誰もが経験したことがあるでしょう - 終わりのない紙ベースのプロセスに追われること。承認を追いかけ、ミスを修正し、終わりのない書類のやり取りに圧倒されること。そんな面倒なことはもうたくさんです！
でも心配しないでください。頭痛の種を過去のものにするシンプルな解決策があります。PlatoFormsを使えば、簡単なオンラインフォームで承認プロセスをデジタル化できます。もう署名を待ったり、手書きのミスを解決したりする必要はありません。最初から正確に情報をキャプチャするスムーズで効率的なワークフローが手に入ります。
最高の部分は？PlatoFormsは誰でも使えるように設計されており、技術的なスキルは必要ありません。そのシンプルさにもかかわらず、あらゆる規模の組織がプロセスを近代化するために信頼する強力なツールです。ワークフロー自動化やマスターフォームのような便利な機能で、承認は簡単になります。PlatoFormsがどのようにして承認ワークフローを革新できるか見てみましょう！
このブログでは、以下を探ります:
ワークフロー自動化とマスターフォームで承認を簡単に
PlatoFormsは、ワークフロー自動化とマスターフォームという2つの際立った機能で承認を簡単にします。
🔧 ワークフロー自動化とは？
ワークフロー自動化は、複数の人がフォームの異なるセクションを完了する必要がある複雑なシナリオを効率化します。例えば、販売承認、顧客オンボーディング、学校の登録などです。
コピーを回したり、作業を重複させたりする代わりに、ワークフローはフォームを簡単なステップに分解します。各人は自分の部分に集中し、非常に効率的に物事を進めます。誰かがステップを完了すると、システムは次の人に自動的に通知します。このスムーズな流れは、フォーム全体が完了するまで続きます。そして、まるで魔法のように、すべてのステップがシームレスに1つの洗練された最終PDFに統合されます。もう面倒やエラーのリスクはありません。
レンタカーの例で実際に見てみましょう：
まず顧客が個人情報を入力します。送信されると、次のステップのために営業チームに通知されます。担当者が車のメーカー、モデル、価格などのレンタカー情報を追加します。
車の詳細が完了すると、ワークフローは承認が必要であることをマネージャーに通知します。マネージャーは、すべての以前のエントリを確認しながら、最終署名を提供できます。すべてが1つのシームレスなPDFで行われます。
マネージャーが承認すると、ワークフローはすべてを自動的に1つの包括的なPDFレンタルパケットに結合します。面倒なマージはありません - 送信する前に最終バージョンを確認するだけです。
詳細については、ユーザードキュメントを参照してください - ワークフローでのコラボレーション。
🧾 マスターフォームとは？
次にマスターフォームがあります。これはニーズに合わせて変更できるテンプレートの一種です。マスターフォームを使用すると、ファイルアップロード、署名などのフィールドを含むモジュール式のテンプレートを基本的に作成できます。その後、このマスターフォームを他のPDFフォームにリンクし、マスターから他のリンクされたPDFに必要なフィールドを数クリックで取り込むことができます。これで、同じ要素を何度も再構築することなく、入力をキャプチャするための動的なオンラインフォームが完成します。すべてのドキュメントで一貫したプロフェッショナルな外観を維持しながら、フォーム作成を効率化する究極の方法です。
でも、まだあります！PlatoFormsのマスターフォームを使用すると、異なる種類のリクエストや承認レベルに応じて承認フィールドをカスタマイズする柔軟性があります。購入注文、休暇申請、予算承認など、各承認タスクの特定の要件に合わせてフィールドを調整できます。
詳細については、ユーザードキュメントを参照してください - マスターフォームの管理。
マスターフォームとワークフロー自動化で承認プロセスを革新する
ワークフロー自動化とマスターフォームは、最も複雑な承認サイクルを効率化するための強力なコンボです。従業員オンボーディングでの実際の動作を見てみましょう:
従業員オンボーディングのケース
承認に関しては、従業員オンボーディングはPlatoFormsの力を示す典型的な例です:
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新しい採用者が入力されるとすぐに、HR、IT、施設、セキュリティ、その他の部門のステップを含むオンボーディングワークフローが自動的に開始されます。
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HRは新しい採用者の基本情報を入力することで開始し、これがマスターフォームテンプレートから自動入力されます。
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ワークフローは各部門にシームレスにルーティングされ、彼らのターンが来ると通知され、以前の詳細を参照します。
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各ステージが承認されると、データはHRの最終レビューと公開のために包括的なオンボーディングパケットPDFに統合されます。
ステップ1: 新しい採用者のマスターフォームを作成
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PlatoFormsアカウントにログインし、ダッシュボードに移動します。
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+ 作成を開始をクリックし、複数のPDF用のマスターフォームを作成を選択します。
