新員工入職材料需要做到兩件事：解釋公司和角色，並收集完成招聘過程所需的信息。單靠演示文稿無法完成文書工作，而僅靠表單無法為新員工提供足夠的背景信息。
本指南將解釋如何創建入職材料以及員工入職表單中應包含的內容。
員工入職表單收集新員工在入職前或入職第一周必須提供的信息和確認。通常涵蓋個人詳細信息、緊急聯絡人、就業信息、設備需求、公司政策和簽名。
當過程組織不當時，新員工可能需要多次聯繫經理以獲取簽名鏈接，在不同的 PDF 中輸入相同的地址，並等待人力資源確認文件已收到。
不良的入職過程可能會帶來重大後果。根據 Gallup 的調查，只有 12% 的員工強烈認同他們的組織在新員工入職方面做得很好。
當單獨的文件隨時間添加而沒有一致的過程時，表單可能成為延遲的來源。
本指南旨在正確設計它。
本頁內容
員工入職表單的目的
員工入職表單有三個主要目的。
目的 1：準確收集所需信息。 將姓名、地址、緊急聯絡人和其他詳細信息放在一個表單中，減少在多個文件中輸入相同信息的需求。
目的 2：啟動下一步。 一旦提交表單，人力資源、IT、經理或其他負責人可能需要被通知。根據您使用的工具，您可以設置電子郵件通知或與其他服務的集成。
目的 3：保持提交記錄。 對於需要確認或簽名的手冊、保密協議、數據政策和其他文件，保持清晰的提交人和提交時間記錄。
將這三項工作設計在一起，將基本表單轉變為實用的入職過程。
| 階段 | 新員工的操作 | 團隊收到的內容 |
|---|---|---|
| 第一天之前 | 查看入職材料並完成表單 | 人力資源收到所需的個人和就業詳細信息 |
| 設備設置 | 選擇所需的設備或訪問權限 | IT 在配置時收到通知 |
| 協議 | 查看並簽署所需文件 | 人力資源保留提交和簽名記錄 |
| 提交後 | 收到確認和下一步 | PlatoForms 可以生成已完成的 PDF |
如何創建入職材料
入職材料不需要是一個長文件。組織信息，使新員工能夠在正確的時間找到所需內容。
- 介紹公司和團隊，總結業務、團隊結構和主要聯絡人。
- 解釋第一天和第一周，包括到達細節、開始時間、培訓和安排的會議。
- 描述工作如何完成，列出主要工具、通信渠道和批准過程。
- 分享需要審查的政策，涵蓋工作場所規則、信息安全和所需確認。
- 提供入職表單，收集個人詳細信息、緊急聯絡人、設備需求和其他所需信息。
- 說明截止日期和下一步，解釋必須提交的內容、截止時間和後續步驟。
將解釋性材料與表單分開，使內容更易於閱讀，提交更易於管理。
從您需要的材料清單開始
在撰寫之前，列出新員工必須閱讀、使用、確認或提交的每一項。實用的入職材料包可能包括歡迎信、組織結構圖、第一天的日程安排、團隊聯絡清單、政策包和員工必須完成的表單。
將清單分為兩組：
- 閱讀材料： 公司和團隊介紹、日程安排、政策、工具說明和聯絡詳情。
- 提交表單： 個人信息、緊急聯絡人、設備需求、確認和簽名。
這樣可以防止重要操作被埋沒在演示幻燈片或長手冊中。
創建簡短的入職文件
將公司介紹集中在新員工在第一周需要的內容上。一個簡短的幻燈片或一到兩頁的文件可以涵蓋公司的宗旨、員工的團隊、他們將使用的工具以及人力資源、IT 和角色特定問題的聯絡人。鏈接到更長的政策，而不是將它們複製到入職文件中。
添加第一天和第一周的日程安排
使日程安排易於掃描。包括到達或登錄說明、培訓會議、經理和團隊會議、設備設置以及提交文件的任何截止日期。
| 時間 | 包含的示例信息 |
|---|---|
| 第一天之前 | 登錄說明、所需表單和主要人力資源聯絡人 |
| 第一天 | 開始時間、入職、設備設置和團隊介紹 |
| 第一周 | 培訓、經理檢查、必讀內容和提交截止日期 |
列出員工必須審查或提交的文件
