Beseitigen Sie Reibungen an der Rezeption und vereinfachen Sie die Veranstaltungskoordination
Fünf-Sterne-Effizienz für Hotels & Veranstaltungsorte
In der Hotellerie beginnt das Gästeerlebnis bereits vor der Ankunft. Papierformulare, langsame Check-ins und chaotische Veranstaltungskoordination schaden dem ersten Eindruck.
PlatoForms ermöglicht es Hotels, Resorts und Veranstaltungsorten, Registrierungskarten, Haftungsausschlüsse und Bankettveranstaltungsaufträge (BEOs) in nahtlose Online-Erlebnisse zu verwandeln.
Automatisieren Sie die Dateneingabe, sichern Sie Gästeinformationen und koordinieren Sie komplexe Veranstaltungen mit einer einzigen Plattform – so hat Ihr Personal mehr Zeit, sich auf die Gastfreundschaft zu konzentrieren.
PlatoForms ermöglicht es Hotels, Resorts und Veranstaltungsorten, Registrierungskarten, Haftungsausschlüsse und Bankettveranstaltungsaufträge (BEOs) in nahtlose Online-Erlebnisse zu verwandeln.
Automatisieren Sie die Dateneingabe, sichern Sie Gästeinformationen und koordinieren Sie komplexe Veranstaltungen mit einer einzigen Plattform – so hat Ihr Personal mehr Zeit, sich auf die Gastfreundschaft zu konzentrieren.
Optimieren Sie Ihre Gästebetriebe
Von kontaktlosen Ankünften bis hin zur makellosen Veranstaltungsdurchführung
Konvertieren Sie PDFs in ausfüllbare Online-Gästeforulare
Kontaktloses Einchecken & Verzichtserklärungen
Moderne Gäste erwarten Komfort. Mit PlatoForms können Sie Ihre Standard-Registrierungskarten, Haftungsausschlüsse oder Mietverträge hochladen und in ausfüllbare Online-Formulare umwandeln.
Gäste können diese auf ihren Smartphones ausfüllen, bevor sie Ihre Türen durchschreiten. Das System bewahrt Ihr ursprüngliches PDF-Layout für die rechtliche Archivierung und bietet gleichzeitig eine reibungslose mobile Benutzeroberfläche. Aktivieren Sie Speichern für später, damit Gäste Passfotos oder ID-Scans bequem hochladen können, wodurch die Wartezeiten in der Lobby auf null reduziert werden.
Gäste können diese auf ihren Smartphones ausfüllen, bevor sie Ihre Türen durchschreiten. Das System bewahrt Ihr ursprüngliches PDF-Layout für die rechtliche Archivierung und bietet gleichzeitig eine reibungslose mobile Benutzeroberfläche. Aktivieren Sie Speichern für später, damit Gäste Passfotos oder ID-Scans bequem hochladen können, wodurch die Wartezeiten in der Lobby auf null reduziert werden.
Eine zentrale Informationsquelle für BEOs und Hochzeiten
Master Forms für die Veranstaltungsplanung
Die Veranstaltungskoordination umfasst oft komplexe PDFs (Bankettveranstaltungsaufträge), die Eingaben von Kunden, Küchenpersonal und Finanzen benötigen.
Mit der Master Form-Technologie von PlatoForms können Sie ein einziges umfassendes PDF erstellen, aber spezifische ‘Ansichten’ mit verschiedenen Parteien teilen. Senden Sie einen Link an die Braut, um das Menü auszuwählen, einen weiteren Link an das Audio-Visual-Team zur Bestätigung der Ausrüstung und einen dritten an die Finanzabteilung für die Abrechnung. Alle Daten werden in einem Master-PDF-Dokument zusammengeführt, wodurch Versionskontrollchaos beseitigt wird und Ihr Betriebsteam die Veranstaltung perfekt ausführen kann.
Mit der Master Form-Technologie von PlatoForms können Sie ein einziges umfassendes PDF erstellen, aber spezifische ‘Ansichten’ mit verschiedenen Parteien teilen. Senden Sie einen Link an die Braut, um das Menü auszuwählen, einen weiteren Link an das Audio-Visual-Team zur Bestätigung der Ausrüstung und einen dritten an die Finanzabteilung für die Abrechnung. Alle Daten werden in einem Master-PDF-Dokument zusammengeführt, wodurch Versionskontrollchaos beseitigt wird und Ihr Betriebsteam die Veranstaltung perfekt ausführen kann.
Personalisieren Sie den Prozess und reduzieren Sie die Dateneingabe
VIP-Erlebnis mit vorab ausgefüllten Einladungen
Bitten Sie wiederkehrende Gäste oder VIPs nicht, Daten auszufüllen, die Sie bereits haben. Verwenden Sie die vorab ausgefüllten Formulare, um Formulare zu senden, die mit dem Namen des Gastes, der Zimmernummer oder der Reservierungs-ID vorab ausgefüllt sind.
