Materialien für das Onboarding neuer Mitarbeiter müssen zwei Dinge tun: das Unternehmen und die Rolle erklären und die Informationen sammeln, die für den Abschluss des Einstellungsprozesses erforderlich sind. Eine Präsentation allein vervollständigt nicht die Unterlagen, während ein Formular allein dem neuen Mitarbeiter nicht genug Kontext bietet.
Dieser Leitfaden erklärt, wie man Onboarding-Materialien erstellt und was in ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular aufgenommen werden sollte.
Ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular sammelt die Informationen und Bestätigungen, die ein neuer Mitarbeiter vor oder während seiner ersten Woche bereitstellen muss. Es umfasst in der Regel persönliche Daten, Notfallkontakte, Beschäftigungsinformationen, Ausrüstungsanforderungen, Unternehmensrichtlinien und Unterschriften.
Wenn der Prozess nicht gut organisiert ist, muss ein neuer Mitarbeiter möglicherweise mehrmals seinen Manager kontaktieren, um einen Signaturlink zu erhalten, dieselbe Adresse in verschiedenen PDFs eingeben und auf die Bestätigung der HR-Abteilung warten, dass die Dokumente eingegangen sind.
Ein schlechtes Onboarding kann erhebliche Konsequenzen haben. Laut Gallup stimmten nur 12% der Mitarbeiter voll und ganz zu, dass ihre Organisation einen großartigen Job beim Onboarding neuer Mitarbeiter gemacht hat.
Formulare können zu einer Verzögerungsquelle werden, wenn im Laufe der Zeit separate Dokumente ohne einen konsistenten Prozess hinzugefügt werden.
Dieser Leitfaden handelt davon, es richtig zu gestalten.
Auf dieser Seite
- Zweck eines Mitarbeiter-Onboarding-Formulars
- Wie man Onboarding-Materialien erstellt
- Mitarbeiter-Onboarding-Formulare, Vorlagen und Arbeitsblätter
- Was enthalten sein sollte: Feld für Feld
- Rollen-spezifische Variationen
- Wie man ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular mit PlatoForms erstellt
- Bevor Sie veröffentlichen: eine Checkliste
- FAQ zum Mitarbeiter-Onboarding-Formular
Zweck eines Mitarbeiter-Onboarding-Formulars
Ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular hat drei Hauptzwecke.
Zweck 1: Die erforderlichen Informationen genau sammeln. Namen, Adressen, Notfallkontakte und andere Details in einem Formular zu erfassen, reduziert die Notwendigkeit, dieselben Informationen in mehreren Dokumenten einzugeben.
Zweck 2: Die nächsten Schritte einleiten. Sobald das Formular eingereicht ist, müssen HR, IT, der Manager oder eine andere verantwortliche Person möglicherweise benachrichtigt werden. Abhängig von den verwendeten Tools können Sie E-Mail-Benachrichtigungen oder Integrationen mit anderen Diensten einrichten.
Zweck 3: Einen Einreichungsnachweis führen. Für Handbücher, NDAs, Datenrichtlinien und andere Dokumente, die eine Bestätigung oder Unterschrift erfordern, führen Sie einen klaren Nachweis darüber, wer sie eingereicht hat und wann.
Diese drei Aufgaben zusammen zu gestalten, verwandelt ein einfaches Formular in einen praktischen Onboarding-Prozess.
| Phase | Was der neue Mitarbeiter tut | Was das Team erhält |
|---|---|---|
| Vor dem ersten Tag | Überprüft die Onboarding-Materialien und füllt das Formular aus | HR erhält die erforderlichen persönlichen und Beschäftigungsdaten |
| Ausrüstungsaufbau | Wählt die benötigte Ausrüstung oder den Zugang aus | IT erhält eine Benachrichtigung, wenn konfiguriert |
| Vereinbarungen | Überprüft und unterschreibt die erforderlichen Dokumente | HR führt den Einreichungs- und Unterschriftsnachweis |
| Nach der Einreichung | Erhält Bestätigung und nächste Schritte | PlatoForms kann ein ausgefülltes PDF generieren |
Wie man Onboarding-Materialien erstellt
Onboarding-Materialien müssen nicht ein langes Dokument sein. Organisieren Sie die Informationen so, dass neue Mitarbeiter das finden, was sie zur richtigen Zeit brauchen.
