新员工入职材料需要完成两件事：解释公司和角色，并收集完成招聘流程所需的信息。仅靠演示文稿无法完成文书工作，而仅靠表格无法为新员工提供足够的背景信息。
本指南解释了如何创建入职材料以及员工入职表格中应包含的内容。
员工入职表格收集新员工在入职前或入职第一周必须提供的信息和确认。通常包括个人信息、紧急联系人、就业信息、设备请求、公司政策和签名。
如果流程组织不当，新员工可能需要多次联系经理以获取签名链接，在不同的 PDF 中输入相同的地址，并等待人力资源确认文件已收到。
糟糕的入职流程可能带来重大后果。根据 Gallup 的调查，只有 12% 的员工强烈同意他们的组织在新员工入职方面做得很好。
当单独的文件随着时间的推移被添加而没有一致的流程时，表格可能成为延误的来源。
本指南旨在正确设计这一过程。
本页内容
员工入职表格的目的
员工入职表格有三个主要目的。
目的 1：准确收集所需信息。 将姓名、地址、紧急联系人和其他详细信息放在一个表格中，减少在多个文件中输入相同信息的需要。
目的 2：启动下一步。 一旦提交表格，人力资源、IT、经理或其他负责人可能需要收到通知。根据您使用的工具，您可以设置电子邮件通知或与其他服务的集成。
目的 3：保持提交记录。 对于需要确认或签名的手册、保密协议、数据政策和其他文件，保持清晰的提交记录，包括谁提交了它们以及何时提交。
将这三项工作设计在一起，将一个基本的表格转变为一个实用的入职流程。
| 阶段 | 新员工的操作 | 团队收到的内容 |
|---|---|---|
| 第一天之前 | 查看入职材料并完成表格 | 人力资源收到所需的个人和就业详细信息 |
| 设备设置 | 选择所需的设备或访问权限 | IT 在配置时收到通知 |
| 协议 | 查看并签署所需文件 | 人力资源保留提交和签名记录 |
| 提交后 | 收到确认和下一步 | PlatoForms 可以生成已完成的 PDF |
如何创建入职材料
入职材料不需要是一个长文档。组织信息，以便新员工可以在合适的时间找到他们需要的内容。
- 介绍公司和团队，总结业务、团队结构和主要联系人。
- 解释第一天和第一周，包括到达细节、开始时间、培训和预定会议。
- 描述工作如何完成，列出主要工具、沟通渠道和审批流程。
- 分享需要审核的政策，涵盖工作场所规则、信息安全和所需确认。
- 提供入职表格，收集个人详细信息、紧急联系人、设备请求和其他所需信息。
- 说明截止日期和下一步，解释必须提交的内容、截止时间和后续步骤。
将说明性材料与表格分开，使内容更易于阅读，提交更易于管理。
从所需材料清单开始
在撰写之前，列出新员工必须阅读、使用、确认或提交的每个项目。实用的入职材料包可能包括欢迎信、组织结构图、第一天的日程安排、团队联系人列表、政策包以及员工必须完成的表格。
将清单分为两组：
- 阅读材料： 公司和团队介绍、日程安排、政策、工具说明和联系方式。
- 提交表格： 个人信息、紧急联系人、设备请求、确认和签名。
这可以防止重要操作被埋没在演示幻灯片或长手册中。
创建简短的入职文件
将公司介绍集中在新员工第一周需要的内容上。简短的幻灯片或一到两页的文档可以涵盖公司的宗旨、员工的团队、他们将使用的工具以及有关人力资源、IT 和角色特定问题的联系人。链接到更长的政策，而不是将它们复制到入职文件中。
添加第一天和第一周的日程安排
使日程安排易于扫描。包括到达或登录说明、培训课程、经理和团队会议、设备设置以及提交文件的任何截止日期。
| 时间 | 包含的示例信息 |
|---|---|
| 第一天之前 | 登录说明、所需表格和主要人力资源联系人 |
| 第一天 | 开始时间、入职、设备设置和团队介绍 |
| 第一周 | 培训、经理检查、必读内容和提交截止日期 |
列出员工必须审核或提交的文件