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マスターフォームビルダーで、すべてのオンボーディングステージに必要な共通フィールドを追加します。例: 名前、職位、開始日。
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フィールドプロパティと順序を必要に応じてカスタマイズします。
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マスターフォームをプレビューして公開します。
ステップ2: オンラインフォームをマスターフォームにリンク
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ダッシュボードからマスターフォームを見つけ、リンク > 新しいPDFをリンクをクリックします。
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最初の部門用フォーム（例: HR新規採用者）をアップロードします。
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開いたフォームビルダーで、マスターフォームから希望するフィールドにカーソルを合わせ、+ PDFに追加をクリックして、マスターからこのフォームにフィールドを追加します。
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部門固有の追加フィールドを追加します。
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IT、施設、セキュリティなどのフォームをリンク/作成するためにステップ1-4を繰り返します。
ステップ3: オンボーディングワークフローを設定
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ワークフローページに移動し、ワークフローを作成をクリックします。
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HR新規採用者フォームを最初のステップとして追加します。
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IT、施設、セキュリティフォームをその後のステップとして追加します。
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各ステップで、ギアアイコンをクリックして次のような設定を構成します:
- ステップ間のデータを1つの最終PDFに結合
- 前のステップデータを表示
- 前のPDF/フォームへのリンクを含む
- ラベルに基づいてフィールドを自動入力
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すべての設定が完了したら、共有をクリックします。
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ワークフローを公開します。
詳細については、ユーザードキュメントを参照してください - ワークフローステップを設定
ステップ4: オンボーディングワークフローを使用
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公開されたワークフローURLをHRと共有します。
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新しい採用者が入力されると、HRが最初のステップを完了してワークフローを開始します。
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ワークフローは各部門に自動的にルーティングし、承認ステップのために通知します。
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すべての部門がセクションを完了すると、最終的に統合されたPDFが利用可能になります。
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HRは完全で承認されたオンボーディングパケットPDFをレビューして最終化できます。
詳細については、ユーザードキュメントを参照してください - ワークフローを共有
結論
このプロセスに従うことで、標準化されたデジタルオンボーディングを作成できます:
- マスターフォームで共通のフォームフィールドを維持します。
- 各部門が自分のセクションを簡単に完了します。
- ワークフローがすべてのステップを1つのパケットに自動的に結合します。
- 承認サイクル全体が自動ルーティングでシームレスに行われます。
PlatoFormsの自動化されたワークフローとマスターフォームで、承認が驚くほど簡単になります。
この効率的なデジタルアプローチは、ミスや遅延に満ちた不格好な手動方法に比べて、時間と手間を大幅に節約します。自動化されたワークフローが各ステップを安全にルーティングし、マスターフォームが一貫性を確保することで、承認はスムーズに進みます。もう頭痛の種はありません。ただ、簡単で効率的なプロセスが待っています！
なぜ古い承認プロセスに苦しむ必要があるのでしょうか？PlatoFormsのノーコードプラットフォームを使えば、ニーズに合わせた自動化ワークフローを数分で簡単に構築できます。PlatoFormsにサインアップして、長いボトルネックにさようならを告げましょう。簡素化され、標準化された承認の爽快な自由を体験する時が来ました！
