Les documents d’intégration des nouveaux employés doivent faire deux choses : expliquer l’entreprise et le rôle, et recueillir les informations nécessaires pour compléter le processus d’embauche. Une présentation seule ne complète pas la paperasse, tandis qu’un formulaire seul ne donne pas suffisamment de contexte au nouvel employé.
Ce guide explique comment créer des documents d’intégration et ce qu’il faut inclure dans un formulaire d’intégration des employés.
Un formulaire d’intégration des employés recueille les informations et les reconnaissances qu’un nouvel employé doit fournir avant ou pendant sa première semaine. Il couvre généralement les détails personnels, les contacts d’urgence, les informations d’emploi, les demandes d’équipement, les politiques de l’entreprise et les signatures.
Lorsque le processus n’est pas bien organisé, un nouvel employé peut avoir besoin de contacter son manager plusieurs fois pour un lien de signature, entrer la même adresse dans différents PDFs, et attendre que les RH confirment que les documents ont été reçus.
Un mauvais processus d’intégration peut avoir des conséquences significatives. Selon Gallup, seulement 12% des employés ont fortement convenu que leur organisation a fait un excellent travail d’intégration des nouveaux employés.
Les formulaires peuvent devenir une source de retard lorsque des documents séparés sont ajoutés au fil du temps sans un processus cohérent.
Ce guide porte sur la conception adéquate de ce processus.
Sur cette page
- Objectif d’un formulaire d’intégration des employés
- Comment créer des documents d’intégration
- Formulaires, modèles et feuilles de travail d’intégration des employés
- Ce qu’il faut inclure : champ par champ
- Variations spécifiques au rôle
- Comment créer un formulaire d’intégration des employés avec PlatoForms
- Avant de publier : une liste de vérification
- FAQ sur le formulaire d’intégration des employés
Objectif d’un formulaire d’intégration des employés
Un formulaire d’intégration des employés a trois objectifs principaux.
Objectif 1 : Recueillir les informations requises avec précision. Mettre les noms, adresses, contacts d’urgence et autres détails dans un seul formulaire réduit le besoin de saisir les mêmes informations dans plusieurs documents.
Objectif 2 : Démarrer les étapes suivantes. Une fois le formulaire soumis, les RH, l’informatique, le manager ou une autre personne responsable peuvent devoir être informés. Selon les outils que vous utilisez, vous pouvez configurer des notifications par email ou des intégrations avec d’autres services.
Objectif 3 : Garder une trace des soumissions. Pour les manuels, NDA, politiques de données et autres documents nécessitant une reconnaissance ou une signature, gardez un enregistrement clair de qui les a soumis et quand.
Concevoir ces trois tâches ensemble transforme un formulaire basique en un processus d’intégration pratique.
| Étape | Ce que fait le nouvel employé | Ce que reçoit l’équipe |
|---|---|---|
| Avant le premier jour | Consulte les documents d’intégration et complète le formulaire | Les RH reçoivent les détails personnels et d’emploi requis |
| Configuration de l’équipement | Sélectionne l’équipement ou l’accès dont il a besoin | L’informatique reçoit une notification lorsque configuré |
| Accords | Consulte et signe les documents requis | Les RH conservent l’enregistrement des soumissions et des signatures |
| Après la soumission | Reçoit la confirmation et les étapes suivantes | PlatoForms peut générer un PDF complété |
Comment créer des documents d’intégration
Les documents d’intégration n’ont pas besoin d’être un long document. Organisez les informations pour que les nouveaux employés puissent trouver ce dont ils ont besoin au bon moment.
- Présenter l’entreprise et l’équipe. Résumez l’activité, la structure de l’équipe et les principaux contacts.
- Expliquer le premier jour et la première semaine. Incluez les détails d’arrivée, l’heure de début, la formation et les réunions programmées.
- Décrire comment le travail est effectué. Listez les principaux outils, canaux de communication et processus d’approbation.
- Partager les politiques à revoir. Couvrez les règles de l’entreprise, la sécurité de l’information et les reconnaissances requises.
