En el pasado, las personas viajaban kilómetros y kilómetros solo para obtener una firma manuscrita de un acuerdo comercial.
Ahora, con la ayuda de internet y el uso de documentos digitales, las transacciones comerciales se realizan principalmente en minutos, incluyendo las firmas. Gracias a los documentos electrónicos, no tenemos que imprimir papeles, escanear, enviar por fax y enviarlos solo para obtener firmas. La conveniencia de la firma digital se ha vuelto favorable no solo para las empresas, sino para todo tipo de compañías en diferentes industrias. Y debido a eso, se espera que los certificados digitales y las firmas digitales sean más importantes en el futuro. De hecho, se proyecta que el uso de firmas digitales crecerá de 2.8 mil millones de USD en 2020 a 14.1 mil millones de USD para 2026.
La firma electrónica suena tan simple, pero viene con mucha información que necesitas conocer. En este artículo, desglosaremos algunos datos importantes sobre las firmas electrónicas:
Tabla de Contenidos
* ¿Qué es una firma electrónica?
* ¿Cuál es la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital?
* ¿Cómo crear una firma electrónica?
* Ventajas de usar firma electrónica
¿Qué es una firma electrónica?
Según lo definido por los Diccionarios de Oxford Learner’s:
Una firma electrónica es un conjunto de datos digitales adjuntos a un documento enviado electrónicamente que se utiliza para confirmar la identidad del remitente.
¿Es legalmente vinculante la firma electrónica?
Debido a la Ley E-Sign, las firmas electrónicas son válidas para ser presentadas en la corte. Si el firmante tiene consentimiento e intención, una firma electrónica se considera legalmente válida.
¿Cuál es la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital?
Mucha gente se confunde con la firma electrónica y la firma digital. Ambas no son lo mismo, pero tampoco son tan diferentes entre sí. Una firma digital es un tipo de firma electrónica. Según lo definido por los Diccionarios de Oxford Learner’s:
Una firma digital es un proceso que garantiza que el contenido de un mensaje no ha sido alterado en el proceso de envío y entrega del mensaje.
Las firmas digitales están integradas con PKI (Infraestructura de clave personal), lo que significa que es más segura. Dado que las PKI están integradas en las firmas digitales, puedes asegurarte de que las firmas son auténticas.
¿Cómo crear una firma electrónica?
No podemos negar que usar una firma electrónica hace que todo sea rápido y fácil tanto para las empresas, los trabajadores y los consumidores. Imagina, no necesitas reunirte en persona, no necesitas imprimir toneladas de documentos, y ni siquiera necesitas bolígrafos y papeles solo para firmar un documento. Usar firmas electrónicas es bastante fácil y rápido.
Y aquí están los pasos para crear una firma electrónica para tus documentos:
- Firma usando tu ratón: Arrastra tu cursor para crear una firma electrónica.
- Dibuja tu firma: Con el uso de tu dedo o un lápiz óptico, puedes dibujar fácilmente tu firma electrónica.
- Toma una foto: ¿No te sientes cómodo firmando en línea? Puedes tomar una foto de tu firma en su lugar. Esta foto se puede cargar en el creador de firmas electrónicas de tu elección y guardarse como tu firma electrónica oficial.
Consejo profesional: Con las firmas electrónicas, no tienes que firmar una y otra vez. Tu firma electrónica se guarda y puede usarse para futuras transacciones. Esto te ahorra de los errores habituales de firma y los cambios inevitables de firma que pueden llevar a complicaciones en los documentos.
¿Cuáles son las ventajas de usar una firma electrónica?
¿Te beneficiarás de usar una firma electrónica?
Definitivamente.
Desde freelancers hasta grandes empresas, la firma electrónica ha sido ampliamente utilizada en todo el mundo porque:
- Conveniencia
Gracias a las firmas electrónicas, firmar en cualquier parte del mundo se ha vuelto posible. Ahora, no tienes que viajar solo para firmar un documento o un documento de aprobación.
- Amigable con el medio ambiente
El uso de firmas electrónicas, junto con documentos digitalizados, ha sido extremadamente beneficioso para el medio ambiente. Sin el uso de papeles, las empresas no tienen que usar impresoras y máquinas de fax. Los árboles tampoco tienen que sacrificarse para hacer papel.
- Económico
Además de ahorrar tiempo, las personas y las empresas ahora también pueden ahorrar dinero en gastos de impresión y tinta.
- Proceso optimizado
Las firmas electrónicas son rápidas. Además del proceso optimizado, firmar electrónicamente ahora es accesible en cualquier lugar, en cualquier tipo de dispositivo.
Leyes sobre Firmas Electrónicas
La firma electrónica permanecerá en el futuro. Dado que el IRS aceptará firmas electrónicas en formularios específicos hasta finales de 2021, cada aspecto del negocio continúa buscando aplicaciones de firma electrónica como una de sus herramientas principales.
