Os materiais de integração para novos contratados precisam fazer duas coisas: explicar a empresa e o papel, e coletar as informações necessárias para completar o processo de contratação. Uma apresentação sozinha não completa a papelada, enquanto um formulário sozinho não fornece contexto suficiente para o novo contratado.
Este guia explica como criar materiais de integração e o que incluir em um formulário de integração de funcionários.
Um formulário de integração de funcionários coleta as informações e reconhecimentos que um novo contratado deve fornecer antes ou durante sua primeira semana. Geralmente cobre detalhes pessoais, contatos de emergência, informações de emprego, solicitações de equipamentos, políticas da empresa e assinaturas.
Quando o processo não é bem organizado, um novo funcionário pode precisar contatar seu gerente várias vezes para um link de assinatura, inserir o mesmo endereço em diferentes PDFs e esperar que o RH confirme que os documentos foram recebidos.
Um processo de integração ruim pode ter consequências significativas. De acordo com a Gallup, apenas 12% dos funcionários concordaram fortemente que sua organização fez um ótimo trabalho na integração de novos funcionários.
Formulários podem se tornar uma fonte de atraso quando documentos separados são adicionados ao longo do tempo sem um processo consistente.
Este guia é sobre como projetá-lo adequadamente.
Nesta página
- Propósito de um formulário de integração de funcionários
- Como criar materiais de integração
- Formulários, modelos e planilhas de integração de funcionários
- O que incluir: campo por campo
- Variações específicas de função
- Como criar um formulário de integração de funcionários com PlatoForms
- Antes de publicar: uma lista de verificação
- FAQ sobre formulário de integração de funcionários
Propósito de um formulário de integração de funcionários
Um formulário de integração de funcionários tem três propósitos principais.
Propósito 1: Coletar as informações necessárias com precisão. Colocar nomes, endereços, contatos de emergência e outros detalhes em um único formulário reduz a necessidade de inserir as mesmas informações em vários documentos.
Propósito 2: Iniciar os próximos passos. Uma vez que o formulário é enviado, RH, TI, o gerente ou outra pessoa responsável pode precisar ser notificada. Dependendo das ferramentas que você usa, você pode configurar notificações por e-mail ou integrações com outros serviços.
Propósito 3: Manter um registro de submissão. Para manuais, NDAs, políticas de dados e outros documentos que requerem reconhecimento ou assinatura, mantenha um registro claro de quem os submeteu e quando.
Projetar esses três trabalhos juntos transforma um formulário básico em um processo de integração prático.
| Etapa | O que o novo contratado faz | O que a equipe recebe |
|---|---|---|
| Antes do primeiro dia | Revê os materiais de integração e completa o formulário | RH recebe os detalhes pessoais e de emprego necessários |
| Configuração de equipamentos | Seleciona o equipamento ou acesso que precisa | TI recebe uma notificação quando configurado |
| Acordos | Revê e assina os documentos necessários | RH mantém o registro de submissão e assinatura |
| Após a submissão | Recebe confirmação e próximos passos | PlatoForms pode gerar um PDF completo |
Como criar materiais de integração
Os materiais de integração não precisam ser um documento longo. Organize as informações para que os novos contratados possam encontrar o que precisam no momento certo.
- Apresente a empresa e a equipe. Resuma o negócio, a estrutura da equipe e os principais contatos.
- Explique o primeiro dia e a primeira semana. Inclua detalhes de chegada, horário de início, treinamento e reuniões agendadas.
- Descreva como o trabalho é realizado. Liste as principais ferramentas, canais de comunicação e processo de aprovação.
- Compartilhe as políticas que requerem revisão. Cubra regras do local de trabalho, segurança da informação e reconhecimentos necessários.
- Forneça um formulário de integração. Coletar detalhes pessoais, contatos de emergência, solicitações de equipamentos e outras informações necessárias.
- Informe o prazo e os próximos passos. Explique o que deve ser submetido, quando é devido e o que acontece em seguida.
Separar materiais explicativos do formulário mantém o conteúdo mais fácil de ler e as submissões mais fáceis de gerenciar.
Comece com uma lista dos materiais que você precisa
Antes de escrever, liste todos os itens que um novo contratado deve ler, usar, confirmar ou submeter. Um pacote prático de materiais de integração pode incluir uma nota de boas-vindas, um organograma, um cronograma do primeiro dia, uma lista de contatos da equipe, um pacote de políticas e os formulários que o funcionário deve completar.