具体的就业文件取决于员工的地点、角色和您组织的要求。常见示例包括手册确认、保密协议、可接受使用政策、工资或税务文件和福利表格。避免使用一个国家的税务或工资单列表作为通用清单；让您的 HR 或法律团队确认每个地点所需的文件。
将收集任务合并到一个入职工作表中
入职工作表为新员工提供一个地方来提供详细信息并确认所需的操作。它可以收集联系信息、设备需求、确认和签名，而单独的入职材料则解释公司和流程。换句话说，表格是入职材料包的收集层。
在将人们阅读的材料与他们提交的信息分开后，创建收集表格并将每个问题与实际的人力资源、IT 或经理操作连接起来。
员工入职表格、模板和工作表
这些术语有时可以互换使用，但它们描述了不同的起点。
员工入职表格
当您需要从新员工那里收集信息或确认时，使用入职表格。该表格可以配置为通知相关团队，并在需要时填充已完成的 PDF 以供记录。
员工入职模板
当您想要一个现成的问题和布局结构以供自定义时，使用模板。浏览 员工入职表格模板 以选择一个起点，然后删除不适用的字段并添加您自己的政策或说明。
员工入职工作表
当流程应感觉像一张简明的表格而不是一个长包时，使用工作表。它可以在单一收集流程中结合基本的员工详细信息、第一周的需求和确认。如果您已经有该表格作为 PDF，将现有 PDF 在线填充 而不是重建其布局。
| 如果您需要… | 从这里开始 |
|---|---|
| 在现成的表格中收集新员工详细信息 | 选择入职表格模板 |
| 将现有的人力资源 PDF 转换为在线填充文档 | 上传并使 PDF 可填充 |
| 跟踪人力资源、IT、经理和员工的任务 | 使用单独的 新员工入职检查清单指南 |
包含内容：逐字段说明
以下部分涵盖完整的入职表格。并非每个组织都需要所有这些内容——使用条件逻辑根据角色类型、就业状态或地点显示或隐藏部分。
税务、工资、福利和签名要求因国家和司法管辖区而异。将以下字段视为一般结构，并与您的 HR 和法律团队确认最终要求。
个人信息
| 字段 | 备注 |
|---|---|
| 全名 | 要求员工按官方记录输入 |
| 首选名称 | 与法定名称分开；用于电子邮件、Slack、徽章 |
| 出生日期 | 仅在需要福利注册或其他必需的入职后流程时收集 |
| 家庭住址 | 设置地址自动完成 以减少输入错误 |
| 个人电子邮件 | 用于在工作电子邮件设置之前的预启动通信 |
| 电话号码 | 首选手机；用于 IT 帐户设置和紧急情况 |
| 紧急联系人姓名 + 关系 + 电话 | 如果您的组织需要紧急联系人，请收集一个 |
就业详情
这些字段通常由人力资源预填，并呈现给员工确认，而不是留空以供他们填写。
| 字段 | 备注 |
|---|---|
| 职位 | 从录用信中预填 |
| 部门 | 触发路由到正确的部门负责人 |
| 开始日期 | 用于安排 IT 配置和访问请求的时间 |
| 就业类型 | 全职 / 兼职 / 承包商 — 确定显示哪些其他部分 |
| 工作地点 | 办公室 / 远程 / 混合 — 确定设备需求 |
| 经理姓名 | 用于通知路由 |
税务和工资
这些字段处理敏感的财务数据。确保表格通过 HTTPS 提供，并且提交数据在静态时加密。有关安全、隐私和合规的详细信息，请参阅 PlatoForms 信任中心。
| 字段 | 备注 |
|---|---|
| 税号 | 在美国为 SSN；因国家而异 |
| 申报状态 | 用于美国工资预扣；基于员工的 W-4 |
| 银行名称 | 用于直接存款设置 |
| 帐号 + 路由号 | 限制查看提交的人，并避免在通知电子邮件中包含这些值 |
| 支付方式偏好 | 直接存款与支票 — 如果您的工资系统提供选项 |
对于美国员工，使用当前的 Form W-4 或符合要求的电子 W-4 工作流，而不是将本节中的单个字段视为官方表格的替代品。
设备和访问请求
