新入社員のオンボーディング資料は、会社と役割を説明し、採用プロセスを完了するために必要な情報を収集するという2つの役割を果たす必要があります。プレゼンテーションだけでは書類作成は完了せず、フォームだけでは新入社員に十分なコンテキストを提供できません。
このガイドでは、オンボーディング資料の作成方法と、社員オンボーディングフォームに含めるべき内容を説明します。
社員オンボーディングフォームは、新入社員が最初の週の前またはその間に提供しなければならない情報と承認を収集します。一般的には、個人情報、緊急連絡先、雇用情報、機器のリクエスト、会社のポリシー、署名をカバーします。
プロセスがうまく整理されていない場合、新しい社員は署名リンクのために何度もマネージャーに連絡しなければならず、異なるPDFに同じ住所を入力し、人事部が書類を受け取ったことを確認するのを待たなければならないかもしれません。
不十分なオンボーディングプロセスは重大な結果を招く可能性があります。Gallupによると、12%の社員のみが自分の組織が新しい社員のオンボーディングをうまく行ったと強く同意しています。
フォームは、一貫したプロセスなしに時間とともに別々の書類が追加されると、遅延の原因となることがあります。
このガイドは、適切に設計することについてです。
このページの内容
社員オンボーディングフォームの目的
社員オンボーディングフォームには3つの主要な目的があります。
目的1: 必要な情報を正確に収集する。 名前、住所、緊急連絡先、その他の詳細を1つのフォームにまとめることで、同じ情報を複数の書類に入力する必要が減ります。
目的2: 次のステップを開始する。 フォームが提出されると、人事部、IT、マネージャー、または他の責任者に通知する必要があるかもしれません。使用するツールに応じて、メール通知や他のサービスとの統合を設定できます。
目的3: 提出記録を保持する。 ハンドブック、NDA、データポリシー、その他の承認や署名が必要な書類について、誰がいつ提出したかの明確な記録を保持します。
これら3つの作業を一緒に設計することで、基本的なフォームを実用的なオンボーディングプロセスに変えることができます。
| ステージ | 新入社員が行うこと | チームが受け取るもの |
|---|---|---|
| 初日以前 | オンボーディング資料を確認し、フォームを完了する | 人事部が必要な個人情報と雇用情報を受け取る |
| 機器の設定 | 必要な機器やアクセスを選択する | ITが設定時に通知を受け取る |
| 契約 | 必要な書類を確認し、署名する | 人事部が提出と署名の記録を保持する |
| 提出後 | 確認と次のステップを受け取る | PlatoFormsが完了したPDFを生成できる |
オンボーディング資料の作成方法
オンボーディング資料は1つの長い書類である必要はありません。新入社員が必要な情報を適切なタイミングで見つけられるように情報を整理します。
- 会社とチームを紹介する. 事業内容、チーム構成、主要な連絡先を要約します。
- 初日と初週を説明する. 到着の詳細、開始時間、トレーニング、予定された会議を含めます。
- 仕事の進め方を説明する. 主なツール、コミュニケーションチャネル、承認プロセスをリストアップします。
- レビューが必要なポリシーを共有する. 職場のルール、情報セキュリティ、必要な承認をカバーします。
- オンボーディングフォームを提供する. 個人情報、緊急連絡先、機器のリクエスト、その他の必要な情報を収集します。
- 締切と次のステップを明記する. 提出すべきもの、期限、そしてその後の流れを説明します。
説明資料をフォームから分けることで、コンテンツを読みやすくし、提出を管理しやすくします。
必要な資料のリストから始める
執筆前に、新入社員が読む、使用する、確認する、または提出しなければならないすべての項目をリストアップします。実用的なオンボーディング資料パックには、歓迎のメモ、組織図、初日のスケジュール、チームの連絡先リスト、ポリシーパック、社員が完了しなければならないフォームが含まれるかもしれません。
リストを2つのグループに分けます：
- 読むべき資料： 会社とチームの紹介、スケジュール、ポリシー、ツールの説明、連絡先の詳細。
- 提出すべきフォーム： 個人情報、緊急連絡先、機器のリクエスト、承認、署名。
これにより、重要なアクションがプレゼンテーションスライドや長いハンドブックの中に埋もれるのを防ぎます。
