Warum elektronische Signaturen für Online-Formulare wichtig sind

Elektronische Signaturen sind wichtig, weil sie die langsamsten Teile der Papierarbeit entfernen: Drucken, handschriftliches Signieren, Scannen und das Dokument zurücksenden. Wenn die Signatur in ein Online-Formular integriert ist, kann der Unterzeichner die Informationen vervollständigen und in einem Besuch signieren, während der Formularinhaber ein fertiges digitales Protokoll erhält.

Der Wert liegt nicht allein im Signaturbild. Ein nützlicher e-Signatur-Prozess zeichnet auch auf, was signiert wurde, wann es signiert wurde, worauf sich der Unterzeichner geeinigt hat und ob das fertige Dokument verändert wurde.

Warum elektronische Signaturen wichtig sind

Eine elektronische Signatur ist jedes elektronische Geräusch, Symbol oder Verfahren, das eine Person mit der Absicht verwendet, einen Datensatz zu signieren. Es kann ein Name sein, der in ein Feld getippt wird, eine Signatur, die auf einem Bildschirm gezeichnet wird, ein hochgeladenes Signaturbild oder eine andere elektronische Aktion, die Zustimmung zeigt.

Diese breite Definition ist nützlich, weil sie es ermöglicht, die Signaturmethode an das Dokument und die Personen, die es ausfüllen, anzupassen. Ein Kunde kann ein Einwilligungsformular auf einem Telefon signieren. Ein neuer Mitarbeiter kann die Onboarding-Dokumente von zu Hause aus ausfüllen. Ein Auftragnehmer kann dasselbe PDF ausfüllen und signieren, ohne Desktop-Software zu installieren.

Für die vollständige Definition und den Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer PKI-Digitalsignatur lesen Sie Was ist eine e-Signatur?.

Sechs Vorteile für Online-Formulare

1. Schnellere Bearbeitung

Der Unterzeichner öffnet einen Link, füllt das Formular aus und signiert. Es gibt kein Dokument, das gedruckt, gescannt oder versendet werden muss, und keinen Anhang, der per E-Mail hin und her geschickt werden muss. Dies kann einen Prozess, der zuvor Tage dauerte, auf eine einzige Online-Sitzung verkürzen.

2. Weniger unvollständige Dokumente

Ein Papierdokument kann ohne Signatur, Datum oder erforderliche Antwort zurückkommen. In einem Online-Formular können erforderliche Felder den Unterzeichner daran hindern, es abzusenden, bis die notwendigen Informationen vorhanden sind. Die Signatur wird Teil desselben Abschlussprozesses, anstatt eine separate Aufgabe zu sein.

3. Einfacherer Zugang für entfernte Unterzeichner

Kunden, Mitarbeiter, Patienten und Auftragnehmer können von einem Telefon, Tablet oder Computer aus signieren. Sie müssen nicht im selben Büro wie die Person sein, die das Dokument sendet, was für verteilte Teams und internationale Kunden nützlich ist.

4. Geringere Bearbeitungskosten

Elektronisches Signieren reduziert Druck-, Porto-, Kurier- und physische Lagerkosten. Es reduziert auch die Zeit, die Mitarbeiter mit dem Überprüfen von Scans, dem Umbenennen von Anhängen und dem manuellen Zuordnen von signierten Dokumenten zu anderen Formulardaten verbringen.

5. Ein durchsuchbares digitales Protokoll

Wenn die Antworten, die Signatur und das abgeschlossene PDF mit derselben Einreichung gespeichert werden, ist das Protokoll einfacher zu sortieren und filtern oder zu exportieren. Teams müssen nicht durch Aktenschränke oder mehrere Postfächer suchen, um zu rekonstruieren, was passiert ist.

