Todos nós já passamos por isso. lidar com processos baseados em papel que parecem se arrastar para sempre. Correr atrás de aprovações, corrigir erros e sentir-se sobrecarregado pela interminável troca de documentos. É um incômodo que todos poderíamos dispensar!
Mas não se preocupe, há uma solução simples que pode fazer com que essas dores de cabeça sejam coisa do passado. A PlatoForms permite que você digitalize o processo de aprovação com formulários online fáceis. Nada de esperar, correr atrás de assinaturas ou resolver erros de formulários manuscritos confusos. Apenas um fluxo de trabalho suave e simplificado para capturar informações com precisão desde o início.
A melhor parte? A PlatoForms é projetada para que qualquer pessoa possa usar, sem necessidade de habilidades técnicas. Apesar de sua simplicidade, é uma ferramenta poderosa confiada por organizações de todos os tamanhos para modernizar seus processos. Com recursos práticos como automação de fluxo de trabalho e formulários mestres, as aprovações se tornam uma caminhada no parque. Vamos dar uma olhada em como a PlatoForms pode revolucionar seus fluxos de trabalho de aprovação!
Neste blog, exploraremos:
Torne as aprovações fáceis com automação de fluxo de trabalho e formulário mestre
A PlatoForms torna as aprovações simples com dois recursos de destaque. automação de fluxo de trabalho e formulários mestres.
🔧 O que é automação de fluxo de trabalho?
A automação de fluxo de trabalho simplifica aqueles cenários complexos onde várias pessoas precisam completar diferentes seções de um formulário. Pense em aprovações de vendas, integração de clientes, matrículas escolares e muito mais.
Em vez de passar cópias ou duplicar trabalho, o fluxo de trabalho divide o formulário em etapas fáceis. Cada pessoa foca apenas na sua parte, mantendo tudo super organizado. Após alguém completar uma etapa, o sistema notifica automaticamente a próxima pessoa na fila. Esse fluxo sem esforço continua até que o formulário inteiro esteja completo. Então, como mágica, todas as etapas se unem perfeitamente em um PDF final polido. Nada de complicações ou risco de erros.
Vamos ver isso em ação com um exemplo de aluguel de carro:
O cliente preenche primeiro seus dados pessoais. Quando ele envia, a equipe de vendas é notificada para a próxima etapa. Um representante adiciona as informações do carro alugado, como marca, modelo e preço.
Com os detalhes do carro completos, o fluxo de trabalho notifica o gerente de que é necessária uma aprovação. O gerente pode visualizar todas as entradas anteriores enquanto fornece sua assinatura final, tudo em um PDF contínuo.
Uma vez que o gerente aprova, o fluxo de trabalho combina automaticamente tudo em um único pacote de aluguel PDF abrangente. Nada de fusões confusas. apenas revise a versão final antes de enviá-la.
Para mais detalhes, consulte nossa documentação do usuário. Colabore com Fluxos de Trabalho.
🧾 O que são formulários mestres?
Então, temos os formulários mestres. É um tipo de modelo que você pode alterar para atender às suas necessidades. Com formulários mestres, você pode essencialmente construir um modelo modular contendo campos como uploads de arquivos, assinaturas, etc. Então, você apenas vincula esse formulário mestre a qualquer outro formulário PDF, puxando os campos desejados do mestre para outros PDFs vinculados com alguns cliques. Pronto. você tem um formulário online dinâmico pronto para capturar entradas, tudo sem reconstruir os mesmos elementos repetidamente. É a melhor maneira de simplificar a criação de formulários enquanto mantém uma aparência consistente e profissional em todos os seus documentos.
Mas espere, tem mais! Com os formulários mestres da PlatoForms, você tem a flexibilidade de personalizar seus campos de aprovação para diferentes tipos de solicitações ou níveis de autorização. Seja uma ordem de compra, um pedido de férias ou uma aprovação de orçamento, você pode adaptar os campos para corresponder aos requisitos específicos de cada tarefa de aprovação.
Para mais detalhes, consulte nossa documentação do usuário. Gerencie o Formulário Mestre.
Revolucione o processo de aprovação com formulários mestres e automação de fluxo de trabalho
Juntos, a automação de fluxo de trabalho e os formulários mestres são uma combinação poderosa para simplificar até os ciclos de aprovação mais complicados. Veja como isso funciona na prática para a integração de funcionários:
O caso de integração de funcionários
Quando se trata de aprovações, a integração de funcionários é um exemplo clássico do poder da PlatoForms:
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Assim que um novo contratado é inserido, um fluxo de trabalho de integração é automaticamente iniciado com etapas para RH, TI, instalações, segurança e outros departamentos.