短いオリエンテーションドキュメントを作成する
会社の紹介を新入社員が最初の週に必要とする内容に集中させます。短いスライドデッキや1～2ページのドキュメントで、会社の目的、社員のチーム、使用するツール、HR、IT、役割に特化した質問の連絡先をカバーできます。長いポリシーへのリンクを提供し、オリエンテーションドキュメントにコピーするのは避けましょう。
初日と初週のスケジュールを追加する
スケジュールを簡単にスキャンできるようにします。到着またはログインの指示、トレーニングセッション、マネージャーやチームとの会議、機器の設定、書類提出の締切を含めます。
| いつ | 含めるべき情報の例 |
|---|---|
| 初日以前 | ログインの指示、必要なフォーム、主要なHR連絡先 |
| 初日 | 開始時間、オリエンテーション、機器の設定、チーム紹介 |
| 初週 | トレーニング、マネージャーのチェックイン、必要な読み物、提出の締切 |
社員がレビューまたは提出しなければならない書類をリストアップする
具体的な雇用書類は、社員の所在地、役割、および組織の要件によって異なります。一般的な例として、ハンドブックの承認、秘密保持契約、許可された使用ポリシー、給与または税金の書類、福利厚生のフォームがあります。1つの国の税金や給与リストを普遍的なチェックリストとして使用するのは避け、HRまたは法務チームに各所在地の必要な書類を確認してもらいましょう。
収集タスクを1つのオンボーディングワークシートにまとめる
オンボーディングワークシートは、新入社員が詳細を提供し、必要なアクションを確認するための1つの場所を提供します。連絡先情報、機器のニーズ、承認、署名を収集し、別のオリエンテーション資料で会社とプロセスを説明します。つまり、フォームはオンボーディング資料パックの収集レイヤーです。
人々が読む資料と提出する情報を分けた後、収集フォームを作成し、各質問を実際のHR、IT、またはマネージャーのアクションに結び付けます。
社員オンボーディングフォーム、テンプレート、およびワークシート
これらの用語は時々互換的に使用されますが、異なる出発点を説明しています。
社員オンボーディングフォーム
新入社員から情報や承認を収集する必要がある場合にオンボーディングフォームを使用します。フォームは適切なチームに通知するように設定でき、必要に応じて記録用に完了したPDFを生成することができます。
社員オンボーディングテンプレート
質問とレイアウトの構造があらかじめ用意されているテンプレートを使用したい場合にテンプレートを使用します。社員オンボーディングフォームテンプレートを閲覧して出発点を選び、適用されないフィールドを削除し、自分のポリシーや指示を追加します。
社員オンボーディングワークシート
プロセスが長いパケットではなく、1つの簡潔なシートのように感じられるべき場合にワークシートを使用します。重要な社員の詳細、初週のニーズ、確認を1つの収集フローにまとめることができます。すでにそのシートがPDFとしてある場合は、そのレイアウトを再構築するのではなく、既存のPDFをオンラインで記入可能にすることができます。
| 必要な場合 | ここから始める |
|---|---|
| 新入社員の詳細を既製のフォームで収集する | オンボーディングフォームテンプレートを選ぶ |
| 既存のHR PDFをオンラインで記入可能なドキュメントに変える | PDFをアップロードして記入可能にする |
| HR、IT、マネージャー、および社員のタスクを追跡する | 別の新入社員オンボーディングチェックリストガイドを使用する |
含めるべき内容：フィールドごとに
以下のセクションは、完全なオンボーディングフォームをカバーしています。すべての組織がすべてのセクションを必要とするわけではありません—役割の種類、雇用状況、所在地に基づいてセクションを表示または非表示にするための条件付きロジックを使用してください。
税金、給与、福利厚生、署名の要件は国や管轄区域によって異なります。以下のフィールドを一般的な構造として扱い、最終的な要件をHRおよび法務チームと確認してください。
個人情報
| フィールド | メモ |
|---|---|
| 法的なフルネーム | 必要な場合、公式記録に記載されている通りに入力するように社員に依頼します |
| 希望する名前 | 法的な名前とは別に、メール、Slack、バッジに使用されます |
