取引のすべての側面に対する正式な合意として、契約締結は依然としてすべてのビジネスの心臓部です。毎日取引を行うビジネスオーナーであれ、購入を行うクライアントであれ、スムーズなビジネス取引のためには契約締結を成功させる必要があります。
多くの企業が「在宅勤務」体制に移行しているため、リモートワーク環境に適応することは、毎日パジャマで働くことだけでなく、契約締結をデジタル化することも意味します。今日の革新的なオンラインツールのおかげで、企業は契約締結をうまく実行できるかどうかを心配する必要がありません。効果的なソフトウェアと適切な教育により、企業はデジタル契約締結を迅速に実施できるようになりました。
目次:
詳細を読む: 電子署名の重要性とは？
なぜ契約締結がビジネスにとって重要なのか？
書面による契約は、ほぼすべての種類の取引で買い手と売り手の両方を保護します。取引をより迅速かつ便利にするだけでなく、デジタル契約締結は従来の方法よりも生産的なプロセスを提供します。以下は、すべてのビジネスにとって重要な理由です。
拘束力のある契約がビジネスを保護する
契約は、ビジネスを共に行おうとする二人以上の人々の間の正式な合意です。契約管理は、建設業や金融サービス業など、ほぼすべての業界で必要です。これらの文書は、プロジェクト、取引、または合意の詳細を示します。そして、両当事者は契約の条件に同意し、署名します。
紙のコピーにさようなら
契約は、関係において両当事者が何を求められているかを一致させ、理解するのに役立ちます。しかし、印刷、ファックス、コピー、ファイリングは、紙の契約が時間を要し、潜在的なフラストレーションの原因となります。PlatoFormsのe-署名機能を使用すれば、契約をデジタルで迅速に作成し、共有でき、煩雑な紙のコピーをついに取り除くことができます。
すべての詳細を明確にする
契約の構成要素は業界によって異なります。たとえば、法律分野では契約は通常、紙に書かれたり印刷されたりします。しかし、一般的に、取引に重要なことはすべて契約条項として明記する必要があります。議論の余地があるものは後で混乱を招く可能性があります。これを避けるためには、各条項に正確な説明を提供することが重要です。契約締結は、これらの詳細（合意の説明、必須事項、避けるべきこと、合意の制限など）を明確にすることを可能にします。契約は、合意された取引について、両社とクライアントに明確に説明します。
デジタル契約締結の方法
オンライン契約締結は、会社のアプローチに応じてさまざまな方法で行うことができます。これらの方法のいくつかは次のとおりです。
署名してスキャン
一部の企業は、印刷、スキャン、署名のために文書を手動で従業員やクライアントに送信します。スキャンされた文書はPDFに変換され、オンラインにアップロードされ、企業に返送されます。
サードパーティアプリケーションを利用した署名
サードパーティアプリケーションは、署名のためにオンライン文書や契約をホストすることができます。DocuSignなどのツールは、契約を送信し、電子署名を収集するために広く使用されています。ここPlatoFormsでは、簡単に契約締結ができるように、電子署名証明書やパッドを提供しています。クライアントはオンラインPDFフォームを数秒で完了するだけでなく、リアルタイムで簡単に署名することができます。
プロのヒント: PlatoFormsを使用すれば、オンラインで記入可能なPDFやフォームを数秒で作成できます。電子署名証明書を使用して、オンラインフォームから電子署名をスムーズに収集できます。クライアントがオンラインPDFフォームを効率的に完了できるように、こちらの機能を活用してください—サインアップはわずか1分で完了します！
署名の写真を撮る
オンラインPDFフォームと電子署名の完了は、すべての人に向いているわけではありません—一部の人々は、写真を撮るなどの他の電子署名方法を好むことがあります。クライアントは単に署名し、その写真を撮って、文書に添付して完了させます。
メールコミュニケーション
上記のいずれも使用されない場合、一部の人々は、契約を署名する必要があることを示すメールコミュニケーションを送信することで、従来の方法を好むかもしれません。メールは、文書が手動で郵送されるかオンラインで送信されるかに関係なく、契約締結のための主要かつ正式なコミュニケーション手段として広く使用されています。
契約締結を成功させるには？
特に国際的な大規模な取引において、契約のすべての当事者を同じ部屋に集めて契約に署名させることはしばしば困難です。さらに、契約を当事者間で物理的に郵送することは時間がかかる場合があります。
これらの困難を避けるためには、オンライン契約締結を実施する方が良いです。つまり、署名は物理的な契約と同じ方法で準備され、実行され、通常はメールやサードパーティアプリケーションを通じて相互の合意により「リリース」されます。デジタル契約締結を成功させるために、以下のヒントを心に留めておいてください。
PDF形式で文書を提供する
PDFは、契約や合意のための最も好まれる文書形式です。その安全性とプロフェッショナルな外観のためです。PDF文書を送信することで、ビジネス取引を安全に保つことができます。この形式は簡単に編集されたり、偽造されたりしません。
プロのヒント: PDFをオンラインで記入可能なフォームに変換するだけでなく、PlatoFormsはオンラインで記入可能なフォームを作成し、それをPDFに変換することもできます。これにより、PDFを扱う際に複雑なソフトウェアを使用する必要がなくなり、ブラウザで簡単に開いて記入できます。詳細はこちら。
信頼できる電子署名ソフトウェアを使用する
契約合意は非常に機密性が高いため、信頼できる効率的なツールを使用して安全に作業を行うことが重要です。電子署名アプリを探す際には、ツールのレビュー、機能、欠点について調査を行いましょう。これにより、ツールを使用する際の感覚を把握し、契約締結に適したソフトウェアかどうかを判断するのに役立ちます。
対応に注意する
単純な契約や証書は、対応で実行することができます。これは、契約の各当事者が同一の文書の別々のコピーに署名する場合です。これらの署名されたコピーは、一つの拘束力のある合意を形成し、対応で、つまり異なる言語でシームレスに実行することができます。
単純な契約や証書には通常、コピーに注意を払い、署名する前にすべてを読み、将来の目的のために保管することを説明する条項が含まれています。
PlatoFormsの電子署名証明書とは？
私たちのオンラインPDFフォームは、署名を収集する場合に追加できる電子署名パッドを備えています。フォームを作成する場合や、PDF形式で契約合意を送信する場合、この機能を使用することができます。電子署名パッドはオンラインツールで一般的ですが、すべてが署名証明書を提供しているわけではありません。
電子署名証明書は、署名者の情報、署名者のIPアドレスとメールアドレスのタイムスタンプを提供します。これは、署名者の情報を適切にアドレスするためのものです。
PlatoFormsの電子署名証明書の使用
注意: 電子署名証明書を有効にするには、フォームビルダーで「署名証明書を収集する」オプションをチェックしてください。
招待機能で署名証明書ボタンを有効にしてください。
メールに添付された署名証明書の他に、提出ページから表示およびダウンロードすることができます。
この機能を有効にすると、システムのデフォルトメールには次の2つのものが含まれます。
- 署名証明書: PlatoFormsが発行したPDF形式の署名証明書を含みます。
- 署名証明書SHA256チェックサム: 文書自体が変更されていないことを保証する証明書です。
PlatoFormsで電子署名を簡単に作成して送信する
オンラインPDFフォームに電子署名パッドを添付して送信できるだけでなく、PlatoFormsは提出されたフォームが偽造または変更されていないことを確認するための電子署名証明書も提供しています。電子署名証明書の使用方法についてはこちらをご覧ください。