6. Bessere Beweise für den Signaturprozess

Ein Signaturbild kann kopiert werden, egal ob es auf Papier oder auf einem Bildschirm erscheint. Die stärkeren Beweise kommen aus dem Prozess darum herum: Wer den Signaturlink erhalten hat, wann das Dokument geöffnet wurde, die Mitteilung, die der Unterzeichner akzeptiert hat, der Fingerabdruck des fertigen Dokuments und die Abfolge der Ereignisse.

Dies macht nicht jede elektronische Signatur automatisch gültig oder sicher. Es macht jedoch eine ordnungsgemäß aufgezeichnete Signatur leichter erklärbar und später überprüfbar.

Was eine e-Signatur vertrauenswürdig macht

Ein vertrauenswürdiger elektronischer Signaturprozess sollte vier Dinge bewahren:

• Absicht. Der Unterzeichner hat absichtlich eine Aktion durchgeführt, die „signieren“ bedeutete.
• Zustimmung. Der Unterzeichner hat zugestimmt, eine elektronische Signatur zu verwenden.
• Zuordnung. Der Prozess zeichnet Beweise auf, die das Signaturereignis mit dem beabsichtigten Unterzeichner verbinden.
• Integrität des Protokolls. Das signierte Dokument wird in einer Form aufbewahrt, die auf spätere Änderungen überprüft werden kann.

In den Vereinigten Staaten besagt das ESIGN-Gesetz, dass einer Signatur oder einem Vertrag nicht allein aufgrund ihrer elektronischen Form die rechtliche Wirkung verweigert werden darf. Das entfernt jedoch nicht andere Anforderungen, die für eine Transaktion gelten. Das relevante Gesetz, der Dokumenttyp, die Zustimmung und die verfügbaren Beweise sind weiterhin wichtig.

Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union unterscheidet zwischen elektronischen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen. Nur eine qualifizierte elektronische Signatur hat automatisch die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Signatur in allen EU-Mitgliedstaaten. Eine einfache elektronische Signatur kann dennoch rechtliche Wirkung haben und als Beweis zugelassen werden.

Siehe Rechtlich bindende elektronische Signaturen für einen Überblick nach Gerichtsbarkeit und die Dokumenttypen, die besondere Sorgfalt erfordern.

Wo elektronische Signaturen Grenzen haben

Eine einfache elektronische Signatur ist nicht die richtige Methode für jedes Dokument.

• Sie beweist nicht von selbst die Identität. Eine gezeichnete oder getippte Signatur ist keine Überprüfung eines Identitätsdokuments. Wenn eine Transaktion eine stärkere Identitätssicherung erfordert, verwenden Sie eine Signaturmethode, die dies bietet.
• Einige Dokumente haben spezielle Formalitäten. Je nach Gerichtsbarkeit können Testamente, bestimmte Vollmachten und Urkunden, notariell beglaubigte Dokumente, Gerichtsakten und einige Eigentumsübertragungen einen Zeugen, Notar oder eine qualifizierte Signatur erfordern.
• Das umgebende System ist wichtig. Ein eingefügtes Signaturbild in einer gewöhnlichen Datei liefert viel weniger Beweise als ein kontrollierter Signaturlink mit Zustimmung und einem Prüfprotokoll.
• Unterzeichner benötigen dennoch eine zugängliche Alternative. Einige Menschen haben begrenzten Internetzugang oder Schwierigkeiten mit digitalen Werkzeugen. Halten Sie eine geeignete Alternative für sie bereit.

Für einen ausgewogenen Entscheidungsleitfaden lesen Sie Die Vor- und Nachteile von e-Signaturen.

Wie PlatoForms mit e-Signaturen umgeht

PlatoForms platziert das Signaturfeld innerhalb des PDF oder Webformulars, das die Person ohnehin ausfüllen muss. Ein Unterzeichner kann eine Signatur zeichnen, tippen oder hochladen, ohne zu einem separaten Signaturwerkzeug wechseln zu müssen.

Das Signaturzertifikat ist in kostenpflichtigen Plänen verfügbar.