| 生年月日 | 福利厚生の登録や他の必要な採用後のプロセスのために必要な場合のみ収集します |
| 自宅の住所 | 入力ミスを減らすために住所自動補完を設定する |
| 個人メール | 仕事用メールが設定される前の事前のコミュニケーション用 |
| 電話番号 | モバイル推奨; ITアカウント設定や緊急時に使用されます |
| 緊急連絡先の名前 + 関係 + 電話 | 組織が緊急連絡先を必要とする場合に1つ収集します |
雇用情報
これらのフィールドはしばしばHRによって事前に入力され、社員に確認のために提示されます。空白のままにしておくのではなく。
| フィールド | メモ |
|---|---|
| 職位 | オファーレターから事前に入力します |
| 部署 | 適切な部門長へのルーティングをトリガーします |
| 開始日 | ITプロビジョニングとアクセスリクエストのタイミングに使用されます |
| 雇用形態 | フルタイム / パートタイム / 契約社員 — 他のセクションが表示されるかどうかを決定します |
| 勤務地 | オフィス / リモート / ハイブリッド — 機器のニーズを決定します |
| マネージャーの名前 | 通知ルーティング用 |
税金と給与
これらのフィールドは機密性の高い財務データを扱います。フォームがHTTPS経由で提供され、提出データが保存時に暗号化されていることを確認してください。セキュリティ、プライバシー、およびコンプライアンスの詳細については、PlatoForms Trust Centerを参照してください。
| フィールド | メモ |
|---|---|
| 税識別番号 | 米国ではSSN; 国によって異なります |
| 申告状況 | 米国の給与源泉徴収用; 社員のW-4に基づく |
| 銀行名 | 直接入金設定用 |
| 口座番号 + ルーティング番号 | 提出を閲覧できる人を制限し、これらの値を通知メールに含めないようにします |
| 支払い方法の選択 | 直接入金対小切手 — 給与システムがオプションを提供する場合 |
米国の社員には、個々のフィールドを公式フォームの代わりとするのではなく、現在のForm W-4または準拠した電子W-4ワークフローを使用します。
機器とアクセスのリクエスト
このセクションはしばしばHRの提出とは別にITに直接ルーティングされます。
| フィールド | メモ |
|---|---|
| ラップトップの希望 | Mac / Windows — 該当する場合 |
| 必要なソフトウェア | 一般的なツールのドロップダウン; その他のためのオープンテキスト |
| 建物へのアクセスが必要か？ | はい/いいえ; はいの場合、どの場所 |
| リモートワーク用の機器が必要か？ | モニター、キーボード、ヘッドセットなど |
福利厚生の登録
このセクションは、組織が提供する福利厚生の対象となる社員にのみ表示します。雇用形態や他の適格性フィールドに基づいた条件付きロジックを使用できます。
| フィールド | メモ |
|---|---|
| 健康保険プランの選択 | 利用可能なプランのドロップダウン |
| 追加する扶養家族はいますか？ | はい/いいえ; はいの場合、名前と生年月日を収集します |
| 歯科/視力の登録 | プランごとにはい/いいえ |
| 退職金プランの拠出 | 米国では401(k)、または適用される年金プラン; パーセンテージまたは定額 |
| 受取人の名前 + 関係 | 生命保険および退職口座用 |
契約と承認
承認が印刷、スキャン、メールに依存している場合、署名された記録を整理するには追加の手作業が必要になることがあります。
ドキュメントに署名が必要な場合は、電子署名フィールドを使用します。単純な承認にチェックボックスが十分かどうかは、ドキュメント、その目的、および適用される要件によります。
| ドキュメント | メモ |
|---|---|
| 社員ハンドブックの承認 | “社員ハンドブックを受け取り、読みました” |
| 秘密保持契約 | 役割に必要な場合 |
| 行動規範 | 倫理ガイドラインおよび利益相反 |
| データ保護および許可された使用ポリシー | 特に顧客データを扱う役割に重要 |
| 背景調査の承認 | 要件は管轄区域および調査の種類によって異なります。米国では、第三者による雇用背景調査には、FCRAに基づく明確な単独開示と書面による承認が必要な場合があります。HRまたは法務チームにワークフローを承認してもらいましょう。 |