具體的就業文件取決於員工的位置、角色和您組織的要求。常見示例包括手冊確認、保密協議、可接受使用政策、工資或稅務文件和福利表單。避免使用一個國家的稅務或工資清單作為通用檢查清單；讓您的 HR 或法律團隊確認每個地點所需的文件。
將收集任務合併到一個入職工作表中
入職工作表為新員工提供一個地方來提供詳細信息並確認所需的操作。它可以收集聯絡信息、設備需求、確認和簽名，而單獨的入職材料則解釋公司和過程。換句話說，表單是入職材料包的收集層。
在將人們閱讀的材料與他們提交的信息分開後，創建收集表單並將每個問題連接到實際的人力資源、IT 或經理操作。
員工入職表單、模板和工作表
這些術語有時可以互換使用，但它們描述了不同的起點。
員工入職表單
當您需要從新員工那裡收集信息或確認時，使用入職表單。表單可以配置為通知相關團隊，並在需要時填寫完成的 PDF 以供記錄。
員工入職模板
當您想要一個現成的問題和佈局結構以供自定義時，使用模板。瀏覽 員工入職表單模板 選擇一個起點，然後刪除不適用的字段並添加您自己的政策或說明。
員工入職工作表
當過程應該感覺像一個簡潔的表單而不是一個長包時，使用工作表。它可以在一個收集流程中結合基本的員工詳細信息、第一周的需求和確認。如果您已經有該表單作為 PDF，請 將現有的 PDF 在線填寫 而不是重建其佈局。
| 如果您需要… | 從這裡開始 |
|---|---|
| 在現成的表單中收集新員工詳細信息 | 選擇一個入職表單模板 |
| 將現有的人力資源 PDF 轉換為在線可填寫的文件 | 上傳並使 PDF 可填寫 |
| 跟蹤人力資源、IT、經理和員工的任務 | 使用單獨的 新員工入職檢查清單指南 |
包含內容：逐項說明
以下部分涵蓋完整的入職表單。並非每個組織都需要所有這些內容，根據角色類型、就業狀態或地點使用條件邏輯顯示或隱藏部分。
稅務、工資、福利和簽名要求因國家和管轄區而異。將以下字段視為一般結構，並與您的 HR 和法律團隊確認最終要求。
個人信息
| 字段 | 備註 |
|---|---|
| 全名 | 要求員工按官方記錄中的顯示方式輸入 |
| 偏好名稱 | 與法律名稱分開，用於電子郵件、Slack、徽章 |
| 出生日期 | 僅在需要福利註冊或其他必需的入職後過程時收集 |
| 家庭住址 | 設置地址自動完成 以減少打字錯誤 |
| 個人電子郵件 | 用於在工作電子郵件設置之前的預先通信 |
| 電話號碼 | 優先使用手機，用於 IT 帳戶設置和緊急情況 |
| 緊急聯絡人姓名 + 關係 + 電話 | 如果您的組織需要緊急聯絡人，請收集一個 |
就業詳情
這些字段通常由人力資源預填，並呈現給員工確認，而不是留給他們完成。
| 字段 | 備註 |
|---|---|
| 職位名稱 | 從聘用信中預填 |
| 部門 | 觸發路由到正確的部門負責人 |
| 開始日期 | 用於計算 IT 配置和訪問請求的時間 |
| 就業類型 | 全職 / 兼職 / 承包商，決定顯示哪些其他部分 |
| 工作地點 | 辦公室 / 遠程 / 混合，決定設備需求 |
| 經理姓名 | 用於通知路由 |
稅務和工資
這些字段處理敏感的財務數據。確保表單通過 HTTPS 提供，並且提交數據在靜態時加密。查看 PlatoForms 信任中心 以了解有關安全性、隱私和合規性的詳細信息。
| 字段 | 備註 |
|---|---|
| 稅務識別號 | 在美國為 SSN，因國家而異 |
| 申報狀態 | 用於美國工資預扣，基於員工的 W-4 |
| 銀行名稱 | 用於直接存款設置 |
| 帳號 + 路由號 | 限制誰可以查看提交，並避免在通知電子郵件中包含這些值 |
| 支付方式偏好 | 直接存款與支票，如果您的工資系統提供選項 |
對於美國員工，使用當前的 W-4 表格或符合要求的電子 W-4 工作流程，而不是將此部分中的單個字段視為官方表格的替代品。
設備和訪問請求
此部分通常直接路由到 IT，與人力資源提交分開。
