Wir kennen es alle. der Umgang mit mühsamen papierbasierten Prozessen, die scheinbar ewig dauern. Genehmigungen einholen, Fehler korrigieren und sich von der nie endenden Dokumentenflut überwältigt fühlen. Ein Ärgernis, auf das wir alle verzichten könnten!
Aber keine Sorge, es gibt eine einfache Lösung, die diese Kopfschmerzen der Vergangenheit angehören lässt. Mit PlatoForms können Sie den Genehmigungsprozess digitalisieren mit einfachen Online-Formularen. Kein Warten mehr, keine Jagd nach Unterschriften oder das Beheben von Fehlern aus unleserlichen handschriftlichen Formularen. Nur ein reibungsloser, optimierter Workflow, um Informationen von Anfang an genau zu erfassen.
Das Beste daran? PlatoForms ist so konzipiert, dass es von jedem genutzt werden kann, ohne technische Kenntnisse. Trotz seiner Einfachheit ist es ein leistungsstarkes Tool, dem Organisationen jeder Größe vertrauen, um ihre Prozesse zu modernisieren. Mit praktischen Funktionen wie Workflow-Automatisierung und Master-Formularen werden Genehmigungen zum Kinderspiel. Werfen wir einen Blick darauf, wie PlatoForms Ihre Genehmigungs-Workflows revolutionieren kann!
In diesem Blog werden wir erkunden:
Machen Sie Genehmigungen mühelos mit Workflow-Automatisierung und Master-Formular
PlatoForms macht Genehmigungen kinderleicht mit zwei herausragenden Funktionen. Workflow-Automatisierung und Master-Formulare.
🔧 Was ist Workflow-Automatisierung?
Die Workflow-Automatisierung optimiert komplexe Szenarien, in denen mehrere Personen unterschiedliche Abschnitte eines Formulars ausfüllen müssen. Denken Sie an Verkaufsfreigaben, Kunden-Onboarding, Schulregistrierungen und mehr.
Anstatt Kopien herumzureichen oder Arbeit zu duplizieren, teilt der Workflow das Formular in einfache Schritte auf. Jede Person konzentriert sich nur auf ihren Teil, was die Dinge super effizient hält. Nachdem jemand einen Schritt abgeschlossen hat, benachrichtigt das System automatisch die nächste Person in der Reihe. Dieser mühelose Fluss setzt sich fort, bis das gesamte Formular abgeschlossen ist. Dann, wie von Zauberhand, verschmelzen alle Schritte nahtlos zu einem polierten endgültigen PDF. Kein Ärger mehr oder Risiko von Fehlern.
Sehen wir uns das an einem Beispiel für eine Autovermietung an:
Der Kunde füllt zuerst seine persönlichen Daten aus. Wenn er diese einreicht, wird das Verkaufsteam für den nächsten Schritt benachrichtigt. Ein Vertreter fügt die Informationen zum Mietwagen hinzu, wie Marke, Modell und Preis.
Mit den ausgefüllten Fahrzeugdetails benachrichtigt der Workflow den Manager, dass eine Genehmigung erforderlich ist. Der Manager kann alle vorherigen Einträge einsehen, während er seine endgültige Unterschrift auf einem nahtlosen PDF gibt.
Sobald der Manager genehmigt hat, kombiniert der Workflow automatisch alles zu einem einzigen, umfassenden PDF-Mietpaket. Kein chaotisches Zusammenfügen. einfach die endgültige Version überprüfen, bevor sie versendet wird.
Weitere Details finden Sie in unserer Benutzerdokumentation - Zusammenarbeiten mit Workflows.
🧾 Was sind Master-Formulare?
Dann gibt es Master-Formulare. Es ist eine Art Vorlage, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Mit Master-Formularen können Sie im Grunde eine modulare Vorlage erstellen, die Felder wie Datei-Uploads, Unterschriften usw. enthält. Dann verlinken Sie einfach dieses Master-Formular mit anderen PDF-Formularen und ziehen die gewünschten Felder mit wenigen Klicks vom Master zu den verlinkten PDFs. Zack. Sie haben ein dynamisches Online-Formular, das bereit ist, Eingaben zu erfassen, ohne die gleichen Elemente immer wieder neu zu erstellen. Es ist der ultimative Weg, um die Formularerstellung zu optimieren und gleichzeitig ein konsistentes, professionelles Erscheinungsbild in all Ihren Dokumenten zu bewahren.
Aber warten Sie, es gibt noch mehr! Mit den Master-Formularen von PlatoForms haben Sie die Flexibilität, Ihre Genehmigungsfelder für verschiedene Arten von Anfragen oder Autorisierungsstufen anzupassen. Ob es sich um eine Bestellung, einen Urlaubsantrag oder eine Budgetgenehmigung handelt, Sie können die Felder so anpassen, dass sie den spezifischen Anforderungen jeder Genehmigungsaufgabe entsprechen.
Weitere Details finden Sie in unserer Benutzerdokumentation - Verwalten von Master-Formularen.
Revolutionieren Sie den Genehmigungsprozess mit Master-Formularen und Workflow-Automatisierung
Zusammen sind Workflow-Automatisierung und Master-Formulare eine leistungsstarke Kombination zur Optimierung selbst der komplexesten Genehmigungszyklen. So sieht es in der Praxis bei der Mitarbeitereinarbeitung aus:
Der Fall der Mitarbeitereinarbeitung
Wenn es um Genehmigungen geht, ist die Mitarbeitereinarbeitung ein klassisches Beispiel für die Leistungsfähigkeit von PlatoForms:
-
Sobald ein neuer Mitarbeiter eingetragen ist, startet ein Onboarding-Workflow automatisch mit Schritten für HR, IT, Einrichtungen, Sicherheit und andere Abteilungen.