- Das Unternehmen und das Team vorstellen. Fassen Sie das Geschäft, die Teamstruktur und die Hauptkontakte zusammen.
- Den ersten Tag und die erste Woche erklären. Geben Sie Ankunftsdetails, Startzeit, Schulung und geplante Meetings an.
- Beschreiben, wie die Arbeit erledigt wird. Listen Sie die Hauptwerkzeuge, Kommunikationskanäle und den Genehmigungsprozess auf.
- Teilen Sie die Richtlinien, die überprüft werden müssen. Behandeln Sie Arbeitsplatzregeln, Informationssicherheit und erforderliche Bestätigungen.
- Ein Onboarding-Formular bereitstellen. Sammeln Sie persönliche Daten, Notfallkontakte, Ausrüstungsanforderungen und andere erforderliche Informationen.
- Frist und nächste Schritte angeben. Erklären Sie, was eingereicht werden muss, wann es fällig ist und was danach passiert.
Die Trennung von erklärenden Materialien vom Formular macht den Inhalt leichter lesbar und die Einreichungen leichter zu verwalten.
Beginnen Sie mit einer Liste der benötigten Materialien
Bevor Sie schreiben, listen Sie jeden Punkt auf, den ein neuer Mitarbeiter lesen, verwenden, bestätigen oder einreichen muss. Ein praktisches Onboarding-Materialienpaket kann eine Willkommensnotiz, ein Organigramm, einen Zeitplan für den ersten Tag, eine Teamkontaktliste, ein Richtlinienpaket und die Formulare, die der Mitarbeiter ausfüllen muss, enthalten.
Teilen Sie die Liste in zwei Gruppen:
- Materialien zum Lesen: Unternehmens- und Teameinführungen, Zeitpläne, Richtlinien, Werkzeuganweisungen und Kontaktdaten.
- Formulare zur Einreichung: Persönliche Informationen, Notfallkontakte, Ausrüstungsanforderungen, Bestätigungen und Unterschriften.
Dies verhindert, dass wichtige Aktionen in Präsentationsfolien oder einem langen Handbuch untergehen.
Erstellen Sie ein kurzes Orientierungsdokument
Halten Sie die Unternehmensvorstellung auf das Wesentliche beschränkt, was ein neuer Mitarbeiter in der ersten Woche benötigt. Ein kurzes Folienset oder ein ein- bis zweiseitiges Dokument kann den Zweck des Unternehmens, das Team des Mitarbeiters, die Werkzeuge, die er verwenden wird, und die Ansprechpartner für HR, IT und rollenbezogene Fragen abdecken. Verlinken Sie auf längere Richtlinien, anstatt sie in das Orientierungsdokument zu kopieren.
Fügen Sie einen Zeitplan für den ersten Tag und die erste Woche hinzu
Machen Sie den Zeitplan leicht zu überblicken. Geben Sie Ankunfts- oder Anmeldeanweisungen, Schulungssitzungen, Manager- und Teambesprechungen, Ausrüstungsaufbau und Fristen für die Einreichung von Dokumenten an.
| Wann | Beispielinformationen zum Einschließen |
|---|---|
| Vor dem ersten Tag | Anmeldeanweisungen, erforderliche Formulare und der Hauptkontakt der HR-Abteilung |
| Erster Tag | Startzeit, Orientierung, Ausrüstungsaufbau und Teameinführungen |
| Erste Woche | Schulung, Manager-Check-ins, erforderliche Lektüre und Einreichungsfristen |
Listen Sie die Dokumente auf, die Mitarbeiter überprüfen oder einreichen müssen
Die genauen Beschäftigungsdokumente hängen vom Standort des Mitarbeiters, der Rolle und den Anforderungen Ihrer Organisation ab. Häufige Beispiele sind eine Handbuchbestätigung, eine Geheimhaltungsvereinbarung, eine Nutzungsrichtlinie, Gehalts- oder Steuerdokumente und Leistungsformulare. Verwenden Sie nicht die Steuer- oder Gehaltsliste eines Landes als universelle Checkliste. Lassen Sie Ihr HR- oder Rechtsteam die erforderlichen Dokumente für jeden Standort bestätigen.