役割別のバリエーション
条件付きロジックを使用した単一のオンボーディングフォームで、別々のフォームを作成せずに異なる役割をサポートできます。上部にドロップダウンを使用して—“私は以下の役割で参加しています: フルタイム社員 / パートタイム社員 / 契約社員 / インターン”—関連するセクションのみを表示します。
| 役割の種類 | 表示/非表示にするセクション |
|---|---|
| フルタイム社員 | 対象となる福利厚生や退職プランを含むすべての関連セクション |
| パートタイム社員 | 社員が対象となる場合にのみ福利厚生と退職セクションを表示 |
| 契約社員/フリーランサー | 社員の福利厚生と退職プランをスキップ; 米国で独立した契約者として分類されている労働者には、適用されるW-9または承認された税務ドキュメントワークフローに誘導します |
| インターン | 個人情報、緊急連絡先、機器のニーズ、承認を含め、適用される給与、税金、福利厚生の要件を追加します |
| リモート社員 | リモート機器のニーズを表示; オフィス訪問が予想される場合にのみ建物のアクセスを含めます |
PlatoFormsを使用して社員オンボーディングフォームを作成する方法
出発点を選ぶ
ほとんどの組織はすでにPDF、オンラインフォーム、または他のオンボーディングドキュメントを持っています。利用可能なフォームタイプを比較する、次に現在の資料に一致する出発点を選びます。
既存のPDFがある場合 — PlatoFormsにアップロードし、AIフィールド認識を使用して入力フィールドを検出します。結果を確認し、必要な修正を加えた後、条件付きロジック、署名フィールド、通知設定を追加します。
新しいオンボーディングドキュメントが必要な場合 — 新入社員HRオンボーディングチェックリストPDFから始めるか、PDFドキュメントクリエーターを使用して新しいドキュメントを作成します。コンテンツを確認し、PDFとしてエクスポートするか、オンラインフォームに変換します。
現在Google Formsを使用している場合 — 既存のフォームをインポートすることで、質問、セクション、サポートされているフィールドタイプを移動します。その後、署名フィールド、より詳細な表示ロジック、通知設定、およびオンボーディングプロセスのためのPDF出力を追加できます。
完全なウォークスルーを見る: Google FormsをPlatoFormsにインポートする方法。
役割別の条件付きセクション
ロジックパネルは、雇用形態、所在地、または他のフィールドに基づいてセクションを表示または非表示にするのを扱います。1つのフォームが各社員の状況に適応できます。たとえば、米国の契約社員が役割の種類を選択すると、福利厚生セクションが消え、W-9アップロードフィールドが表示されます。新入社員は関連する質問のみを見ます。
オプションの署名証明書付き電子署名
署名フィールドとオプションの署名証明書を使用して、新入社員が電話、タブレット、またはコンピュータから承認に署名できます。署名証明書が招待に対して有効になっている場合、PlatoFormsはタイムスタンプ、署名者のIPアドレスとメールアドレス、提出されたPDFのSHA-256チェックサムを含む証明書を作成します。
複数部門へのルーティング
給与とITは通常異なる情報を必要とします。ロジックベースのメール通知を使用して、回答に基づいて適切な人に通知できます。たとえば、機器のリクエストはITに通知し、マネージャーには提出通知を送信します。機密情報については、受信者と各メールに含まれるデータを慎重に管理してください。
提出からオンボーディングドキュメントを生成する
新入社員がフォームを提出した後、人事部はオファー確認書、歓迎パケット、または提出された情報を含む機器注文書を必要とするかもしれません。PDFテンプレートを使用して、社員名、役割、開始日、部門などの動的変数を含むPDFレイアウトを作成します。フォームが提出されると、PlatoFormsがPDFを生成します。この機能は、フォームエディター → More (⋯) → PDF Templateで見つけることができます。
初日以前にフォームを送信する
新入社員は通常、開始日より前にメールでオンボーディングフォームを受け取ります。フォーム通知を使用して、提出時にブランド化された確認を即座に送信し、オファー受諾メールにフォームリンクを直接共有します。複数の採用の場合、名前、役割、開始日などの詳細がすでに入力されたCSVから事前入力された招待を送信することができます。