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O RH inicia as coisas inserindo os detalhes principais do novo contratado, que são preenchidos a partir de um modelo de formulário mestre.
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O fluxo de trabalho então encaminha perfeitamente para cada departamento. notificando-os quando é a vez deles de completar sua seção específica enquanto referenciam os detalhes anteriores.
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Com cada etapa aprovada, os dados são consolidados em um pacote de integração abrangente em PDF para revisão final e publicação do RH.
Etapa 1: criar formulário mestre de novo contratado
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Faça login em sua conta PlatoForms e vá para o Painel.
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Clique em + Começar a construir e selecione Criar Formulário Mestre para Múltiplos PDFs.
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No construtor de formulários mestres, adicione campos comuns necessários em todas as etapas de integração, por exemplo, Nome, Cargo e Data de Início.
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Personalize as propriedades dos campos e a ordem conforme necessário.
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Visualize e publique o formulário mestre.
Etapa 2: vincular formulários online ao formulário mestre
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No Painel, encontre seu formulário mestre e clique em Vincular > Vincular Novo PDF.
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Carregue o primeiro formulário departamental (por exemplo, RH Novo Contratado)
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No construtor de formulários que se abre, passe o mouse sobre os campos desejados do formulário mestre e clique em + Adicionar ao PDF para adicionar campos do mestre a este formulário.
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Adicione quaisquer campos adicionais específicos do departamento.
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Repita as etapas 1-4 para vincular/criar formulários para TI, Instalações, Segurança, etc.
Etapa 3: configurar fluxo de trabalho de integração
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Vá para a página de Fluxos de Trabalho e clique em Criar Fluxo de Trabalho.
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Adicione o formulário RH Novo Contratado como a primeira etapa.
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Adicione os formulários de TI, Instalações, Segurança como etapas subsequentes.
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Para cada etapa, clique no ícone de engrenagem para configurar configurações como:
- Combinar dados entre etapas em um PDF final
- Exibir dados da etapa anterior
- Incluir links para PDFs/Formulários anteriores
- Preencher automaticamente campos com base em rótulos
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Clique em Compartilhar quando todas as configurações estiverem finalizadas.
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Publique o Fluxo de Trabalho.
Para mais detalhes, consulte nossa documentação do usuário. Configurar etapas do Fluxo de Trabalho
Etapa 4: usar o Fluxo de Trabalho de integração
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Compartilhe a URL do fluxo de trabalho publicado com o RH.
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Quando um novo contratado é inserido, o RH inicia o fluxo de trabalho completando a primeira etapa.
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O fluxo de trabalho encaminha automaticamente e notifica cada departamento para sua etapa de aprovação.
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Uma vez que todos os departamentos completam suas seções, um PDF final consolidado está disponível.
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O RH pode revisar e finalizar o pacote completo de integração aprovado em PDF.
Para mais detalhes, consulte nossa documentação do usuário. Compartilhar seu Fluxo de Trabalho
Em conclusão
Seguindo este processo, você cria uma integração digital padronizada onde:
- Campos comuns de formulário são mantidos com o formulário mestre.
- Cada departamento completa sua seção sem esforço.
- O fluxo de trabalho combina todas as etapas em um pacote automaticamente.
- O ciclo completo de aprovação ocorre de forma contínua através de roteamento automatizado.
Aprovações feitas de forma surpreendentemente simples com os fluxos de trabalho automatizados e formulários mestres da PlatoForms.
Essa abordagem digital simplificada economiza muito tempo e aborrecimento em comparação com métodos manuais complicados e cheios de erros e atrasos. Com fluxos de trabalho automatizados encaminhando cada etapa com segurança e formulários mestres garantindo consistência, suas aprovações se tornam uma máquina bem ajustada. Nada de dores de cabeça, apenas eficiência sem esforço!
Por que continuar lutando com processos de aprovação arcaicos? A plataforma sem código da PlatoForms torna fácil construir fluxos de trabalho automatizados adaptados às suas necessidades. em minutos, não horas. Inscreva-se na PlatoForms hoje e diga adeus aos gargalos demorados de uma vez por todas. É hora de experimentar a liberdade refrescante de aprovações simplificadas e padronizadas!