Kombinieren Sie Sammelaufgaben in einem Onboarding-Arbeitsblatt
Ein Onboarding-Arbeitsblatt gibt dem neuen Mitarbeiter einen Ort, um Details bereitzustellen und erforderliche Aktionen zu bestätigen. Es kann Kontaktinformationen, Ausrüstungsbedarfe, Bestätigungen und Unterschriften sammeln, während die separaten Orientierungsunterlagen das Unternehmen und den Prozess erklären. Mit anderen Worten, das Formular ist die Sammlungsebene des Onboarding-Materialienpakets.
Nachdem Sie die Materialien, die gelesen werden, von den Informationen, die eingereicht werden, getrennt haben, erstellen Sie das Sammelformular und verknüpfen jede Frage mit einer realen HR-, IT- oder Manager-Aktion.
Mitarbeiter-Onboarding-Formulare, Vorlagen und Arbeitsblätter
Diese Begriffe werden manchmal austauschbar verwendet, beschreiben jedoch unterschiedliche Ausgangspunkte.
Mitarbeiter-Onboarding-Formular
Verwenden Sie ein Onboarding-Formular, wenn Sie Informationen oder Bestätigungen von einem neuen Mitarbeiter sammeln müssen. Das Formular kann so konfiguriert werden, dass es die entsprechenden Teams benachrichtigt und bei Bedarf ein ausgefülltes PDF für Ihre Unterlagen erstellt.
Mitarbeiter-Onboarding-Vorlage
Verwenden Sie eine Vorlage, wenn Sie eine vorgefertigte Frage- und Layoutstruktur wünschen, die Sie anpassen können. Durchsuchen Sie die Mitarbeiter-Onboarding-Formularvorlagen, um einen Ausgangspunkt zu wählen, dann entfernen Sie Felder, die nicht zutreffen, und fügen Sie Ihre eigenen Richtlinien oder Anweisungen hinzu.
Mitarbeiter-Onboarding-Arbeitsblatt
Verwenden Sie ein Arbeitsblatt, wenn der Prozess sich wie ein einziges, prägnantes Blatt anfühlen soll, anstatt wie ein langes Paket. Es kann wesentliche Mitarbeiterdetails, Bedürfnisse der ersten Woche und Bestätigungen in einem einzigen Sammelfluss kombinieren. Wenn Sie dieses Blatt bereits als PDF haben, machen Sie das bestehende PDF online ausfüllbar, anstatt sein Layout neu zu erstellen.
| Wenn Sie… | Hier starten |
|---|---|
| Neue Mitarbeiterdetails in einem vorgefertigten Formular sammeln möchten | Wählen Sie eine Onboarding-Formularvorlage |
| Ein bestehendes HR-PDF in ein online ausfüllbares Dokument umwandeln möchten | Laden Sie das PDF hoch und machen Sie es ausfüllbar |
| Aufgaben für HR, IT, den Manager und den Mitarbeiter verfolgen möchten | Verwenden Sie den separaten Leitfaden zur Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter |
Was enthalten sein sollte: Feld für Feld
Die folgenden Abschnitte decken ein vollständiges Onboarding-Formular ab. Nicht jede Organisation benötigt alle davon. Verwenden Sie bedingte Logik, um Abschnitte basierend auf Rollentyp, Beschäftigungsstatus oder Standort anzuzeigen oder auszublenden.
Steuer-, Gehalts-, Leistungs- und Unterschriftsanforderungen variieren je nach Land und Gerichtsbarkeit. Behandeln Sie die unten stehenden Felder als allgemeine Struktur und bestätigen Sie die endgültigen Anforderungen mit Ihrem HR- und Rechtsteam.
Persönliche Informationen
| Feld | Anmerkungen |
|---|---|
| Vollständiger rechtlicher Name | Bitten Sie die Mitarbeiter, ihn so einzugeben, wie er in offiziellen Unterlagen erscheint, wenn erforderlich |
| Bevorzugter Name | Getrennt vom rechtlichen Namen; wird für E-Mail, Slack, Ausweise verwendet |
| Geburtsdatum | Sammeln Sie es nur, wenn es für die Leistungsanmeldung oder einen anderen erforderlichen Nach-Einstellungsprozess benötigt wird |
| Wohnadresse | Richten Sie die Adressvervollständigung ein, um Tippfehler zu reduzieren |
| Persönliche E-Mail | Für die Kommunikation vor dem Start, bevor die Arbeits-E-Mail eingerichtet ist |
| Telefonnummer | Mobil bevorzugt; wird für IT-Kontoerstellung und Notfälle verwendet |
| Notfallkontaktname + Beziehung + Telefon | Sammeln Sie einen, wenn Ihre Organisation einen Notfallkontakt erfordert |
Beschäftigungsdetails
Diese Felder werden oft von HR vorausgefüllt und dem Mitarbeiter zur Bestätigung präsentiert, anstatt sie leer zu lassen, damit er sie ausfüllt.