多言語サポート
組織が国際的に採用する場合、PlatoFormsは多言語フォームとAI支援翻訳をサポートしています。フィールドラベルと指示を他の言語で生成し、翻訳を確認し、1つのフォームで言語バージョンを管理できます。
モバイルファーストの完了
新入社員は電話でオンボーディングフォームを開くかもしれません。サポートされているWeb PDFフォーム、カスタムWebフォーム、およびワークフローでは、会話形式のレイアウトが1度に1つの質問を提示し、小さな画面で長いフォームをフォローしやすくします。
このレイアウトを試してみてください: 会話形式の新入社員オンボーディングチェックリスト
公開前のチェックリスト
コンテンツ
- 法的な名前の欄が、希望する名前と明確に区別されている
- SSNや銀行情報を含む提出物へのアクセスは、必要な人に限定されている
- 通知メールには、必要でない限り機密情報が含まれていない
- 雇用形態のドロップダウンが正しい条件付きセクションをトリガーする
- 背景調査の開示および承認が、適用される形式、タイミング、同意要件に従っている
- 各承認または合意が、適切な入力または署名方法を使用している
ルーティング
- 給与部門が必要な税金および銀行情報へのアクセスを適切に制限している
- IT部門が機器リクエストの項目を受け取る
- マネージャーが提出通知を受け取る
- 新入社員が次のステップを含む自動確認を受け取る
使いやすさ
- フォームがモバイルデバイスでテストされている
- 背景情報のない新入社員がHRに連絡せずに完了できる
- 必要な項目は初日に必要なものに限定されている
- 代表的な新入社員で完了時間がテストされている
社員オンボーディングフォームのFAQ
社員オンボーディングフォームには何を含めるべきですか？
社員オンボーディングフォームには、通常、個人情報、緊急連絡先、雇用情報、機器リクエスト、ポリシーの承認、および必要な署名が含まれます。税金、給与、福利厚生の項目は、社員の所在地や組織の要件に依存します。
社員オンボーディングフォームを作成するにはどうすればよいですか？
社員が開始する前に必要な情報をリスト化し、関連する質問をセクションにまとめ、異なる役割に対して条件付きロジックを追加し、デスクトップとモバイルでフォームをテストします。新しいフォームを作成するか、既存のHR PDFをオンラインフォームに変換することができます。
オンボーディングフォームとオンボーディングチェックリストの違いは何ですか？
オンボーディングフォームは新入社員から情報を収集します。オンボーディングチェックリストは、社員、HR、IT、マネージャーのタスクを追跡します。多くの組織は両方を使用します。フォームは情報を集め、チェックリストはプロセスをスケジュール通りに進めます。
新入社員はオンラインでオンボーディング書類に署名できますか？
はい。書類に署名が必要な場合、オンラインのオンボーディングフォームにe-署名フィールドを含めることができます。署名方法が書類および組織に適用される法律に適していることを確認してください。
オンボーディングフォームは完了したPDFを生成できますか？
はい。PlatoFormsは提出された回答を使用して完了したPDFを生成できます。これは、HRが一貫した書類を記録として必要とする場合や、既存のPDFレイアウトを保持する必要がある場合に便利です。
オンボーディングフォームを最新に保つ
オンボーディングフォームは、新入社員が内部システムと初めて接触する機会かもしれません。明確で整理されたモバイルフレンドリーなフォームは、新入社員に必要なタスクを簡単に完了する方法を提供します。社員にPDFをスキャンしてメールで送信させることは、余分なステップを追加し、プロセスを遅らせる可能性があります。
技術が最も難しい部分ではありません。福利厚生プラン、コンプライアンス要件、利用可能なIT機器が変更された場合、フォームも更新する必要があります。定期的なレビューは、オンボーディングフォームが徐々に古くなるのを防ぎます。
最初の数週間後、新入社員にフィードバックを求め、指示が不明確な点、リソースの欠如、オンボーディングプロセスの他のギャップを見つけます。
オンボーディングプロセスの構築を始める準備はできましたか？新入社員オンボーディングチェックリストから始めて、チームに合わせてカスタマイズしてください。