| 字段 | 備註 |
|---|---|
| 筆記本電腦偏好 | Mac / Windows，如果適用 |
| 所需軟件 | 帶有常用工具的下拉列表；其他工具的開放文本 |
| 是否需要建築訪問？ | 是/否；如果是，哪些地點 |
| 是否需要遠程工作設備？ | 顯示器、鍵盤、耳機等 |
福利註冊
僅向符合您組織提供的福利的員工顯示此部分。您可以根據就業類型或其他資格字段使用條件邏輯。
| 字段 | 備註 |
|---|---|
| 健康保險計劃選擇 | 帶有可用計劃的下拉列表 |
| 是否添加受撫養人？ | 是/否；如果是，收集姓名和出生日期 |
| 牙科/視力註冊 | 每個計劃的是/否 |
| 退休計劃供款 | 美國的 401(k)，或適用的養老金計劃；百分比或固定金額 |
| 受益人姓名 + 關係 | 用於人壽保險和退休賬戶 |
協議和確認
當確認依賴於打印、掃描和電子郵件時，保持簽署記錄有序可能需要額外的手動工作。
當文件需要簽名時，使用電子簽名字段。簡單確認是否足夠取決於文件、其目的和適用的要求。
| 文件 | 備註 |
|---|---|
| 員工手冊確認 | “我已收到並閱讀員工手冊” |
| 保密協議 | 如果角色需要 |
| 行為準則 | 道德指南和利益衝突 |
| 數據保護和可接受使用政策 | 對於處理客戶數據的角色尤其重要 |
| 背景調查授權 | 要求因管轄區和檢查類型而異。在美國，第三方就業背景調查可能需要根據 FCRA 提供明確的獨立披露和書面授權。讓您的 HR 或法律團隊批准工作流程。 |
角色特定的變化
一個帶有條件邏輯的入職表單可以支持不同的角色，而不需要單獨的表單。使用頂部的下拉選項—“我加入的角色是：全職員工 / 兼職員工 / 承包商 / 實習生”—並僅顯示相關部分。
| 角色類型 | 顯示/隱藏的部分 |
|---|---|
| 全職員工 | 所有相關部分，包括符合條件的福利和退休計劃 |
| 兼職員工 | 僅在員工符合條件時顯示福利和退休部分 |
| 承包商/自由職業者 | 跳過員工福利和退休計劃；對於美國被歸類為獨立承包商的工人，將其引導到適用的 W-9 或批准的稅務文件工作流程 |
| 實習生 | 包括個人詳細信息、緊急聯絡人、設備需求和確認，以及任何適用的工資、稅務和福利要求 |
| 遠程員工 | 顯示遠程設備需求；僅在預期辦公室訪問時包括建築訪問 |
如何使用 PlatoForms 構建員工入職表單
選擇您的起點
大多數組織已經有 PDF、在線表單或其他入職文件。比較可用的表單類型，然後選擇與您當前材料匹配的起點。
如果您有現有的 PDF，將其上傳到 PlatoForms 並使用 AI 字段識別 檢測輸入字段。檢查結果並進行任何必要的更正，然後添加條件邏輯、簽名字段和通知設置。
如果您需要新的入職文件，從 新員工人力資源入職檢查清單 PDF 開始，或使用 PDF 文件創建器 創建新文件。檢查內容，然後將其導出為 PDF 或將其轉換為在線表單。
如果您目前使用 Google Forms，導入現有表單 以移動其問題、部分和支持的字段類型。然後您可以添加簽名字段、更詳細的顯示邏輯、通知設置和 PDF 輸出以供入職過程使用。
查看完整的操作指南： 如何將 Google Forms 導入 PlatoForms。
根據角色的條件部分
邏輯面板 處理根據就業類型、地點或任何其他字段顯示和隱藏部分。一個表單可以適應每個員工的情況。例如，當美國承包商選擇其角色類型時，福利部分可以消失，W-9 上傳字段可以出現。新員工只看到相關問題。
帶有可選簽名證書的電子簽名
簽名字段和可選簽名證書 允許新員工從手機、平板電腦或電腦簽署確認。當簽名證書為邀請啟用時，PlatoForms 會創建一個證書，其中包含時間戳、簽名者的 IP 地址和電子郵件地址，以及提交的 PDF 的 SHA-256 校驗和。