Separe a lista em dois grupos:
- Materiais para leitura: introduções da empresa e da equipe, cronogramas, políticas, instruções de ferramentas e detalhes de contato.
- Formulários para submissão: informações pessoais, contatos de emergência, solicitações de equipamentos, reconhecimentos e assinaturas.
Isso evita que ações importantes fiquem enterradas em slides de apresentação ou em um manual longo.
Crie um documento de orientação curto
Mantenha a introdução da empresa focada no que um novo contratado precisa durante a primeira semana. Um breve conjunto de slides ou um documento de uma a duas páginas pode cobrir o propósito da empresa, a equipe do funcionário, as ferramentas que ele usará e quem contatar para perguntas de RH, TI e específicas do papel. Vincule a políticas mais longas em vez de copiá-las no documento de orientação.
Adicione um cronograma do primeiro dia e da primeira semana
Faça o cronograma fácil de escanear. Inclua instruções de chegada ou login, sessões de treinamento, reuniões com o gerente e a equipe, configuração de equipamentos e quaisquer prazos para submissão de documentos.
| Quando | Exemplo de informações a incluir |
|---|---|
| Antes do primeiro dia | Instruções de login, formulários necessários e o principal contato de RH |
| Primeiro dia | Horário de início, orientação, configuração de equipamentos e apresentações da equipe |
| Primeira semana | Treinamento, check-ins com o gerente, leituras obrigatórias e prazos de submissão |
Liste os documentos que os funcionários devem revisar ou submeter
Os documentos exatos de emprego dependem da localização do funcionário, do papel e dos requisitos da sua organização. Exemplos comuns incluem um reconhecimento do manual, acordo de confidencialidade, política de uso aceitável, documentos de folha de pagamento ou impostos e formulários de benefícios. Evite usar a lista de impostos ou folha de pagamento de um país como uma lista de verificação universal; peça à sua equipe de RH ou jurídica para confirmar os documentos necessários para cada local.
Combine tarefas de coleta em uma única planilha de integração
Uma planilha de integração dá ao novo contratado um único lugar para fornecer detalhes e confirmar ações necessárias. Ela pode coletar informações de contato, necessidades de equipamentos, reconhecimentos e assinaturas, enquanto os materiais de orientação separados explicam a empresa e o processo. Em outras palavras, o formulário é a camada de coleta do pacote de materiais de integração.
Após separar os materiais que as pessoas leem das informações que elas submetem, crie o formulário de coleta e conecte cada pergunta a uma ação real de RH, TI ou do gerente.
Formulários, modelos e planilhas de integração de funcionários
Esses termos são às vezes usados de forma intercambiável, mas descrevem pontos de partida diferentes.
Formulário de integração de funcionários
Use um formulário de integração quando você precisar coletar informações ou reconhecimentos de um novo contratado. O formulário pode ser configurado para notificar as equipes apropriadas e, quando necessário, preencher um PDF completo para seus registros.
Modelo de integração de funcionários
Use um modelo quando você quiser uma estrutura de perguntas e layout pronta para personalizar. Navegue pelos modelos de formulários de integração de funcionários para escolher um ponto de partida, depois remova campos que não se aplicam e adicione suas próprias políticas ou instruções.
Planilha de integração de funcionários
Use uma planilha quando o processo deve parecer uma folha concisa em vez de um pacote longo. Ela pode combinar detalhes essenciais do funcionário, necessidades da primeira semana e confirmações em um único fluxo de coleta. Se você já tem essa folha como um PDF, torne o PDF existente preenchível online em vez de reconstruir seu layout.
| Se você precisar… | Comece aqui |
|---|---|
| Coletar detalhes de novos contratados em um formulário pronto | Escolha um modelo de formulário de integração |
| Transformar um PDF de RH existente em um documento preenchível online | Carregue e torne o PDF preenchível |
| Rastrear tarefas para RH, TI, o gerente e o funcionário | Use o guia separado de lista de verificação de integração de novos funcionários |
O que incluir: campo por campo
As seções abaixo cobrem um formulário de integração completo. Nem toda organização precisa de todas elas. Use lógica condicional para mostrar ou ocultar seções com base no tipo de função, status de emprego ou localização.
Requisitos de impostos, folha de pagamento, benefícios e assinaturas variam por país e jurisdição. Trate os campos abaixo como uma estrutura geral e confirme os requisitos finais com suas equipes de RH e jurídica.