| Feld | Anmerkungen |
|---|---|
| Berufsbezeichnung | Aus dem Angebotsbrief vorausfüllen |
| Abteilung | Löst die Weiterleitung an den richtigen Abteilungsleiter aus |
| Startdatum | Wird zur Zeitplanung von IT-Bereitstellungen und Zugriffsanforderungen verwendet |
| Beschäftigungsart | Vollzeit / Teilzeit / Auftragnehmer — bestimmt, welche anderen Abschnitte erscheinen |
| Arbeitsort | Büro / remote / hybrid — bestimmt den Ausrüstungsbedarf |
| Managername | Für Benachrichtigungsweiterleitung |
Steuer und Gehalt
Diese Felder behandeln sensible Finanzdaten. Stellen Sie sicher, dass das Formular über HTTPS bereitgestellt wird und dass Einreichungsdaten im Ruhezustand verschlüsselt sind. Siehe das PlatoForms Trust Center für Details zu Sicherheit, Datenschutz und Compliance.
| Feld | Anmerkungen |
|---|---|
| Steueridentifikationsnummer | SSN in den USA; variiert je nach Land |
| Steuerstatus | Für US-Gehaltsabzüge; basierend auf dem W-4 des Mitarbeiters |
| Bankname | Für die Einrichtung von Direktüberweisungen |
| Kontonummer + Routing-Nummer | Begrenzen Sie, wer Einreichungen anzeigen kann, und vermeiden Sie, diese Werte in Benachrichtigungs-E-Mails einzuschließen |
| Zahlungsmethodenpräferenz | Direktüberweisung vs. Scheck — wenn Ihr Gehaltssystem Optionen bietet |
Für US-Mitarbeiter verwenden Sie das aktuelle Formular W-4 oder einen konformen elektronischen W-4-Workflow, anstatt einzelne Felder in diesem Abschnitt als Ersatz für das offizielle Formular zu behandeln.
Ausrüstungs- und Zugriffsanforderungen
Dieser Abschnitt wird oft direkt an die IT weitergeleitet, getrennt von der HR-Einreichung.
| Feld | Anmerkungen |
|---|---|
| Laptop-Präferenz | Mac / Windows — wenn zutreffend |
| Erforderliche Software | Dropdown mit gängigen Tools; offener Text für andere |
| Benötigter Gebäudezugang? | Ja/Nein; wenn ja, welche Standorte |
| Benötigte Remote-Arbeitsausrüstung? | Monitor, Tastatur, Headset usw. |
Leistungsanmeldung
Zeigen Sie diesen Abschnitt nur Mitarbeitern, die für die von Ihrer Organisation angebotenen Leistungen berechtigt sind. Sie können bedingte Logik basierend auf der Beschäftigungsart oder einem anderen Berechtigungsfeld verwenden.
| Feld | Anmerkungen |
|---|---|
| Auswahl des Krankenversicherungsplans | Dropdown mit verfügbaren Plänen |
| Hinzuzufügende Angehörige? | Ja/Nein; wenn ja, Namen und Geburtsdaten sammeln |
| Zahn- / Sehanmeldung | Ja/Nein pro Plan |
| Beitrag zum Rentenplan | 401(k) in den USA oder der anwendbare Pensionsplan; Prozentsatz oder fester Betrag |
| Name + Beziehung des Begünstigten | Für Lebensversicherung und Rentenkonten |
Vereinbarungen und Bestätigungen
Wenn Bestätigungen auf Drucken, Scannen und E-Mail angewiesen sind, kann das Organisieren von unterschriebenen Aufzeichnungen zusätzliche manuelle Arbeit erfordern.
