Elimina la fricción en la recepción y optimiza la coordinación de eventos
Eficiencia de Cinco Estrellas para Hoteles y Lugares
En la hospitalidad, la experiencia del huésped comienza antes de la llegada. Formularios en papel, registros lentos y una coordinación de eventos desordenada dañan esa primera impresión.
PlatoForms permite a hoteles, resorts y lugares convertir tarjetas de registro, exenciones de responsabilidad y Órdenes de Evento de Banquete (BEOs) en experiencias en línea sin interrupciones.
Automatiza la entrada de datos, asegura la información de los huéspedes y coordina eventos complejos con una sola plataforma, dando a tu personal más tiempo para centrarse en la hospitalidad.
PlatoForms permite a hoteles, resorts y lugares convertir tarjetas de registro, exenciones de responsabilidad y Órdenes de Evento de Banquete (BEOs) en experiencias en línea sin interrupciones.
Automatiza la entrada de datos, asegura la información de los huéspedes y coordina eventos complejos con una sola plataforma, dando a tu personal más tiempo para centrarse en la hospitalidad.
Mejora Tus Operaciones de Huéspedes
Desde llegadas sin contacto hasta ejecución impecable de eventos
Convierte PDFs en formularios en línea rellenables para huéspedes
Registro Sin Contacto y Exenciones
Los huéspedes modernos esperan conveniencia. PlatoForms te permite subir tus tarjetas de registro estándar, exenciones de responsabilidad o acuerdos de alquiler y convertirlos en formularios en línea rellenables.
Los huéspedes pueden completarlos en sus teléfonos inteligentes antes de cruzar tus puertas. El sistema preserva el diseño original de tu PDF para archivo legal mientras ofrece una interfaz móvil fluida. Habilita guardar para más tarde para que los huéspedes puedan subir fotos de pasaporte o escaneos de identificación a su conveniencia, reduciendo los tiempos de espera en el vestíbulo a cero.
Los huéspedes pueden completarlos en sus teléfonos inteligentes antes de cruzar tus puertas. El sistema preserva el diseño original de tu PDF para archivo legal mientras ofrece una interfaz móvil fluida. Habilita guardar para más tarde para que los huéspedes puedan subir fotos de pasaporte o escaneos de identificación a su conveniencia, reduciendo los tiempos de espera en el vestíbulo a cero.
Una fuente de verdad para BEOs y Bodas
Formularios Maestros para Planificación de Eventos
La coordinación de eventos a menudo involucra PDFs complejos (Órdenes de Evento de Banquete) que necesitan la entrada de clientes, personal de cocina y finanzas.
Con la tecnología de Formulario Maestro de PlatoForms, puedes crear un único PDF completo pero compartir ‘Vistas’ específicas con diferentes partes. Envía un enlace a la novia para seleccionar el menú, otro enlace al equipo de Audio-Visual para confirmar el equipo y un tercero a finanzas para la facturación. Todos los datos se agregan en un documento PDF maestro, eliminando el caos del control de versiones y asegurando que tu equipo de operaciones ejecute el evento perfectamente.
Con la tecnología de Formulario Maestro de PlatoForms, puedes crear un único PDF completo pero compartir ‘Vistas’ específicas con diferentes partes. Envía un enlace a la novia para seleccionar el menú, otro enlace al equipo de Audio-Visual para confirmar el equipo y un tercero a finanzas para la facturación. Todos los datos se agregan en un documento PDF maestro, eliminando el caos del control de versiones y asegurando que tu equipo de operaciones ejecute el evento perfectamente.
Personaliza el proceso y reduce la entrada de datos
Experiencia VIP con Invitaciones Pre-Rellenadas
No pidas a huéspedes recurrentes o VIPs que completen datos que ya tienes. Usa los Formularios Pre-Rellenados para enviar formularios pre-rellenados con el nombre del huésped, número de habitación o ID de reserva.
Ya sea una confirmación de reserva de spa o una solicitud de servicio a la habitación, pre-rellenar los detalles conocidos hace que el proceso sea sin esfuerzo. Puedes enviar invitaciones a los huéspedes que llegan y rastrear exactamente quién ha completado su registro en tiempo real, o automatizar el proceso mediante integración para activar invitaciones cuando se realiza una reserva.
