Los materiales de incorporación para nuevos empleados deben cumplir dos funciones: explicar la empresa y el rol, y recopilar la información necesaria para completar el proceso de contratación. Una presentación por sí sola no completa el papeleo, mientras que un formulario por sí solo no proporciona suficiente contexto al nuevo empleado.
Esta guía explica cómo crear materiales de incorporación y qué incluir en un formulario de incorporación de empleados.
Un formulario de incorporación de empleados recopila la información y los reconocimientos que un nuevo empleado debe proporcionar antes o durante su primera semana. Comúnmente cubre detalles personales, contactos de emergencia, información de empleo, solicitudes de equipo, políticas de la empresa y firmas.
Cuando el proceso no está bien organizado, un nuevo empleado puede necesitar contactar a su gerente varias veces para obtener un enlace de firma, ingresar la misma dirección en diferentes PDFs y esperar que recursos humanos confirme que los documentos fueron recibidos.
Un mal proceso de incorporación puede tener consecuencias significativas. Según Gallup, solo el 12% de los empleados estuvo completamente de acuerdo en que su organización hizo un gran trabajo al incorporar nuevos empleados.
Los formularios pueden convertirse en una fuente de retraso cuando se agregan documentos separados con el tiempo sin un proceso consistente.
Esta guía trata sobre cómo diseñarlo adecuadamente.
En esta página
- Propósito de un formulario de incorporación de empleados
- Cómo crear materiales de incorporación
- Formularios, plantillas y hojas de trabajo de incorporación de empleados
- Qué incluir: campo por campo
- Variaciones específicas del rol
- Cómo construir un formulario de incorporación de empleados con PlatoForms
- Antes de publicar: una lista de verificación
- Preguntas frecuentes sobre el formulario de incorporación de empleados
Propósito de un formulario de incorporación de empleados
Un formulario de incorporación de empleados tiene tres propósitos principales.
Propósito 1: Recopilar la información requerida con precisión. Colocar nombres, direcciones, contactos de emergencia y otros detalles en un solo formulario reduce la necesidad de ingresar la misma información en varios documentos.
Propósito 2: Iniciar los siguientes pasos. Una vez que se envía el formulario, recursos humanos, TI, el gerente u otra persona responsable puede necesitar ser notificada. Dependiendo de las herramientas que uses, puedes configurar notificaciones por correo electrónico o integraciones con otros servicios.
Propósito 3: Mantener un registro de envío. Para manuales, acuerdos de confidencialidad, políticas de datos y otros documentos que requieren reconocimiento o firma, mantén un registro claro de quién los envió y cuándo.
Diseñar estos tres trabajos juntos convierte un formulario básico en un proceso de incorporación práctico.
| Etapa | Lo que hace el nuevo empleado | Lo que recibe el equipo |
|---|---|---|
| Antes del primer día | Revisa los materiales de incorporación y completa el formulario | Recursos humanos recibe los detalles personales y de empleo requeridos |
| Configuración del equipo | Selecciona el equipo o acceso que necesita | TI recibe una notificación cuando está configurado |
| Acuerdos | Revisa y firma los documentos requeridos | Recursos humanos mantiene el registro de envío y firma |
| Después del envío | Recibe confirmación y los siguientes pasos | PlatoForms puede generar un PDF completo |
Cómo crear materiales de incorporación
Los materiales de incorporación no necesitan ser un documento largo. Organiza la información para que los nuevos empleados puedan encontrar lo que necesitan en el momento adecuado.
- Presenta la empresa y el equipo. Resume el negocio, la estructura del equipo y los contactos principales.
- Explica el primer día y la primera semana. Incluye detalles de llegada, hora de inicio, capacitación y reuniones programadas.
- Describe cómo se realiza el trabajo. Enumera las herramientas principales, los canales de comunicación y el proceso de aprobación.
