電子簽名之所以重要，是因為它們消除了文書工作中最慢的部分：打印、手寫簽名、掃描和將文件寄回。當簽名內嵌於線上表單中時，簽署者可以在一次訪問中完成信息填寫和簽名，而表單擁有者則收到完成的數字記錄。
價值不僅僅在於簽名圖像本身。一個有用的電子簽名過程還記錄了簽署的內容、簽署的時間、簽署者同意的事項以及完成的文件是否已更改。
為什麼電子簽名很重要
電子簽名是指任何人用來簽署記錄的電子聲音、符號或過程。它可以是輸入到欄位中的名字、在屏幕上繪製的簽名、上傳的簽名圖像或其他顯示同意的電子行為。
這種廣泛的定義很有用，因為它允許簽署方法適應文件和完成它的人。客戶可以在手機上簽署同意書。新員工可以在家完成入職文件。承包商可以在不安裝桌面軟件的情況下填寫並簽署相同的 PDF。
欲了解完整定義以及電子簽名與 PKI 數字簽名的區別，請閱讀什麼是電子簽名？。
線上表單的六大好處
1. 更快的處理速度
簽署者打開鏈接，填寫表單並簽名。無需打印、掃描或郵寄文件，也無需來回通過電子郵件傳送附件。這可以將以前需要數天的過程縮短為一次線上會話。
2. 更少的不完整文件
紙質文件可能會返回時缺少簽名、日期或必填答案。在線上表單中，必填欄位可以阻止簽署者在必需信息存在之前提交。簽名成為同一完成流程的一部分，而不是單獨的任務。
3. 更容易的遠程簽署
客戶、員工、患者和承包商可以從手機、平板或電腦上簽署。他們不需要與發送文件的人在同一辦公室，這對於分散的團隊和國際客戶來說很有用。
4. 更低的處理成本
電子簽名減少了打印、郵寄、快遞和實物存儲成本。它還減少了檢查掃描件、重命名附件和手動將簽署文件與其他表單數據匹配所花費的員工時間。
5. 一個可搜索的數字記錄
當答案、簽名和完成的 PDF 與同一提交一起存儲時，記錄更容易排序和過濾或導出。團隊不必在文件櫃或多個收件箱中搜尋以重建發生的事情。
6. 更好的簽署過程證據
簽名圖像可以被複製，無論它出現在紙上還是屏幕上。更強的證據來自於其周圍的過程：誰收到了簽署鏈接，文件何時被打開，簽署者接受的通知，完成文件的指紋和事件的順序。
這並不意味著每個電子簽名都自動有效或安全。它確實使得一個妥善記錄的簽署更容易在以後解釋和驗證。
什麼使電子簽名值得信賴
值得信賴的電子簽名過程應保留四個方面：
- 意圖。 簽署者故意執行了一個表示“簽署”的行為。
- 同意。 簽署者同意使用電子簽名。
- 歸屬。 過程記錄了將簽署事件與預期簽署者連接的證據。
- 記錄完整性。 簽署的文件以可檢查後續更改的形式保留。
在美國，ESIGN 法案表示，僅因為簽名或合同是電子的，不得否認其法律效力。這並不排除適用於交易的其他要求。相關法律、文件類型、同意和可用證據仍然很重要。
歐盟的eIDAS 法規區分電子、進階和合格的電子簽名。只有合格的電子簽名自動具有與手寫簽名相同的法律效力，適用於所有歐盟成員國。簡單的電子簽名仍然可以具有法律效力並被接納為證據。
請參閱具有法律效力的電子簽名以獲取各司法管轄區的概覽以及需要特別注意的文件類型。
電子簽名的限制
簡單的電子簽名並不適用於每一份文件。
- 它本身不能證明身份。 繪製或輸入的簽名不是身份文件檢查。如果交易需要更強的身份保證，請使用提供該保證的簽署方法。
- 某些文件有特殊的形式要求。 根據司法管轄區，遺囑、某些授權書和契約、公證文件、法院文件和某些財產轉讓可能需要見證、公證或合格簽名。
- 周圍系統很重要。 在普通文件中粘貼的簽名圖像提供的證據遠不如帶有同意和審核記錄的受控簽署鏈接。
- 簽署者仍然需要可訪問的替代方案。 有些人網絡訪問有限或使用數字工具有困難。為他們保留一個合適的替代方案。
欲獲得平衡的決策指南，請閱讀電子簽名的優缺點。
PlatoForms 如何處理電子簽名
PlatoForms 將簽名欄位放在需要完成的 PDF 或網頁表單中。簽署者可以繪製、輸入或上傳簽名，而無需切換到單獨的簽署工具。
簽名證書在付費計劃中可用。
當表單通過邀請或開啟證書的工作流程步驟發送時，簽名證書記錄：
- 簽署鏈接發送的電子郵件地址、簽署時間、IP 地址和瀏覽器。
- 簽署者同意的電子簽署同意通知。
- 簽署的 PDF 的 SHA-256 指紋。
- 每個事件鏈接到前一事件的防篡改時間線。
每個證書都鏈接到一個公共驗證頁面。持有簽署的 PDF 的人可以在那裡上傳以檢查它是否與簽署時記錄的指紋匹配，無需 PlatoForms 帳戶。證書及其時間線的副本保存在一次性寫入的存儲中七年。
PlatoForms 提供由記錄證據支持的簡單電子簽名。它不檢查身份文件、不發送短信驗證碼、不公證文件或提供歐盟合格的電子簽名。
要設置過程，請遵循如何在線發送合同進行電子簽名。要驗證完成的 PDF，請參閱如何證明 PlatoForms 電子簽名有效？。
常見問題
為什麼電子簽名很重要？
電子簽名讓人們可以完成並簽署文件，而無需打印、掃描或郵寄。對於線上表單來說，這意味著更快的處理速度、更少的遺漏欄位以及更容易存儲和檢索的數字記錄。
電子簽名比手寫簽名更安全嗎？
並非自動如此。安全性取決於簽署過程和系統記錄的證據。一個記錄良好的電子簽名可以保留同意通知、時間戳、簽署者詳細信息、文件指紋和事件時間線，而僅僅是一個簡單的簽名圖像提供的證據要少得多。
電子簽名能證明是誰簽的嗎？
僅靠它本身不能。輸入、繪製或上傳的簽名顯示了一個簽署行為，但身份保證的程度取決於所使用的方法。PlatoForms 記錄了簽署鏈接發送的電子郵件地址和其他簽署證據，但不檢查身份文件或提供合格的電子簽名。
什麼時候簡單的電子簽名不夠？
某些文件需要見證、公證、進階或合格的簽名，或有其他形式要求。規則取決於司法管轄區和文件類型，因此請檢查相關法院、登記處或權威機構的要求。
讓簽名成為表單的一部分
電子簽名最有用的時候是當它們消除步驟而不是創建另一個系統來管理時。使用 PlatoForms，表單、簽名、完成的 PDF 和簽署證據保持在一起。創建免費帳戶或閱讀簽名證書指南以開始使用。
