作為交易各方面的正式協議，合同簽署始終是每個企業的核心。不論您是每天達成交易的企業主，還是進行購買的客戶，合同簽署需要成功完成，以便使商業交易更順暢。
由於許多企業已轉向「在家工作」的設定，適應遠程工作環境不僅意味著每天穿著睡衣工作，還意味著將合同簽署數字化。多虧了當今創新的在線工具，企業不必擔心是否能夠順利執行合同簽署。借助有效的軟件和適當的教育，企業現在可以快速實施數字合同簽署。
目錄：
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為什麼合同簽署對企業至關重要？
書面合同幾乎在任何類型的交易中都能保護買賣雙方。除了使交易更快、更方便之外，數字合同簽署還提供比傳統方式更高效的流程。以下是為什麼它對每個企業都至關重要的原因：
約束性合同保障您的業務
合同是兩個或多個尋求合作的人的正式協議。合同管理幾乎在任何行業中都是必要的，從建築到銀行和金融服務，舉幾個例子。這些文件列出了項目、交易或協議的詳細信息。然後雙方同意合同條款並簽署。
告別紙質文件
合同幫助雙方對關係中的要求達成一致並理解。但打印、傳真、複印和歸檔，紙質合同既耗時又可能令人沮喪。使用我們在 PlatoForms 的 電子簽名功能，您可以快速創建和分享數字合同，最終擺脫繁瑣的紙質文件。
指定所有細節
合同的組成部分因行業而異。例如，在法律領域，合同通常是書面或打印在紙上的。但一般來說，任何對交易重要的事項都需要作為合同條款列出。任何未明確的事項可能會在後期引起混淆。為避免這種情況，必須在每個條款中提供準確的解釋。合同簽署使您能夠指定這些細節（從協議的描述、必須做的事情、需要避免的事項、協議的限制等等）。合同清楚地解釋了雙方公司和客戶對於達成協議的內容。
數字合同簽署的方法
在線合同簽署可以根據公司的方法以不同的方式進行。其中一些方法包括：
簽名和掃描
一些公司手動將文件發送給員工和客戶進行打印、掃描和簽名。掃描後的文件會轉換為 PDF，上傳到線上，然後發回給公司。
使用第三方應用程序簽署
第三方應用程序現在可以托管在線文件和合同以供簽署。一些工具如 DocuSign 被廣泛用於發送合同和收集電子簽名。在 PlatoForms，我們提供電子簽名證書和簽名板，方便合同簽署。客戶不僅能在幾秒鐘內完成他們的在線 PDF 表單，還能輕鬆地實時簽名。
專業提示： PlatoForms 讓您可以在幾秒鐘內製作在線可填寫的 PDF 和表單。使用我們的電子簽名證書，您可以無縫地從您的在線表單中收集電子簽名。讓您的客戶高效地完成他們的在線 PDF 表單，這裡的功能只需一分鐘即可註冊！立即註冊
拍攝簽名照片
完成在線 PDF 表單和電子簽名並不適合每個人，有些人仍然更喜歡使用其他電子簽名方法，如拍攝照片。客戶只需簽名，拍攝照片，並將其附加到他們的文件中以完成。
電子郵件通信
如果上述方法都未使用，有些人會選擇通過發送電子郵件通信來傳統地要求雙方簽署合同。電子郵件被廣泛用作合同簽署的主要和正式通信方式，不論文件是通過郵件手動發送還是在線發送。
如何成功執行合同簽署？
通常很難將合同的所有各方聚集在同一個房間裡簽署合同，尤其是對於更重大的國際交易。此外，實體郵寄合同可能需要太長時間。
為了避免這些困難，最好實施在線合同簽署。也就是說，簽名的準備和執行方式與實體合同相同，簽名在雙方同意後「釋放」，通常通過電子郵件或第三方應用程序給出。為了成功執行數字合同簽署，以下是一些需要注意的提示：
提供 PDF 格式的文件
PDF 是合同和協議中最受歡迎的文件格式，因為它的安全性和專業外觀。發送 PDF 文件將保護您的商業交易，因為這種格式不易被編輯或偽造。
專業提示： 除了將您的 PDF 轉換為在線可填寫的表單，PlatoForms 還可以在線製作可填寫的表單並將其轉換為 PDF。這樣，您在處理 PDF 時不必使用複雜的軟件，現在可以直接在瀏覽器中打開並填寫。了解更多。
使用可靠的電子簽名軟件
您的合同協議高度機密，請確保使用可靠且高效的工具來安全地完成工作。在尋找電子簽名應用程序時，請做好功課，研究工具的評論、功能和缺點。這有助於您了解使用該工具的情況，以及它是否是您應該用於合同簽署的正確軟件。
注意副本
簡單的合同和契約可以以副本形式執行。這是指合同的每一方簽署一份單獨但相同的文件副本。這些簽署的副本將共同形成一個具有約束力的協議，無縫地允許它們以副本形式執行，或者換句話說，以不同的語言執行。
簡單的合同和契約通常包含一個條款，解釋要注意您的副本，在簽署前閱讀所有內容，並為將來的目的保留它。
什麼是 PlatoForms 電子簽名證書？
我們的在線 PDF 表單內置了電子簽名板，您可以在收集簽名時添加。無論您是在製作表單還是發送 PDF 格式的合同協議，您都可以使用此功能來完成。雖然電子簽名板在在線工具中很常見，但並非所有工具都提供簽名證書。
電子簽名證書為您提供簽名的信息，包括簽名者的 IP 地址和電子郵件地址的時間戳。這樣做的目的是充分說明簽名者的信息。
使用 PlatoForms 的電子簽名證書
注意： 要啟用電子簽名證書，請在表單構建器中勾選「收集到簽名證書」選項。
確保在邀請功能中啟用簽名證書按鈕。
除了附加到電子郵件的簽名證書，您還可以從提交頁面查看和下載它。
當您啟用此功能時，系統默認電子郵件將包括兩項內容：
- 簽名證書： 這包括由 PlatoForms 發行的 PDF 格式的簽名證書。
- 簽名證書 SHA256 校驗和： 一個證書，確保文件本身未被更改。
使用 PlatoForms 輕鬆創建和發送電子簽名
除了允許您發送帶有電子簽名板的在線 PDF 表單外，PlatoForms 還提供電子簽名證書，幫助您確保提交的表單未被偽造或更改。了解如何使用電子簽名證書。