- Comparte las políticas que requieren revisión. Cubre las reglas del lugar de trabajo, la seguridad de la información y los reconocimientos requeridos.
- Proporciona un formulario de incorporación. Recopila detalles personales, contactos de emergencia, solicitudes de equipo y otra información requerida.
- Indica la fecha límite y los siguientes pasos. Explica qué debe enviarse, cuándo vence y qué sucede después.
Separar los materiales explicativos del formulario mantiene el contenido más fácil de leer y las presentaciones más fáciles de gestionar.
Comienza con una lista de los materiales que necesitas
Antes de escribir, haz una lista de cada elemento que un nuevo empleado debe leer, usar, confirmar o enviar. Un paquete práctico de materiales de incorporación puede incluir una nota de bienvenida, un organigrama, un horario del primer día, una lista de contactos del equipo, un paquete de políticas y los formularios que el empleado debe completar.
Separa la lista en dos grupos:
- Materiales para leer: presentaciones de la empresa y el equipo, horarios, políticas, instrucciones de herramientas y detalles de contacto.
- Formularios para enviar: información personal, contactos de emergencia, solicitudes de equipo, reconocimientos y firmas.
Esto evita que acciones importantes se pierdan dentro de diapositivas de presentación o un manual largo.
Crea un documento de orientación breve
Mantén la introducción de la empresa enfocada en lo que un nuevo empleado necesita durante la primera semana. Un breve conjunto de diapositivas o un documento de una a dos páginas puede cubrir el propósito de la empresa, el equipo del empleado, las herramientas que utilizará y a quién contactar para preguntas de recursos humanos, TI y específicas del rol. Enlaza a políticas más largas en lugar de copiarlas en el documento de orientación.
Agrega un horario del primer día y la primera semana
Haz que el horario sea fácil de escanear. Incluye instrucciones de llegada o inicio de sesión, sesiones de capacitación, reuniones con el gerente y el equipo, configuración del equipo y cualquier fecha límite para enviar documentos.
| Cuándo | Información de ejemplo para incluir |
|---|---|
| Antes del primer día | Instrucciones de inicio de sesión, formularios requeridos y el contacto principal de recursos humanos |
| Primer día | Hora de inicio, orientación, configuración del equipo y presentaciones del equipo |
| Primera semana | Capacitación, reuniones de control con el gerente, lectura requerida y fechas límite de envío |
Lista de documentos que los empleados deben revisar o enviar
Los documentos exactos de empleo dependen de la ubicación del empleado, el rol y los requisitos de tu organización. Ejemplos comunes incluyen un reconocimiento del manual, un acuerdo de confidencialidad, una política de uso aceptable, documentos de nómina o impuestos y formularios de beneficios. Evita usar la lista de impuestos o nómina de un país como una lista de verificación universal; haz que tu equipo de recursos humanos o legal confirme los documentos requeridos para cada ubicación.
Combina tareas de recopilación en una hoja de trabajo de incorporación
Una hoja de trabajo de incorporación le da al nuevo empleado un lugar para proporcionar detalles y confirmar acciones requeridas. Puede recopilar información de contacto, necesidades de equipo, reconocimientos y firmas, mientras que los materiales de orientación separados explican la empresa y el proceso. En otras palabras, el formulario es la capa de recopilación del paquete de materiales de incorporación.
Después de separar los materiales que las personas leen de la información que envían, crea el formulario de recopilación y conecta cada pregunta con una acción real de recursos humanos, TI o del gerente.
Formularios, plantillas y hojas de trabajo de incorporación de empleados
Estos términos a veces se usan indistintamente, pero describen diferentes puntos de partida.
Formulario de incorporación de empleados
Usa un formulario de incorporación cuando necesites recopilar información o reconocimientos de un nuevo empleado. El formulario puede configurarse para notificar a los equipos apropiados y, cuando sea necesario, completar un PDF para tus registros.