Verwenden Sie ein E-Signaturfeld, wenn ein Dokument eine Unterschrift erfordert. Ob ein Kontrollkästchen für eine einfache Bestätigung ausreicht, hängt vom Dokument, seinem Zweck und den anwendbaren Anforderungen ab.
| Dokument | Anmerkungen |
|---|---|
| Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs | “Ich habe das Mitarbeiterhandbuch erhalten und gelesen” |
| Geheimhaltungsvereinbarung | Wenn für die Rolle erforderlich |
| Verhaltenskodex | Ethische Richtlinien und Interessenkonflikte |
| Datenschutz- und Nutzungsrichtlinie | Besonders wichtig für Rollen, die mit Kundendaten umgehen |
| Genehmigung zur Hintergrundüberprüfung | Anforderungen variieren je nach Gerichtsbarkeit und Art der Überprüfung. In den USA können Drittanbieter-Hintergrundüberprüfungen eine klare eigenständige Offenlegung und schriftliche Genehmigung gemäß dem FCRA erfordern. Lassen Sie Ihr HR- oder Rechtsteam den Workflow genehmigen. |
Rollen-spezifische Variationen
Ein einziges Onboarding-Formular mit bedingter Logik kann verschiedene Rollen ohne separate Formulare unterstützen. Verwenden Sie ein Dropdown-Menü oben — “Ich trete bei als: Vollzeitmitarbeiter / Teilzeitmitarbeiter / Auftragnehmer / Praktikant” — und zeigen Sie nur die relevanten Abschnitte an.
| Rollentyp | Anzuzeigende / auszublendende Abschnitte |
|---|---|
| Vollzeitmitarbeiter | Alle relevanten Abschnitte, einschließlich berechtigter Leistungen und Rentenpläne |
| Teilzeitmitarbeiter | Zeigen Sie Leistungs- und Rentenabschnitte nur an, wenn der Mitarbeiter berechtigt ist |
| Auftragnehmer / Freelancer | Überspringen Sie Mitarbeiterleistungen und Rentenpläne; für US-Arbeiter, die als unabhängige Auftragnehmer eingestuft sind, leiten Sie sie zum anwendbaren W-9 oder genehmigten Steuerdokument-Workflow weiter |
| Praktikant | Persönliche Details, Notfallkontakte, Ausrüstungsbedarfe und Bestätigungen sowie alle anwendbaren Gehalts-, Steuer- und Leistungsanforderungen einschließen |
| Remote-Mitarbeiter | Zeigen Sie Remote-Ausrüstungsbedarfe an; schließen Sie den Gebäudezugang nur ein, wenn Bürobesuche erwartet werden |
Wie man ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular mit PlatoForms erstellt
Wählen Sie Ihren Ausgangspunkt
Die meisten Organisationen haben bereits ein PDF, ein Online-Formular oder ein anderes Onboarding-Dokument. Vergleichen Sie die verfügbaren Formulartypen, und wählen Sie dann den Ausgangspunkt, der zu Ihren aktuellen Materialien passt.
Wenn Sie ein bestehendes PDF haben. Laden Sie es zu PlatoForms hoch und verwenden Sie die AI-Felderkennung, um Eingabefelder zu erkennen. Überprüfen Sie die Ergebnisse und nehmen Sie alle erforderlichen Korrekturen vor, dann fügen Sie bedingte Logik, Unterschriftsfelder und Benachrichtigungseinstellungen hinzu.
Wenn Sie ein neues Onboarding-Dokument benötigen. Beginnen Sie mit der Neuen Mitarbeiter HR Onboarding Checkliste PDF, oder verwenden Sie den PDF-Dokumentenersteller, um ein neues Dokument zu erstellen. Überprüfen Sie den Inhalt, dann exportieren Sie es als PDF oder konvertieren Sie es in ein Online-Formular.
Wenn Sie derzeit Google Forms verwenden. Importieren Sie Ihr bestehendes Formular, um seine Fragen, Abschnitte und unterstützten Feldtypen zu übertragen. Sie können dann Unterschriftsfelder, detailliertere Anzeige-Logik, Benachrichtigungseinstellungen und PDF-Ausgabe für Ihren Onboarding-Prozess hinzufügen.
Sehen Sie sich die vollständige Anleitung an: Wie man Google Forms zu PlatoForms importiert.
