La gestion des dépenses comprend toutes les tâches ennuyeuses. Classement manuel des rapports, tonnes de papier et organisation chronophage. Parce que le classement manuel entraîne de nombreux inconvénients, y compris des erreurs constantes, la perte de bénéfices de projet peut également être un énorme problème. Grâce à Fyle, la gestion des dépenses n’a pas à être ainsi. Conçu pour éliminer la gestion manuelle des dépenses, Fyle a été créé pour aider les entreprises à se développer en gérant les dépenses facturables, en suivant les reçus, en extrayant automatiquement les données et en préparant les audits. Pour couronner le tout, les entreprises n’ont pas à dépenser un centime pour la gestion sur papier. Ce qui rend les choses plus faciles et économiques.
Dans cet article, j’ai discuté avec Fyle pour parler des tenants et aboutissants du logiciel. Et pourquoi il est considéré comme le meilleur outil de gestion des dépenses sur le marché.
Le commencement
Fyle a été fondé en 2016 par Yashwanth Madhusudan et Sivaramakrishnan Narayanan pour mettre fin à la frustration causée par la gestion manuelle des dépenses. Fyle a aidé les entreprises à automatiser leur gestion des dépenses de bout en bout pour s’assurer qu’elles avaient un contrôle total sur leurs dépenses professionnelles. Et maintenant, nous sommes la première entreprise à offrir une visibilité en temps réel sur les dépenses par carte de crédit aux États-Unis. Nous parlerons plus de cela dans la section sur le fonctionnement de notre produit.
Fyle permet à une entreprise de prendre le contrôle total de son processus de gestion des dépenses tout en offrant à l’utilisateur une expérience supérieure. Il combine un logiciel de niveau entreprise avec une expérience utilisateur de qualité pour fournir aux employés, approbateurs et administrateurs, leur donnant ainsi contrôle, flexibilité et capacité d’automatiser leur processus de rapport de dépenses comme ils le souhaitent.
Notre intégration Visa permettra au moteur d’IA de Fyle de coder instantanément les informations de dépenses, de rapprocher la transaction par carte et de pousser les données vers un ERP ou un logiciel de comptabilité cloud de l’organisation, réduisant ainsi un grand nombre de suivis et de travaux manuels pour les comptables. De cette façon, nous permettons aux entreprises d’éliminer les inefficacités du travail manuel de la gestion des dépenses et d’accéder à des données de dépenses améliorées qui permettent aux comptables de clôturer les livres rapidement.
Le développement
Nous avons commencé avec une version de base de l’extension Chrome, de l’application web et de l’application mobile.
Les utilisateurs pouvaient créer une dépense, générer un rapport, le soumettre, et c’était tout. Il n’y avait pas d’utilisateurs payants à cette phase, seulement des utilisateurs test. L’idée était d’adopter une approche centrée sur le client, de ne construire que ce qu’ils voulaient, et non de créer quelque chose parce que nous le voulions. Nous avons parlé à de nombreuses personnes, et si nous remarquions qu’une grande partie d’entre elles parlaient du même problème, nous le construisions et testions ce que nous avions créé avec elles. Nous nous assurions toujours de leur demander, “Hé, cela rend-il votre vie plus facile ? Ou est-ce que cela aide ?” Cette approche est quelque chose que nous avons suivie jusqu’à aujourd’hui.
Initialement, les équipes CS suivaient les clients mensuellement pour savoir quels problèmes ils rencontraient avec l’application en ligne et hors ligne. Comment cela aide-t-il ? Par exemple, si les clients faisaient quelque chose lié à la comptabilité hors ligne, que Fyle ne supportait pas, les équipes CS, après un suivi, peuvent essayer de proposer comment nous pouvons offrir la même solution de manière meilleure. Encore une fois, cela serait si de nombreux clients avaient le même besoin. Maintenant, ce suivi a lieu chaque trimestre.
Nous construisons d’abord une version bêta d’une nouvelle fonctionnalité, avons 1-2 clients avec qui nous avons parlé auparavant, l’essayons, obtenons des retours répétés et améliorons. Il y aura des frictions lorsque vous construisez quelque chose que personne n’a essayé avec notre intégration Visa. Fyle devient la première plateforme de gestion des dépenses à gérer les transactions par carte directes et en temps réel pour Visa. Donc, nous ne l’avons pas publié à tout le monde d’un coup. Au lieu de cela, nous avons eu une version bêta qui a maintenant été donnée à 17 clients pour des tests.