Plantilla de incorporación de empleados
Usa una plantilla cuando quieras una estructura de preguntas y diseño lista para usar que puedas personalizar. Explora las plantillas de formularios de incorporación de empleados para elegir un punto de partida, luego elimina los campos que no se aplican y agrega tus propias políticas o instrucciones.
Hoja de trabajo de incorporación de empleados
Usa una hoja de trabajo cuando el proceso deba sentirse como una hoja concisa en lugar de un paquete largo. Puede combinar detalles esenciales del empleado, necesidades de la primera semana y confirmaciones en un solo flujo de recopilación. Si ya tienes esa hoja como un PDF, haz que el PDF existente sea rellenable en línea en lugar de reconstruir su diseño.
| Si necesitas… | Comienza aquí |
|---|---|
| Recopilar detalles de nuevos empleados en un formulario listo para usar | Elige una plantilla de formulario de incorporación |
| Convertir un PDF de recursos humanos existente en un documento rellenable en línea | Sube y haz que el PDF sea rellenable |
| Rastrear tareas para recursos humanos, TI, el gerente y el empleado | Usa la guía de lista de verificación de incorporación de nuevos empleados separada |
Qué incluir: campo por campo
Las secciones a continuación cubren un formulario de incorporación completo. No todas las organizaciones necesitan todas ellas. Usa lógica condicional para mostrar u ocultar secciones según el tipo de rol, estado de empleo o ubicación.
Los requisitos de impuestos, nómina, beneficios y firmas varían según el país y la jurisdicción. Trata los campos a continuación como una estructura general y confirma los requisitos finales con tus equipos de recursos humanos y legales.
Información personal
| Campo | Notas |
|---|---|
| Nombre legal completo | Pide a los empleados que lo ingresen tal como aparece en los registros oficiales cuando sea necesario |
| Nombre preferido | Separado del nombre legal; usado para correo electrónico, Slack, credenciales |
| Fecha de nacimiento | Recopila solo cuando sea necesario para la inscripción en beneficios u otro proceso requerido posterior a la contratación |
| Dirección de casa | Configura autocompletado de dirección para reducir errores de escritura |
| Correo electrónico personal | Para comunicación previa al inicio antes de configurar el correo electrónico de trabajo |
| Número de teléfono | Móvil preferido; usado para configuración de cuentas de TI y emergencias |
| Nombre del contacto de emergencia + relación + teléfono | Recopila uno si tu organización requiere un contacto de emergencia |
Detalles de empleo
Estos campos a menudo son prellenados por recursos humanos y presentados al empleado para confirmación, en lugar de dejarlos en blanco para que los completen.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Título del trabajo | Prellenado desde la carta de oferta |
| Departamento | Activa el enrutamiento al jefe de departamento correcto |
| Fecha de inicio | Usada para programar la provisión de TI y solicitudes de acceso |
| Tipo de empleo | Tiempo completo / medio tiempo / contratista. Determina qué otras secciones aparecen |
| Ubicación de trabajo | Oficina / remoto / híbrido. Determina necesidades de equipo |
| Nombre del gerente | Para enrutamiento de notificaciones |
Impuestos y nómina
Estos campos manejan datos financieros sensibles. Asegúrate de que el formulario se sirva a través de HTTPS y que los datos de envío estén encriptados en reposo. Consulta el Centro de Confianza de PlatoForms para obtener detalles sobre seguridad, privacidad y cumplimiento.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Número de identificación fiscal | SSN en EE. UU.; varía según el país |
| Estado de presentación | Para retenciones de nómina en EE. UU.; basado en el W-4 del empleado |
| Nombre del banco | Para configuración de depósito directo |
| Número de cuenta + número de ruta | Limita quién puede ver los envíos y evita incluir estos valores en correos electrónicos de notificación |
| Preferencia de método de pago | Depósito directo vs. cheque. Si tu sistema de nómina ofrece opciones |
Para empleados en EE. UU., usa el Formulario W-4 actual o un flujo de trabajo electrónico W-4 compatible en lugar de tratar campos individuales en esta sección como un sustituto del formulario oficial.