此部分通常直接路由到 IT，独立于人力资源提交。
| 字段 | 备注 |
|---|---|
| 笔记本电脑偏好 | Mac / Windows — 如果适用 |
| 所需软件 | 带有常用工具的下拉菜单；其他工具为开放文本 |
| 是否需要建筑访问？ | 是/否；如果是，哪些地点 |
| 是否需要远程工作设备？ | 显示器、键盘、耳机等 |
福利注册
仅向符合您组织提供的福利的员工显示此部分。您可以根据就业类型或其他资格字段使用条件逻辑。
| 字段 | 备注 |
|---|---|
| 健康保险计划选择 | 带有可用计划的下拉菜单 |
| 是否添加受抚养人？ | 是/否；如果是，收集姓名和出生日期 |
| 牙科 / 视力注册 | 每个计划的是/否 |
| 退休计划贡献 | 在美国为 401(k)，或适用的养老金计划；百分比或固定金额 |
| 受益人姓名 + 关系 | 用于人寿保险和退休账户 |
协议和确认
当确认依赖于打印、扫描和电子邮件时，保持签署记录的组织可能需要额外的手动工作。
当文档需要签名时，使用电子签名字段。简单确认是否足够取决于文档、其目的和适用的要求。
| 文档 | 备注 |
|---|---|
| 员工手册确认 | “我已收到并阅读员工手册” |
| 保密协议 | 如果角色需要 |
| 行为准则 | 道德指南和利益冲突 |
| 数据保护和可接受使用政策 | 对于处理客户数据的角色尤为重要 |
| 背景调查授权 | 要求因司法管辖区和检查类型而异。在美国，第三方就业背景调查可能需要根据 FCRA 提供明确的单独披露和书面授权。让您的 HR 或法律团队批准工作流程。 |
角色特定的变体
一个具有条件逻辑的单一入职表格可以支持不同的角色，而无需单独的表格。在顶部使用下拉菜单——“我加入作为：全职员工 / 兼职员工 / 承包商 / 实习生”——并仅显示相关部分。
| 角色类型 | 显示 / 隐藏的部分 |
|---|---|
| 全职员工 | 所有相关部分，包括符合条件的福利和退休计划 |
| 兼职员工 | 仅在员工符合条件时显示福利和退休部分 |
| 承包商 / 自由职业者 | 跳过员工福利和退休计划；对于在美国被归类为独立承包商的工人，引导他们到适用的 W-9 或批准的税务文件工作流 |
| 实习生 | 包括个人详细信息、紧急联系人、设备需求和确认，以及任何适用的工资、税务和福利要求 |
| 远程员工 | 显示远程设备需求；仅在预计办公室访问时包括建筑访问 |
如何使用 PlatoForms 构建员工入职表格
选择您的起点
大多数组织已经有一个 PDF、在线表格或其他入职文件。比较可用的表格类型，然后选择与您当前材料匹配的起点。
如果您有现有的 PDF — 上传到 PlatoForms 并使用 AI 字段识别 检测输入字段。检查结果并进行任何必要的更正，然后添加条件逻辑、签名字段和通知设置。
如果您需要新的入职文件 — 从 新员工人力资源入职检查清单 PDF 开始，或使用 PDF 文档创建器 创建新文档。检查内容，然后将其导出为 PDF 或转换为在线表格。
如果您目前使用 Google Forms — 导入现有表格 以移动其问题、部分和支持的字段类型。然后您可以添加签名字段、更详细的显示逻辑、通知设置和 PDF 输出以进行入职流程。
查看完整演练： 如何将 Google Forms 导入 PlatoForms。
按角色的条件部分
逻辑面板 处理根据就业类型、地点或任何其他字段显示和隐藏部分。一个表格可以适应每个员工的情况。例如，当美国承包商选择他们的角色类型时，福利部分可以消失，而 W-9 上传字段可以出现。新员工只看到相关问题。
带有可选签名证书的电子签名
签名字段和可选签名证书 允许新员工从手机、平板电脑或计算机签署确认。当为邀请启用签名证书时，PlatoForms 会创建一个证书，其中包含时间戳、签名者的 IP 地址和电子邮件地址，以及提交的 PDF 的 SHA-256 校验和。