- Fournir un formulaire d’intégration. Recueillez les détails personnels, les contacts d’urgence, les demandes d’équipement et autres informations requises.
- Indiquer la date limite et les étapes suivantes. Expliquez ce qui doit être soumis, quand cela est dû, et ce qui se passe ensuite.
Séparer les documents explicatifs du formulaire rend le contenu plus facile à lire et les soumissions plus faciles à gérer.
Commencez par une liste des documents nécessaires
Avant d’écrire, listez chaque élément qu’un nouvel employé doit lire, utiliser, confirmer ou soumettre. Un pack de documents d’intégration pratique peut inclure une note de bienvenue, un organigramme, un programme du premier jour, une liste de contacts de l’équipe, un pack de politiques et les formulaires que l’employé doit compléter.
Séparez la liste en deux groupes :
- Documents à lire : présentations de l’entreprise et de l’équipe, programmes, politiques, instructions des outils et détails des contacts.
- Formulaires à soumettre : informations personnelles, contacts d’urgence, demandes d’équipement, reconnaissances et signatures.
Cela empêche les actions importantes de se perdre dans des diapositives de présentation ou un long manuel.
Créez un document d’orientation court
Gardez la présentation de l’entreprise centrée sur ce dont un nouvel employé a besoin pendant la première semaine. Un court diaporama ou un document d’une à deux pages peut couvrir l’objectif de l’entreprise, l’équipe de l’employé, les outils qu’il utilisera et à qui s’adresser pour les questions RH, informatiques et spécifiques au rôle. Liez les politiques plus longues au lieu de les copier dans le document d’orientation.
Ajoutez un programme du premier jour et de la première semaine
Rendez le programme facile à parcourir. Incluez les instructions d’arrivée ou de connexion, les sessions de formation, les réunions avec le manager et l’équipe, la configuration de l’équipement et toutes les dates limites pour la soumission des documents.
| Quand | Exemple d’informations à inclure |
|---|---|
| Avant le premier jour | Instructions de connexion, formulaires requis et contact principal RH |
| Premier jour | Heure de début, orientation, configuration de l’équipement et présentations de l’équipe |
| Première semaine | Formation, points avec le manager, lectures requises et dates limites de soumission |
Listez les documents que les employés doivent consulter ou soumettre
Les documents d’emploi exacts dépendent de l’emplacement de l’employé, de son rôle et des exigences de votre organisation. Des exemples courants incluent une reconnaissance du manuel, un accord de non-divulgation, une politique d’utilisation acceptable, des documents de paie ou fiscaux, et des formulaires de prestations. Évitez d’utiliser la liste fiscale ou de paie d’un pays comme liste universelle ; faites confirmer les documents requis pour chaque emplacement par votre équipe RH ou juridique.
Combinez les tâches de collecte dans une seule feuille de travail d’intégration
Une feuille de travail d’intégration donne au nouvel employé un endroit pour fournir des détails et confirmer les actions requises. Elle peut recueillir des informations de contact, des besoins en équipement, des reconnaissances et des signatures, tandis que les documents d’orientation séparés expliquent l’entreprise et le processus. En d’autres termes, le formulaire est la couche de collecte du pack de documents d’intégration.
Après avoir séparé les documents à lire des informations à soumettre, créez le formulaire de collecte et connectez chaque question à une action réelle des RH, de l’informatique ou du manager.
Formulaires, modèles et feuilles de travail d’intégration des employés
Ces termes sont parfois utilisés de manière interchangeable, mais ils décrivent différents points de départ.
Formulaire d’intégration des employés
Utilisez un formulaire d’intégration lorsque vous devez recueillir des informations ou des reconnaissances d’un nouvel employé. Le formulaire peut être configuré pour notifier les équipes appropriées et, si nécessaire, remplir un PDF complété pour vos dossiers.