Solicitudes de equipo y acceso
Esta sección a menudo se enruta directamente a TI, separada del envío de recursos humanos.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Preferencia de laptop | Mac / Windows. Si aplica |
| Software requerido | Menú desplegable con herramientas comunes; texto abierto para otras |
| ¿Se necesita acceso al edificio? | Sí/No; si es así, ¿qué ubicaciones? |
| ¿Se necesita equipo para trabajo remoto? | Monitor, teclado, auriculares, etc. |
Inscripción en beneficios
Muestra esta sección solo a empleados que son elegibles para los beneficios ofrecidos por tu organización. Puedes usar lógica condicional basada en el tipo de empleo u otro campo de elegibilidad.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Selección del plan de seguro de salud | Menú desplegable con planes disponibles |
| ¿Dependientes para agregar? | Sí/No; si es así, recopila nombres y fechas de nacimiento |
| Inscripción dental / visión | Sí/No por plan |
| Contribución al plan de jubilación | 401(k) en EE. UU., o el plan de pensiones aplicable; porcentaje o cantidad fija |
| Nombre del beneficiario + relación | Para seguros de vida y cuentas de jubilación |
Acuerdos y reconocimientos
Cuando los reconocimientos dependen de imprimir, escanear y enviar por correo electrónico, mantener organizados los registros firmados puede requerir trabajo manual adicional.
Usa un campo de firma electrónica cuando un documento requiera una firma. Si un cuadro de verificación es suficiente para un reconocimiento simple depende del documento, su propósito y los requisitos aplicables.
| Documento | Notas |
|---|---|
| Reconocimiento del manual del empleado | “He recibido y leído el manual del empleado” |
| Acuerdo de confidencialidad | Si se requiere para el rol |
| Código de conducta | Directrices éticas y conflictos de interés |
| Política de protección de datos y uso aceptable | Especialmente importante para roles que manejan datos de clientes |
| Autorización de verificación de antecedentes | Los requisitos varían según la jurisdicción y el tipo de verificación. En EE. UU., las verificaciones de antecedentes laborales de terceros pueden requerir una divulgación clara y una autorización por escrito bajo la FCRA. Haz que tu equipo de recursos humanos o legal apruebe el flujo de trabajo. |
Variaciones específicas del rol
Un solo formulario de incorporación con lógica condicional puede admitir diferentes roles sin formularios separados. Usa un menú desplegable al principio. “Me estoy uniendo como: Empleado a tiempo completo / Empleado a medio tiempo / Contratista / Pasante”. Y muestra solo las secciones relevantes.
| Tipo de rol | Secciones para mostrar / ocultar |
|---|---|
| Empleado a tiempo completo | Todas las secciones relevantes, incluidos beneficios elegibles y planes de jubilación |
| Empleado a medio tiempo | Muestra secciones de beneficios y jubilación solo cuando el empleado es elegible |
| Contratista / freelancer | Omite beneficios para empleados y planes de jubilación. Para trabajadores en EE. UU. clasificados como contratistas independientes, dirígelos al W-9 aplicable o flujo de documentos fiscales aprobado |
| Pasante | Incluye detalles personales, contactos de emergencia, necesidades de equipo y reconocimientos, además de cualquier requisito aplicable de nómina, impuestos y beneficios |
| Empleado remoto | Muestra necesidades de equipo remoto. Incluye acceso al edificio solo cuando se esperan visitas a la oficina |
Cómo construir un formulario de incorporación de empleados con PlatoForms
Elige tu punto de partida
La mayoría de las organizaciones ya tienen un PDF, un formulario en línea u otro documento de incorporación. Compara los tipos de formularios disponibles, luego elige el punto de partida que coincida con tus materiales actuales.
