電子署名が重要なのは、書類作業の最も遅い部分である印刷、手書き署名、スキャン、そして書類の返送を排除するからです。署名がオンラインフォームに組み込まれている場合、署名者は1回の訪問で情報を完成させて署名でき、フォームの所有者は完成したデジタル記録を受け取ります。
価値は署名画像だけではありません。有用な電子署名プロセスは、何が署名されたか、いつ署名されたか、署名者が何に同意したか、完成した文書が変更されたかどうかも記録します。
電子署名が重要な理由
電子署名とは、記録に署名する意図を持って人が使用する電子音、シンボル、またはプロセスのことです。フィールドに入力された名前、画面に描かれた署名、アップロードされた署名画像、または同意を示す他の電子的な行動が含まれます。
この広範な定義は、署名方法を文書やそれを完成させる人々に適合させることができるため、有用です。顧客は電話で同意書に署名できます。新しい従業員は自宅からオンボーディング書類を完成させることができます。契約者はデスクトップソフトウェアをインストールせずに同じPDFを記入して署名できます。
電子署名とPKIデジタル署名の違いについては、電子署名とは？を参照してください。
オンラインフォームの6つの利点
1. 迅速な処理
署名者はリンクを開き、フォームを完成させて署名します。印刷、スキャン、郵送する文書はなく、メールで行き来する添付ファイルもありません。これにより、以前は数日かかっていたプロセスを1回のオンラインセッションに短縮できます。
2. 未完成の書類の削減
紙の文書は、署名、日付、必要な回答がない状態で戻ってくることがあります。オンラインフォームでは、必須フィールドが必要な情報が揃うまで署名者が送信できないようにします。署名は別のタスクではなく、同じ完了フローの一部になります。
3. リモート署名者へのアクセスの容易さ
顧客、従業員、患者、契約者は、電話、タブレット、コンピュータから署名できます。文書を送信する人と同じオフィスにいる必要はなく、分散チームや国際的な顧客にとって便利です。
4. 取り扱いコストの削減
電子署名は印刷、郵送、宅配便、物理的な保管コストを削減します。また、スキャンの確認、添付ファイルの名前変更、署名された文書を他のフォームデータと手動で一致させるために費やされるスタッフの時間も削減します。
5. 検索可能なデジタル記録
回答、署名、完成したPDFが同じ提出物と一緒に保存されると、記録は並べ替えやフィルタリングやエクスポートが容易になります。チームは、何が起こったかを再構築するためにファイリングキャビネットや複数の受信トレイを探す必要がありません。
6. 署名プロセスの証拠の向上
署名画像は、紙上でも画面上でもコピーできます。より強力な証拠は、その周囲のプロセスから来ます：誰が署名リンクを受け取ったか、文書がいつ開かれたか、署名者が受け入れた通知、完成した文書のフィンガープリント、イベントの順序。
これにより、すべての電子署名が自動的に有効または安全になるわけではありません。しかし、適切に記録された署名は、後で説明しやすく、検証しやすくなります。
信頼できる電子署名の条件
信頼できる電子署名プロセスは、次の4つのことを保持する必要があります：
- 意図。 署名者が「署名」を意味する行動を意図的に行った。
- 同意。 署名者が電子署名を使用することに同意した。
- 帰属。 プロセスが署名イベントを意図された署名者に結びつける証拠を記録する。
- 記録の完全性。 署名された文書が後での変更を確認できる形式で保持される。
アメリカ合衆国では、ESIGN法は、署名または契約が電子的であるという理由だけで法的効果を否定されないと述べています。これは取引に適用される他の要件を取り除くものではありません。関連する法律、文書の種類、同意、利用可能な証拠は依然として重要です。
欧州連合のeIDAS規則は、電子署名、高度な電子署名、認定された電子署名を区別しています。認定された電子署名のみが、EU加盟国全体で手書きの署名と同等の法的効果を自動的に持ちます。単純な電子署名でも法的効果を持ち、証拠として認められることがあります。
管轄区域ごとの概要と特別な注意が必要な文書の種類については、法的に拘束力のある電子署名を参照してください。