Ya sea una confirmación de reserva de spa o una solicitud de servicio a la habitación, pre-rellenar los detalles conocidos hace que el proceso sea sin esfuerzo. Puedes enviar invitaciones a los huéspedes que llegan y rastrear exactamente quién ha completado su registro en tiempo real, o automatizar el proceso mediante integración para activar invitaciones cuando se realiza una reserva.
Convierte encuestas aburridas en chats atractivos
Retroalimentación de Huéspedes Conversacional
Los formularios de retroalimentación tradicionales a menudo parecen tediosos y son ignorados. Aumenta tus tasas de respuesta cambiando a Formularios Conversacionales.
Esta función presenta preguntas una por una en una interfaz tipo chat, haciendo que la experiencia se sienta personal e interactiva. Ideal para encuestas de satisfacción del huésped o solicitudes de conserjería, los formularios conversacionales pueden ser diseñados para coincidir con la marca de lujo de tu hotel, asegurando que cada punto de contacto digital refleje los altos estándares de tu propiedad.
Esta función presenta preguntas una por una en una interfaz tipo chat, haciendo que la experiencia se sienta personal e interactiva. Ideal para encuestas de satisfacción del huésped o solicitudes de conserjería, los formularios conversacionales pueden ser diseñados para coincidir con la marca de lujo de tu hotel, asegurando que cada punto de contacto digital refleje los altos estándares de tu propiedad.
Flujos de trabajo para depósitos y aprobaciones internas
Operaciones y Pagos Automatizados
Optimiza las operaciones de oficina integrando formularios directamente con tu ecosistema. Recoge depósitos de reserva o tarifas de servicio al instante a través de integración con Stripe.
Usa Flujos de Trabajo para gestionar procesos internos como solicitudes de mantenimiento o aprobaciones de compras. Cuando un ama de llaves envía un formulario de solicitud de reparación, puede ser automáticamente dirigido al gerente de mantenimiento para su aprobación, luego notificar a la recepción, manteniendo a todos sincronizados sin charlas de radio o notas adhesivas perdidas.
Usa Flujos de Trabajo para gestionar procesos internos como solicitudes de mantenimiento o aprobaciones de compras. Cuando un ama de llaves envía un formulario de solicitud de reparación, puede ser automáticamente dirigido al gerente de mantenimiento para su aprobación, luego notificar a la recepción, manteniendo a todos sincronizados sin charlas de radio o notas adhesivas perdidas.
FAQ’S
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¿Podemos usar nuestras tarjetas de registro PDF existentes?
¡Sí! PlatoForms está diseñado para convertir tus PDFs existentes en formularios web. Esto es crucial para la hospitalidad, ya que te permite mantener el diseño legal exacto y la marca de tus tarjetas de registro o exenciones de responsabilidad mientras ofreces a los huéspedes un método de entrada moderno y compatible con dispositivos móviles. -
¿Cómo protege PlatoForms los datos sensibles de los huéspedes?
PlatoForms mantiene los datos de los huéspedes seguros con encriptación, controles de acceso, registros de actividad, código de acceso y autenticación de dos factores opcional two-factor authentication, asegurando que solo el personal autorizado pueda ver o editar formularios mientras se mantiene la privacidad, el cumplimiento (GDPR, HIPAA, CCPA, APPs, COPPA) y la responsabilidad de la información sensible de los huéspedes. -
¿Pueden los formularios adaptarse según las respuestas de los huéspedes?
Sí, absolutamente! La lógica condicional muestra u oculta preguntas según las respuestas, por ejemplo, mostrando autorización de estacionamiento solo para huéspedes que indican que están conduciendo, o mostrando campos de restricciones dietéticas solo para pedidos de catering de eventos. -
¿PlatoForms admite firmas electrónicas para contratos de eventos y exenciones?
Sí, absolutamente! PlatoForms admite firmas electrónicas legalmente válidas con certificados de firma y flujos de trabajo de aprobación, perfectos para contratos de eventos, exenciones de responsabilidad y acuerdos de alquiler. -
¿Podemos integrar formularios en línea con nuestro sistema de gestión de propiedades (PMS)?