路由到多个部门
工资和 IT 通常需要不同的信息。通过 基于逻辑的电子邮件通知，您可以根据答案通知相关人员。例如，设备请求可以通知 IT，而经理收到提交通知。对于敏感信息，请仔细控制收件人和每封电子邮件中包含的数据。
从提交中生成入职文件
新员工提交表格后，人力资源可能需要一封录用确认信、欢迎包或包含提交信息的设备订单表格。PDF 模板 允许您创建一个包含静态文本和动态变量的 PDF 布局，如员工姓名、角色、开始日期和部门。PlatoForms 在表格提交时生成 PDF。此功能可在表格编辑器 → 更多 (⋯) → PDF 模板 中找到。
在第一天之前发送表格
新员工通常在开始日期之前通过电子邮件收到他们的入职表格。使用 表格通知 在提交时立即发送品牌确认，并在您的录用接受电子邮件中直接分享表格链接。对于多个员工，您可以 从 CSV 发送预填邀请，其中包含姓名、角色和开始日期等详细信息。
多语言支持
如果您的组织在国际上招聘，PlatoForms 支持 多语言表格和 AI 辅助翻译。您可以生成字段标签和说明的其他语言版本，审查翻译，并在一个表格中管理语言版本。
移动优先完成
新员工可能会在手机上打开入职表格。对于支持的 Web PDF 表格、自定义 Web 表格和工作流，对话式布局 每次显示一个问题，使长表格在较小屏幕上更易于跟随。
试试这个布局： 对话式员工入职检查清单
发布前：检查清单
内容
- 法定姓名字段与首选姓名清晰区分
- 访问包含社会安全号码或银行详细信息的提交仅限于需要的人
- 除非必要，敏感信息不包含在通知邮件中
- 雇佣类型下拉菜单触发正确的条件部分
- 任何所需的背景调查披露和授权符合适用的格式、时间和同意要求
- 每个确认或协议使用适当的输入或签名方式
路由
- 工资单对所需的税务和银行信息有适当的访问限制
- IT 部门收到设备请求字段
- 经理收到提交通知
- 新员工收到自动确认及后续步骤
可用性
- 表单已在移动设备上测试
- 没有背景的新员工可以在不需要联系 HR 的情况下完成
- 必填字段仅限于入职前所需的信息
- 已与代表性的新员工测试完成时间
员工入职表单常见问题解答
员工入职表单应包含哪些内容？
员工入职表单通常包括个人详细信息、紧急联系人、雇佣信息、设备请求、政策确认和任何所需的签名。税务、工资和福利字段取决于员工的所在地和贵组织的要求。
如何创建员工入职表单？
列出员工入职前所需的信息，将相关问题分组成部分，为不同角色添加条件逻辑，并在桌面和移动设备上测试表单。您可以创建新表单或将现有的 HR PDF 转换为在线表单。
入职表单和入职检查清单有什么区别？
入职表单收集新员工的信息。入职检查清单跟踪员工、HR、IT 和经理的任务。许多组织同时使用两者：表单收集信息，而检查清单确保流程按计划进行。
新员工可以在线签署入职文件吗？
可以。当文件需要签名时，在线入职表单可以包含一个e-签名字段。确认签名方式适合文件和适用于贵组织的法律。
入职表单可以生成已完成的 PDF 吗？
可以。PlatoForms 可以使用提交的答案生成已完成的 PDF。当 HR 需要一致的文件记录或需要保留现有 PDF 布局时，这非常有用。
保持入职表单的更新
入职表单可能是新员工与内部系统的第一次互动。一个清晰、有条理且移动友好的表单为新员工提供了简单的方式来完成所需任务。要求员工扫描和发送电子邮件 PDF 增加了额外步骤，可能会延迟流程。
技术并不是最难的部分。当福利计划、合规要求或可用的 IT 设备发生变化时，表单也必须更新。定期审查可防止入职表单逐渐过时。
在最初的几周后，向新员工征求反馈，以找出不清楚的说明、缺失的资源和其他入职过程中的差距。
准备好构建您的入职流程了吗？从新员工入职检查清单开始，并根据您的团队进行定制。
