Servant d’accord formel à tous les aspects des transactions, la signature de contrat reste le cœur de chaque entreprise. Que vous soyez un propriétaire d’entreprise concluant des affaires chaque jour ou un client effectuant un achat, la signature de contrat doit être réalisée avec succès pour une transaction commerciale plus fluide.
Depuis que de nombreuses entreprises ont adopté le télétravail, s’adapter à un environnement de travail à distance ne signifie pas seulement travailler en pyjama tous les jours, mais aussi rendre la signature de contrat numérique. Grâce aux outils en ligne innovants d’aujourd’hui, les entreprises n’ont plus à se soucier de bien exécuter une signature de contrat. Avec des logiciels efficaces et une formation appropriée, les entreprises peuvent désormais mettre en œuvre rapidement la signature de contrat numérique.
Table des Matières :
1. Pourquoi la signature de contrat est-elle essentielle pour les entreprises ?
2. Méthodes de signature de contrat numérique
3. Comment exécuter avec succès la signature de contrat ?
4. Qu’est-ce que le certificat de signature électronique de PlatoForms ?
5. Utilisation du certificat de signature électronique de PlatoForms
Lire plus : Quelle est l’Importance de la Signature Électronique ?
Pourquoi la signature de contrat est-elle essentielle pour les entreprises ?
Les contrats écrits protègent à la fois l’acheteur et le vendeur dans presque tous les types d’accords. En plus de rendre les transactions plus rapides et plus pratiques, la signature de contrat numérique offre un processus plus productif que la méthode traditionnelle. Voici pourquoi elle est vitale pour chaque entreprise :
Les contrats contraignants sécurisent votre entreprise
Un contrat est un accord formel entre deux personnes ou plus cherchant à faire des affaires ensemble. La gestion des contrats est nécessaire dans presque tous les secteurs, de la construction aux services bancaires et financiers, pour n’en nommer que quelques-uns. Ces documents détaillent les éléments d’un projet, d’un accord ou d’un contrat. Ensuite, les deux parties conviennent des termes du contrat et le signent.
Dites adieu aux copies papier
Les contrats aident les deux parties à s’aligner et à comprendre ce qui est attendu d’elles dans une relation. Mais avec l’impression, la télécopie, la copie et le classement, les contrats papier sont chronophages et peuvent être source de frustration. Avec nos fonctionnalités de signature électronique chez PlatoForms, vous pouvez rapidement créer et partager des contrats numériquement, et enfin vous débarrasser des copies papier encombrantes.
Spécifiez tous les détails
Les composants des contrats varient selon le secteur. Par exemple, les contrats sont généralement écrits ou imprimés sur papier dans le secteur juridique. Mais en général, tout ce qui est important pour l’accord doit être précisé comme une clause contractuelle. Tout ce qui est laissé à la discussion peut créer de la confusion plus tard. Pour éviter cela, il est essentiel de fournir des explications précises dans chaque clause. La signature de contrat vous permet de spécifier ces détails (de la description de l’accord, des obligations, des choses à éviter, des limitations de l’accord, etc.). Les contrats expliquent clairement aux entreprises et aux clients l’accord convenu.
Méthodes de signature de contrat numérique
La signature de contrat en ligne peut être effectuée de différentes manières, selon l’approche de l’entreprise. Certaines de ces méthodes incluent :
Signer et scanner
Certaines entreprises envoient des documents manuellement aux employés et aux clients pour impression, numérisation et signature. Les documents numérisés sont ensuite convertis en PDF, téléchargés en ligne et renvoyés aux entreprises.
Signature avec l’aide d’applications tierces
Les applications tierces peuvent désormais héberger des documents et des contrats en ligne pour la signature. Certains outils comme DocuSign sont largement utilisés pour envoyer des contrats et collecter des signatures électroniques. Ici, chez PlatoForms, nous fournissons des certificats de signature électronique et des tablettes pour faciliter la signature de contrat. Les clients ne complèteront pas seulement leurs formulaires PDF en ligne en quelques secondes, ils pourront également signer en temps réel facilement.
Astuce pro : PlatoForms vous permet de créer des PDF et des formulaires remplissables en ligne en quelques secondes. Avec notre certificat de signature électronique, vous pouvez collecter sans effort des signatures électroniques à partir de vos formulaires en ligne. Permettez à vos clients de compléter efficacement leurs formulaires PDF en ligne avec nos fonctionnalités ici—il ne faut qu’une minute pour s’inscrire !