Modèle d’intégration des employés
Utilisez un modèle lorsque vous souhaitez une structure de questions et de mise en page prête à l’emploi que vous pouvez personnaliser. Parcourez les modèles de formulaire d’intégration des employés pour choisir un point de départ, puis supprimez les champs qui ne s’appliquent pas et ajoutez vos propres politiques ou instructions.
Feuille de travail d’intégration des employés
Utilisez une feuille de travail lorsque le processus doit donner l’impression d’une feuille concise plutôt que d’un long paquet. Elle peut combiner les détails essentiels de l’employé, les besoins de la première semaine et les confirmations dans un seul flux de collecte. Si vous avez déjà cette feuille au format PDF, rendez le PDF existant remplissable en ligne au lieu de reconstruire sa mise en page.
| Si vous devez… | Commencez ici |
|---|---|
| Recueillir les détails des nouveaux employés dans un formulaire prêt à l’emploi | Choisissez un modèle de formulaire d’intégration |
| Transformer un PDF RH existant en document remplissable en ligne | Téléchargez et rendez le PDF remplissable |
| Suivre les tâches pour les RH, l’informatique, le manager et l’employé | Utilisez le guide séparé liste de vérification d’intégration des nouveaux employés |
Ce qu’il faut inclure : champ par champ
Les sections ci-dessous couvrent un formulaire d’intégration complet. Toutes les organisations n’ont pas besoin de toutes ces sections. Utilisez la logique conditionnelle pour afficher ou masquer des sections en fonction du type de rôle, du statut d’emploi ou de l’emplacement.
Les exigences fiscales, de paie, de prestations et de signature varient selon le pays et la juridiction. Considérez les champs ci-dessous comme une structure générale et confirmez les exigences finales avec vos équipes RH et juridiques.
Informations personnelles
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Nom légal complet | Demandez aux employés de le saisir tel qu’il apparaît sur les documents officiels lorsque requis |
| Nom préféré | Séparé du nom légal ; utilisé pour l’email, Slack, badges |
| Date de naissance | Recueillir uniquement lorsque nécessaire pour l’inscription aux prestations ou un autre processus post-embauche requis |
| Adresse du domicile | Configurez l’autocomplétion de l’adresse pour réduire les erreurs de saisie |
| Email personnel | Pour la communication avant le début du travail, avant que l’email professionnel ne soit configuré |
| Numéro de téléphone | Mobile préféré ; utilisé pour la configuration des comptes informatiques et les urgences |
| Nom du contact d’urgence + relation + téléphone | Recueillir un contact si votre organisation l’exige |
Détails de l’emploi
Ces champs sont souvent pré-remplis par les RH et présentés à l’employé pour confirmation, plutôt que laissés vides pour qu’il les complète.
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Intitulé du poste | Pré-rempli à partir de la lettre d’offre |
| Département | Déclenche l’acheminement vers le responsable de département approprié |
| Date de début | Utilisée pour le provisionnement informatique et les demandes d’accès |
| Type d’emploi | Temps plein / temps partiel / contractuel — détermine quelles autres sections apparaissent |
| Lieu de travail | Bureau / télétravail / hybride — détermine les besoins en équipement |
| Nom du manager | Pour l’acheminement des notifications |
Fiscalité et paie
Ces champs traitent des données financières sensibles. Assurez-vous que le formulaire est servi sur HTTPS et que les données de soumission sont cryptées au repos. Consultez le Centre de confiance PlatoForms pour plus de détails sur la sécurité, la confidentialité et la conformité.
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Numéro d’identification fiscale | SSN aux États-Unis ; varie selon le pays |
| Statut de déclaration | Pour la retenue à la source de la paie aux États-Unis ; basé sur le W-4 de l’employé |
| Nom de la banque | Pour la configuration du dépôt direct |
| Numéro de compte + numéro de routage | Limitez qui peut voir les soumissions et évitez d’inclure ces valeurs dans les emails de notification |
| Préférence de méthode de paiement | Dépôt direct vs. chèque — si votre système de paie offre des options |
Pour les employés américains, utilisez le formulaire W-4 actuel ou un flux de travail électronique W-4 conforme plutôt que de traiter les champs individuels de cette section comme un substitut au formulaire officiel.