Bedingte Abschnitte nach Rolle
Das Logik-Panel verwaltet das Anzeigen und Ausblenden von Abschnitten basierend auf Beschäftigungsart, Standort oder einem anderen Feld. Ein Formular kann sich an die Situation jedes Mitarbeiters anpassen. Zum Beispiel, wenn ein US-Auftragnehmer seinen Rollentyp auswählt, kann der Leistungsabschnitt verschwinden und ein W-9-Upload-Feld erscheinen. Der neue Mitarbeiter sieht nur die relevanten Fragen.
E-Signaturen mit optionalem Signaturzertifikat
Das Unterschriftsfeld und das optionale Signaturzertifikat ermöglichen es neuen Mitarbeitern, Bestätigungen von einem Telefon, Tablet oder Computer aus zu unterschreiben. Wenn das Signaturzertifikat für eine Einladung aktiviert ist, erstellt PlatoForms ein Zertifikat mit einem Zeitstempel, der IP-Adresse und der E-Mail-Adresse des Unterzeichners sowie einer SHA-256-Prüfsumme des eingereichten PDFs.
Weiterleitung an mehrere Abteilungen
Gehaltsabrechnung und IT benötigen in der Regel unterschiedliche Informationen. Mit logikbasierten E-Mail-Benachrichtigungen können Sie die entsprechende Person basierend auf einer Antwort benachrichtigen. Zum Beispiel kann eine Ausrüstungsanforderung die IT benachrichtigen, während der Manager eine Einreichungsbenachrichtigung erhält. Für sensible Informationen kontrollieren Sie sorgfältig die Empfänger und die in jeder E-Mail enthaltenen Daten.
Generieren von Onboarding-Dokumenten aus der Einreichung
Nachdem ein neuer Mitarbeiter das Formular eingereicht hat, benötigt HR möglicherweise ein Angebotsbestätigungsschreiben, ein Willkommenspaket oder ein Ausrüstungsbestellformular, das die eingereichten Informationen enthält. PDF-Vorlagen ermöglichen es Ihnen, ein PDF-Layout mit statischem Text und dynamischen Variablen wie Mitarbeitername, Rolle, Startdatum und Abteilung zu erstellen. PlatoForms generiert das PDF, wenn das Formular eingereicht wird. Finden Sie diese Funktion im Formular-Editor → Mehr (⋯) → PDF-Vorlage.
Senden des Formulars vor dem ersten Tag
Neue Mitarbeiter erhalten ihr Onboarding-Formular in der Regel per E-Mail vor ihrem Startdatum. Verwenden Sie Formularbenachrichtigungen, um sofort nach der Einreichung eine gebrandete Bestätigung zu senden, und teilen Sie den Formularlink direkt in Ihrer Angebotsannahme-E-Mail. Für mehrere Einstellungen können Sie vorab ausgefüllte Einladungen aus einer CSV senden mit Details wie Name, Rolle und Startdatum, die bereits ausgefüllt sind.
Mehrsprachige Unterstützung
Wenn Ihre Organisation international einstellt, unterstützt PlatoForms mehrsprachige Formulare und AI-unterstützte Übersetzung. Sie können Feldbeschriftungen und Anweisungen in einer anderen Sprache generieren, die Übersetzung überprüfen und die Sprachversionen in einem Formular verwalten.
Mobile-first-Abschluss
Neue Mitarbeiter können das Onboarding-Formular auf einem Telefon öffnen. Für unterstützte Web-PDF-Formulare, benutzerdefinierte Webformulare und Workflows präsentiert ein Konversationslayout eine Frage nach der anderen, was ein langes Formular auf einem kleineren Bildschirm leichter nachvollziehbar macht.