Ob es sich um eine Spa-Buchungsbestätigung oder eine Zimmerservice-Anfrage handelt, das Vorab-Ausfüllen bekannter Details macht den Prozess mühelos. Sie können Einladungen senden an ankommende Gäste und genau verfolgen, wer seine Registrierung in Echtzeit abgeschlossen hat, oder den Prozess über Integration automatisieren, um Einladungen auszulösen, wenn eine Buchung vorgenommen wird.
Ob es sich um eine Spa-Buchungsbestätigung oder eine Zimmerservice-Anfrage handelt, das Vorab-Ausfüllen bekannter Details macht den Prozess mühelos. Sie können Einladungen senden an ankommende Gäste und genau verfolgen, wer seine Registrierung in Echtzeit abgeschlossen hat, oder den Prozess über Integration automatisieren, um Einladungen auszulösen, wenn eine Buchung vorgenommen wird.
Verwandeln Sie trockene Umfragen in ansprechende Chats
Konversationelles Gästefeedback
Traditionelle Feedback-Formulare wirken oft langweilig und werden ignoriert. Erhöhen Sie Ihre Rücklaufquoten, indem Sie zu konversationellen Formularen wechseln.
Diese Funktion stellt Fragen nacheinander in einer chatähnlichen Oberfläche, wodurch das Erlebnis persönlich und interaktiv wirkt. Ideal für Gästebefragungen zur Zufriedenheit oder Concierge-Anfragen, können konversationelle Formulare an das Luxusbranding Ihres Hotels angepasst werden, sodass jeder digitale Berührungspunkt die hohen Standards Ihrer Unterkunft widerspiegelt.
Diese Funktion stellt Fragen nacheinander in einer chatähnlichen Oberfläche, wodurch das Erlebnis persönlich und interaktiv wirkt. Ideal für Gästebefragungen zur Zufriedenheit oder Concierge-Anfragen, können konversationelle Formulare an das Luxusbranding Ihres Hotels angepasst werden, sodass jeder digitale Berührungspunkt die hohen Standards Ihrer Unterkunft widerspiegelt.
Workflows für Einzahlungen und interne Genehmigungen
Automatisierte Abläufe & Zahlungen
Vereinfachen Sie Backoffice-Abläufe, indem Sie Formulare direkt in Ihr Ökosystem integrieren. Sammeln Sie Buchungseinzahlungen oder Servicegebühren sofort über Stripe-Integration.
Verwenden Sie Workflows, um interne Prozesse wie Wartungsanfragen oder Kaufgenehmigungen zu verwalten. Wenn ein Zimmermädchen ein Reparaturanfrageformular einreicht, kann es automatisch an den Wartungsmanager zur Genehmigung weitergeleitet werden und dann die Rezeption benachrichtigen – so bleibt jeder synchron, ohne Funkverkehr oder verlorene Haftnotizen.
Verwenden Sie Workflows, um interne Prozesse wie Wartungsanfragen oder Kaufgenehmigungen zu verwalten. Wenn ein Zimmermädchen ein Reparaturanfrageformular einreicht, kann es automatisch an den Wartungsmanager zur Genehmigung weitergeleitet werden und dann die Rezeption benachrichtigen – so bleibt jeder synchron, ohne Funkverkehr oder verlorene Haftnotizen.
FAQ’S
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Können wir unsere bestehenden PDF-Registrierungskarten verwenden?
Ja! PlatoForms ist darauf ausgelegt, Ihre bestehenden PDFs in Webformulare umzuwandeln. Dies ist entscheidend für die Hotellerie, da es Ihnen ermöglicht, das genaue rechtliche Layout und Branding Ihrer Registrierungskarten oder Haftungsausschlüsse beizubehalten, während Sie den Gästen eine moderne, mobilfreundliche Eingabemethode bieten. -
Wie schützt PlatoForms sensible Gästedaten?
PlatoForms hält Gästedaten mit Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Aktivitätsprotokollen, Passcode und optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung sicher, sodass nur autorisiertes Personal Formulare anzeigen oder bearbeiten kann, während die Privatsphäre, Compliance (GDPR, HIPAA, CCPA, APPs, COPPA) und Verantwortlichkeit für sensible Gästeinformationen gewahrt bleiben. -
Können Formulare basierend auf den Antworten der Gäste angepasst werden?
Ja, absolut! Bedingte Logik zeigt oder verbirgt Fragen basierend auf den Antworten – zum Beispiel die Anzeige der Parkgenehmigung nur für Gäste, die angeben, dass sie fahren, oder die Anzeige von Feldern zu diätetischen Einschränkungen nur für Bestellungen von Veranstaltungscatering. -
Unterstützt PlatoForms E-Signaturen für Veranstaltungsverträge und Verzichtserklärungen?
Ja, absolut! PlatoForms unterstützt rechtlich gültige elektronische Signaturen mit Signaturzertifikaten und Genehmigungsworkflows, ideal für Veranstaltungsverträge, Haftungsausschlüsse und Mietverträge. -
Können wir Online-Formulare mit unserem Property Management System (PMS) integrieren?