Mejores aplicaciones de firma electrónica para 2021
Dado que las aplicaciones de firma electrónica están en constante auge en el mercado, elegir el mejor software para tu negocio no será tan fácil. Al elegir la aplicación de firma electrónica adecuada para ti, hay muchos factores que debes tener en cuenta, como si será segura, si se ajusta a tu presupuesto, si el equipo de la aplicación proporciona soporte cuando sea necesario, y mucho más.
Para ayudarte a reducir las opciones, hemos compilado estas mejores y más confiables aplicaciones de firma electrónica para ti:
1.) Adobe Sign
Adobe, como uno de los creadores de firmas electrónicas más conocidos en todo el mundo, ofrece características de firma versátiles a través de todo tipo de dispositivos. Es flexible con varias integraciones y aplicaciones, todos pueden conectarse fácilmente, como Salesforce, Microsoft, etc.
2.) DocuSign
DocuSign ha sido uno de los jugadores más grandes en la industria de la firma electrónica hasta hoy. Proporcionando herramientas fáciles de arrastrar y soltar, los principiantes ni siquiera tienen que preocuparse por usar DocuSign ya que es muy fácil de navegar. ¿Lo mejor? No importa si estás usando diferentes dispositivos o no, puedes firmar electrónicamente de todas formas.
3.) PlatoForms
PlatoForms, ampliamente reconocido por su capacidad para convertir PDFs en formularios web y hacer PDF rellenables, ha lanzado una función de certificado de firma electrónica. Esta actualización posiciona a PlatoForms como una fuerte alternativa a DocuSign y Adobe Sign, proporcionando a empresas y profesionales una solución versátil y rentable para la firma digital.
Más allá de sus capacidades principales de transformar PDFs estáticos en formularios inteligentes en línea, los usuarios ahora pueden recopilar firmas electrónicas legalmente vinculantes directamente dentro de sus formularios. Al simplemente habilitar la opción de “Certificado de Firma”, las empresas pueden optimizar sus flujos de trabajo de aprobación, reducir el papeleo y acelerar el procesamiento de documentos. Cada firma recopilada viene acompañada de un certificado de firma completo, asegurando autenticidad y seguridad mientras se confirma que la firma enviada no ha sido alterada.
La funcionalidad de firma electrónica de PlatoForms lo convierte en una opción ideal para empresas que buscan reemplazar métodos más lentos o plataformas de firma electrónica costosas. Ya sea que estés gestionando contratos, acuerdos, formularios de consentimiento o aprobaciones internas, PlatoForms ahora ofrece una solución integral para la creación de formularios digitales, la recopilación de firmas y la verificación. Para aquellos que buscan una alternativa confiable y segura a DocuSign o Adobe Sign, PlatoForms ahora se destaca como una plataforma poderosa y todo en uno para digitalizar y optimizar flujos de trabajo de documentos de manera eficiente.
Certificado de firma electrónica de PlatoForms:
4.) PandaDoc
Proporcionando software SaaS, PandaDoc ofrece firmas electrónicas legalmente vinculantes y flujos de trabajo automatizados. Dado que la integración con CRM está disponible, sigue siendo uno de los creadores de firmas electrónicas más utilizados en la actualidad. Además, tiene un seguimiento automatizado de firmas electrónicas donde puedes rastrear todos los aspectos de la información de firma, como el nombre del firmante, la fecha en que se firmó, o si el documento fue visto o abierto.
5.) eSignly
eSignly es una aplicación de firma electrónica sencilla que funciona con las aplicaciones más comunes como Dropbox, Google Drive, Evernote, y más. Además de su interfaz fácil, eSignly se toma muy en serio la seguridad. Protege tu firma con estándares de seguridad y políticas de cifrado de la UE, EE.UU. y globales.
6.) HelloSign
Desde acuerdos hasta NDA, HelloSign ofrece una amplia gama de servicios de firma electrónica ideales para todo tipo de documentos en línea. Equipado con herramientas amigables para principiantes, cualquiera puede orientarse fácilmente al usar HelloSign. Al igual que las otras aplicaciones de firma electrónica mencionadas, HelloSign también incluye numerosas integraciones como Google Docs, Oracle, Slack, Salesforce, y otros.
Las firmas electrónicas continuarán revolucionando la forma en que manejamos las transacciones en el futuro. Para asegurarte de aprovechar al máximo tu experiencia de firma electrónica, es mejor investigar primero una aplicación y probar todo.
Crea firmas electrónicas y convierte tus PDFs en formularios en línea con PlatoForms
Ahora, puedes hacer mucho más que convertir PDFs en formularios rellenables y convertir PDFs en formularios en línea. Ya sea que estés enviando un acuerdo de contrato o firmando un registro en línea, necesitas un creador de firmas electrónicas que pueda satisfacer tus necesidades. PlatoForms acaba de lanzar un certificado de firma electrónica que puedes usar para tus formularios en línea. Para información detallada, consulta nuestra documentación manual aquí.