Si tienes un PDF existente. Súbelo a PlatoForms y usa reconocimiento de campos por IA para detectar campos de entrada. Revisa los resultados y haz las correcciones necesarias, luego agrega lógica condicional, campos de firma y configuraciones de notificación.
Si necesitas un nuevo documento de incorporación. Comienza con el PDF de Lista de Verificación de Incorporación de Nuevos Empleados de Recursos Humanos, o usa Creador de Documentos PDF para crear un nuevo documento. Revisa el contenido, luego expórtalo como PDF o conviértelo en un formulario en línea.
Si actualmente usas Google Forms. Importa tu formulario existente para mover sus preguntas, secciones y tipos de campo compatibles. Luego puedes agregar campos de firma, lógica de visualización más detallada, configuraciones de notificación y salida PDF para tu proceso de incorporación.
Consulta la guía completa: Cómo Importar Google Forms a PlatoForms.
Secciones condicionales por rol
El panel de lógica maneja mostrar y ocultar secciones según el tipo de empleo, ubicación o cualquier otro campo. Un formulario puede adaptarse a la situación de cada empleado. Por ejemplo, cuando un contratista en EE. UU. selecciona su tipo de rol, la sección de beneficios puede desaparecer y un campo de carga de W-9 puede aparecer. El nuevo empleado ve solo las preguntas relevantes.
Firmas electrónicas con un certificado de firma opcional
El campo de firma y certificado de firma opcional permite que los nuevos empleados firmen reconocimientos desde un teléfono, tableta o computadora. Cuando el Certificado de Firma está habilitado para una invitación, PlatoForms crea un certificado que contiene una marca de tiempo, la dirección IP del firmante y la dirección de correo electrónico, y un checksum SHA-256 del PDF enviado.
Enrutamiento a múltiples departamentos
Nómina y TI generalmente necesitan información diferente. Con notificaciones por correo electrónico basadas en lógica, puedes notificar a la persona adecuada según una respuesta. Por ejemplo, una solicitud de equipo puede notificar a TI mientras el gerente recibe un aviso de envío. Para información sensible, controla cuidadosamente los destinatarios y los datos incluidos en cada correo electrónico.
Generación de documentos de incorporación a partir del envío
Después de que un nuevo empleado envía el formulario, recursos humanos puede necesitar una carta de confirmación de oferta, un paquete de bienvenida o un formulario de pedido de equipo que contenga la información enviada. Plantillas de PDF te permiten crear un diseño de PDF con texto estático y variables dinámicas como nombre del empleado, rol, fecha de inicio y departamento. PlatoForms genera el PDF cuando se envía el formulario. Encuentra esta función en Editor de Formularios → Más (⋯) → Plantilla de PDF.
Envío del formulario antes del primer día
Los nuevos empleados generalmente reciben su formulario de incorporación por correo electrónico antes de su fecha de inicio. Usa Notificaciones de Formulario para enviar una confirmación con marca inmediatamente al enviar, y comparte el enlace del formulario directamente en tu correo electrónico de aceptación de oferta. Para múltiples contrataciones, puedes enviar invitaciones prellenadas desde un CSV con detalles como nombre, rol y fecha de inicio ya completados.
Soporte multilingüe
Si tu organización contrata internacionalmente, PlatoForms admite formularios multilingües y traducción asistida por IA. Puedes generar etiquetas de campo e instrucciones en otro idioma, revisar la traducción y gestionar las versiones de idioma en un solo formulario.
Finalización móvil primero
Los nuevos empleados pueden abrir el formulario de incorporación en un teléfono. Para Formularios PDF Web compatibles, Formularios Web Personalizados y Flujos de Trabajo, un diseño conversacional presenta una pregunta a la vez, haciendo que un formulario largo sea más fácil de seguir en una pantalla más pequeña.