Ja, das können Sie! PlatoForms bietet APIs, die Ihre Online-Formulare nahtlos mit Ihrem PMS oder Buchungssystem integrieren. Sie können es auch mit Ihren bestehenden Systemen über Zapier, Make oder Integrately verbinden, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Plattformen zu ermöglichen. -
Können wir Online-Formulare an das Branding unseres Hotels oder Veranstaltungsortes anpassen?
Natürlich! PlatoForms bietet umfangreiche Anpassungsoptionen. Sie können Formulare an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen, indem Sie Ihr Logo hinzufügen, Markenfarben auswählen und das Formularlayout gestalten, um die Identität Ihrer Unterkunft widerzuspiegeln. Dies stellt sicher, dass Ihre Formulare sowohl funktional als auch visuell mit Ihrer Marke übereinstimmen. -
Können wir vor der Ankunft Formulare an Gäste senden, die bereits mit Reservierungsdetails ausgefüllt sind?
Ja, absolut! Mit der Einladungsfunktion von PlatoForms können Hotels und Ferienunterkünfte vorab ausgefüllte Check-in-Formulare an Gäste vor der Ankunft senden. Füllen Sie bekannte Details wie den Namen des Gastes, die Reservierungsnummer, das Ankunftsdatum und den Zimmertyp vorab aus, um wiederholte Dateneingaben zu vermeiden, Fehler zu reduzieren und den Check-in zu beschleunigen. Sie können E-Mail-Zustellung und Einreichungen in Echtzeit verfolgen und Felder steuern, indem Sie sie als schreibgeschützt einstellen, um Reservierungsinformationen konsistent zu halten. -
Wie können wir den Status eingereichter Formulare verfolgen?
PlatoForms ermöglicht es Ihnen, Einreichungsdaten zu verfolgen und herunterzuladen über sein Dashboard. Sie können auch mit Drittanbieter-Tools integrieren, um den Einreichungsstatus in Echtzeit zu überwachen, ideal für die Verfolgung von Veranstaltungsbuchungen, Gästeregistrierungen und Gruppenreservierungen. -
Was ist Master Form und wie hilft es bei Prozessen mit mehreren Dokumenten?
Master Form ist eine leistungsstarke Funktion, die es Gästen oder Kunden ermöglicht, ein Formular auszufüllen, das automatisch mehrere Dokumente ausfüllt. Für Hotels bedeutet dies, dass ein Check-in-Formular eine Registrierungskarte, einen Haftungsausschluss, eine Parkgenehmigung und eine Zahlungsgenehmigung generieren kann. Für Veranstaltungsorte kann ein Buchungsformular ein komplettes Paket erstellen: Bankettveranstaltungsauftrag (BEO), Vertrag, Rechnung, Catering-Menü und Haftungsausschluss – alles mit konsistenten Daten ausgefüllt. Gäste füllen einmal aus, Sie erhalten alles in einer organisierten ZIP-Datei. -
Welche Art von Unterstützung steht Hotellerieteams zur Verfügung, um Online-Formularlösungen zu nutzen?
PlatoForms vereinfacht die Nutzung von Online-Formularen für Hotellerieteams mit benutzerfreundlichen Oberflächen, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. Wir bieten zahlreiche Unterstützungsoptionen wie Video-Tutorials, Anleitungen, FAQs und ein reaktionsschnelles Support-Team. Hotellerie-Profis finden die Plattform intuitiv und werden in der Regel innerhalb weniger Tage versiert. -
Sind Gästedaten sicher, insbesondere für Pässe/IDs?
Absolut. Wir priorisieren die Datensicherheit mit Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Compliance-Funktionen. Sie können sensible Informationen wie Passnummern oder Kreditkartendaten sicher sammeln. Darüber hinaus können Sie Berechtigungen festlegen, sodass nur autorisierte Empfangsmanager bestimmte Felder anzeigen können. -
Können wir Gästedetails vorab ausfüllen, um ihnen Zeit zu sparen?
Ja. Mit unseren Einladungs- und Vorabfüllfunktionen können Sie eine CSV der ankommenden Gäste hochladen und ihnen einzigartige Links senden. Ihre Formulare öffnen sich mit ihrem Namen, Reservierungsdaten und Zimmertyp bereits ausgefüllt. Sie überprüfen einfach, unterschreiben und senden – und schaffen so ein VIP-Erlebnis. -
Unterstützen Sie digitale Signaturen für Haftungsausschlüsse?
Ja. PlatoForms bietet rechtlich bindende E-Signaturen mit optionalen Signaturzertifikaten. Dies ist perfekt für Fitnessstudio-Verzichtserklärungen, Poolnutzungsvereinbarungen oder Mietverträge für Geräte und stellt sicher, dass Sie rechtlich geschützt sind, ohne physische Papiere aufbewahren zu müssen. -
Können wir Zahlungen für Einzahlungen oder Annehmlichkeiten einziehen?
Ja. Sie können Stripe direkt in Ihre Formulare integrieren. Dies ermöglicht es Ihnen, Zimmerkautionen zu sammeln, für Veranstaltungsbuchungen zu bezahlen oder Annehmlichkeiten wie Spa-Behandlungen direkt im Formularübermittlungsprozess zu berechnen.