Demandes d’équipement et d’accès
Cette section est souvent acheminée directement vers l’informatique, séparée de la soumission RH.
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Préférence d’ordinateur portable | Mac / Windows — si applicable |
| Logiciel requis | Liste déroulante avec outils courants ; texte libre pour les autres |
| Accès au bâtiment nécessaire ? | Oui/Non ; si oui, quels emplacements |
| Équipement de télétravail nécessaire ? | Moniteur, clavier, casque, etc. |
Inscription aux prestations
Affichez cette section uniquement aux employés éligibles aux prestations offertes par votre organisation. Vous pouvez utiliser la logique conditionnelle basée sur le type d’emploi ou un autre champ d’éligibilité.
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Sélection du plan d’assurance santé | Liste déroulante avec les plans disponibles |
| Dépendants à ajouter ? | Oui/Non ; si oui, recueillir les noms et dates de naissance |
| Inscription dentaire / vision | Oui/Non par plan |
| Contribution au plan de retraite | 401(k) aux États-Unis, ou le plan de pension applicable ; pourcentage ou montant fixe |
| Nom du bénéficiaire + relation | Pour l’assurance vie et les comptes de retraite |
Accords et reconnaissances
Lorsque les reconnaissances reposent sur l’impression, la numérisation et l’email, garder les enregistrements signés organisés peut nécessiter un travail manuel supplémentaire.
Utilisez un champ de signature électronique lorsqu’un document nécessite une signature. Si une case à cocher suffit pour une reconnaissance simple dépend du document, de son objectif et des exigences applicables.
| Document | Remarques |
|---|---|
| Reconnaissance du manuel de l’employé | “J’ai reçu et lu le manuel de l’employé” |
| Accord de non-divulgation | Si requis pour le rôle |
| Code de conduite | Lignes directrices éthiques et conflits d’intérêts |
| Politique de protection des données et d’utilisation acceptable | Particulièrement important pour les rôles traitant des données clients |
| Autorisation de vérification des antécédents | Les exigences varient selon la juridiction et le type de vérification. Aux États-Unis, les vérifications des antécédents professionnels par des tiers peuvent nécessiter une divulgation claire et autonome et une autorisation écrite sous le FCRA. Faites approuver le flux de travail par votre équipe RH ou juridique. |
Variations spécifiques au rôle
Un seul formulaire d’intégration avec une logique conditionnelle peut prendre en charge différents rôles sans formulaires séparés. Utilisez un menu déroulant en haut — “Je rejoins en tant que : Employé à temps plein / Employé à temps partiel / Contractuel / Stagiaire” — et affichez uniquement les sections pertinentes.
| Type de rôle | Sections à afficher / masquer |
|---|---|
| Employé à temps plein | Toutes les sections pertinentes, y compris les prestations éligibles et les plans de retraite |
| Employé à temps partiel | Affichez les sections de prestations et de retraite uniquement lorsque l’employé est éligible |
| Contractuel / freelance | Ignorez les prestations et les plans de retraite des employés ; pour les travailleurs américains classés comme contractuels indépendants, dirigez-les vers le W-9 applicable ou un flux de documents fiscaux approuvé |
| Stagiaire | Incluez les détails personnels, les contacts d’urgence, les besoins en équipement et les reconnaissances, plus toutes les exigences applicables en matière de paie, de fiscalité et de prestations |
| Employé à distance | Affichez les besoins en équipement à distance ; incluez l’accès au bâtiment uniquement lorsque les visites au bureau sont prévues |
Comment créer un formulaire d’intégration des employés avec PlatoForms
Choisissez votre point de départ
La plupart des organisations ont déjà un PDF, un formulaire en ligne ou un autre document d’intégration. Comparez les types de formulaires disponibles, puis choisissez le point de départ qui correspond à vos documents actuels.