Informações pessoais
| Campo | Notas |
|---|---|
| Nome legal completo | Peça aos funcionários para inserirem como aparece nos registros oficiais quando necessário |
| Nome preferido | Separado do nome legal; usado para e-mail, Slack, crachás |
| Data de nascimento | Coletar apenas quando necessário para inscrição em benefícios ou outro processo pós-contratação necessário |
| Endereço residencial | Configure preenchimento automático de endereço para reduzir erros de digitação |
| E-mail pessoal | Para comunicação pré-início antes que o e-mail de trabalho seja configurado |
| Número de telefone | Móvel preferido; usado para configuração de conta de TI e emergências |
| Nome do contato de emergência + relação + telefone | Coletar um se sua organização exigir um contato de emergência |
Detalhes de emprego
Esses campos são frequentemente pré-preenchidos pelo RH e apresentados ao funcionário para confirmação, em vez de deixados em branco para eles completarem.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Título do cargo | Pré-preencher a partir da carta de oferta |
| Departamento | Aciona o encaminhamento para o chefe do departamento certo |
| Data de início | Usado para cronometrar o provisionamento de TI e solicitações de acesso |
| Tipo de emprego | Tempo integral / meio período / contratado. Determina quais outras seções aparecem |
| Local de trabalho | Escritório / remoto / híbrido. Determina necessidades de equipamento |
| Nome do gerente | Para encaminhamento de notificação |
Impostos e folha de pagamento
Esses campos lidam com dados financeiros sensíveis. Certifique-se de que o formulário é servido via HTTPS e que os dados de submissão são criptografados em repouso. Veja o Centro de Confiança da PlatoForms para detalhes sobre segurança, privacidade e conformidade.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Número de identificação fiscal | SSN nos EUA; varia por país |
| Status de declaração | Para retenção de folha de pagamento nos EUA; baseado no W-4 do funcionário |
| Nome do banco | Para configuração de depósito direto |
| Número da conta + número de roteamento | Limite quem pode visualizar submissões e evite incluir esses valores em e-mails de notificação |
| Preferência de método de pagamento | Depósito direto vs. cheque. Se o seu sistema de folha de pagamento oferecer opções |
Para funcionários dos EUA, use o Formulário W-4 atual ou um fluxo de trabalho eletrônico W-4 compatível em vez de tratar campos individuais nesta seção como substituto para o formulário oficial.
Solicitações de equipamentos e acesso
Esta seção é frequentemente encaminhada diretamente para TI, separada da submissão de RH.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Preferência de laptop | Mac / Windows. Se aplicável |
| Software necessário | Dropdown com ferramentas comuns; texto aberto para outros |
| Acesso ao prédio necessário? | Sim/Não; se sim, quais locais |
| Equipamento de trabalho remoto necessário? | Monitor, teclado, headset, etc. |
Inscrição em benefícios
Mostre esta seção apenas para funcionários que são elegíveis para os benefícios oferecidos por sua organização. Você pode usar lógica condicional com base no tipo de emprego ou outro campo de elegibilidade.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Seleção de plano de seguro de saúde | Dropdown com planos disponíveis |
| Dependentes a adicionar? | Sim/Não; se sim, colete nomes e datas de nascimento |
| Inscrição em plano odontológico / de visão | Sim/Não por plano |
| Contribuição para plano de aposentadoria | 401(k) nos EUA, ou o plano de pensão aplicável; percentual ou valor fixo |
| Nome do beneficiário + relação | Para seguro de vida e contas de aposentadoria |
Acordos e reconhecimentos
Quando reconhecimentos dependem de impressão, digitalização e e-mail, manter registros assinados organizados pode exigir trabalho manual extra.
Use um campo de assinatura eletrônica quando um documento exigir uma assinatura. Se uma caixa de seleção é suficiente para um reconhecimento simples depende do documento, seu propósito e os requisitos aplicáveis.
| Documento | Notas |
|---|---|
| Reconhecimento do manual do funcionário | “Eu recebi e li o manual do funcionário” |
| Acordo de não divulgação | Se exigido para o papel |
| Código de conduta | Diretrizes éticas e conflitos de interesse |
| Política de proteção de dados e uso aceitável | Especialmente importante para funções que lidam com dados de clientes |
| Autorização para verificação de antecedentes | Requisitos variam por jurisdição e pelo tipo de verificação. Nos EUA, verificações de antecedentes de emprego por terceiros podem exigir uma divulgação clara e autorização por escrito sob o FCRA. Peça à sua equipe de RH ou jurídica para aprovar o fluxo de trabalho. |
Variações específicas de função
Um único formulário de integração com lógica condicional pode suportar diferentes funções sem formulários separados. Use um dropdown no topo. “Estou ingressando como: Funcionário em tempo integral / Funcionário em meio período / Contratado / Estagiário”. E mostre apenas as seções relevantes.
