zu verstehen, wie es ist, das Tool zu verwenden. und ob es die richtige Software ist, die Sie für die Vertragsunterzeichnung verwenden sollten.
Auf Gegenstücke achten
Einfache Verträge und Urkunden können in Gegenstücken ausgeführt werden. Dies ist der Fall, wenn jede Partei des Vertrags eine separate, aber identische Kopie desselben Dokuments unterschreibt. Diese unterzeichneten Kopien bilden zusammen eine verbindliche Vereinbarung, die es ihnen nahtlos ermöglicht, in Gegenstücken oder in anderen Worten in verschiedenen Sprachen ausgeführt zu werden.
Einfache Verträge und Urkunden enthalten normalerweise eine Klausel, die erklärt, dass Sie auf Ihre Kopie achten, alles vor der Unterzeichnung lesen und sie für zukünftige Zwecke aufbewahren sollten.
Was ist das E-Signatur-Zertifikat von PlatoForms?
Unsere Online-PDF-Formulare sind mit E-Signatur-Pads ausgestattet, die Sie hinzufügen können, falls Sie Unterschriften sammeln. Egal, ob Sie ein Formular erstellen oder Vertragsvereinbarungen im PDF-Format versenden, Sie können diese Funktion nutzen. Obwohl elektronische Signatur-Pads in Online-Tools typisch sind, bieten nicht alle Signatur-Zertifikate an.
Ein elektronisches Signatur-Zertifikat gibt Ihnen die Informationen über die Unterschrift. den Zeitstempel der IP-Adresse und E-Mail-Adresse des Unterzeichners. Der Zweck davon ist, die Informationen des Unterzeichners angemessen zu adressieren.
Verwendung des E-Signatur-Zertifikats von PlatoForms
Hinweis: Um das E-Signatur-Zertifikat zu aktivieren, aktivieren Sie die Option “Unterschriftenzertifikat sammeln” im Formular-Builder.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Schaltfläche “Unterschriftenzertifikat” in der Einladung aktivieren.
Neben dem an die E-Mail angehängten Unterschriftenzertifikat können Sie es auf der Einreichungsseite anzeigen und herunterladen.
Ihre systemdefinierte E-Mail enthält zwei Dinge, wenn Sie diese Funktion aktivieren:
- Das Unterschriftenzertifikat: Dies beinhaltet ein von PlatoForms ausgestelltes Unterschriftenzertifikat im PDF-Format.
- Die SHA256-Prüfsumme des Unterschriftenzertifikats: Ein Zertifikat, das sicherstellt, dass das Dokument selbst nicht verändert wurde.
Erstellen und senden Sie E-Signaturen einfach mit PlatoForms
Neben der Möglichkeit, Online-PDF-Formulare mit E-Signatur-Pads zu versenden, bietet PlatoForms auch ein E-Signatur-Zertifikat an, das Ihnen hilft sicherzustellen, dass die eingereichten Formulare nicht gefälscht oder verändert wurden. Erfahren Sie hier, wie Sie das E-Signatur-Zertifikat verwenden.