Si vous avez un PDF existant — Téléchargez-le sur PlatoForms et utilisez la reconnaissance de champs par IA pour détecter les champs de saisie. Vérifiez les résultats et apportez les corrections nécessaires, puis ajoutez la logique conditionnelle, les champs de signature et les paramètres de notification.
Si vous avez besoin d’un nouveau document d’intégration — Commencez avec le PDF de la liste de vérification d’intégration RH des nouveaux employés, ou utilisez le Créateur de documents PDF pour créer un nouveau document. Vérifiez le contenu, puis exportez-le en PDF ou convertissez-le en formulaire en ligne.
Si vous utilisez actuellement Google Forms — Importez votre formulaire existant pour déplacer ses questions, sections et types de champs pris en charge. Vous pouvez ensuite ajouter des champs de signature, une logique d’affichage plus détaillée, des paramètres de notification et une sortie PDF pour votre processus d’intégration.
Voir le guide complet : Comment importer des Google Forms dans PlatoForms.
Sections conditionnelles par rôle
Le panneau de logique gère l’affichage et le masquage des sections en fonction du type d’emploi, de l’emplacement ou de tout autre champ. Un formulaire peut s’adapter à la situation de chaque employé. Par exemple, lorsqu’un contractuel américain sélectionne son type de rôle, la section des prestations peut disparaître et un champ de téléchargement W-9 peut apparaître. Le nouvel employé ne voit que les questions pertinentes.
Signatures électroniques avec un certificat de signature optionnel
Le champ de signature et le certificat de signature optionnel permettent aux nouveaux employés de signer des reconnaissances depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur. Lorsque le certificat de signature est activé pour une invitation, PlatoForms crée un certificat contenant un horodatage, l’adresse IP du signataire et l’adresse email, ainsi qu’une somme de contrôle SHA-256 du PDF soumis.
Acheminement vers plusieurs départements
La paie et l’informatique ont généralement besoin d’informations différentes. Avec les notifications par email basées sur la logique, vous pouvez notifier la personne appropriée en fonction d’une réponse. Par exemple, une demande d’équipement peut notifier l’informatique tandis que le manager reçoit un avis de soumission. Pour les informations sensibles, contrôlez soigneusement les destinataires et les données incluses dans chaque email.
Génération de documents d’intégration à partir de la soumission
Après qu’un nouvel employé a soumis le formulaire, les RH peuvent avoir besoin d’une lettre de confirmation d’offre, d’un pack de bienvenue ou d’un bon de commande d’équipement contenant les informations soumises. Les modèles PDF vous permettent de créer une mise en page PDF avec du texte statique et des variables dynamiques telles que le nom de l’employé, le rôle, la date de début et le département. PlatoForms génère le PDF lorsque le formulaire est soumis. Trouvez cette fonctionnalité dans l’éditeur de formulaire → Plus (⋯) → Modèle PDF.
Envoi du formulaire avant le premier jour
Les nouveaux employés reçoivent généralement leur formulaire d’intégration par email avant leur date de début. Utilisez les notifications de formulaire pour envoyer une confirmation de marque immédiatement à la soumission, et partagez le lien du formulaire directement dans votre email d’acceptation d’offre. Pour plusieurs embauches, vous pouvez envoyer des invitations pré-remplies à partir d’un CSV avec des détails tels que le nom, le rôle et la date de début déjà complétés.
Support multilingue
Si votre organisation embauche à l’international, PlatoForms prend en charge les formulaires multilingues et la traduction assistée par IA. Vous pouvez générer des étiquettes de champs et des instructions dans une autre langue, revoir la traduction et gérer les versions linguistiques dans un seul formulaire.
Complétion mobile d’abord
Les nouveaux employés peuvent ouvrir le formulaire d’intégration sur un téléphone. Pour les formulaires Web PDF pris en charge, les formulaires Web personnalisés et les flux de travail, une mise en page conversationnelle présente une question à la fois, rendant un formulaire long plus facile à suivre sur un écran plus petit.