| Tipo de função | Seções para mostrar / ocultar |
|---|---|
| Funcionário em tempo integral | Todas as seções relevantes, incluindo benefícios elegíveis e planos de aposentadoria |
| Funcionário em meio período | Mostrar seções de benefícios e aposentadoria apenas quando o funcionário for elegível |
| Contratado / freelancer | Pular benefícios de funcionários e planos de aposentadoria; para trabalhadores dos EUA classificados como contratados independentes, direcione-os para o W-9 aplicável ou fluxo de trabalho de documento fiscal aprovado |
| Estagiário | Incluir detalhes pessoais, contatos de emergência, necessidades de equipamentos e reconhecimentos, além de quaisquer requisitos aplicáveis de folha de pagamento, impostos e benefícios |
| Funcionário remoto | Mostrar necessidades de equipamentos remotos; incluir acesso ao prédio apenas quando visitas ao escritório forem esperadas |
Como criar um formulário de integração de funcionários com PlatoForms
Escolha seu ponto de partida
A maioria das organizações já tem um PDF, um formulário online ou outro documento de integração. Compare os tipos de formulário disponíveis, depois escolha o ponto de partida que corresponde aos seus materiais atuais.
Se você tem um PDF existente. Carregue-o no PlatoForms e use o reconhecimento de campo por IA para detectar campos de entrada. Revise os resultados e faça as correções necessárias, depois adicione lógica condicional, campos de assinatura e configurações de notificação.
Se você precisar de um novo documento de integração. Comece com o Checklist de Integração de Novos Funcionários de RH PDF, ou use o Criador de Documentos PDF para criar um novo documento. Revise o conteúdo, depois exporte como PDF ou converta em um formulário online.
Se você atualmente usa Google Forms. Importe seu formulário existente para mover suas perguntas, seções e tipos de campo suportados. Você pode então adicionar campos de assinatura, lógica de exibição mais detalhada, configurações de notificação e saída em PDF para seu processo de integração.
Veja o passo a passo completo: Como Importar Google Forms para PlatoForms.
Seções condicionais por função
O Painel de Lógica lida com a exibição e ocultação de seções com base no tipo de emprego, localização ou qualquer outro campo. Um formulário pode se adaptar à situação de cada funcionário. Por exemplo, quando um contratado dos EUA seleciona seu tipo de função, a seção de benefícios pode desaparecer e um campo de upload de W-9 pode aparecer. O novo contratado vê apenas as perguntas relevantes.
Assinaturas eletrônicas com certificado de assinatura opcional
O Campo de Assinatura e Certificado de Assinatura Opcional permitem que novos contratados assinem reconhecimentos de um telefone, tablet ou computador. Quando o Certificado de Assinatura é habilitado para um convite, o PlatoForms cria um certificado contendo um carimbo de data/hora, o endereço IP e o endereço de e-mail do assinante, e uma soma de verificação SHA-256 do PDF submetido.
Encaminhamento para múltiplos departamentos
Folha de pagamento e TI geralmente precisam de informações diferentes. Com notificações por e-mail baseadas em lógica, você pode notificar a pessoa apropriada com base em uma resposta. Por exemplo, uma solicitação de equipamento pode notificar a TI enquanto o gerente recebe um aviso de submissão. Para informações sensíveis, controle cuidadosamente os destinatários e os dados incluídos em cada e-mail.
Gerando documentos de integração a partir da submissão
Após um novo contratado submeter o formulário, o RH pode precisar de uma carta de confirmação de oferta, um pacote de boas-vindas ou um formulário de pedido de equipamento que contenha as informações submetidas. Modelos de PDF permitem que você crie um layout de PDF com texto estático e variáveis dinâmicas, como nome do funcionário, função, data de início e departamento. O PlatoForms gera o PDF quando o formulário é submetido. Encontre este recurso no Editor de Formulários → Mais (⋯) → Modelo de PDF.
Enviando o formulário antes do primeiro dia
Novos contratados geralmente recebem seu formulário de integração por e-mail antes de sua data de início. Use Notificações de Formulário para enviar uma confirmação com a marca imediatamente após a submissão, e compartilhe o link do formulário diretamente no seu e-mail de aceitação de oferta. Para múltiplas contratações, você pode enviar convites pré-preenchidos de um CSV com detalhes como nome, função e data de início já preenchidos.