路由到多個部門
工資和 IT 通常需要不同的信息。使用 基於邏輯的電子郵件通知，您可以根據答案通知相關人員。例如，設備請求可以通知 IT，而經理收到提交通知。對於敏感信息，請仔細控制收件人和每封電子郵件中包含的數據。
從提交中生成入職文件
新員工提交表單後，人力資源可能需要包含提交信息的聘用確認信、歡迎包或設備訂單表單。PDF 模板 允許您創建包含靜態文本和動態變量的 PDF 佈局，如員工姓名、角色、開始日期和部門。PlatoForms 在提交表單時生成 PDF。在表單編輯器中找到此功能 → 更多 (⋯) → PDF 模板。
在第一天之前發送表單
新員工通常在開始日期之前通過電子郵件收到其入職表單。使用 表單通知 立即在提交時發送品牌確認，並在您的聘用接受電子郵件中直接分享表單鏈接。對於多名員工，您可以 從 CSV 發送預填邀請，其中已完成姓名、角色和開始日期等詳細信息。
多語言支持
如果您的組織在國際上招聘，PlatoForms 支持 多語言表單和 AI 協助翻譯。您可以生成字段標籤和說明的另一種語言，審查翻譯，並在一個表單中管理語言版本。
移動優先完成
新員工可能會在手機上打開入職表單。對於支持的 Web PDF 表單、自定義 Web 表單和工作流程，對話式佈局 一次顯示一個問題，使長表單在較小屏幕上更易於跟隨。
嘗試此佈局： 對話式員工入職檢查清單
在發布之前：檢查清單
內容
- 法定姓名欄位與偏好姓名明確區分
- 包含社會安全號碼或銀行資料的提交訪問僅限於需要的人
- 除非必要，否則不在通知電子郵件中包含敏感數據
- 就業類型下拉選單觸發正確的條件部分
- 任何所需的背景調查披露和授權遵循適用的格式、時間和同意要求
- 每個確認或協議使用適當的輸入或簽名方法
路由
- 工資單對所需的稅務和銀行信息進行適當的訪問限制
- IT 部門收到設備請求欄位
- 經理收到提交通知
- 新員工收到自動確認和下一步指示
可用性
- 表單已在移動設備上進行測試
- 沒有背景的新員工可以在不需要聯繫人力資源的情況下完成
- 必填欄位僅限於第一天前所需的內容
- 已與代表性的新員工測試完成時間
員工入職表單常見問題
員工入職表單應包含哪些內容？
員工入職表單通常包括個人資料、緊急聯絡人、就業信息、設備請求、政策確認和任何所需的簽名。稅務、工資和福利欄位取決於員工的地點和您組織的要求。
如何創建員工入職表單？
列出員工開始工作前所需的信息，將相關問題分組為部分，為不同角色添加條件邏輯，並在桌面和移動設備上測試表單。您可以建立新表單或將現有的人力資源 PDF 轉換為在線表單。
入職表單和入職檢查清單有什麼區別？
入職表單從新員工那裡收集信息。入職檢查清單則跟蹤員工、人力資源、IT 和經理的任務。許多組織同時使用這兩者：表單收集信息，而檢查清單則保持過程按計劃進行。
新員工可以在線簽署入職文件嗎？
可以。當文件需要簽名時，線上入職表單可以包含一個電子簽名欄位。確認簽名方法適合該文件及適用於您組織的法律。
入職表單可以生成完成的 PDF 嗎？
可以。PlatoForms 可以使用提交的答案生成完成的 PDF。這在需要 HR 保持一致的文件記錄或需要保留現有 PDF 佈局時很有用。
保持您的入職表單最新
入職表單可能是新員工與您內部系統的首次互動。一個清晰、有條理且適合移動設備的表單為新員工提供了一個簡單的方法來完成所需的任務。要求員工掃描和發送電子郵件 PDF 會增加額外步驟，可能會延遲過程。
技術不是最難的部分。當福利計劃、合規要求或可用的 IT 設備發生變化時，表單也必須更新。定期審查可以防止入職表單逐漸過時。
在最初的幾週後，向新員工徵求反饋，以找出不清楚的指示、缺失的資源和入職過程中的其他缺口。
準備好構建您的入職流程了嗎？從新員工入職檢查清單開始，並為您的團隊自定義它。