Wenn das Formular über eine Einladung oder einen Workflow-Schritt mit aktiviertem Zertifikat gesendet wird, zeichnet das Signaturzertifikat auf:

• Die E-Mail-Adresse, an die der Signaturlink gesendet wurde, die Signaturzeit, die IP-Adresse und den Browser.
• Die elektronische Signaturzustimmungserklärung, der der Unterzeichner zugestimmt hat.
• Den SHA-256-Fingerabdruck des signierten PDFs.
• Eine manipulationssichere Zeitachse, in der jedes Ereignis an das vorherige Ereignis gekettet ist.

Jedes Zertifikat verlinkt auf eine öffentliche Verifizierungsseite. Eine Person, die das signierte PDF besitzt, kann es dort hochladen, um zu überprüfen, ob es mit dem bei der Signatur aufgezeichneten Fingerabdruck übereinstimmt, ohne ein PlatoForms-Konto zu benötigen. Eine Kopie des Zertifikats und seiner Zeitachse wird sieben Jahre lang in einem einmal beschreibbaren Speicher aufbewahrt.

PlatoForms bietet eine einfache elektronische Signatur, die durch aufgezeichnete Beweise gestützt wird. Es überprüft keine Identitätsdokumente, sendet keinen SMS-Verifizierungscode, beglaubigt kein Dokument und bietet keine EU-qualifizierte elektronische Signatur.

Um den Prozess einzurichten, folgen Sie Wie man einen Vertrag zur elektronischen Signatur online sendet. Um ein abgeschlossenes PDF zu überprüfen, siehe Wie kann ich beweisen, dass eine PlatoForms e-Signatur gültig ist?.

FAQ

Warum sind elektronische Signaturen wichtig?

Elektronische Signaturen ermöglichen es Menschen, Dokumente zu vervollständigen und zu signieren, ohne sie drucken, scannen oder versenden zu müssen. Für Online-Formulare bedeutet das schnellere Bearbeitung, weniger fehlende Felder und ein digitales Protokoll, das einfacher zu speichern und abzurufen ist.

Sind elektronische Signaturen sicherer als handschriftliche Signaturen?

Nicht automatisch. Die Sicherheit hängt vom Signaturprozess und den vom System aufgezeichneten Beweisen ab. Eine gut dokumentierte elektronische Signatur kann die Zustimmungserklärung, den Zeitstempel, die Signaturdetails, den Dokumentenfingerabdruck und die Ereigniszeitachse bewahren, während ein einfaches Signaturbild allein viel weniger Beweise liefert.

Beweist eine elektronische Signatur, wer unterschrieben hat?

Nicht von selbst. Eine getippte, gezeichnete oder hochgeladene Signatur zeigt einen Akt des Signierens, aber das Maß der Identitätssicherung hängt von der verwendeten Methode ab. PlatoForms zeichnet die E-Mail-Adresse auf, an die der Signaturlink gesendet wurde, sowie andere Signaturbeweise, überprüft jedoch kein Identitätsdokument und bietet keine qualifizierte elektronische Signatur.

Wann reicht eine einfache elektronische Signatur nicht aus?

Einige Dokumente erfordern eine bezeugte, notarielle, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur oder andere Formalitäten. Die Regeln hängen von der Gerichtsbarkeit und dem Dokumenttyp ab, daher sollten die Anforderungen des zuständigen Gerichts, Registers oder der Behörde überprüft werden.

Machen Sie die Signatur zum Teil des Formulars

Elektronische Signaturen sind am nützlichsten, wenn sie Schritte entfernen, anstatt ein weiteres System zur Verwaltung zu schaffen. Mit PlatoForms bleiben das Formular, die Signatur, das abgeschlossene PDF und die Signaturbeweise zusammen. Erstellen Sie ein kostenloses Konto oder lesen Sie den Signaturzertifikat-Leitfaden, um loszulegen.