¡Sí, puedes! PlatoForms ofrece APIs que integran sin problemas tus formularios en línea con tu PMS o motor de reservas. También puedes conectarlo a tus sistemas existentes usando Zapier, Make, o Integrately, facilitando un flujo de datos fluido entre plataformas. -
¿Podemos personalizar los formularios en línea para que se ajusten a la marca de nuestro hotel o lugar?
¡Por supuesto! PlatoForms ofrece amplias opciones de personalización. Puedes adaptar los formularios a tus requisitos específicos agregando tu logo, eligiendo colores de marca y diseñando el diseño del formulario para reflejar la identidad de tu propiedad. Esto asegura que tus formularios sean tanto funcionales como visualmente alineados con tu marca. -
¿Podemos enviar formularios de pre-llegada a los huéspedes con detalles de reserva ya rellenados?
¡Sí, absolutamente! Con la función de Invitación de PlatoForms, hoteles y alquileres vacacionales pueden enviar formularios de check-in pre-rellenados a los huéspedes antes de su llegada. Pre-rellena detalles conocidos como el nombre del huésped, número de reserva, fecha de check-in y tipo de habitación para evitar la entrada de datos repetitiva, reducir errores y acelerar el check-in. Puedes rastrear la entrega de correos electrónicos y las presentaciones en tiempo real, y controlar los campos configurándolos como solo lectura para mantener la información de la reserva consistente. -
¿Cómo podemos rastrear el estado de los formularios enviados?
PlatoForms te permite rastrear y descargar datos de envío a través de su panel de control. También puedes integrarte con herramientas de terceros para monitorear el estado de las presentaciones en tiempo real, perfecto para rastrear reservas de eventos, registros de huéspedes y reservas de grupo. -
¿Qué es el Formulario Maestro y cómo ayuda con procesos de múltiples documentos?
Formulario Maestro es una función poderosa que permite a los huéspedes o clientes completar un formulario que automáticamente llena múltiples documentos. Para hoteles, esto significa que un formulario de check-in puede generar una tarjeta de registro, exención de responsabilidad, autorización de estacionamiento y autorización de pago. Para lugares de eventos, un formulario de reserva puede crear un paquete completo: orden de evento de banquete (BEO), contrato, factura, menú de catering y exención de responsabilidad, todo lleno con datos consistentes. Los huéspedes rellenan una vez, tú recibes todo en un archivo ZIP organizado. -
¿Qué tipo de soporte está disponible para que los equipos de hospitalidad usen soluciones de formularios en línea?
PlatoForms simplifica el uso de formularios en línea para equipos de hospitalidad con interfaces fáciles de usar, sin necesidad de codificación. Ofrecemos amplias opciones de soporte como tutoriales en video, guías, FAQs y un equipo de soporte receptivo. Los profesionales de la hospitalidad encuentran la plataforma intuitiva, generalmente volviéndose competentes en pocos días. -
¿Los datos de los huéspedes están seguros, especialmente para pasaportes/IDs?
Absolutamente. Priorizamos la seguridad de los datos con encriptación, controles de acceso y características de cumplimiento. Puedes recoger de manera segura información sensible como números de pasaporte o detalles de tarjetas de crédito. Además, puedes establecer permisos para que solo los gerentes de recepción autorizados puedan ver campos específicos. -
¿Podemos pre-rellenar los detalles de los huéspedes para ahorrarles tiempo?
Sí. Usando nuestras funciones de Invitación y Pre-relleno, puedes subir un CSV de huéspedes que llegan y enviarles enlaces únicos. Sus formularios se abrirán con su nombre, fechas de reserva y tipo de habitación ya rellenados. Simplemente revisan, firman y envían, creando una experiencia VIP. -
¿Soportan firmas digitales para exenciones de responsabilidad?
Sí. PlatoForms proporciona firmas electrónicas legalmente vinculantes con certificados de firma opcionales. Esto es perfecto para exenciones de gimnasio, acuerdos de uso de piscina o contratos de alquiler de equipos, asegurando que estés legalmente protegido sin almacenar papel físico. -
¿Podemos recoger pagos por depósitos o comodidades?
Sí. Puedes integrar Stripe directamente en tus formularios. Esto te permite recoger depósitos de habitación, pagar por reservas de eventos o cobrar por comodidades como tratamientos de spa directamente dentro del proceso de envío del formulario.
