課題
事務所は紙ベースのフォームに大きく依存していました — 内部でもクライアントとも。
1. 弁護士の開示フォーム（内部）
数週間ごとに、70人の弁護士全員が特定のクライアントに対して事務所外で有償の仕事を行ったかどうかを確認する開示フォームを記入する必要がありました。
- 紙に印刷して配布
- 手で「はい/いいえ」を丸で囲む
- 「はい」の場合は手書きの説明が必要
- 収集が遅く、手作業での処理
2. 信託と遺産のクライアント受付（外部）
信託と遺産部門は、遺言書を準備するクライアント向けに12ページのPDF受付フォームを使用していました。
- クライアントが手書きで記入
- フォームは郵送、持参、または事務所で完了
- スタッフが手作業でスキャン
- 手書きが読みにくいことが多い
- 弁護士が情報を受け取るのが遅く、会議直前になることも
「人々は12ページのフォームを手書きで記入し、郵送または持参し、私たちはそれをスキャンしなければならず、時には読みづらかったです。」
このプロセスはクライアント、アシスタント、弁護士の時間を消費し、相談が始まる前に不必要な摩擦を生み出していました。
PlatoFormsのソリューション
Keithのチームは両方のワークフローをPlatoFormsに移行し、紙をオンラインフォームに置き換え、ユーザーアカウントやサインアップが不要になりました。
内部使用：弁護士の開示
- 紙の開示フォームをオンラインフォームに変換
- フォームは全弁護士にメールで送信
- 回答はデジタルで一元的に収集
クライアント向け使用：信託と遺産の受付
12ページのPDFはPlatoFormsのPDFアップロードとフォーム生成を使用してオンラインフォームに変換されました。フォームは次のように：
- 事務所のウェブサイトで共有
- 秘書や弁護士が直接送信
- クライアントは初回会議前に自宅で完了
「ほとんどの人は来る前にオンラインで記入したいと思っていました。今では提出してから、私たちが会議を設定するために電話をかけます。」
達成された結果
紙からオンラインフォームへの移行により、事務所全体で即時の時間節約が実現しました。
変化したこと：
- クライアントは事前に自分の時間でフォームを完了
- 弁護士はきれいで読みやすく整理された情報を受け取る
- アシスタントはもはや対面でクライアントの書類記入を手伝う必要がない
- ITはフォームを迅速に更新でき、再印刷や再配布が不要
提出量
- 週に約10件の提出
- 信託と遺産の受付フォームで月に約30件の提出
- フォームは1日に複数回提出されることもある
「クライアントの時間を節約し、弁護士の時間も節約しています。すべてが事前に完了し、準備が整っています。」
| 領域 | 以前 | 以後 |
|---|---|---|
| フォームの完了 | 手書きの紙フォーム | オンラインフォームの提出 |
| クライアントの体験 | 事務所内、郵送、またはスキャン | 自宅で記入 |
| 読みやすさ | 手書きの問題 | きれいでタイプされた回答 |
| スタッフの労力 | 手作業での収集とスキャン | 自動デジタル受付 |
| 更新 | 再印刷と再配布 | 一度編集すれば即座に反映 |
違いを生んだ機能
Keithは特に価値のあるPlatoFormsの機能をいくつか強調しました：
- PDF → オンラインフォーム変換 – 既存のPDFをアップロードし、記入可能なオンラインフォームに変換
- スマートフィールドフォーマット – テキストの折り返しと動的フォントサイズ調整により、すべてのコンテンツがきれいに収まる
- 印刷対応の出力 – 提出されたフォームは、記録用に印刷しても読みやすく保たれる
- クライアントにアカウント不要 – 誰でもサインアップやログインなしでフォームを提出可能
「常にきれいに仕上がり、提出後も読みづらいことや使いにくいことはありません。」
なぜGoogleフォームではないのか？
Keithは当初Googleフォームを検討しましたが、却下しました。
- ユーザーにGoogleアカウントが必要（または使用）
- クライアントにとって摩擦が増える
- 法律の受付ワークフローには理想的でない
PlatoFormsは、プロセスをシンプルでアクセスしやすいものに保つことを可能にしました。
「誰もがGoogleアカウントを使いたいわけではありません。PlatoFormsでは、人々はすぐに簡単にフォームを提出できます。」
📖 関連読み物： Google Forms AI (Gemini): その仕組み、制限、次に使うべきもの – 専門的なワークフローにPlatoFormsのようなツールがしばしば適している理由を探ります。
事務所全体での採用の拡大
信託と遺産での結果を見た後、他の部門も同様のデジタル化を模索し始めました。
「他の法律部門も同じことをしたいと考えています。なぜなら、それがどれほど効果的かを見ているからです。」
ITチームは現在、PlatoFormsに移行できる追加のクライアント向けフォームを積極的に特定しています。
全体的な推奨
KeithはPlatoFormsを次のように表現しています：
「非常にシンプルで非常に使いやすい — しかし非常に強力でもあります。」
繰り返しの開示や長い書類を多く含むクライアント受付フォームを扱う法律事務所にとって、PlatoFormsは複雑さを増やさずにワークフローを近代化する実用的な方法となりました。