电子签名之所以重要，是因为它们消除了文书工作中最慢的部分：打印、手动签名、扫描和将文件寄回。当签名集成到在线表单中时，签署者可以在一次访问中完成信息填写和签名，而表单所有者则收到一份完整的数字记录。
其价值不仅仅是签名图像本身。一个有用的电子签名过程还记录了签署的内容、签署的时间、签署者同意的事项以及完成的文件是否发生了变化。
为什么电子签名很重要
电子签名是指任何人用来签署记录的电子声音、符号或过程。它可以是输入到字段中的姓名，在屏幕上绘制的签名，上传的签名图像或其他显示同意的电子行为。
这种广泛的定义很有用，因为它允许签署方法适应文件和完成它的人。客户可以在手机上签署同意书。新员工可以在家完成入职文书工作。承包商可以填写并签署相同的 PDF，而无需安装桌面软件。
有关完整定义以及电子签名与 PKI 数字签名之间的区别，请阅读什么是电子签名？。
在线表单的六大好处
1. 更快的周转时间
签署者打开链接，完成表单并签名。无需打印、扫描或邮寄文件，也没有需要通过电子邮件往返的附件。这可以将以前需要数天的过程缩短为一次在线会话。
2. 更少的不完整文件
纸质文件可能会返回时缺少签名、日期或必填答案。在在线表单中，必填字段可以阻止签署者在必要信息存在之前提交。签名成为同一完成流程的一部分，而不是一个单独的任务。
3. 远程签署者更容易访问
客户、员工、患者和承包商可以通过手机、平板电脑或计算机签署。他们不需要与发送文件的人在同一个办公室，这对分布式团队和国际客户很有用。
4. 更低的处理成本
电子签名减少了打印、邮寄、快递和实物存储成本。它还减少了检查扫描件、重命名附件以及手动将已签署文件与其他表单数据匹配所花费的员工时间。
5. 一个可搜索的数字记录
当答案、签名和完成的 PDF 与同一提交存储在一起时，记录更容易排序和过滤或导出。团队无需在文件柜或多个收件箱中搜索以重建发生的事情。
6. 更好的签署过程证据
签名图像可以被复制，无论它出现在纸上还是屏幕上。更强的证据来自其周围的过程：谁收到了签署链接，文件何时打开，签署者接受的通知，完成文件的指纹以及事件的顺序。
这并不意味着每个电子签名自动有效或安全。它确实使得记录良好的签署过程更容易在以后解释和验证。
什么使电子签名值得信赖
一个值得信赖的电子签名过程应保留四个方面：
- 意图。 签署者故意执行了表示“签署”的操作。
- 同意。 签署者同意使用电子签名。
- 归属。 过程记录了将签署事件与预期签署者连接的证据。
- 记录完整性。 签署的文件以可检查后续更改的形式保留。
在美国，ESIGN 法案指出，签名或合同不能仅因为是电子形式而被拒绝法律效力。这并不消除适用于交易的其他要求。相关法律、文件类型、同意和可用证据仍然很重要。
欧盟的eIDAS 法规区分电子、先进和合格的电子签名。只有合格的电子签名在所有欧盟成员国中自动具有与手写签名等同的法律效力。简单的电子签名仍然可以具有法律效力并作为证据被接受。
请参阅具有法律约束力的电子签名以获取按司法管辖区的概述以及需要特别注意的文件类型。
电子签名的局限性
简单的电子签名并不适用于每个文件。
- 它本身不能证明身份。 绘制或键入的签名不是身份文件检查。如果交易需要更强的身份验证，请使用提供该功能的签署方法。
- 某些文件有特殊的形式要求。 根据管辖区，遗嘱、某些授权书和契约、认证文件、法庭文件和某些财产转让可能需要见证人、公证或合格的签名。
- 周围的系统很重要。 在普通文件中粘贴的签名图像提供的证据远少于具有同意和审计记录的受控签署链接。
- 签署者仍然需要可访问的替代方案。 有些人互联网访问有限或使用数字工具有困难。为他们保留适当的替代方案。
有关平衡决策指南，请阅读电子签名的利弊。
PlatoForms 如何处理电子签名
PlatoForms 将签名字段放在签署者已经需要完成的 PDF 或网页表单中。签署者可以绘制、键入或上传签名，而无需切换到单独的签署工具。
签名证书在付费计划中可用。
当表单通过邀请或启用证书的工作流程步骤发送时，签名证书记录：
- 发送签署链接的电子邮件地址、签署时间、IP 地址和浏览器。
- 签署者同意的电子签署同意通知。
- 签署的 PDF 的 SHA-256 指纹。
- 每个事件链接到上一个事件的防篡改时间线。
每个证书链接到一个公共验证页面。持有签署的 PDF 的人可以将其上传到那里，以检查其是否与签署时记录的指纹匹配，无需 PlatoForms 帐户。证书及其时间线的副本保存在一次写入存储中，保存七年。
PlatoForms 提供了由记录证据支持的简单电子签名。它不检查身份证件，不发送短信验证码，不认证文件，也不提供欧盟合格的电子签名。
要设置流程，请遵循如何在线发送合同进行电子签名。要验证完成的 PDF，请参阅如何证明 PlatoForms 电子签名有效？。
常见问题
为什么电子签名很重要？
电子签名让人们无需打印、扫描或邮寄即可完成和签署文件。对于在线表单，这意味着更快的周转时间、更少的缺失字段以及更容易存储和检索的数字记录。
电子签名比手写签名更安全吗？
不一定。安全性取决于签署过程和系统记录的证据。记录良好的电子签名可以保留同意通知、时间戳、签署者详细信息、文件指纹和事件时间线，而简单的签名图像仅提供较少的证据。
电子签名能证明是谁签署的吗？
不能单凭签名证明。键入、绘制或上传的签名显示签署行为，但身份验证的程度取决于所使用的方法。PlatoForms 记录发送签署链接的电子邮件地址和其他签署证据，但不检查身份证件或提供合格的电子签名。
什么时候简单的电子签名不够？
某些文件需要见证、认证、先进或合格的签名，或有其他形式要求。规则取决于管辖区和文件类型，因此请检查相关法院、登记处或机构的要求。
让签名成为表单的一部分
电子签名最有用的是当它们消除步骤而不是创建另一个需要管理的系统时。使用 PlatoForms，表单、签名、完成的 PDF 和签署证据保持在一起。创建一个免费账户或阅读签名证书指南开始使用。