Suporte multilíngue
Se sua organização contrata internacionalmente, o PlatoForms suporta formulários multilíngues e tradução assistida por IA. Você pode gerar rótulos de campo e instruções em outro idioma, revisar a tradução e gerenciar as versões de idioma em um único formulário.
Conclusão com foco em dispositivos móveis
Novos contratados podem abrir o formulário de integração em um telefone. Para Formulários PDF Web suportados, Formulários Web Personalizados e Workflows, um layout Conversacional apresenta uma pergunta de cada vez, tornando um formulário longo mais fácil de seguir em uma tela menor.
Experimente este layout: Checklist de Integração de Novos Funcionários Conversacional
Antes de publicar: uma lista de verificação
Conteúdo
- O campo de nome legal está claramente distinguido do nome preferido
- O acesso a submissões contendo SSNs ou detalhes bancários é limitado às pessoas que precisam
- Valores sensíveis são excluídos dos e-mails de notificação, a menos que sejam necessários
- O menu suspenso do tipo de emprego aciona as seções condicionais corretas
- Qualquer divulgação e autorização de verificação de antecedentes necessária segue o formato, o tempo e os requisitos de consentimento aplicáveis
- Cada reconhecimento ou acordo utiliza um método de entrada ou assinatura apropriado
Roteamento
- A folha de pagamento tem acesso adequadamente restrito às informações fiscais e bancárias necessárias
- O TI recebe campos de solicitação de equipamentos
- O gerente recebe uma notificação de submissão
- O novo contratado recebe uma confirmação automática com os próximos passos
Usabilidade
- O formulário foi testado em um dispositivo móvel
- Um novo contratado sem contexto pode completá-lo sem precisar ligar para o RH
- Os campos obrigatórios são limitados ao que é necessário antes do primeiro dia
- O tempo de conclusão foi testado com um novo contratado representativo
FAQ do formulário de integração de funcionários
O que deve incluir um formulário de integração de funcionários?
Um formulário de integração de funcionários geralmente inclui detalhes pessoais, contatos de emergência, informações de emprego, pedidos de equipamentos, reconhecimentos de políticas e quaisquer assinaturas necessárias. Os campos de impostos, folha de pagamento e benefícios dependem da localização do funcionário e dos requisitos da sua organização.
Como criar um formulário de integração de funcionários?
Liste as informações necessárias antes do início do funcionário, agrupe perguntas relacionadas em seções, adicione lógica condicional para diferentes funções e teste o formulário no desktop e no celular. Você pode criar um novo formulário ou converter PDFs de RH existentes em formulários online.
Qual é a diferença entre um formulário de integração e uma lista de verificação de integração?
Um formulário de integração coleta informações do novo contratado. Uma lista de verificação de integração rastreia tarefas para o funcionário, RH, TI e o gerente. Muitas organizações usam ambos: o formulário coleta informações, enquanto a lista de verificação mantém o processo no cronograma.
Novos contratados podem assinar documentos de integração online?
Sim. Quando um documento requer uma assinatura, um formulário de integração online pode incluir um campo de assinatura eletrônica. Confirme que o método de assinatura é apropriado para o documento e as leis que se aplicam à sua organização.
Um formulário de integração pode gerar um PDF completo?
Sim. O PlatoForms pode usar respostas enviadas para produzir um PDF completo. Isso é útil quando o RH precisa de um documento consistente para seus registros ou quando um layout de PDF existente deve ser preservado.
Mantenha seu formulário de integração atualizado
Um formulário de integração pode ser a primeira interação de um novo contratado com seus sistemas internos. Um formulário claro, organizado e amigável para dispositivos móveis oferece ao novo contratado uma maneira simples de completar as tarefas necessárias. Exigir que os funcionários digitalizem e enviem PDFs por e-mail adiciona etapas extras e pode atrasar o processo.
A tecnologia não é a parte mais difícil. O formulário também deve ser atualizado quando planos de benefícios, requisitos de conformidade ou equipamentos de TI disponíveis mudarem. Revisões regulares evitam que o formulário de integração se torne gradualmente desatualizado.
Após as primeiras semanas, peça feedback aos novos contratados para encontrar instruções pouco claras, recursos ausentes e outras lacunas no processo de integração.
Pronto para construir seu processo de integração? Comece com a Lista de Verificação de Integração de Novo Funcionário e personalize-a para sua equipe.
