我們都經歷過這樣的情況. 處理那些似乎永無止境的繁瑣紙質流程。追逐審批、糾正錯誤，並被永無止境的文件流所壓垮。這是我們都希望避免的麻煩！
但別擔心，有一個簡單的解決方案可以讓這些頭痛成為過去。PlatoForms 允許您使用簡單的在線表單數字化審批流程。不再需要等待、追蹤簽名或解決凌亂手寫表單中的錯誤。只需一個平滑、簡化的工作流程，即可從一開始就準確捕獲信息。
最棒的是？PlatoForms 專為任何人設計，無需技術技能。儘管它簡單易用，但它是一個強大的工具，受到各種規模組織的信賴，用於現代化其流程。借助工作流程自動化和主表單等便捷功能，審批變得輕而易舉。讓我們來看看 PlatoForms 如何革新您的審批工作流程！
在這篇博客中，我們將探討：
使用工作流程自動化和主表單讓審批變得輕鬆
PlatoForms 通過兩個突出的功能讓審批變得輕鬆 - 工作流程自動化和主表單。
🔧 什麼是工作流程自動化？
工作流程自動化簡化了那些需要多個人完成表單不同部分的複雜場景。想想銷售審批、客戶入職、學校註冊等等。
不再需要傳遞副本或重複工作，工作流程將表單整齊地分解為簡單的步驟。每個人只需專注於自己的部分，讓事情變得超級簡化。當有人完成一個步驟後，系統會自動通知下一個人。這種輕鬆的流程會一直持續，直到整個表單完成。然後，就像魔法一樣，所有步驟無縫合併為一個精美的最終 PDF。不再有麻煩或錯誤風險。
讓我們看看汽車租賃的例子：
客戶首先填寫他們的個人信息。當他們提交時，銷售團隊會收到通知進行下一步。一名代表添加租賃車輛信息，如品牌、型號和價格。
完成車輛信息後，工作流程會通知經理需要審批。經理可以查看所有先前的條目，同時在一個無縫的 PDF 上提供最終簽名。
一旦經理批准，工作流程會自動將所有內容合併為一個完整的 PDF 租賃包。沒有混亂的合併 - 只需在發送前審核最終版本。
欲了解更多詳情，請參閱我們的用戶文檔 - 使用工作流程協作。
🧾 什麼是主表單？
然後是主表單。這是一種可以根據您的需求進行更改的模板。使用主表單，您可以構建一個模塊化模板，其中包含文件上傳、簽名等字段。然後，您只需將此主表單鏈接到任何其他 PDF 表單，通過幾次點擊從主表單中提取所需字段到其他鏈接的 PDF 中。砰 - 您已經擁有了一個動態的在線表單，準備好捕獲輸入，而不必一遍又一遍地重建相同的元素。這是簡化表單創建的終極方式，同時在所有文檔中保持一致的專業外觀。
但等等，還有更多！使用 PlatoForms 的主表單，您可以靈活地自定義不同類型請求或授權級別的審批字段。無論是採購訂單、休假申請還是預算審批，您都可以根據每個審批任務的具體要求調整字段。
欲了解更多詳情，請參閱我們的用戶文檔 - 管理主表單。
使用主表單和工作流程自動化革新審批流程
工作流程自動化和主表單共同組成了一個強大的組合，即使是最複雜的審批周期也能簡化。以下是它在員工入職中的實際應用：
員工入職案例
在審批方面，員工入職是 PlatoForms 實力的經典例子：
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一旦輸入新員工，入職工作流程會自動啟動，涉及人力資源、IT、設施、安全等部門的步驟。
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人力資源部門首先輸入新員工的核心信息，這些信息來自主表單模板。
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然後，工作流程無縫地路由到每個部門 - 通知他們何時輪到他們完成特定部分，同時參考先前的詳細信息。
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每個階段獲得批准後，數據會合併成一個完整的入職包 PDF，供人力資源部門最終審核和發布。
步驟 1：創建主新員工表單
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登錄您的 PlatoForms 帳戶並進入儀表板。
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點擊 + 開始構建 並選擇 為多個 PDF 創建主表單。
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在主表單構建器中，添加所有入職階段所需的常用字段，例如姓名、職位和入職日期。
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根據需要自定義字段屬性和順序。
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預覽並發布主表單。
步驟 2：將在線表單鏈接到主表單
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在儀表板中找到您的主表單，然後點擊 鏈接 > 鏈接新 PDF。
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上傳第一個部門表單（例如人力資源新員工）
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在打開的表單構建器中，將鼠標懸停在主表單中的所需字段上，然後點擊 + 添加到 PDF，將字段從主表單添加到此表單。
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添加任何其他部門特定的字段。
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重複步驟 1-4 以鏈接/創建 IT、設施、安全等部門的表單。
步驟 3：配置入職工作流程
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轉到工作流程頁面並點擊 創建工作流程。
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將人力資源新員工表單作為第一步添加。
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將 IT、設施、安全表單作為後續步驟添加。
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對於每個步驟，點擊齒輪圖標以配置設置，例如：
- 將數據合併到一個最終 PDF 中
- 顯示前一步驟數據
- 包含先前 PDF/表單的鏈接
- 根據標籤自動填充字段
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當所有設置完成後，點擊 分享。
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發布工作流程。
欲了解更多詳情，請參閱我們的用戶文檔 - 配置工作流程步驟
步驟 4：使用入職工作流程
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與人力資源部門分享已發布的工作流程 URL。
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當輸入新員工時，人力資源部門通過完成第一步啟動工作流程。
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工作流程會自動路由並通知每個部門進行其審批步驟。
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一旦所有部門完成其部分，最終的合併 PDF 可用。
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人力資源部門可以審核並最終確定完整的已批准入職包 PDF。
欲了解更多詳情，請參閱我們的用戶文檔 - 分享您的工作流程
結論
通過遵循此過程，您可以創建一個標準化的數字入職流程，其中：
- 使用主表單維護常用表單字段。
- 每個部門輕鬆完成其部分。
- 工作流程自動將所有步驟合併為一個包。
- 整個審批周期通過自動路由無縫進行。
使用 PlatoForms 的自動化工作流程和主表單讓審批變得煥然一新。
與充滿錯誤和延遲的笨拙手動方法相比，這種簡化的數字方法為您節省了大量時間和麻煩。通過自動化工作流程安全地路由每個步驟，並通過主表單確保一致性，您的審批變得如同精密機器運行。再也沒有頭痛，只有輕鬆的效率！
為什麼還要繼續與過時的審批流程鬥爭？PlatoForms 的無代碼平台讓您可以輕鬆構建適合您需求的自動化工作流程 - 只需幾分鐘，而不是幾小時。立即註冊 PlatoForms，告別冗長的瓶頸。是時候體驗簡化、標準化審批的清新自由了！