Concernant notre équipe, aujourd’hui, tous ceux qui possèdent une part significative du développement ont commencé en tant que stagiaires. Nous faisons toujours venir quelqu’un qui prend en charge ce qu’il fait et se soucie du produit autant que nous. Nous construisons non seulement pour le plaisir, mais pour voir comment les clients peuvent transformer les choses avec ce que nous avons créé. Finalement, nous avons vu, c’est ainsi qu’une startup réussit.
- Abhishek Jain, Directeur de l’ingénierie
Comment fonctionne Fyle ?
Fyle utilise la technologie OCR pour extraire les informations des reçus et remplir automatiquement les rapports de dépenses. Il garantit l’exactitude et la conformité aux politiques, car chaque dépense soumise est automatiquement vérifiée par rapport à la politique de l’entreprise. Fyle permet également des rapprochements CCC automatiques pour améliorer la productivité financière. Il offre plus de transparence en utilisant des flux en direct de relevés bancaires et de suivi des dépenses personnelles et professionnelles par carte.
Désormais, Fyle a lancé une solution de gestion des dépenses en temps réel pour les clients qui utilisent des cartes VISA d’entreprise et de PME aux États-Unis. Avec cela, Fyle est devenu la première plateforme de gestion des dépenses à offrir des flux de transactions directs et en temps réel aux utilisateurs de toute carte de crédit alimentée par Visa de n’importe quelle banque.
Cela signifie que les entreprises peuvent voir les dépenses par carte au fur et à mesure qu’elles se produisent, obtenir des niveaux de contrôle granulaires sur les dépenses par carte, et savoir quand les cartes de crédit sont perdues ou volées, car les utilisateurs pourront voir leurs transactions en temps réel et peuvent notifier l’administrateur de tout achat inhabituel.
Pourquoi Fyle est le meilleur logiciel de gestion des dépenses sur le marché
- Pour les employés : Permet la soumission et le suivi faciles des reçus à partir d’applications quotidiennes comme G-Suite, Slack, Teams, Outlook, etc.
- Pour les approbateurs : Applique efficacement la conformité en automatisant les vérifications avant soumission.
- Pour les administrateurs : Réconciliez facilement les relevés de carte de crédit. Fyle réconcilie automatiquement chaque dépense par carte. Gérez plusieurs programmes de cartes de fournisseurs comme American Express, VISA, Mastercard et Diner’s Club de manière centralisée.
- Intégrations parfaites : Avec G-Suite et d’autres plateformes comptables.
À quoi ressemble l’avenir avec Fyle en tant que logiciel de gestion des dépenses
- Gestion des dépenses en temps réel : L’intégration de Fyle avec Visa est une approche “apportez votre carte” qui permet aux utilisateurs d’utiliser leurs cartes professionnelles pour soutenir leur plateforme de gestion des dépenses. Cela signifie que toute PME ou entreprise de taille moyenne peut désormais accéder au logiciel sans changer de carte. Un titulaire de carte peut connecter sa carte Visa existante à Fyle et recevoir des notifications par SMS chaque fois que la carte est utilisée en quelques minutes.
- Vue d’ensemble des dépenses administratives : Les dépenses à l’échelle de l’organisation seront affichées avec des graphiques de comparaison entre divers marchands, projets, catégories et employés. Les équipes financières peuvent utiliser ces informations pour optimiser les budgets et économiser sur les dépenses professionnelles. Cela sera en ligne d’ici la fin de ce trimestre.
- Bot Microsoft Teams : Les approbateurs pourront désormais approuver les rapports de dépenses depuis l’application Teams, et les dépensiers seront informés de leurs dépenses depuis l’application. Cette fonctionnalité est déjà en ligne.
- Bot Slack : Les approbateurs pourront désormais voir une vue détaillée des rapports de dépenses depuis Slack. Cela est déjà en ligne.
- Les dépensiers pourront créer des dépenses depuis le bot Slack et pourront ajouter de nouvelles dépenses dans un rapport de dépenses depuis Slack : Cela sera en ligne d’ici la fin de ce trimestre.
- Soumission automatique de rapports : Les employés peuvent ajouter des dépenses et Fyle se charge de les soumettre automatiquement à intervalles réguliers, ce qui réduit l’effort manuel des utilisateurs. Les équipes financières peuvent configurer le moment de la soumission automatique.