Prendre une photo de la signature
Compléter des formulaires PDF en ligne et des signatures électroniques n’est pas pour tout le monde. Certaines personnes préfèrent encore utiliser d’autres méthodes de signature électronique, comme prendre des photos. Les clients signeront simplement, prendront une photo et l’attacheront à leurs documents pour finalisation.
Communication par email
Si aucune des méthodes ci-dessus n’est utilisée, certains préfèrent rester traditionnels en envoyant une communication par email indiquant que les deux parties doivent signer un contrat. L’email est largement utilisé comme principal moyen de communication formelle pour la signature de contrat, que les documents soient envoyés manuellement par courrier ou en ligne.
Comment exécuter avec succès la signature de contrat ?
Il est souvent difficile de réunir toutes les parties d’un contrat dans la même pièce pour le signer, surtout pour les accords internationaux plus importants. De plus, l’envoi physique d’un contrat entre les parties peut prendre trop de temps.
Pour éviter ces difficultés, il est préférable de mettre en œuvre la signature de contrat en ligne. C’est-à-dire que les signatures sont préparées et exécutées de la même manière que dans un contrat physique, et les signatures sont “libérées” sur accord mutuel, généralement donné par email ou via des applications tierces. Pour exécuter avec succès la signature de contrat numérique, voici quelques conseils à garder à l’esprit :
Fournir des documents au format PDF
Le PDF est le format de document le plus préféré pour les contrats et les accords, en raison de sa sécurité et de son apparence professionnelle. Envoyer des documents PDF sécurisera votre transaction commerciale car ce format n’est pas facilement modifiable ni falsifiable.
Astuce pro : En plus de transformer vos PDF en formulaires remplissables en ligne, PlatoForms peut également créer des formulaires remplissables en ligne et les convertir en PDF. De cette façon, vous n’avez pas besoin d’utiliser des logiciels compliqués pour gérer des PDF. Vous pouvez maintenant simplement les ouvrir et les remplir dans votre navigateur. En savoir plus ici.
Utiliser un logiciel de signature électronique fiable
Vos accords de contrat sont hautement confidentiels. Assurez-vous d’utiliser des outils fiables et efficaces pour faire le travail en toute sécurité. Lors de la recherche d’applications de signature électronique, faites vos devoirs et recherchez les avis, les fonctionnalités et les inconvénients de l’outil. Cela vous aide à comprendre ce que c’est que d’utiliser l’outil et si c’est le bon logiciel que vous devriez utiliser pour la signature de contrat.
Soyez attentif aux contreparties
Les contrats simples et les actes peuvent être exécutés en contreparties. Cela signifie que chaque partie au contrat signe une copie distincte mais identique du même document. Ces copies signées formeront ensemble un accord contraignant, permettant ainsi de les exécuter en contreparties, ou en d’autres termes, dans différentes langues.
Les contrats simples et les actes contiennent généralement une clause expliquant d’être attentif à votre copie, de tout lire avant de signer et de la conserver à des fins futures.
Qu’est-ce que le certificat de signature électronique de PlatoForms ?
Nos formulaires PDF en ligne sont conçus avec des tablettes de signature électronique que vous pouvez ajouter au cas où vous collecteriez des signatures. Que vous créiez un formulaire ou envoyiez des accords de contrat au format PDF, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour le faire. Bien que les tablettes de signature électronique soient typiques dans les outils en ligne, toutes n’offrent pas de certificats de signature.
Un certificat de signature électronique vous donne les informations sur la signature, l’horodatage de l’adresse IP du signataire et l’adresse email. Le but est de traiter correctement les informations du signataire.
Utilisation du certificat de signature électronique de PlatoForms
Remarque : Pour activer le certificat de signature électronique, cochez l’option “Collecter pour le certificat de signature” dans le créateur de formulaires.
Assurez-vous d’activer le bouton Certificat de Signature dans la fonctionnalité d’invitation.
En plus du certificat de signature joint à l’email, vous pouvez le visualiser et le télécharger depuis la page des soumissions.
Votre email par défaut du système inclura deux éléments lorsque vous activez cette fonctionnalité :
- Le Certificat de Signature : Cela inclut un Certificat de Signature émis par PlatoForms au format PDF.
- Le checksum SHA256 du Certificat de Signature : Un certificat qui garantit que le document lui-même n’a pas été altéré.
Créez et envoyez facilement des signatures électroniques avec PlatoForms
En plus de vous permettre d’envoyer des formulaires PDF en ligne avec des tablettes de signature électronique, PlatoForms fournit également un certificat de signature électronique qui peut vous aider à vous assurer que les formulaires soumis ne sont pas falsifiés ou modifiés. Apprenez à utiliser le certificat de signature électronique ici.