電子署名の限界
単純な電子署名は、すべての文書に適した方法ではありません。
- それ自体では身元を証明しません。 描画または入力された署名は、身分証明書の確認ではありません。取引がより強力な身元確認を必要とする場合は、それを提供する署名方法を使用してください。
- 一部の文書には特別な形式が必要です。 管轄区域によっては、遺言、特定の委任状、証書、認証済み文書、裁判所の提出物、一部の不動産移転には、証人、認証、または認定された署名が必要です。
- 周囲のシステムが重要です。 通常のファイルに貼り付けられた署名画像は、同意と監査記録を伴う制御された署名リンクよりもはるかに少ない証拠を提供します。
- 署名者にはアクセス可能な代替手段が必要です。 一部の人々はインターネットアクセスが限られているか、デジタルツールの使用が困難です。彼らのために適切な代替手段を用意してください。
バランスの取れた判断ガイドについては、電子署名の長所と短所を参照してください。
PlatoFormsの電子署名の扱い方
PlatoFormsは、署名フィールドをすでに完成させる必要があるPDFまたはウェブフォーム内に配置します。署名者は、別の署名ツールに切り替えることなく、署名を描画、入力、またはアップロードできます。
署名証明書は有料プランで利用可能です。
フォームが招待または証明書がオンになっているワークフローステップを通じて送信されると、署名証明書は次のことを記録します：
- 署名リンクが送信されたメールアドレス、署名時間、IPアドレス、ブラウザ。
- 署名者が同意した電子署名の同意通知。
- 署名されたPDFのSHA-256フィンガープリント。
- 各イベントが前のイベントに連鎖される改ざん防止のタイムライン。
すべての証明書は公開検証ページにリンクしています。署名されたPDFを持っている人は、PlatoFormsアカウントなしで、署名時に記録されたフィンガープリントと一致するかどうかを確認するためにそこにアップロードできます。証明書とそのタイムラインのコピーは、7年間書き込み不可のストレージに保存されます。
PlatoFormsは、記録された証拠に裏打ちされた単純な電子署名を提供します。身分証明書を確認したり、テキストメッセージの検証コードを送信したり、文書を認証したり、EU認定の電子署名を提供したりはしません。
プロセスの設定方法については、オンラインで電子署名のために契約を送信する方法を参照してください。完成したPDFを検証するには、PlatoFormsの電子署名が有効であることを証明する方法を参照してください。
FAQ
電子署名はなぜ重要ですか？
電子署名により、人々は印刷、スキャン、郵送せずに書類を完成させて署名することができます。オンラインフォームでは、迅速な処理、欠落フィールドの削減、保管や取得が容易なデジタル記録を意味します。
電子署名は手書きの署名よりも安全ですか？
自動的にそうではありません。セキュリティは署名プロセスとシステムが記録する証拠に依存します。適切に記録された電子署名は、同意通知、タイムスタンプ、署名者の詳細、文書のフィンガープリント、イベントのタイムラインを保持できますが、単なる署名画像だけでは証拠が少なくなります。
電子署名は誰が署名したかを証明しますか？
それ自体では証明しません。入力、描画、またはアップロードされた署名は署名行為を示しますが、身元確認のレベルは使用された方法に依存します。PlatoFormsは署名リンクが送信されたメールアドレスと他の署名証拠を記録しますが、身分証明書を確認したり、認定された電子署名を提供したりはしません。
単純な電子署名では不十分な場合はいつですか？
一部の書類は、証人付き、認証済み、高度または認定された署名、または他の形式が必要です。規則は管轄区域と文書の種類によって異なるため、関連する裁判所、登記所、または当局の要件を確認してください。
フォームの一部として署名を組み込む
電子署名は、別のシステムを管理するのではなく、ステップを削減する際に最も役立ちます。PlatoFormsを使用すると、フォーム、署名、完成したPDF、署名の証拠が一緒に保たれます。無料アカウントを作成するか、署名証明書ガイドを読んで始めてください。