Prueba este diseño: Lista de Verificación de Incorporación de Empleados Conversacional
Antes de publicar: una lista de verificación
Contenido
- El campo de nombre legal está claramente diferenciado del nombre preferido
- El acceso a las presentaciones que contienen SSNs o detalles bancarios está limitado a las personas que lo necesitan
- Los valores sensibles están excluidos de los correos electrónicos de notificación a menos que sean necesarios
- El menú desplegable de tipo de empleo activa las secciones condicionales correctas
- Cualquier divulgación y autorización de verificación de antecedentes requerida sigue el formato, el tiempo y los requisitos de consentimiento aplicables
- Cada reconocimiento o acuerdo utiliza un método de entrada o firma apropiado
Enrutamiento
- Nómina tiene acceso adecuadamente restringido a la información fiscal y bancaria requerida
- IT recibe los campos de solicitud de equipo
- El gerente recibe una notificación de presentación
- El nuevo empleado recibe una confirmación automática con los próximos pasos
Usabilidad
- El formulario ha sido probado en un dispositivo móvil
- Un nuevo empleado sin contexto puede completarlo sin necesidad de llamar a RRHH
- Los campos obligatorios están limitados a lo que se necesita antes del primer día
- El tiempo de finalización ha sido probado con un nuevo empleado representativo
Preguntas frecuentes sobre el formulario de incorporación de empleados
¿Qué debe incluir un formulario de incorporación de empleados?
Un formulario de incorporación de empleados comúnmente incluye detalles personales, contactos de emergencia, información de empleo, solicitudes de equipo, reconocimientos de políticas y cualquier firma requerida. Los campos de impuestos, nómina y beneficios dependen de la ubicación del empleado y los requisitos de su organización.
¿Cómo creo un formulario de incorporación de empleados?
Enumere la información necesaria antes de que el empleado comience, agrupe las preguntas relacionadas en secciones, agregue lógica condicional para diferentes roles y pruebe el formulario en escritorio y móvil. Puede crear un nuevo formulario o convertir PDFs de RRHH existentes en formularios en línea.
¿Cuál es la diferencia entre un formulario de incorporación y una lista de verificación de incorporación?
Un formulario de incorporación recopila información del nuevo empleado. Una lista de verificación de incorporación rastrea tareas para el empleado, RRHH, IT y el gerente. Muchas organizaciones usan ambos: el formulario recopila información, mientras que la lista de verificación mantiene el proceso en horario.
¿Pueden los nuevos empleados firmar documentos de incorporación en línea?
Sí. Cuando un documento requiere una firma, un formulario de incorporación en línea puede incluir un campo de firma electrónica. Confirme que el método de firma sea apropiado para el documento y las leyes que se aplican a su organización.
¿Puede un formulario de incorporación generar un PDF completo?
Sí. PlatoForms puede usar las respuestas enviadas para producir un PDF completo. Esto es útil cuando RRHH necesita un documento consistente para sus registros o cuando se debe preservar el diseño de un PDF existente.
Mantenga su formulario de incorporación actualizado
Un formulario de incorporación puede ser la primera interacción de un nuevo empleado con sus sistemas internos. Un formulario claro, organizado y compatible con dispositivos móviles ofrece al nuevo empleado una manera sencilla de completar las tareas requeridas. Requerir que los empleados escaneen y envíen por correo electrónico PDFs agrega pasos adicionales y puede retrasar el proceso.
La tecnología no es la parte más difícil. El formulario también debe actualizarse cuando cambian los planes de beneficios, los requisitos de cumplimiento o el equipo de IT disponible. Las revisiones regulares evitan que el formulario de incorporación se vuelva obsoleto gradualmente.
Después de las primeras semanas, pida a los nuevos empleados comentarios para encontrar instrucciones poco claras, recursos faltantes y otras brechas en el proceso de incorporación.
¿Listo para construir su proceso de incorporación? Comience con la Lista de Verificación de Incorporación de Nuevos Empleados y personalícela para su equipo.
