挑戰
該事務所嚴重依賴於紙本表單——無論是內部還是與客戶。
1. 律師披露表單（內部）
每隔幾週，所有 70 位律師都需要填寫一份披露表單，確認他們是否在事務所外為特定客戶進行有償工作。
- 以紙本打印並分發
- 是/否答案手動圈選
- 當選擇「是」時需要書面解釋
- 收集緩慢且需手動處理
2. 信託與遺產客戶接待（外部）
信託與遺產部門使用一份12 頁的 PDF 接待表單來為準備遺囑的客戶服務。
- 客戶手寫填寫
- 表單通過郵寄、親自遞交或在辦公室完成
- 工作人員手動掃描提交的表單
- 手寫內容常常難以辨認
- 律師在會議前才收到信息
「人們必須手寫 12 頁的表單，郵寄或遞交，然後我們必須掃描，有時候很難讀。」
這個過程消耗了客戶、助理和律師的時間，並在諮詢開始前就造成了不必要的摩擦。
PlatoForms 解決方案
Keith 的團隊將這兩個工作流程移至PlatoForms，用線上表單取代了紙本表單，且不需要用戶帳號或註冊。
內部使用：律師披露
- 紙本披露表單轉換為線上表單
- 表單通過電子郵件發送給所有律師
- 回覆以數位方式集中收集
面向客戶使用：信託與遺產接待
12 頁的 PDF 使用 PlatoForms 的PDF 上傳和表單生成轉換為線上表單。該表單：
- 通過事務所網站分享
- 由秘書或律師直接發送
- 客戶在家完成，於首次會議前提交
「大多數人希望在來之前在線填寫。現在他們可以提交，然後我們打電話安排會議。」
取得的成果
從紙本到線上表單的轉變立即為事務所節省了時間。
變化：
- 客戶提前在自己的時間完成表單
- 律師收到清晰、可讀、組織良好的信息
- 助理不再需要親自幫助客戶填寫文件
- IT 可以快速更新表單而無需重新打印或分發
提交量
- 每週約 10 份提交
- 信託與遺產接待表單每月約 30 份提交
- 表單有時每天多次提交
「這為客戶節省了時間，也為我們的律師節省了時間。一切都提前完成並準備就緒。」
| 領域 | 之前 | 之後 |
|---|---|---|
| 表單完成 | 手寫紙本表單 | 線上表單提交 |
| 客戶體驗 | 在辦公室、郵寄或掃描 | 在家填寫 |
| 可讀性 | 手寫問題 | 清晰、打字回覆 |
| 員工努力 | 手動收集和掃描 | 自動數位接收 |
| 更新 | 重新打印和分發 | 編輯一次，即時生效 |
使之不同的功能
Keith 強調了幾個 PlatoForms 的功能特別有價值：
- PDF → 線上表單轉換 – 上傳現有的 PDF 並將其轉換為可填寫的線上表單
- 智能欄位格式化 – 文字換行和動態字體調整確保所有內容整齊地適合
- 可打印輸出 – 提交的表單在打印後仍保持清晰和可讀
- 客戶無需帳號 – 任何人都可以提交表單而無需註冊或登入
「它總是出來得很好——提交後從不難以閱讀或使用。」
為什麼不是 Google Forms？
Keith 最初考慮過 Google Forms，但最終放棄了。
- 需要用戶擁有（或使用）Google 帳號
- 為客戶增加了摩擦
- 不適合法律接待工作流程
PlatoForms 讓事務所能夠保持流程對所有人簡單且可訪問。
「不是每個人都想用 Google 帳號。使用 PlatoForms，人們可以快速輕鬆地提交表單。」
📖 相關閱讀： Google Forms AI (Gemini)：如何運作、限制以及接下來使用什麼 – 探索為什麼像 PlatoForms 這樣的工具通常更適合專業工作流程。
全事務所的採用增長
在信託與遺產部門看到結果後，其他部門開始探索類似的數位化。
「其他法律部門也想做同樣的事情，因為他們看到效果很好。」
IT 團隊現在正積極識別可以移入 PlatoForms 的其他面向客戶的表單。
整體推薦
Keith 將 PlatoForms 描述為：
「非常簡單且容易——但也非常強大。」
對於處理重複披露和長篇、文件繁重的客戶接待表單的律師事務所而言，PlatoForms 成為現代化工作流程的實用方式，而不增加複雜性。