Essayez cette mise en page : Liste de vérification d’intégration des employés conversationnelle
Avant de publier : une liste de vérification
Contenu
- Le champ du nom légal est clairement distingué du nom préféré
- L’accès aux soumissions contenant des numéros de sécurité sociale ou des détails bancaires est limité aux personnes qui en ont besoin
- Les valeurs sensibles sont exclues des e-mails de notification sauf si nécessaire
- La liste déroulante du type d’emploi déclenche les bonnes sections conditionnelles
- Toute divulgation et autorisation de vérification des antécédents requise suit le format, le calendrier et les exigences de consentement applicables
- Chaque reconnaissance ou accord utilise une méthode d’entrée ou de signature appropriée
Routage
- La paie a un accès restreint de manière appropriée aux informations fiscales et bancaires requises
- Le service informatique reçoit les champs de demande d’équipement
- Le manager reçoit une notification de soumission
- Le nouvel employé reçoit une confirmation automatique avec les prochaines étapes
Utilisabilité
- Le formulaire a été testé sur un appareil mobile
- Un nouvel employé sans contexte peut le compléter sans avoir besoin d’appeler les ressources humaines
- Les champs obligatoires sont limités à ce qui est nécessaire avant le premier jour
- Le temps de complétion a été testé avec un nouvel employé représentatif
FAQ sur le formulaire d’intégration des employés
Que doit inclure un formulaire d’intégration des employés ?
Un formulaire d’intégration des employés inclut généralement des détails personnels, des contacts d’urgence, des informations sur l’emploi, des demandes d’équipement, des reconnaissances de politiques et toutes les signatures requises. Les champs relatifs aux impôts, à la paie et aux avantages dépendent de la localisation de l’employé et des exigences de votre organisation.
Comment créer un formulaire d’intégration des employés ?
Listez les informations nécessaires avant que l’employé ne commence, regroupez les questions connexes en sections, ajoutez une logique conditionnelle pour différents rôles et testez le formulaire sur ordinateur et mobile. Vous pouvez créer un nouveau formulaire ou convertir des PDF RH existants en formulaires en ligne.
Quelle est la différence entre un formulaire d’intégration et une liste de vérification d’intégration ?
Un formulaire d’intégration collecte des informations auprès du nouvel employé. Une liste de vérification d’intégration suit les tâches pour l’employé, les ressources humaines, le service informatique et le manager. De nombreuses organisations utilisent les deux : le formulaire recueille les informations, tandis que la liste de vérification maintient le processus sur la bonne voie.
Les nouveaux employés peuvent-ils signer les documents d’intégration en ligne ?
Oui. Lorsqu’un document nécessite une signature, un formulaire d’intégration en ligne peut inclure un champ de signature électronique. Assurez-vous que la méthode de signature est appropriée pour le document et les lois qui s’appliquent à votre organisation.
Un formulaire d’intégration peut-il générer un PDF complété ?
Oui. PlatoForms peut utiliser les réponses soumises pour produire un PDF complété. Cela est utile lorsque les ressources humaines ont besoin d’un document cohérent pour leurs dossiers ou lorsqu’une mise en page PDF existante doit être préservée.
Gardez votre formulaire d’intégration à jour
Un formulaire d’intégration peut être la première interaction d’un nouvel employé avec vos systèmes internes. Un formulaire clair, organisé et adapté aux mobiles offre au nouvel employé un moyen simple de compléter les tâches requises. Exiger des employés qu’ils numérisent et envoient par e-mail des PDF ajoute des étapes supplémentaires et peut retarder le processus.
La technologie n’est pas la partie la plus difficile. Le formulaire doit également être mis à jour lorsque les plans d’avantages, les exigences de conformité ou l’équipement informatique disponible changent. Des révisions régulières empêchent le formulaire d’intégration de devenir progressivement obsolète.
Après les premières semaines, demandez aux nouveaux employés des retours pour identifier les instructions peu claires, les ressources manquantes et d’autres lacunes dans le processus d’intégration.
Prêt à construire votre processus d’intégration ? Commencez avec la Liste de vérification pour l’intégration des nouveaux employés et personnalisez-la pour votre équipe.