-
Die Personalabteilung beginnt, indem sie die Kerndaten des neuen Mitarbeiters eingibt, die aus einer Master-Formularvorlage stammen.
-
Der Workflow leitet dann nahtlos an jede Abteilung weiter. benachrichtigt sie, wenn sie an der Reihe sind, ihren spezifischen Abschnitt auszufüllen, während sie auf frühere Details verweisen.
-
Mit jeder genehmigten Phase konsolidieren sich die Daten zu einem umfassenden Onboarding-Paket-PDF zur abschließenden Überprüfung und Veröffentlichung durch die Personalabteilung.
Schritt 1: Erstellen Sie ein Master-Formular für neue Mitarbeiter
-
Melden Sie sich an bei Ihrem PlatoForms-Konto an und gehen Sie zum Dashboard.
-
Klicken Sie auf + Start to build und wählen Sie Create Master Form for Multiple PDFs.
-
Fügen Sie im Master-Formular-Builder gemeinsame Felder hinzu, die in allen Onboarding-Phasen benötigt werden, z.B. Name, Jobtitel und Startdatum.
-
Passen Sie die Feldeigenschaften und die Reihenfolge nach Bedarf an.
-
Vorschau und Veröffentlichung des Master-Formulars.
Schritt 2: Verlinken Sie Online-Formulare mit dem Master-Formular
-
Suchen Sie im Dashboard Ihr Master-Formular und klicken Sie auf Link > Link New PDF.
-
Laden Sie das erste Abteilungsformular hoch (z.B. HR New Hire)
-
Im Formular-Builder, der sich öffnet, bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschten Felder aus dem Master-Formular und klicken Sie auf + Add to PDF, um Felder vom Master zu diesem Formular hinzuzufügen.
-
Fügen Sie alle zusätzlichen abteilungsspezifischen Felder hinzu.
-
Wiederholen Sie die Schritte 1-4, um Formulare für IT, Einrichtungen, Sicherheit usw. zu verlinken/erstellen.
Schritt 3: Konfigurieren Sie den Onboarding-Workflow
-
Gehen Sie zur Seite Workflows und klicken Sie auf Create Workflow.
-
Fügen Sie das HR New Hire-Formular als ersten Schritt hinzu.
-
Fügen Sie die IT-, Einrichtungs- und Sicherheitsformulare als nachfolgende Schritte hinzu.
-
Klicken Sie für jeden Schritt auf das Zahnradsymbol, um Einstellungen wie:
- Kombinieren von Daten über Schritte hinweg zu einem endgültigen PDF
- Anzeigen von Daten aus vorherigen Schritten
- Einfügen von Links zu vorherigen PDFs/Formularen
- Automatisches Ausfüllen von Feldern basierend auf Labels
-
Klicken Sie auf Share, wenn alle Einstellungen abgeschlossen sind.
-
Veröffentlichen Sie den Workflow.
Weitere Details finden Sie in unserer Benutzerdokumentation - Konfigurieren von Workflow-Schritten
Schritt 4: Verwenden Sie den Onboarding-Workflow
-
Teilen Sie die veröffentlichte Workflow-URL mit der Personalabteilung.
-
Wenn ein neuer Mitarbeiter eingetragen wird, startet die Personalabteilung den Workflow, indem sie den ersten Schritt abschließt.
-
Der Workflow leitet automatisch weiter und benachrichtigt jede Abteilung für ihren Genehmigungsschritt.
-
Sobald alle Abteilungen ihre Abschnitte abgeschlossen haben, steht ein endgültiges, konsolidiertes PDF zur Verfügung.
-
Die Personalabteilung kann das vollständige, genehmigte Onboarding-Paket-PDF überprüfen und finalisieren.
Weitere Details finden Sie in unserer Benutzerdokumentation - Teilen Sie Ihren Workflow
Fazit
Indem Sie diesen Prozess befolgen, erstellen Sie ein standardisiertes digitales Onboarding, bei dem:
- Gemeinsame Formularfelder mit dem Master-Formular beibehalten werden.
- Jede Abteilung mühelos ihren Abschnitt abschließt.
- Der Workflow alle Schritte automatisch zu einem Paket kombiniert.
- Der vollständige Genehmigungszyklus nahtlos durch automatisierte Weiterleitung erfolgt.
Genehmigungen werden erfrischend einfach mit den automatisierten Workflows und Master-Formularen von PlatoForms.
Dieser optimierte digitale Ansatz spart Ihnen eine Menge Zeit und Ärger im Vergleich zu umständlichen manuellen Methoden, die voller Fehler und Verzögerungen sind. Mit automatisierten Workflows, die jeden Schritt sicher weiterleiten, und Master-Formularen, die Konsistenz gewährleisten, werden Ihre Genehmigungen zu einer gut geölten Maschine. Keine Kopfschmerzen mehr, nur mühelose Effizienz!
Warum sich weiterhin mit veralteten Genehmigungsprozessen herumschlagen? Die No-Code-Plattform von PlatoForms macht es einfach, automatisierte Workflows zu erstellen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. in Minuten, nicht Stunden. Melden Sie sich noch heute bei PlatoForms an und verabschieden Sie sich endgültig von langen Engpässen. Es ist an der Zeit, die erfrischende Freiheit vereinfachter, standardisierter Genehmigungen zu erleben!