Probieren Sie dieses Layout aus: Konversationelle Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste
Bevor Sie veröffentlichen: eine Checkliste
Inhalt
- Das Feld für den rechtlichen Namen ist klar vom bevorzugten Namen unterschieden
- Der Zugriff auf Einsendungen mit SSNs oder Bankdaten ist auf die Personen beschränkt, die ihn benötigen
- Sensible Werte sind von Benachrichtigungs-E-Mails ausgeschlossen, es sei denn, sie sind erforderlich
- Das Dropdown-Menü für den Beschäftigungstyp löst die richtigen bedingten Abschnitte aus
- Jede erforderliche Offenlegung und Genehmigung von Hintergrundüberprüfungen folgt den geltenden Format-, Zeit- und Zustimmungserfordernissen
- Jede Bestätigung oder Vereinbarung verwendet eine geeignete Eingabe- oder Unterschriftsmethode
Weiterleitung
- Die Gehaltsabrechnung hat angemessen eingeschränkten Zugriff auf die erforderlichen Steuer- und Bankinformationen
- Die IT erhält Felder für Geräteanforderungen
- Der Manager erhält eine Benachrichtigung über die Einsendung
- Der neue Mitarbeiter erhält eine automatische Bestätigung mit den nächsten Schritten
Benutzerfreundlichkeit
- Das Formular wurde auf einem mobilen Gerät getestet
- Ein neuer Mitarbeiter ohne Kontext kann es ausfüllen, ohne die Personalabteilung anrufen zu müssen
- Erforderliche Felder sind auf das beschränkt, was vor dem ersten Tag benötigt wird
- Die Ausfüllzeit wurde mit einem repräsentativen neuen Mitarbeiter getestet
FAQ zum Mitarbeiter-Onboarding-Formular
Was sollte ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular enthalten?
Ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular enthält in der Regel persönliche Daten, Notfallkontakte, Beschäftigungsinformationen, Geräteanforderungen, Richtlinienbestätigungen und erforderliche Unterschriften. Steuer-, Gehaltsabrechnungs- und Leistungsfelder hängen vom Standort des Mitarbeiters und den Anforderungen Ihrer Organisation ab.
Wie erstelle ich ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular?
Listen Sie die Informationen auf, die vor Beginn des Mitarbeiters benötigt werden, gruppieren Sie verwandte Fragen in Abschnitten, fügen Sie bedingte Logik für verschiedene Rollen hinzu und testen Sie das Formular auf Desktop und Mobilgerät. Sie können ein neues Formular erstellen oder bestehende HR-PDFs in Online-Formulare umwandeln.
Was ist der Unterschied zwischen einem Onboarding-Formular und einer Onboarding-Checkliste?
Ein Onboarding-Formular sammelt Informationen vom neuen Mitarbeiter. Eine Onboarding-Checkliste verfolgt Aufgaben für den Mitarbeiter, die Personalabteilung, die IT und den Manager. Viele Organisationen verwenden beides: Das Formular sammelt Informationen, während die Checkliste den Prozess im Zeitplan hält.
Können neue Mitarbeiter Onboarding-Dokumente online unterschreiben?
Ja. Wenn ein Dokument eine Unterschrift erfordert, kann ein Online-Onboarding-Formular ein E-Signatur-Feld enthalten. Bestätigen Sie, dass die Unterschriftsmethode für das Dokument und die für Ihre Organisation geltenden Gesetze geeignet ist.
Kann ein Onboarding-Formular ein ausgefülltes PDF erzeugen?
Ja. PlatoForms kann eingereichte Antworten verwenden, um ein ausgefülltes PDF zu erstellen. Dies ist nützlich, wenn die Personalabteilung ein konsistentes Dokument für ihre Unterlagen benötigt oder wenn ein bestehendes PDF-Layout beibehalten werden muss.
Halten Sie Ihr Onboarding-Formular aktuell
Ein Onboarding-Formular kann die erste Interaktion eines neuen Mitarbeiters mit Ihren internen Systemen sein. Ein klares, organisiertes und mobilfreundliches Formular bietet dem neuen Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit, die erforderlichen Aufgaben zu erledigen. Von den Mitarbeitern zu verlangen, PDFs zu scannen und per E-Mail zu versenden, fügt zusätzliche Schritte hinzu und kann den Prozess verzögern.
Die Technologie ist nicht der schwierigste Teil. Das Formular muss auch aktualisiert werden, wenn sich Leistungspläne, Compliance-Anforderungen oder verfügbare IT-Ausrüstung ändern. Regelmäßige Überprüfungen verhindern, dass das Onboarding-Formular allmählich veraltet.
Nach den ersten Wochen sollten Sie neue Mitarbeiter um Feedback bitten, um unklare Anweisungen, fehlende Ressourcen und andere Lücken im Onboarding-Prozess zu finden.
Bereit, Ihren Onboarding-Prozess zu erstellen? Beginnen Sie mit der Checkliste für das neue Mitarbeiter-Onboarding und passen Sie sie für Ihr Team an.
